Come creare una board in Notion e sfruttarla al meglio

Notion è diventato uno strumento fondamentale per chi desidera massimizzare la propria produttività e organizzare in modo efficiente i propri progetti. Grazie alla sua flessibilità e alle diverse visualizzazioni che offre, una delle sue caratteristiche più apprezzate è la creazione di bacheche di tipo Kanban. Queste bacheche consentono di visualizzare attività, flussi di lavoro e progressi in modo visivo, intuitivo e completamente personalizzabile, sia per l'uso individuale che per il lavoro di squadra.

In questo articolo ti mostrerò, passo dopo passo e in modo semplice, come creare una bacheca in Notion partendo da zero, come personalizzarla a tuo piacimento e come sfruttarla al meglio per gestire progetti di qualsiasi tipo. Parleremo anche di suggerimenti avanzati, integrazione con altri strumenti, consigli sull'uso pratico e limitazioni di cui dovresti essere a conoscenza, nonché alternative per coloro che cercano un livello più avanzato di gestione.

Cos'è una board in Notion e perché dovresti averne una?

La bacheca di Notion, nota anche come visualizzazione Kanban, è una delle opzioni più potenti all'interno database della piattaforma. Si ispira al metodo Kanban, originario del Giappone, che si basa sulla gestione visiva delle attività tramite schede e colonne. Ogni colonna rappresenta una fase del flusso di lavoro (ad esempio: In sospeso, In corso, Completato) e ogni scheda corrisponde a un'attività o a un elemento da eseguire.

Notion Kanban semplifica il monitoraggio delle attività, l'organizzazione dei progetti e la collaborazione di gruppo, poiché consente di spostare le schede da una colonna all'altra, aggiungere responsabili, impostare scadenze, inserire commenti, allegare file e molto altro ancora. Questa versatilità lo rende una soluzione ideale per professionisti, studenti, team di lavoro o chiunque voglia tenere tutto sotto controllo in modo semplice e visivo.

I suoi principali vantaggi includono:

• Visibilità immediata sui progressi e sui blocchi in qualsiasi progetto.
• Organizzazione chiara di compiti, priorità e stati In un unico posto.
• migliore collaborazione grazie all'assegnazione di compiti e commenti su ogni scheda.
• Adattabilità e personalizzazione assolute, per creare dashboard personalizzate in base alle tue esigenze, dai progetti personali a quelli aziendali.

Guida passo passo: come creare e personalizzare una bacheca in Notion

Andiamo al dunque: ecco il processo per creare la tua bacheca Kanban in Notion partendo da zero e in modo diverso Tricks per personalizzarlo e sfruttarlo al meglio.

1. Crea una nuova pagina per la tua dashboard

Il primo passo è creare una nuova pagina in Notion che servirà da base per la tua bacheca. Per questo:

• Vai su Notion e nella barra laterale sinistra, clicca su “Nuova pagina”.
• Scegli un nome che descriva al meglio il suo scopo (ad esempio, "Bacheca di progetto", "Organizzazione personale", "Scrum giornaliero"... qualsiasi cosa ti serva).
• Puoi aggiungere un'icona o un'immagine di intestazione per personalizzarlo e renderlo più accattivante.

2. Aggiungi un database e seleziona la vista Bacheca (Kanban)

Utilizzando il menu del blocco Notion (tasto “/”), selezionare l’opzione “Database – Online” e scegliere la vista “Scheda”.

• Verrà creato un database visivo con colonne e schede. Puoi partire da zero o duplicare un modello esistente.
• Ogni colonna rappresenta una fase (un rapido esempio: "Da fare", "In corso", "Fatto").
• Personalizza il nome e il colore delle colonne semplicemente facendo doppio clic sul titolo.

3. Aggiungi schede ed elementi in ogni colonna

Fare clic su "+ Nuovo" sotto una colonna qualsiasi per creare una nuova scheda (attività o elemento). Puoi aggiungere tutti i dettagli di cui hai bisogno:

• Nome del compito.
• Descrizione completa.
• Responsabilità/Assegnazione (scegliere i membri del team o i colleghi se si condivide la lavagna).
• Data di scadenza o scadenze.
• Allega file, link, note, ecc.

Inoltre, puoi trascinare e rilasciare ogni scheda tra le colonne per visualizzarne l'avanzamento: molto comodo!

4. Personalizzazione avanzata della dashboard

La vera magia di Notion è la facilità con cui puoi personalizzare qualsiasi scheda per adattarla al 100% alle tue esigenze. Qualche idea:

• Aggiungi proprietà personalizzate a ciascuna scheda: Ad esempio, è possibile creare campi per priorità, etichette di stato, tipo di progetto, persona responsabile, ecc.
• Usa codici colore ed emoji per distinguere i compiti in base all'importanza, all'urgenza o all'area.
• Applica filtri per visualizzare solo le informazioni rilevanti: Ad esempio, puoi visualizzare solo le attività che ti sono state assegnate o quelle in scadenza questa settimana.
• Include viste aggiuntive: Puoi passare dalla visualizzazione della bacheca, del calendario, dell'elenco o della cronologia, a seconda delle tue esigenze in quel momento.

5. Organizza la struttura della bacheca e dagli il tuo stile

Niente ti impedisce di andare oltre e strutturare la homepage aggiungendo altri utili blocchi Notion.: testi esplicativi, immagini, link a risorse, checklist, widget di calendario, grafici, barre di avanzamento, ecc.

• Trascina e rilascia i blocchi per riposizionarli e creare colonne per diverse aree di lavoro.
• Utilizza le opzioni di formattazione di Notion per modificare i caratteri e i colori di sfondo e dare vita al tuo spazio.

Un consiglio da professionisti: Utilizzare la codifica a colori sulle sezioni più importanti della lavagna per identificare più rapidamente le attività chiave. Diversi studi dimostrano che l'uso dei colori aiuta a elaborare e ricordare meglio le informazioni.

Suggerimenti e trucchi per gestire i tuoi progetti con le bacheche Kanban in Notion

Per sfruttare al meglio Kanban in Notion, è consigliabile padroneggiare alcune buone pratiche organizzative e gestionali. Di seguito ho riassunto diversi suggerimenti validi sia che tu utilizzi Notion personalmente, sia che gestisca un team o progetti più complessi.

Organizzazione e strutturazione dei compiti

• Stabilisci le priorità delle attività e stima i tempi: Utilizzare tecniche di definizione delle priorità (come la matrice urgente/importante) e assegnare date stimate per restare nei piani.
• Crea una bacheca per ogni progetto o area della tua vita/lavoro: Per mantenere la concentrazione, evita di mischiare tutto.
• Rappresenta il flusso di lavoro effettivo nelle tue colonne: Da "Da fare" a "Pronto per la consegna", configuralo in base al tuo modo di lavorare.
• Categorizza le attività con etichette e categorie: In questo modo individuerai rapidamente ciò che è più urgente o rilevante.

Gestione del tempo e delle scadenze

• Imposta le date di scadenza per ogni carta e usali come promemoria per consegnare in tempo.
• Attiva notifiche e promemoria da Notion per tenerti aggiornato sulle prossime scadenze.
• Sfrutta la vista calendario di Notion per una prospettiva globale di date chiave, risultati e riunioni.
• Automatizza le attività ripetitive utilizzando formule e regole: Ad esempio, puoi creare avvisi personalizzati o spostare automaticamente le attività in base al loro stato.

Collaborazione e comunicazione di squadra

• Condividi la bacheca con il tuo team: È possibile assegnare attività a chiunque (anche a chi non utilizza Notion), semplificando il monitoraggio del loro lavoro.
• Utilizza la funzione di commento sulle schede per discutere aspetti specifici di ogni compito o lasciare istruzioni.
• Menziona altri compagni di classe usando “@” per informarli di eventuali nuovi sviluppi o attività in sospeso.
• Organizzare riunioni di follow-up regolari utilizzando il consiglio come riferimento: È il modo migliore per visualizzare i progressi e individuare i colli di bottiglia.

Personalizzazione e funzionalità avanzate delle bacheche Notion Kanban

La personalizzazione delle dashboard in Notion è praticamente illimitata, che ti consente di creare davvero uno spazio di lavoro su misura per qualsiasi progetto, team o esigenza individuale.

Opzioni per personalizzare colonne e schede

• Cambia i nomi e i colori delle colonne in base alle tue preferenze o per rappresentare fasi di un processo più specifico.
• Aggiungi emoji, icone ed etichette visive su ogni scheda per distinguerle rapidamente in base alla priorità, alla persona responsabile o al tipo di compito.
• Aggiungi descrizioni dettagliate alle carte complesse, compresi elenchi di controllo, link, link alla documentazione interna, ecc.

Modelli predefiniti e come utilizzarli

Se non vuoi creare la bacheca da zero, puoi duplicare un modello di bacheca Kanban. Ce ne sono di tutti i tipi (progetti personali, scrum, follow-up dei clienti, studi, ecc.) e puoi modificarli a tuo piacimento:

• Fare clic su "Crea bacheca" in Notion Kanban.
• Scegli l'opzione per duplicare un modello predefinito e inizia a personalizzarlo rimuovendo, aggiungendo o adattando colonne e schede in base al tuo flusso di lavoro.
• È possibile copiare sistemi già convalidati da utenti esperti e risparmiare ore di configurazione iniziale.

Esistono anche modelli specifici per metodologie agili come Scrum: includono fasi, riunioni giornaliere, feedback, ruoli chiari e suggerimenti per il monitoraggio continuo.

Integrazione e sincronizzazione con altri strumenti

• Sincronizza Notion con il tuo applicazioni preferiti: Noi di Google Calendar, Gmail, Slack o Trello: puoi centralizzare tutte le tue informazioni in un unico posto.
• Collega attività ed eventi del calendario per mantenere il controllo assoluto senza duplicare il lavoro.
• Importazione ed esportazione di dati per riutilizzare le informazioni con altri software di gestione dei progetti.

Automazioni e programmazione avanzata

• Imposta avvisi e promemoria per le date importanti e non lasciare che nessuno si distragga.
• Crea flussi automatici con regole personalizzate: Ad esempio, quando cambia lo stato di una carta, viene automaticamente assegnata una nuova responsabilità o inviata una notifica.
• Utilizzare formule (come in Excel) per calcoli automatici all'interno della dashboard stessa (progressi, carichi di lavoro, ecc.).

Limitazioni delle nozioni durante la creazione di bacheche: cose da tenere a mente

Sebbene Notion Kanban sia una delle soluzioni più pratiche per la gestione visiva dei progetti, è importante essere consapevoli anche dei suoi limiti. A seconda della complessità delle tue esigenze o delle dimensioni del tuo team, potrebbero sorgere alcune problematiche:

• Capacità limitate nell'analisi dei dati: Le analisi e i report automatizzati di Notion non offrono lo stesso livello di approfondimento degli strumenti specializzati. Se hai bisogno di report molto dettagliati, dovrai collegarlo ad app esterne.
• Aggiornamento manuale: Tutte le schede e i dati devono essere aggiornati manualmente, il che può risultare laborioso su schede molto grandi.
• Integrazione limitata con strumenti esterni: Sebbene Notion stia migliorando sotto questo aspetto, è ancora lontano dalle solide integrazioni offerte da altri software.
• Prestazioni con grandi volumi di dati: I dashboard molto grandi possono diventare lenti e farti perdere tempo ad aggiornare e caricare i dati.
• Mancanza di un'automazione potente: Le azioni e i flussi di lavoro automatizzati non sono sviluppati come nelle piattaforme più avanzate.

Ciò non significa che non sia uno strumento ideale per progetti personali, PMI o piccoli team, ma se stai cercando qualcosa di veramente automatizzato o con analisi avanzate, potrebbe non essere all'altezza.