Come impostare le risposte automatiche su WhatsApp Business passo dopo passo

WhatsApp Business è diventato uno strumento essenziale per migliaia di aziende. E non c'è da stupirsi, perché consente una comunicazione rapida e diretta con i clienti. Tuttavia, rispondere manualmente a ogni messaggio può rivelarsi un compito faticoso, soprattutto quando i messaggi vengono ripetuti più e più volte.

Fortunatamente ci sono risposte automatiche, una funzionalità che ti consente di risparmiare tempo, migliorare la tua immagine professionale e servire i tuoi clienti in qualsiasi momento della giornata. In questo articolo ti mostreremo come configurarli passo dopo passo, spiegheremo perché sono utili in ogni caso e forniremo esempi specifici che potrai implementare subito.

Cosa sono le risposte automatiche in WhatsApp Business?

Risposte automatiche In WhatsApp Business si tratta di messaggi predefiniti che vengono inviati automaticamente quando un cliente ti contatta in determinate condizioni: al di fuori dell'orario di lavoro, quando si avvia una conversazione o quando si utilizzano le risposte rapide.

Sono un'ottima soluzione per mantenere un'attenzione costante e professionale, anche se non sei disponibile in quel momento. Inoltre, aiutano a creare fiducia e ottimizzare il tempo del personale sanitario e standardizzare la qualità delle risposte.

Ci tre tipi principali di risposte automatiche all'interno dell'app WhatsApp Business:

• Messaggi di benvenuto: Vengono utilizzati per inviare un saluto automatico quando qualcuno ti scrive per la prima volta o dopo 14 giorni senza contatti.
• Messaggi di assenza: vengono inviati al di fuori dell'orario di lavoro o quando sei assente.
• Risponde velocemente: Si tratta di messaggi predefiniti che possono essere attivati ​​tramite una scorciatoia a tua scelta. Ideale per rispondere alle domande più frequenti.

Come impostare i messaggi automatici passo dopo passo

Tra i suoi strumenti principali, l'app WhatsApp Business include la possibilità di creare risposte automatiche senza bisogno di software esterni. Di seguito ti mostriamo come procedere in ogni caso:

1. Configurare il messaggio di benvenuto

Per fare una buona prima impressione, non c'è niente di meglio di un saluto automatico. In questo modo potrai essere amichevole e disponibile anche quando sei offline. Ecco i passaggi:

1. Apri WhatsApp Business e tocca l'icona con i tre punti nell'angolo in alto a destra.
2. selezionare “Strumenti per l’azienda” e poi vai su “Messaggio di benvenuto”.
3. Attiva l'opzione “Invia messaggio di benvenuto”.
4. Modifica il messaggio da inviare (ad esempio: "Ciao! Grazie per averci scritto. Risponderemo alla tua richiesta a breve").
5. Definisci i destinatari: tutti, nuovi contatti, contatti specifici o salta alcuni.
6. Salva le modifiche e saranno attive.

2. Imposta il messaggio di assenza

Quando non sei disponibile o sei fuori orario, WhatsApp può avvisare automaticamente il cliente. In questo modo eviterai che pensino che stai ignorando i loro messaggi.

1. Accesso a Strumenti per l'azienda nel menu a tre punti.
2. Tocca “Messaggio di assenza” e attivare la funzione.
3. Modifica il tuo messaggio (ad esempio: "Ciao, grazie per aver scritto. Al momento non possiamo rispondere, ma lo faremo non appena saremo di nuovo disponibili").
4. Seleziona quando inviare: sempre, in base a una pianificazione personalizzata o al di fuori dell'orario lavorativo stabilito.
5. Salva le modifiche.

3. Crea risposte rapide

Queste risposte consentono di inviare messaggi frequenti e immediati utilizzando scorciatoie come "/ciao" o "/invia". Per configurarli:

1. In WhatsApp Business, vai a Strumenti per l'azienda e selezionare Risposte rapidamente.
2. Clicca sull'icona "+" per crearne uno nuovo.
3. Digita il messaggio che vuoi salvare (ad esempio: "I nostri orari sono dalle 9:00 alle 18:00, dal lunedì al venerdì").
4. Assegna una scorciatoia facile da ricordare come /programma.
5. Salvalo e potrai utilizzarlo subito digitando “/schedule” in qualsiasi conversazione.

Esempi di messaggi automatici per la tua attività

Ecco una selezione di testi che puoi copiare, adattare o utilizzare come ispirazione per i tuoi messaggi.

Messaggi di benvenuto

• Benvenuto standard: "Ciao! Benvenuto nel nostro negozio. Come possiamo aiutarti oggi?"
• Con gratitudine: Grazie per averci scritto. Apprezziamo il tuo interesse e saremo lieti di assisterti.
• Con offerta: Grazie per il messaggio! Ricorda, offriamo uno sconto del 10% sul tuo primo acquisto.
• Personalizzato: "Ciao, siamo felici di aiutarti. Di cosa hai bisogno?"

Messaggi lontani

• Ciao, grazie per averci contattato. Al momento non siamo disponibili, ma ti risponderemo il prima possibile.
• I nostri orari di apertura sono dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00. Se ci scrivete fuori da questi orari, vi risponderemo il giorno successivo.
• "Siamo in vacanza fino al . Puoi lasciarci un messaggio e ti risponderemo al nostro ritorno."

Risposte rapide utili

• /programma: "Siamo disponibili dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00."
• /paga: “Accettiamo carte di credito, PayPal, bonifici bancari e Bizum.”
• /spedizione: “Le nostre spedizioni richiedono dai 3 ai 5 giorni lavorativi a seconda della zona.”
• /ritorna: “È possibile restituire qualsiasi prodotto entro 30 giorni presentando la ricevuta.”
• /azione: "Sì, quel prodotto è disponibile. Vuole che lo prenotiamo per lei?"

Vantaggi dell'utilizzo di messaggi automatizzati nella tua attività

Oltre a far risparmiare tempo, la configurazione di queste risposte presenta molteplici vantaggi che incidono direttamente sulla qualità del servizio clienti e sulle prestazioni aziendali.

1. Attenzione costante e senza sforzo

Rispondi automaticamente in qualsiasi momento della giornata, anche quando non sei davanti al telefono. Ciò trasmette professionalità ed evita di perdere clienti perché non si risponde tempestivamente. Se stai cercando maggiori informazioni su come migliorare l'assistenza clienti, puoi consultare questo articolo su impostare risposte automatiche in Outlook.

2. Risparmio di tempo

Le Le risposte rapide riducono il lavoro ripetitivo e mantenere un tono uniforme in tutti i messaggi. Sono ideali per FAQ (domande frequenti), resi, pianificazioni e altro ancora. Per maggiori dettagli sull'automazione, puoi consultare questo tutorial su abilitare le risposte automatiche in Outlook.

3. Automazione efficiente

Puoi automatizzare le attività ripetitive come inviare saluti, confermare ordini o rispondere ai prezzi, senza dover assumere personale aggiuntivo. Se hai bisogno di ulteriori informazioni su come organizzare le risposte automatiche, consulta questo articolo su organizzare la risposta automatica.

4. Miglioramento dell'esperienza del cliente

Un cliente che riceve un messaggio chiaro e veloce si sente come se qualcuno si prendesse cura di lui. Ciò migliora la percezione del tuo marchio e crea fedeltà.

E se ne avessi bisogno di più? Utilizza l'API di WhatsApp Business

Se il flusso di messaggi è enorme o vuoi andare oltre ciò che consente l'app di base, puoi optare per API aziendale di WhatsApp, una soluzione più avanzata pensata per aziende di medie o grandi dimensioni.

Con lei puoi:

• Applica chatbots per rispondere in modo automatico e intelligente.
• Invia messaggi di massa e campagne promozionali all'interno di WhatsApp.
• Aggiungi pulsanti interattivi, menu o sistemi di prenotazione.
• Centralizzare l'assistenza tramite un unico numero per più agenti.

Per accedere a queste funzioni è necessario lavorare con un procuratore ufficiale (BSP), come Sinch Engage, che facilita l'accesso tecnico e la connessione all'API senza richiedere la presenza di apparecchiature IT proprie.

Inoltre, piattaforme come Aunoa offrono anche soluzioni di automazione tramite chatbot personalizzati che rispondono automaticamente e sono disponibili 24 ore su XNUMX, XNUMX giorni su XNUMX.

WhatsApp Business ti offre numerosi strumenti per migliorare il servizio clienti. Impostare messaggi automatici È semplice, gratuito e può fare una grande differenza nella percezione che il tuo pubblico ha della tua attività. E se hai bisogno di andare oltre, ci sono opzioni come l'API per ampliare e professionalizzare ulteriormente la comunicazione aziendale.

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Isaac

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