Come fare in modo che Word mantenga la stessa formattazione in tutto il documento

Quando si lavora con documenti lunghi, l'ultima cosa che si vuole fare è dover cambiare stile, avere dimensioni dei caratteri casuali o dover gestire elenchi fuori linea. Se hai mai copiato del testo da un sito web, PDF o un altro file e, quando lo si incolla in Word, il risultato è stato un carnevale di caratteri e colori, non sei il solo: la configurazione predefinita favorisce il trascinamento del formato originale. Lo scopo di questa guida è aiutarti a mantenere lo stesso formato in tutto il tuo documento senza alcun problema..

Combineremo due approcci: innanzitutto, regoleremo il comportamento di incollaggio in modo che non contamini il documento e, in secondo luogo, applicheremo gli strumenti di Word che garantiscono coerenza generale, come stili, Copia formato, modelli e altro ancora. Vedrai anche come controllare l'incollaggio degli elenchi per mantenere o unire numeri e punti elenco, a seconda delle necessità., e una manciata di Tricks pratico per il layout senza perdere la calma.

Configura l'incollaggio per evitare di trascinare i formati

Gran parte del disordine si verifica quando si incolla. Per impostazione predefinita, Word dà priorità a Mantieni formattazione originale, quindi il testo viene inserito con il suo carattere, colore, rientri e così via. Se si desidera approfondire le diverse Formati di Word e come influenzano il legame, quell'articolo lo spiega in dettaglio. Se modifichi questa preferenza in Mantieni solo testo, il contenuto si adatta agli stili correnti e la coerenza viene mantenuta..

Ecco i passaggi per impostare Mantieni solo il testo come opzione predefinita sia all'interno dello stesso documento che tra documenti diversi e quando si incolla da altre applicazioni: impostalo una volta e dimentica il caos.

1. Parola aperta. Puoi farlo con un documento qualsiasi o con uno vuoto..
2. Vai su File e inserisci Opzioni. Lo troverete in fondo al menu laterale..
3. Nella finestra Opzioni di Word, seleziona Avanzate. È la sezione con le impostazioni di modifica fine.
4. Scorri verso il basso fino a Taglia, copia e incolla. C'è il pannello del comportamento di incollaggio.
5. In Incolla nello stesso documento, modifica Mantieni formattazione originale in Mantieni solo testo. In questo modo si evita che un frammento incollato rompa lo stile corrente..
6. In Incolla tra documenti, seleziona anche Mantieni solo il testo. Quando si uniscono contenuti provenienti da file diversi, tutto rispetta il design attuale..
7. In Incolla da altre app, seleziona nuovamente Mantieni solo testo. In questo modo si blocca la formattazione legacy dei browser, dei PDF, ecc.
8. Controlla se ci sono altre opzioni di incollaggio che usi frequentemente e tienile a portata di mano per il menu contestuale. È sempre possibile scegliere un'altra alternativa, valutando caso per caso..
9. Confermare le modifiche con OK. L'impostazione viene salvata per i documenti futuri..
10. Prova a incollare il testo da più fonti per verificare i risultati. Vedrai che adotta i tuoi stili e il tuo aspetto senza portare ornamenti esterni.
11. Se in futuro dovessi aver bisogno della formattazione originale, utilizza il menu contestuale e scegli Mantieni la formattazione originale solo su quella parte incollata. La regola generale rimarrà pulita e coerente.

Un dettaglio importante: se si sceglie Mantieni solo testo, Word può mantenere i numeri o gli elenchi puntati nel contenuto incollato anche come testo. Se preferisci non conservare nemmeno quella struttura, puoi disattivare questo comportamento con un'impostazione aggiuntiva..

1. Vai su File, apri Opzioni e vai su Avanzate. Stesso percorso di prima.
2. Nella sezione Incolla, deseleziona Mantieni elenchi puntati e numerati quando incolli il testo con l'opzione Mantieni solo il testo. In questo modo neutralizzi anche quelle liste.
3. Confermare con Accetta. D'ora in poi, incollare sarà semplicemente testo normale..

Controlla la numerazione e gli elenchi puntati quando incolli gli elenchi

Quando si lavora con gli elenchi, a volte si desidera che la numerazione continui, altre volte si desidera mantenere la numerazione originale del frammento incollato. Word ti consente di decidere all'istante in base al contesto..

• Continua la numerazione quando incolli elementi numerati in un altro elenco: Selezionare l'opzione Continua elenco per fare in modo che i nuovi elementi seguano l'ordine dell'elenco di destinazione.
• Mantieni la numerazione originale degli elementi incollati: : scegli Nuovo elenco in modo che la sequenza non venga mescolata con la numerazione di destinazione.
• Quando si incollano elementi puntati in un elenco numerato: Se vuoi mantenere i punti elenco, usa Mantieni formattazione originale; se preferisci che vengano trasformati in numeri, seleziona Combina formattazione.
• Quando si incollano elementi numerati in un elenco puntato: Per conservare i numeri, selezionare Non unire elenco; per convertirli in elenchi puntati, scegliere Unisci elenco.

Con queste decisioni specifiche, eviterai di visualizzare inaspettatamente numeri o punti elenco che diventano numeri a metà documento. La chiave è scegliere se mescolare o mantenere separato il formato dell'elenco nell'incollaggio..

Copia il formato per unificare immediatamente l'aspetto

Copia Formato è uno strumento che molti trascurano, ma che velocizza enormemente il lavoro. Copia l'aspetto di un testo o di un'immagine e lo applica altrove, proprio come un pennello. Ideale per omogeneizzare i frammenti senza creare uno stile da zero.

1. Seleziona il testo o la grafica con il formato che desideri replicare. Scegli un esempio che sia già perfetto.
2. Nella scheda Home, fare clic sull'icona Copia formato. Vedrai che il cursore si trasforma in un pennello.
3. Dipingi sulla selezione nel punto in cui vuoi applicare quell'aspetto. Con un clic, viene copiato una sola volta.
4. Se devi applicarlo a più aree, fai doppio clic su Copia formato per renderlo attivo. Sarà possibile saltare attraverso il documento incollando ripetutamente il formato.
5. Per disattivare il pennello, premere ESC. In questo modo si torna al cursore normale ed si evitano modifiche accidentali..

Utilizzalo per normalizzare le dimensioni dei caratteri, il grassetto, il corsivo, i colori, i bordi delle immagini e altro ancora. È un modo rapido per ottenere uniformità quando non hai ancora definito gli stili..

Applicazione degli stili: la base della coerenza nei documenti lunghi

Se il documento ha più sezioni, è consigliabile affidarsi agli Stili. Gli stili predefiniti si trovano nella sezione Home del gruppo Stili e definiscono le intestazioni. sottotitoli, testo normale, citazioni, ecc. Applicandoli è possibile modificare l'aspetto generale in pochi secondi e, nel frattempo, abilitare funzionalità come l'indice..

Per utilizzarli in modo efficace, il flusso è semplice: seleziona il paragrafo o posiziona il cursore e applica lo stile appropriato; ripeti con i titoli di livello 1, 2, 3 e il corpo del testo. In seguito potrai modificare la definizione di ogni stile e tutti i paragrafi associati verranno aggiornati contemporaneamente..

Puoi anche creare i tuoi stili. Modifica un paragrafo a tuo piacimento, apri il pannello Stili e salva la formattazione come nuovo stile. Ecco come definire la guida di progettazione interna all'interno del documento..

Inserire un indice basato sullo stile

Un vantaggio diretto dell'utilizzo degli stili di intestazione è che Word può creare automaticamente un indice. Ciò garantisce ordine e uniformità e semplifica la navigazione nei documenti lunghi..

Per generarla, posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserire la tabella, solitamente all'inizio, e vai su Riferimenti, Indice, per scegliere un layout predefinito o personalizzarne uno tuo. Puoi decidere quanti livelli di intestazioni includere e modificarne l'aspetto..

Modelli predefiniti per iniziare con il piede giusto

Se il progetto è complesso o non vuoi partire da zero, usa un modello. Word offre modelli gratuiti per curriculum, report e altro ancora. Ti forniscono una base coerente di stili, margini e caratteri.

Per applicarli, vai su File, Nuovo e trova quello più adatto alle tue esigenze. Quindi, modifica testo, colori o stili in base alla tua identità visiva. È un modo rapido per garantire la coerenza fin dal primo minuto..

Inserisci e modifica le immagini senza interrompere il layout

Anche le immagini dovrebbero seguire un tema estetico. Per inserirle, vai su "Inserisci", "Immagini" e posizionale nella posizione appropriata. Selezionandoli si attiva la scheda Formato immagine con strumenti utili.

Tra le impostazioni rapide, troverai Rimuovi sfondo, che funziona bene per motivi semplici e sfondi semplici: Word evidenzia l'area che vuoi rimuovere a colori e ti consente di ingrandire o ridurre contrassegnando le aree da rimuovere o mantenere. È un modo agile per integrare le immagini senza strani bordi.

In Correzioni è possibile regolare luminosità, contrasto e nitidezza per adattarli al tono generale del documento, mentre in Colore e Trasparenza è possibile regolare la tavolozza e l'opacità. Questi piccoli accorgimenti impediscono che una foto risalti in modo incoerente..

Se vuoi dargli un aspetto più curato, applica uno Stile Immagine: bordo, ombra, riflesso, rotazione o anche formato 3D. Utilizzate questi effetti con parsimonia per mantenere l'estetica semplice e coerente..

Testo di prova per un layout senza distrazioni

Prima di finalizzare la formattazione, è consigliabile effettuare delle prove con dei paragrafi fittizi. Word consente di generare testo di esempio al volo, ideale per controllare font, interlinea e spaziatura. Ecco come adattare il layout senza dipendere dal contenuto finale..

Digita =lorem(numero di paragrafi, numero di frasi) e premi Invio per inserire il Lorem ipsum. Ad esempio, =lorem(2,4) crea 2 paragrafi con 4 frasi ciascuno; se usi =lorem(2), definisci solo i paragrafi. Perfetto per provare il body copy.

È anche possibile generare un testo più naturale con =rand(paragrafi, frasi) o semplicemente =rand(2) se si desidera solo indicare quanti paragrafi. Questo metodo ti aiuta a rilevare problemi di spaziatura o salti indesiderati.

Sposta i paragrafi senza spostare nulla con la vista Struttura

Quando si tratta di riordinare le sezioni, il taglia e incolla può compromettere stili e numerazione. La visualizzazione struttura è una manna dal cielo per riorganizzare i blocchi senza danneggiarne la struttura. Permette di trascinare paragrafi e titoli come se fossero pezzi.

Vai su Visualizza, Struttura e vedrai dei marcatori davanti a ogni paragrafo. Tieni premuto il marcatore e trascina il blocco dove vuoi. La struttura viene mantenuta e il formato non sfugge di mano..

Formattare più parole non contigue contemporaneamente

A volte è sufficiente evidenziare più parole o frasi sparse applicando la stessa modifica. Non è necessario ripetere il processo una per una. Seleziona e applica la formattazione in batch con un solo gesto.

Seleziona la prima parola o frase; tieni premuto il tasto Ctrl e, facendo doppio clic o trascinando, aggiungi altre selezioni non contigue. Una volta selezionate tutte, applica la modifica: corsivo, grassetto, colore, ecc. È un modo efficace per mantenere la coerenza locale senza toccare gli stili globali..

Filigrana per coerenza e segnalazione

Se il documento è una bozza o contiene informazioni sensibili, l'aggiunta di una filigrana aiuta a mantenere un marchio coerente su tutte le pagine. Fornisce inoltre un livello visivo coerente con l'uso del file..

Vai su Design, Filigrana e scegli una delle opzioni predefinite oppure creane una personalizzata da Filigrane personalizzate. Scegli un testo come Bozza o Riservato e modificane lo stile in modo che non disturbi la lettura..

Quando combinare, quando conservare e come decidere ogni pasta

Torniamo agli elenchi, perché è lì che spesso sorgono molti grattacapi. Quando si incolla un elenco numerato in un altro, bisogna decidere se si desidera che la numerazione di destinazione continui o se si desidera mantenere la numerazione originale separata dal frammento che si sta importando. Se si desidera continuità, selezionare Continua elenco; in caso contrario, selezionare Nuovo elenco..

Quando si incollano punti elenco in un elenco numerato, valutare se si desidera mantenerli o convertirli in numeri per integrarli. L'opzione "Mantieni formattazione originale" lascia i punti elenco; tuttavia, l'opzione "Unisci formattazione" converte la numerazione nello stile dell'elenco padre. Entrambe le opzioni sono valide, a seconda che si cerchi omogeneità o contrasto..

E nella direzione opposta, ovvero incollando i numeri in un elenco puntato, l'opzione Non unire elenco conserva i numeri, mentre l'opzione Unisci elenco li sposta in elenchi puntati e livellati. Il trucco sta nel decidere se unificare lo stile dell'elenco o rispettare l'identità del frammento incollato..

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Isaac

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