Come integrare OneNote come repository di conoscenze collegato a Office

Convertire OneNote al centro nevralgico della conoscenza della tua organizzazione o della tua classe, completamente connesso con Microsoft Office Office 365 è molto più che un semplice strumento per "prendere appunti". Stiamo parlando di creare un archivio dinamico in cui documenti, presentazioni, pagine web, compiti e risorse didattiche sono collegati, accessibili, aggiornati e riutilizzati senza perdere il contesto.

Se lavori già con Word, PowerPoint, Excel o TeamsIntegrare OneNote come repository di informazioni collegato a Office consente di garantire che ogni nota abbia la sua origine perfettamente referenziata, che ogni studente abbia il proprio blocco appunti digitale e che gli insegnanti possano gestire spazi collaborativi, autorizzazioni e distribuzione dei contenuti con pochi clic. Vediamo più da vicino come sfruttare tutto questo potenziale.

Cosa offre OneNote come archivio di conoscenze integrato con Office?

OneNote non è solo un "quaderno elettronico"; nell'ecosistema di Microsoft 365 Si comporta come un archivio di conoscenze in cui è possibile organizzare le informazioni in blocchi appunti, sezioni e pagine, ma anche collegare tali contenuti con il resto delle applicazioni di Office e con servizi esterni.

Il grande vantaggio di OneNote rispetto ad altri sistemi di presa di appunti Le note possono essere accompagnate da Collegamenti intelligenti ai documenti da documenti Word, presentazioni PowerPoint, fogli di calcolo Excel o pagine web che stai visualizzando, in modo da poter sempre tornare alla fonte con un solo clic.

In ambienti educativi e aziendaliCiò si traduce in uno spazio comune in cui insegnanti o responsabili di team pubblicano materiali, così come fanno studenti o personale. Collaborano in tempo reale. E ogni utente conserva il proprio spazio di lavoro privato, tutto sincronizzato nel cloud all'interno di Microsoft 365.

Inoltre, l'ecosistema di Office 365 alimenta OneNote con integrazioni specifiche: quaderni di classe collegati a Teams, compatibilità con i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) tramite LTI, distribuzione delle pagine come compiti e un API matura per lo sviluppo di soluzioni personalizzate Informazioni su OneNote.

Note collegate: collega le tue note a Word, PowerPoint e Internet Explorer

Una delle funzionalità più potenti per utilizzare OneNote come repository collegato a Office Queste sono chiamate "Note collegate". Questa funzionalità consente di agganciare OneNote a un lato dello schermo mentre, sull'altro lato, si visualizza un documento Word, una presentazione PowerPoint, una pagina Web in Internet Explorer o un'altra pagina di OneNote.

Quando attivi le note collegateTutto ciò che scrivi in ​​OneNote viene automaticamente associato al contenuto che stai visualizzando: vengono salvati un'anteprima della pagina, un breve frammento di testo e un collegamento diretto al file o al sito web originale. Quindi, se vuoi recuperare il contesto settimane dopo, ti basta passare il cursore sulla nota o cliccare sull'anteprima.

Questo sistema di collegamento trasforma OneNote in una sorta di indice intelligente dei documenti e delle risorse consultati durante un'indagine, la preparazione di un corso o un progetto aziendale, evitando di perdere tempo a cercare quale documento fosse correlato a ogni nota.

Come avviare una sessione di note collegate

Il processo per iniziare a prendere appunti collegati Varia leggermente a seconda dell'applicazione utilizzata, ma l'idea generale è sempre la stessa: si apre l'applicazione di origine, si avvia il comando delle note collegate e si sceglie dove salvare le note in OneNote.

Se stai navigando con Internet ExplorerPer prima cosa, assicurati che la barra di comandi È visibile. In caso contrario, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra del titolo del browser e seleziona l'opzione per visualizzare la barra dei comandi. Una volta visualizzata, scegli il comando "Note OneNote collegate". Se non la vedi a prima vista, potrebbe essere nascosta dietro il simbolo "" alla fine della barra, dove vengono visualizzati i comandi che non rientrano nello spazio.

Da Word, PowerPoint o un'altra pagina di OneNoteIl flusso è molto simile: si individua l'opzione delle note collegate nella barra multifunzione o nel menu corrispondente, la si attiva e OneNote si aggancia automaticamente al lato dello schermo, pronto per iniziare a scrivere mantenendo il documento principale in vista.

Scegli la posizione in OneNote per le note collegate

L'attivazione delle note collegate apre la finestra di dialogo "Seleziona posizione". dove decidi in quale quaderno, sezione o pagina salvare la nuova sessione di appunti. Questo è un passaggio importante se vuoi mantenere un archivio di conoscenze ben strutturato.

Se selezioni un'intera sezioneOneNote creerà una nuova pagina all'interno di quella sezione per archiviare le note collegate. Tuttavia, se si sceglie una pagina esistente, ciò che si scrive verrà aggiunto direttamente sotto il contenuto già presente in quella pagina, mantenendo la relazione con il resto del materiale.

Una volta decisa la posizioneBasta fare clic su OK e posizionare il cursore sulla parte della pagina di OneNote in cui si desidera iniziare a scrivere. Da quel momento in poi, tutto ciò che si scrive sarà collegato al documento o al sito web aperto nell'altra metà dello schermo.

Visualizza e gestisci i link creati

Mentre scrivi, OneNote crea piccoli segni e miniature. Accanto alle note, puoi indicare che è presente un collegamento associato al contenuto sorgente. Passando il mouse su ciascuna nota, puoi visualizzare i dettagli del file correlato e verificare che sia collegato correttamente.

Se clicchi su una di quelle miniatureIl documento Word, la presentazione PowerPoint o la pagina web corrispondente si apriranno direttamente, rendendo semplice riprendere esattamente dal punto in cui eri quando hai preso gli appunti.

Inoltre, OneNote offre il controllo centralizzato di tutti i collegamenti Associato alla pagina corrente: cliccando sul collegamento o sull'icona della catena nella parte superiore della pagina, verrà visualizzato un elenco di tutti i documenti collegati e sarà possibile rimuovere i collegamenti non più necessari. Questo controllo aiuta anche a gestire Controllo delle versioni in Office e OneDrive quando più utenti modificano i file collegati.

Implementare OneNote insieme a Office e Microsoft 365

Dal punto di vista degli amministratori IT e di sistemaÈ fondamentale comprendere come OneNote viene distribuito quando si distribuiscono app di Microsoft 365, Office LTSC o versioni perpetue di Office. In molti scenari, OneNote viene installato automaticamente con Word, Excel e PowerPoint.

Quando si distribuiscono le app Microsoft 365 o Office LTSC 2024, 2021 o Office 2019OneNote è preinstallato, quindi non sono necessari passaggi aggiuntivi per renderlo disponibile sulla maggior parte dei dispositivi. Ciononostante, è sempre consigliabile rivedere le impostazioni di distribuzione, soprattutto se si utilizzano strumenti come Configuration Manager (Current Branch) o Microsoft Intune.

Office Deployment Tool (ODT) e soluzioni di distribuzione aziendale Consentono di decidere se OneNote debba essere incluso o escluso durante l'installazione di Office sui computer dell'organizzazione. Questa funzionalità è molto utile negli ambienti in cui si desidera standardizzare le applicazioni installate per impostazione predefinita.

Aggiungere OneNote a un'installazione di Office esistente

Se Office è già installato su un dispositivo ma OneNote non viene visualizzatoÈ possibile utilizzare Office Deployment Tool insieme a un file configuration.xml per aggiungere OneNote in un secondo momento senza dover reinstallare l'intero pacchetto.

L'idea di base di questo file di configurazione È necessario specificare il prodotto Office e la lingua, indicando che OneNote deve essere incluso. Una volta eseguito l'ODT con quel file, OneNote verrà scaricato e installato automaticamente, integrandosi con la licenza di Office esistente.

Nel caso della versione gratuita di OneNoteQuando viene aperta per la prima volta su un dispositivo su cui è già installato Office, l'applicazione rileva la licenza e la aggiorna automaticamente per allinearla all'edizione di Office presente sul computer, senza alcun ulteriore intervento da parte dell'utente.

Escludere OneNote durante l'installazione di Office

Alcune organizzazioni preferiscono non installare OneNote in determinati profili utente o dispositivi. In questi casi, Microsoft offre diversi modi per escludere OneNote a seconda del metodo di distribuzione utilizzato.

Se si utilizza lo strumento di distribuzione di OfficeÈ possibile utilizzare l'elemento ExcludeApp all'interno del file configuration.xml per impedire l'installazione di OneNote. Microsoft consiglia inoltre di utilizzare lo Strumento di personalizzazione di Office per generare più facilmente questo file di configurazione.

In ambienti gestiti con Microsoft Configuration Manager (current branch)Utilizzando la procedura guidata di installazione del client di Office 365, è possibile modificare lo stato di OneNote in Disabilitato nella sezione Impostazioni di Office, impedendone la distribuzione su workstation selezionate.

Se la gestione avviene tramite Microsoft IntuneNella pagina delle impostazioni della suite Office, è presente una casella di controllo specifica per OneNote. Deselezionandola, si impedisce l'installazione sui dispositivi gestiti che ricevono tale criterio. applicazioni.

Si prega di notare che se gli utenti installano Office autonomamente Dal portale di Microsoft 365 non esiste un modo nativo per impedire l'installazione di OneNote all'interno di tale flusso self-service; in tale scenario, il controllo deve provenire da criteri successivi o dalla formazione degli utenti.

Risorse di formazione, configurazione e versioni di OneNote

Per sfruttare OneNote come archivio di conoscenze collegato a OfficeÈ essenziale che utenti e amministratori siano formati. Microsoft fornisce ebook e risorse di formazione gratuiti che spiegano l'interfaccia, le funzionalità principali e le best practice per l'utilizzo.

Questi materiali di formazione sono particolarmente utili quando si migra da altri strumenti per prendere appunti o quando si integrano funzionalità avanzate come quaderni di classe, autorizzazioni granulari e si lavora con LMS esterni negli istituti scolastici.

Parallelamente, è possibile eseguire la configurazione centralizzata di OneNote tramite Oggetti Criteri di gruppo (GPO). Per farlo, è necessario scaricare i modelli amministrativi più recenti (ADMX/ADML) per Office dall'Area download Microsoft e distribuirli in Servizi di dominio Active Directory.

Una volta importati i modelliIl reparto IT può definire criteri che controllano determinate opzioni di OneNote per tutti gli utenti o per gruppi specifici: impostazioni di sincronizzazione, posizioni predefinite, restrizioni delle funzioni, ecc., garantendo un utilizzo coerente in tutta l'organizzazione.

Per quanto riguarda le lingue accettateOneNote e OneNote per Windows La versione 10 condivide la maggior parte delle localizzazioni, sebbene vi siano piccole differenze. Microsoft mantiene elenchi aggiornati delle lingue supportate per ciascuna versione, il che è importante in ambienti multilingue o distribuzioni internazionali.

Oltre alla versione desktop per WindowsEsistono anche edizioni OneNote per Mac, iPad, iPhone, Android y browser webOgnuna di esse ha le sue sfumature e limitazioni, ma tutte contribuiscono a rendere il repository di conoscenze accessibile praticamente da qualsiasi dispositivo.

OneNote nell'istruzione: quaderni di classe e aule virtuali

Nel campo dell'istruzione, OneNote è un componente chiave dell'ecosistema Microsoft 365.Soprattutto se abbinato a Teams per creare classi virtuali complete. Rispetto a piattaforme come Moodle o altri LMS, OneNote si distingue per l'attenzione rivolta al taccuino digitale personale e collaborativo dello studente; inoltre, si integra con strumenti come obiettivo ufficio per acquisire e aggiungere contenuti direttamente al notebook.

Un team di Teams configurato come una classe Può includere di default un blocco appunti OneNote, in modo che l'aula virtuale cessi di essere solo un luogo in cui caricare contenuti e attività e diventi una vera e propria aula online con spazi di lavoro differenziati.

Gli insegnanti possono utilizzare OneNote per creare e condividere risorseAvviare compiti, valutare i progressi individuali degli studenti e incoraggiare la partecipazione attraverso attività collaborative. Tutto questo trae vantaggio dall'integrazione nativa con Word, PowerPoint e altre applicazioni Office utilizzate quotidianamente.

OneNote semplifica anche la presa di appunti da parte degli studenti. direttamente nello stesso ambiente in cui ricevono il materiale e inviano le attività, conservando la teoria, gli esercizi, le riflessioni personali e il feedback dell'insegnante in un unico posto.

Struttura di un quaderno di classe

I quaderni di classe sono diversi dai quaderni normali perché sono creati con una struttura specifica pensata per l'insegnamento. Non appena vengono generati, compaiono tre aree principali: Libreria Contenuti, Spazio Collaborativo e Blocco Note Studente.

La libreria dei contenuti Questa è una sezione in cui i docenti possono pubblicare materiali (appunti, istruzioni, guide, risorse supplementari) che gli studenti possono solo leggere. È ideale per centralizzare tutti i contenuti ufficiali del corso senza che gli studenti possano modificarli.

Lo spazio di collaborazione È un'area in cui tutti i partecipanti (insegnanti e studenti) possono apportare modifiche liberamente. È particolarmente utile per lavori di gruppo, brainstorming, progetti collaborativi o per la creazione di repository di informazioni condivise.

Il quaderno degli studenti corrisponde a sezioni private che ogni studente ha nel proprio quaderno di classe. Solo lo studente e l'insegnante possono vederne il contenuto, consentendone l'utilizzo come quaderno digitale personale, portfolio, diario di apprendimento o spazio per la consegna di compiti individuali.

Inoltre, i quaderni di classe includono strumenti extra Per gli insegnanti, ciò include la possibilità di distribuire pagine o sezioni a tutti gli studenti con un paio di clic, rivedere rapidamente i compiti nel quaderno di ogni studente e monitorare più facilmente i progressi.

Configurare lo spazio di collaborazione e le relative autorizzazioni

Sebbene lo spazio di collaborazione sia progettato in modo che tutti possano modificareIn alcuni casi è consigliabile regolare i permessi: ad esempio, consentire ad alcuni gruppi di studenti di modificare una sezione specifica, mentre gli altri possono solo vederla o non hanno nemmeno accesso.

Per gestire queste autorizzazioni da OneNoteÈ possibile utilizzare l'opzione "Notebook di classe" nel menu in alto dell'applicazione. Da lì, si accede a "Gestisci Notebook", che apre il browser con l'interfaccia delle impostazioni per il Notebook di classe associato.

In quella schermata di amministrazione È possibile bloccare completamente lo spazio di collaborazione in modo che nessuno, eccetto il personale docente, possa apportare modifiche, oppure andare alla sezione "Autorizzazioni dello spazio di collaborazione" per definire chi ha accesso alla modifica e chi ha solo accesso alla visualizzazione in ciascuna sezione.

L'opzione "Aggiungi sezione" all'interno delle autorizzazioni dello spazio di collaborazione Permette di creare nuove aree collaborative con nomi personalizzati. In ogni area, è possibile selezionare quali studenti possono visualizzare e modificare, e si può anche limitare l'accesso in sola lettura ad altri utenti, adattando l'ambiente alle dinamiche di lavoro di gruppo desiderate.

Utilizzo di risorse multimodali e feedback nel quaderno dello studente

OneNote offre una vasta gamma di risorse per arricchire le tue pagine Dal quaderno dello studente: testo, disegni, appunti scritti a mano, immagini, adesivi, audio, video e altro ancora. Questo consente un feedback dell'insegnante molto più espressivo e personalizzato.

L'insegnante può aggiungere commenti direttamente al contenuto. Gli studenti hanno scritto o incollato appunti sui loro quaderni, evidenziando passaggi, correggendo errori, suggerendo miglioramenti o semplicemente lasciando messaggi incoraggianti. Gli studenti non vedono i quaderni degli altri, garantendo la privacy del lavoro individuale.

Questo feedback multimodale È particolarmente utile nelle classi in cui è importante il processo, non solo il risultato finale, poiché OneNote conserva una cronologia del lavoro svolto, delle correzioni e dei miglioramenti, il tutto integrato nello stesso archivio di conoscenze. Inoltre, può essere utilizzato tavolette grafiche e strumenti di scrittura che facilitano la presa di appunti a mano.

Stampa ed esportazione dei quaderni

Anche se è essenzialmente uno strumento digitaleOneNote consente di stampare ed esportare contenuti quando è necessario consegnare una versione cartacea o generare un documento. PDF per condividere al di fuori dell'ambiente Microsoft 365.

Per stampare una pagina o una sezioneBasta andare al menu File e scegliere l'opzione Stampa. Da lì, selezionare il contenuto e la stampante desiderati, proprio come in qualsiasi altra applicazione di Office.

Se vuoi scaricare materiali dalla Libreria dei Contenuti in formato PDF Per esportare il contenuto del quaderno di ogni studente, è possibile utilizzare l'opzione "Esporta", anch'essa disponibile nel menu File. Selezionando "Elemento corrente", è possibile scegliere la parte del quaderno da esportare, quindi selezionare il formato Adobe PDF per generare il file.

Questo flusso di esportazione è pratico quando è necessario conservare una copia statica di un corso, archiviare prove di apprendimento o inviare materiale a persone che non lavorano nell'ecosistema Microsoft 365.

Integrazione di OneNote con LMS tramite LTI

Per gli istituti scolastici che utilizzano già un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS)Come Moodle o altri, OneNote offre l'integrazione tramite lo standard Learning Tools Interoperability (LTI), ampiamente accettato nel settore.

Grazie a LTI, il blocco appunti di OneNote per la classe Può funzionare come estensione del tuo LMS, consentendoti di creare un blocco appunti condiviso e collegarlo direttamente al corso corrispondente. In questo modo, gli studenti possono accedere al loro blocco appunti OneNote direttamente dall'LMS, mantenendo tutto all'interno di un flusso di lavoro coerente.

Questa integrazione unisce il meglio di entrambi i mondiL'LMS gestisce le iscrizioni, i voti globali e la struttura dei corsi, mentre OneNote fornisce un ambiente flessibile per notebook digitali e un archivio di conoscenze collegato a Office per il lavoro quotidiano.

Per gli insegnanti, questo significa meno frammentazione. Tra gli strumenti: i materiali ufficiali possono rimanere nell'LMS, ma la presa di appunti, le attività collaborative e il feedback dettagliato vengono gestiti comodamente da OneNote, con accesso diretto dal corso.

API OneNote ed estensioni per Office 365

Oltre all'uso manuale, OneNote ha una solida API che da tempo promuove l'integrazione con terze parti. Con l'API OneNote per Office 365, aziende e sviluppatori possono creare applicazioni che interagiscono direttamente con blocchi appunti, pagine e sezioni.

Questa API consente di automatizzare i processi ad esempio la creazione di blocchi appunti per nuovi progetti o corsi, la generazione di pagine con informazioni strutturate da altre applicazioni aziendali, l'acquisizione di contenuti da sistemi esterni o la sincronizzazione di informazioni tra OneNote e altre applicazioni. database.

Per le organizzazioni che vogliono portare OneNote un passo avanti In quanto archivio di conoscenze, l'API apre le porte a soluzioni personalizzate: ad esempio, l'acquisizione automatica di report dai sistemi interni e il loro salvataggio in notebook specifici, oppure la generazione di riepiloghi periodici con collegamenti ai documenti chiave di Office.

Microsoft ha ampliato le capacità di questa APIed è attualmente generalmente disponibile per Office 365, il che lo rende adatto sia ai progetti interni che alle applicazioni commerciali che desiderano raggiungere la base di utenti di Microsoft 365.

Costi, disponibilità e organizzazione del lavoro in OneNote

Una preoccupazione comune è se OneNote sia un servizio a pagamento.La realtà è che lo strumento offre piani gratuiti sia per studenti che per professionisti e insegnanti, con funzionalità sufficienti per la maggior parte degli utilizzi in classe o in ambienti di lavoro individuali.

Per centri o istituti didattici che desiderano l'ecosistema completo di Microsoft EducationSì, c'è un costo associato a licenze e servizi aggiuntiviTuttavia, OneNote, come applicazione di base, offre già un set di funzionalità molto potente senza richiedere grandi investimenti.

Per quanto riguarda l'organizzazione del lavoroSe gestisci molti blocchi appunti, OneNote ti consente di aggiungere quelli che usi più di frequente alla home page. È simile all'aggiunta di segnalibri o all'evidenziazione dei preferiti, rendendo facile accedere rapidamente ai blocchi appunti più importanti senza perdere tempo a cercarli.

Questa funzionalità di blocco dei blocchi Funziona perfettamente quando si lavora con più corsi, progetti o dipartimenti contemporaneamente. È possibile appuntare i quaderni della stagione corrente in primo piano e lasciare quelli degli anni precedenti in secondo piano, mantenendo l'ordine senza perdere l'accesso al proprio archivio storico.

La combinazione di OneNote con Word, Excel, PowerPoint, Teams e il resto di Microsoft 365 Permette di creare un ambiente di lavoro e di apprendimento in cui la conoscenza non è dispersa: i documenti risiedono in Office, le note e i collegamenti in OneNote e tutto è interconnesso in modo che l'utente abbia sempre il contesto a portata di mano.

Se sfrutti le note collegate, i quaderni di classe, l'integrazione LMS e le funzionalità di distribuzione e APIOneNote passa dall'essere un semplice quaderno digitale a diventare il vero e proprio archivio di conoscenze collegato a Office su cui fa affidamento la tua organizzazione, il tuo centro formativo o il tuo team di lavoro.