Come creare un database di Access che memorizza percorsi o allegati

Ti sei mai chiesto come organizzare documenti, immagini o file collegati direttamente da un database senza la seccatura di scrivere codice? Microsoft Access È una delle opzioni più potenti e semplici per archiviare e gestire allegati o percorsi di documenti, consentendo di centralizzare tutte le informazioni in modo efficiente.

In questo articolo ti spiego in modo chiaro e naturale Come creare un database in Access che memorizzi percorsi o allegati, i suoi vantaggi, i passaggi più importanti e i dettagli tecnici che dovresti conoscere per garantire che la tua gestione documentale sia solida, veloce e facile da gestire. Preparati a scoprire tutto ciò che devi sapere, dai concetti più basilari alle funzionalità avanzate, integrando i metodi migliori e i consigli pratici.

Cos'è un database in Access e a cosa serve?

Un database in Access Si tratta di un sistema che organizza, classifica e protegge un'ampia gamma di informazioni: dai dati dei clienti o dei prodotti ai documenti elettronici, alle fatture o persino alle fotografie. accesso a Non solo consente di creare tabelle e memorizzare dati, ma offre anche strumenti visivi per query, report e moduli, semplificando l'inserimento, la ricerca e l'analisi delle informazioni.

La cosa più interessante è che Access integra funzioni specifiche per allegare file direttamente ai record. Questo è particolarmente utile se si lavora con documentazione digitalizzata (fatture, contratti, immagini, ecc.) o se si ha semplicemente bisogno di tenere un elenco organizzato delle posizioni dei file su disco, utilizzando i percorsi.

Con Access puoi:

• Crea e personalizza tabelle per qualsiasi esigenza (inventario, clienti, storico fatture, ecc.).
• Allega uno o più file per ogni record facilmente.
• Collegamento di file tramite percorsi per mantenere il database leggero e agile.
• Visualizza, modifica e gestisci documenti o immagini da moduli e query.

Campi e percorsi degli allegati: quale opzione dovrei scegliere?

Access consente di salvare i file utilizzando il loro tipo di campo Allegati, oppure memorizzare direttamente il percorso del file (la sua posizione nel sistema), che può essere inserita tramite un campo di testo. Qual è l'opzione migliore per te?

Se desideri salva il file nel database (ad esempio, una fattura PDF o un'immagine), il campo allegato è perfetto: mantiene tutto centralizzato e consente di accedere ai file senza dipendere dalla cartella originale. Inoltre, Access può comprimere automaticamente i file a seconda del formato, contribuendo a risparmiare spazio.

Inoltre, se non vuoi che il database cresca troppo, oppure preferisci evitare duplicati memorizzando solo la posizione del file, aggiungi semplicemente un campo di testo e salva il percorso lì (ad esempio, 'C:\Fatture\2024\fattura124.pdf'). In questo modo, puoi aprire il documento dalla sua cartella originale e il database rimane molto più piccolo.

Qual è lo svantaggio principale di ciascun sistema? Salvare troppi allegati può rendere il database troppo grande e lento, mentre il collegamento dei percorsi richiede che i file non vengano spostati dalle loro cartelle, altrimenti il collegamento andrebbe perso. Pertanto, a seconda delle esigenze, è possibile combinare entrambi i metodi o selezionare quello più adatto.

Vantaggi dell'utilizzo dei campi allegati in Access

Il tipo di campo Allegati Ha superato tecniche precedenti come OLE (Object Linking and Embedding), che erano inefficienti e occupavano molto spazio. I suoi principali vantaggi includono:

• Facile aggiungere file in modo nativo, senza programmare nulla.
• Compatibilità con numerosi formati: immagini (JPG, PNG, GIF, BMP), documenti Office, file zip, tra gli altri.
• Non è necessario alcun software aggiuntivo per visualizzare la maggior parte degli allegati, a differenza del vecchio OLE.
• Gestione semplificata: Con un doppio clic è possibile aggiungere, eliminare o modificare i file collegati a ciascun record.

Inoltre, puoi allegare più file a un singolo record (ad esempio, documenti diversi provenienti dallo stesso cliente), gestirli da moduli e salvarli o esportarli secondo necessità. La dimensione massima di ogni allegato è di 256 MB e il database totale può arrivare fino a 2 GB.

Come creare un database in Access con percorsi o file allegati?

Il processo di creazione è molto semplice e può essere adattato a seconda che si desideri salvare i file all'interno del database o semplicemente salvare i percorsi. Ecco i passaggi generali:

1. Crea un nuovo database o aprine uno esistente

apre Microsoft Access e seleziona "Nuovo database desktop". Assegnagli un nome significativo e salva il file .accdb nella cartella che preferisci. Se hai già creato un database, aprilo semplicemente dal menu "File > Apri".

2. Creare o modificare una tabella

Puoi farlo dalla scheda "Crea > Tabella" o sceglierne una esistente. Le tabelle saranno il cuore del tuo database: ad esempio, "Clienti", "Fatture" o "Documenti".

3. Aggiungere un campo allegato

Per salvare i file direttamente, è necessario un campo speciale. Procedi in questo modo:

• Apri la tabella in Visualizzazione Foglio dati e individua la colonna "Aggiungi nuovo campo". Assegnale un nome (ad esempio, "Allegato") e seleziona "Allegato" come tipo di dati.
• Se stai lavorando in Visualizzazione struttura, aggiungi un nuovo campo, assegnagli un nome e scegli Allegato come tipo.

Salva le modifiche. Ricorda che Una volta assegnato il tipo di allegato, non sarà più possibile modificarlo in seguito. (anche se puoi eliminare il campo se hai commesso un errore).

Per memorizzare i percorsi dei file

Basta aggiungere un campo "Testo breve" o "Testo lungo" e salvare lì l'indirizzo completo del file o della cartella. In questo modo, è possibile aprire i documenti dalla loro posizione effettiva facendo doppio clic o utilizzando un pulsante personalizzato.

Come allegare file ai record di Access

Una volta preparato il campo allegato, aggiungere documenti è semplicissimo:

1. Aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati.
2. Fare doppio clic sulla cella corrispondente al campo allegato.
3. Si aprirà una finestra chiamata "Allegati". Fai clic su "Aggiungi".
4. Trova il file sul tuo computer (puoi selezionare più file contemporaneamente) e fai clic su "Apri".
5. Infine, fare clic su "Accetta" per aggiungere i documenti al registro.

È possibile ripetere questa procedura per aggiungere altri file allo stesso record, eliminarli o modificarli dalla stessa finestra. Quando i file sono allegati, Access visualizzerà una piccola icona a forma di graffetta nella cella per indicare la presenza di documenti associati.

Gestisci e visualizza gli allegati dai moduli

Una delle grandi utilità di Access è che puoi estendere la funzionalità delle tue tabelle tramite moduli personalizzatiCiò rende la gestione dei file molto più semplice.

Per visualizzare e gestire gli allegati in un modulo:

• Modifica il modulo in "Visualizzazione progettazione".
• Dalla scheda "Progettazione", utilizzare "Aggiungi campi esistenti" e trascinare il campo allegato nel modulo.
• Posiziona il controllo dove preferisci e, se necessario, modifica le proprietà.

Dal modulo è possibile aprire, aggiungere o eliminare allegati in modo visivo e intuitivo. Se il record contiene più immagini o documenti, è possibile navigare facilmente tra di essi utilizzando le frecce sul controllo.

Salvare, modificare ed eliminare gli allegati

Access consente inoltre di modificare o estrarre facilmente i file salvati:

• Salva i file in un'altra posizione: Apri la finestra degli allegati, seleziona il file e scegli "Salva con nome". Scegli la cartella in cui copiarlo.
• Modifica file: Fare doppio clic sul documento allegato e, se è installato il programma compatibile (Word, Excel, ecc.), puoi modificarlo normalmente. Quando salvi le modifiche e torni ad Access, ti verrà chiesto se desideri mantenere la versione modificata.
• Elimina allegati: Nella finestra degli allegati, seleziona il documento e fai clic su "Rimuovi".

Ricorda che Access memorizza temporaneamente i file modificati nella cartella temporanea Windows finché non decidi di salvarli nel database.

Vantaggi della gestione degli allegati da moduli e report

Integrando i campi allegato nei moduli e nei report, è possibile:

• Visualizza le immagini direttamente durante la consultazione dei registri.
• Accedi e manipola i documenti da un unico pannello, senza doverli cercare manualmente.
• Aggiungi o rimuovi file facilmente senza aprire la tabella principale.

Si noti che I report consentono solo la visualizzazione o il salvataggio degli allegati, ma non modificarli, poiché sono di sola lettura.

Formati di file supportati e limitazioni

Access può gestire la maggior parte dei formati più comuni utilizzati nel lavoro quotidiano:

• Immagini: BMP, JPEG (JPG, JPE), GIF, PNG, TIFF, ICONA, WMF, EMF, tra gli altri.
• documenti: Word, Excel, PowerPoint, file ZIP, file di testo (.txt), XML.

Tuttavia, ci sono alcuni formati che Blocchi di accesso per motivi di sicurezza (ad esempio, file eseguibili, script o file di Access di versioni precedenti). Prima di tentare di allegare file, consultare l'elenco ufficiale dei formati bloccati nella documentazione della Guida di Access per evitare errori inutili.

Come posso comprimere gli allegati in Access?

Access comprime automaticamente gli allegati a meno che non siano già compressi nel loro formato nativo. Ad esempio, Immagini JPEG, i file GIF o zip non verranno ricompressi, mentre i documenti BMP, TIFF o non compressi sì, contribuendo a ottimizzare lo spazio occupato nel database.

Questo sistema di compressione consente di gestire grandi volumi di documenti senza una crescita eccessiva del database, anche se si consiglia di non superare il limite massimo di 2 GB.

Lavorare con i percorsi: collegamento di file esterni

In molti casi, è più pratico collegare i file al database piuttosto che associarli alla posizione in cui sono archiviati. Per fare ciò:

• Crea un campo di testo dove memorizzerai il percorso completo (ad esempio, D:\Documenti\Fattura_A123.pdf).
• Aggiungi i link manualmente o tramite un modulo che include un campo per il percorso.
• Nei moduli è possibile aggiungere un pulsante con una macro per aprire il file utilizzando il comando "Collegamento a collegamento ipertestuale".

Il vantaggio principale è quello il database non aumenta di dimensione, anche se il riferimento andrà perso se il file viene spostato o eliminato dalla sua posizione originale. Questo metodo è preferibile per gli utenti che gestiscono grandi volumi di documenti e non vogliono sovraccaricare Access.

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Isaac

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