Come creare promemoria con Copilot in Windows e sfruttarli al meglio

Se usi Windows quotidianamente e inizi a sperimentare con Secondo pilotaPrima o poi ti chiederai come può aiutarti Non dimenticare compiti importanti, riunioni o email.La buona notizia è che Microsoft si sta impegnando a fondo per trasformare Copilot da "un chatbot amichevole" in un vero e proprio assistente personale che ti avvisa quando necessario, sia sul tuo PC che sul tuo dispositivo mobile.

In questo articolo vedrai, in dettaglio, come sfruttare Copilot per Crea promemoria in Windows, ricevi notifiche sul tuo cellulare, gestisci gli impegni che compaiono nelle tue emailPrepara gli ordini del giorno delle riunioni in Outlook e scopri come Copilot utilizza tutte le informazioni che "ricorda" su di te e sulle tue conversazioni.

Cosa può fare Copilot con i promemoria in Windows e Outlook?

Copilot sta diventando un hub centrale in cui si intersecano email, calendario, attività e notifiche mobili, in modo che I promemoria non dovrebbero essere isolati in una singola applicazionema piuttosto che si sincronizzino tra Windows, il web e il tuo smartphone.

Nell'ecosistema Microsoft 365, Copilot può aiutarti a:

• Individua promesse e commissioni nelle tue email di Outlook e trasformale in promemoria efficaci senza che tu debba scrivere nulla.
• Creare attività in Microsoft To Do con data e ora, in modo da ricevere un avviso quando si avvicina la scadenza.
• Bozze di email di follow-up in modo guidato, con un soggetto e un corpo ben definiti, basandosi sul contesto della conversazione precedente.
• Proporre linee di indagine più efficaci per i tuoi messaggi importanti, migliorando il tasso di apertura.
• Dai priorità alla tua casella di posta Basandosi su urgenza e rilevanza, combinando l'intelligenza artificiale con la Posta in arrivo prioritaria.
• Imposta promemoria con notifiche sul cellulare Grazie alla nuova funzione Promemoria nell'app Copilot per Android, iOS e Windows 11.

La chiave è che molti di questi promemoria non sono solo appunti sparsi: Copilot li integra con la tua casella di posta, il calendario e le app di produttività, in modo che Le informazioni rilevanti compaiono proprio quando ne hai bisogno..

Come creare promemoria con Copilot che arrivano sul tuo cellulare

Una delle nuove funzionalità più interessanti è Promemoria, una funzione che permette a Copilot di inviarti dei promemoria. Notifiche di promemoria direttamente sul tuo telefonoanche se hai creato la notifica da Windows 11 o dal web.

Microsoft sta gradualmente implementando la funzione Promemoria sia su Android che su iOS, con un supporto limitato per la versione web. L'idea è molto semplice: si chiede a Copilot di ricordarvi qualcosa e l'assistente genera un promemoria che si attiva automaticamente. in un momento specifico o dopo un certo intervallo di tempo.

Ad esempio, potresti scrivere qualcosa del genere:

• “Ricordami di chiamare il cliente alle 19:00.”
• "Ricordami di rivedere il rapporto tra 20 minuti."

Il copilota utilizza il data e ora locale del dispositivo Qui viene creato il promemoria per programmare la notifica. In genere, la notifica arriva quasi esattamente al momento giusto, anche a intervalli di pochi minuti.

Tuttavia, non c'è nessuna magia se non si concedono le autorizzazioni: per ricevere queste notifiche sul telefono, è necessario che l'app sia installata. App Copilot sul tuo dispositivo mobile y avendo concesso le autorizzazioni di notifica Su Android o iOS. Se disattivi le notifiche di sistema, non visualizzerai gli avvisi anche se crei il promemoria da Windows o dal web.

Crea promemoria da Copilot sul web e in Windows 11

Nella versione web, Copilot inizia a comportarsi come un prodotto maturo in termini di promemoria, poiché ha un piccolo centro di gestione dove Puoi visualizzare, creare e rivedere i tuoi annunci senza fare affidamento esclusivamente sui comandi della chat.

Il flusso tipico sul web è il seguente:

1. Accedi a Copilot tramite il tuo browser ed effettua il login con il tuo account Microsoft.
2. Apri il menu del tuo profilo (di solito si trova nell'angolo in alto a destra).
3. Seleziona un'opzione "Promemoria" (Promemoria).
4. Premere “Crea un promemoria” per iniziare a creare un nuovo annuncio.
5. Specifica il messaggio di promemoria (cosa vuoi che ti venga ricordato) e quando desideri ricevere la notifica.

Da lì puoi vedere quali promemoria hai attivi, modificarli o eliminarli. La cosa positiva è che Questi avvisi sono sincronizzati con l'app Copilot Se utilizzi lo stesso account, le riceverai sul tuo cellulare a condizione che tu abbia le notifiche attivate.

In Windows 11, l'approccio è ancora più naturale. Non è necessario navigare tra i menu se non lo si desidera: basta parlare all'assistente e chiedere ciò di cui si ha bisogno. Ad esempio, è possibile aprire Copilot in Windows 11 e scrivere o dettare qualcosa del genere:

"Ricordami di disdire l'abbonamento questo pomeriggio" oppure "Ricordami di pagare l'affitto il 3 alle 10."

Copilot interpreterà il messaggio, rileverà la data e l'ora e creerà il promemoria corrispondente. Quando arriverà il momento, avrai la notifica sul tuo cellulare e, a seconda dell'implementazioneanche sui dispositivi in ​​cui Copilot è attivo con il tuo account.

Promemoria ricorrenti e contenuti dinamici

Oltre agli avvisi una tantum, Copilot supporta promemoria ricorrentiCiò è particolarmente utile per le attività che si ripetono spesso: chiamate settimanali, revisioni mensili, report periodici, ecc.

Ad esempio, è possibile impostare dei promemoria:

• Ogni lunedì per esaminare i dati della settimana precedente.
• Il primo giorno di ogni mese per chiudere la fatturazione.
• Ogni pomeriggio a un orario prestabilito per effettuare un backup rapido.

La parte più curiosa è quella che Microsoft chiama contenuto dinamicoNon si tratta solo del fatto che il promemoria compaia ogni giorno o ogni settimana, ma della possibilità che il messaggio del promemoria stesso cambi ogni volta che viene visualizzato.

L'esempio che viene usato come strizzatina d'occhio è semplice ma illustrativo: chiedere a Copilot di dirti Insegna una nuova parola portoghese ogni giornoIn tal caso, il promemoria non avrebbe sempre lo stesso testo; il contenuto potrebbe variare, in modo da non leggere lo stesso messaggio ogni mattina.

Ciò apre la porta a promemoria che non solo avvertono, ma anche incorporare informazioni o attività costantemente aggiornateCiò li rende più utili per routine di apprendimento continuo o revisioni periodiche con dati aggiornati.

Limiti di promemoria in base al tipo di account

Come con altre piattaforme di IA, Microsoft sta introducendo alcune limitazioni a seconda del tipo di account che utilizzi per Copilot, soprattutto ora che I promemoria stanno iniziando a integrarsi con altre funzionalità avanzate. dell'assistente.

Nel caso dei promemoria, i limiti attualmente annunciati sono:

• Utenti con un account gratuitoPossono creare fino a 5 promemoria attivi.
• Abbonati a Microsoft 365Hanno fino a 20 promemoria.

Il limite potrebbe sembrare un po' stretto se si desidera utilizzare Copilot come gestore di attività completo, ma è sufficiente per coprire avvisi importanti e abitudini ricorrenti Più critici: pagamenti, chiamate, progetti in corso o trattamenti medici, ad esempio.

In ogni caso, questi limiti potrebbero cambiare nel tempo, man mano che Microsoft adegua il modello di business di Copilot, proprio come è successo con altre IA che hanno ampliato o modificato il numero di azioni disponibili nei loro piani gratuiti e a pagamento.

Promemoria e follow-up automatici da Outlook con Copilot

Se il tuo flusso di lavoro prevede l'utilizzo della posta elettronica (e quasi tutti ne hanno bisogno), Copilot in Outlook aggiunge un livello di intelligenza che va ben oltre un semplice avviso: Analizza le conversazioni alla ricerca di compromessi, richieste e compiti nascosti. e si offre di trasformarli in promemoria concreti.

Quando in una conversazione via email compaiono testi come "Ti invierò il report venerdì" o "Puoi dargli un'occhiata?", Copilot classifica automaticamente queste informazioni in tre categorie:

• Impegno (impegno): promesse di fare qualcosa.
• RICHIEDI (richiesta): quando qualcuno ti chiede di compiere un'azione specifica.
• Follow-up (follow-up): è necessario riprendere l'argomento in seguito.

Dopo aver rilevato uno di questi casi, Outlook con Copilot visualizza un banner contestuale riguardo all'e-mail con diverse opzioni rapide, in genere incentrate sul contrassegnare l'attività come completata (Fatto) o sul creare un promemoria ("Ricordami").

Se scegli l'opzione promemoria, Copilot crea un'attività in Microsoft To Do con la data suggerita (ad esempio, il venerdì in cui qualcuno dovrebbe inviarti un report) e imposta un avviso associato. Tutto questo senza uscire dalla modalità di lettura da Outlook, il che consente di risparmiare molti clic e di evitare dimenticanze.

Il flusso di tracciamento completo proposto da Microsoft con questa integrazione è il seguente:

1. Rilevamento automatico di una violazione nella conversazione via email.
2. Creazione dell'attività e del promemoria in To Do con la data appropriata.
3. Assistenza nella stesura dell'e-mail di follow-up con Copilot, integrando dati contestuali rilevanti.
4. Facoltativamente, è possibile programmare un secondo avviso se il destinatario non risponde entro un certo numero di giorni.

In questo modo, il sistema ti aiuta a completare le attività al primo tentativo. ridurre le sviste e tenere informati clienti o colleghi senza che tu debba sforzarti di ricordare.

Scrittura guidata di email di follow-up con Copilot

Una volta che Copilot ha rilevato un impegno o un'attività in sospeso in un'e-mail, puoi fare un ulteriore passo avanti e utilizzare l'opzione “Bozza di follow-up con Copilot”, disponibili dalla stessa scheda di monitoraggio in Outlook.

Quando premuto, Copilot genera automaticamente un bozza di email di follow-up che include:

• Una linea di indagine coerente con il contesto.
• Un messaggio persuasivo e ben strutturato.
• E, se del caso, il documento o altre informazioni in sospeso.

Nel caso di promemoria relativi ai pagamenti, Copilot può arricchire ulteriormente l'e-mail, aggiungendo dettagli come Importo residuo, data di scadenza e link per il pagamento, grazie alla sua integrazione con Copilot for Finance e con i dati ERP dell'organizzazione.

Il vantaggio è duplice: da un lato In questo modo si evita di dover copiare e incollare i dati manualmente. Dal tuo sistema finanziario o da altri documenti; d'altra parte, riduci il tempo dedicato alla scrittura di email di follow-up, che spesso sono molto simili ma richiedono una certa attenzione al tono.

Prima di inviare il messaggio, puoi sempre rivedere la bozza, modificare alcune frasi o cambiare approccio. Copilot non ti obbliga ad accettare la sua proposta; ti offre semplicemente una solida base su cui decidere il messaggio finale.

Suggerimenti per l'oggetto dell'email e priorità intelligente per la posta in arrivo.

Prima di inviare un'email importante, è possibile attivare la funzione “Migliora l'oggetto dell'email” in Outlook con Copilot. L'assistente analizzerà il contenuto del messaggio e suggerirà titoli alternativi che massimizzano il tasso di apertura, seguendo buone pratiche di marketing e comunicazione.

Invece di un oggetto generico come "Rapporto di follow-up", potresti visualizzare suggerimenti come:

• "Aggiornamento rapido: il rapporto del secondo trimestre è in arrivo."
• "Promemoria di revisione: proposta commerciale pronta."

Questo piccolo dettaglio può fare la differenza quando si tratta di convincere un cliente o un collega ad aprire la propria email in tempo, soprattutto quando la sua casella di posta è piena di messaggi poco rilevanti.

Inoltre, Copilot include una funzione per dare priorità alla posta in arrivo ("Dai priorità alla mia posta in arrivo"), molto utile per gli account con un elevato volume di traffico. Una volta attivata, l'intelligenza artificiale analizza l'urgenza e la rilevanza delle email e porta i messaggi critici in cima alla casella di posta, lavorando in sinergia con la logica della Posta in arrivo prioritaria.

Grazie a questo sistema, i messaggi che contano davvero non si perdono tra notifiche minori, promozioni o email di massa. Questo, combinato con promemoria e attività in To Do, crea un ambiente in cui È molto più difficile perdersi qualcosa di importante..

Trucchi rapidi per creare promemoria direttamente dalla tua email

Oltre ai banner e alle schede di tracciamento, Microsoft ha introdotto le scorciatoie di testo in modo che tu possa convertire i comandi scritti direttamente nel corpo del messaggio nei promemoria automatici.

Un esempio particolarmente utile è quello di scrivere qualcosa del genere direttamente nell'e-mail:

"/ricordatemelo la prossima settimana se non rispondono".

Quando si utilizza questa sintassi, Copilot interpreta il comando e crea un'attività in Microsoft To Do, programmando un avviso per i prossimi sette giorni. Non sarà necessario riaprire la discussione o continuare a controllare. L'intelligenza artificiale ti avviserà non appena sarà il momento di verificare la presenza di una risposta. o no

Questo tipo di scorciatoia trasforma Copilot in una sorta di "strato invisibile" sopra la tua email: continui a scrivere come al solito, aggiungi una piccola istruzione e, in background, vengono visualizzati promemoria e attività associati alle tue parole.

Come utilizzare Copilot per generare rapidamente riunioni e ordini del giorno

I promemoria non sono semplici notifiche casuali; spesso portano a una riunione che deve essere organizzata. Anche Copilot gioca un ruolo in questo, soprattutto nel nuova prospettivadove è presente un'opzione specifica per programmare riunioni da una conversazione e-mail esistente.

Per sfruttarlo al meglio, puoi seguire un flusso di lavoro come questo:

1. Apri la conversazione e-mail pertinente nella nuova finestra di Outlook.
2. Nella barra degli strumenti, seleziona l'opzione “Programmazione con Copilot”.
3. Copilot analizzerà il contenuto del thread e suggerirà un titolo dell'incontro e agenda strutturataOltre ad allegare la conversazione via email alla citazione, in modo che tutti abbiano il contesto.
4. Premere "Inserire" per accettare il contenuto proposto (se lo desideri, puoi modificarlo in seguito).
5. Rivedi l'invito generato, modifica l'ora, i partecipanti o i dettagli dell'agenda e, quando è pronto, selezionalo. "Invia".

Con questo flusso di lavoro, Copilot ti risparmia il lavoro più meccanico di trasferire idee dall'e-mail al calendario, redigere agende e copiare informazioni rilevanti. Ancora una volta, si tratta di trasformare le conversazioni in azioni concrete con pochi click.

È importante notare che se la conversazione via email non contiene molte informazioni sui passaggi successivi o sulle azioni future, Copilot potrebbe non creare alcun programma per la riunione. Allo stesso modo, non utilizzerà né includerà contenuti classificati come riservati o potenzialmente dannosi o offensivi.

In questi casi, la bozza della riunione manterrà il titolo originale dell'email, ma non aggiungerà contenuti generati dall'IA, lasciandoti completa libertà di definire la struttura e l'ordine del giorno della riunione.

Impostazione di promemoria e follow-up via e-mail per gli appuntamenti

Un altro elemento correlato ai promemoria sono i Notifiche via email relative ad appuntamenti e prenotazioni, molto utile quando lavori con clienti, pazienti o utenti che prenotano un appuntamento con te.

Nei moduli di tipo riunione (ad esempio, negli strumenti integrati con l'ecosistema Microsoft 365), è possibile impostare promemoria via e-mail seguendo un flusso simile al seguente:

1. Accedi al modulo relativo al tipo di riunione che desideri organizzare.
2. Vai alla sezione Impostazioni avanzate.
3. Al suo interno, individua la sezione di Promemoria via e-mail.
4. selezionare “Aggiungi un promemoria via email” per aprire il modulo di configurazione specifico.
5. Scegli il periodo di tempo in cui desideri che venga inviato il promemoria: da 15 minuti prima, a diverse ore o anche fino a due settimane prima della riunione.
6. Scrivi un messaggio personalizzato per il corpo dell'email, aggiungi dei link se lo desideri e utilizza il formato che ti è più comodo.
7. Al termine, fare clic "Salvare le modifiche" in modo che il promemoria sia associato a quel tipo di appuntamento.

Una volta impostato, qualsiasi cliente che prenota tale appuntamento riceverà automaticamente il promemoria via email al momento giusto, senza che tu debba fare altro.

Inoltre, è anche possibile configurare tracciamento automatico una volta terminato l'appuntamento. Questi follow-up vengono utilizzati, ad esempio, per chiedere un feedback, suggerire la prossima prenotazione o semplicemente ringraziare il cliente per la sua presenza, mantenendo vivo il rapporto con lui senza alcuno sforzo manuale.

Memoria e personalizzazione di Copilot: cosa ricorda e come viene gestito

Per garantire che l'intero sistema di promemoria, attività e monitoraggio funzioni senza intoppi, Copilot utilizza un memoria interna e meccanismi di personalizzazione che gli consentono di adattare le sue risposte e i suoi suggerimenti al tuo contesto.

La “memoria Copilot non richiede licenze specifiche aggiuntive: è disponibile per entrambi gli utenti di Copilot Chat con licenza Microsoft 365. così come per coloro che lo utilizzano senza tale licenza. Ciò che può variare è l'insieme di funzionalità aggiuntive disponibili (come Copilot for Finance o altre integrazioni aziendali).

Il controllo generale che governa questa memoria è chiamato personalizzazione avanzataSolitamente è abilitato per impostazione predefinita, ma gli amministratori del tenant possono gestirlo a livello organizzativo tramite le opzioni di Microsoft 365 e, se lo desiderano, tramite script supportati da Microsoft Graph e dal tipo di risorsa. impostazione di personalizzazione avanzata.

Quando la personalizzazione avanzata è disabilitata per un utente, questi visualizzerà i controlli per le istruzioni personalizzate, i ricordi salvati e la cronologia della chat in Impostazioni> Personalizzazione Saranno disabilitati e non sarà possibile attivarli manualmente.

La memoria del copilota è composta, in termini semplificati, da tre blocchi principali:

• Istruzioni personalizzate: istruzioni che dai a Copilot su come vuoi che risponda, quali informazioni prendere in considerazione, ecc.
• Ricordi conservati: dati che Copilot memorizza esplicitamente (ad esempio, preferenze, progetti in corso) e che possono essere visualizzati ed eliminati dalle impostazioni.
• Dettagli dedotti dalla cronologia della chatInformazioni che Copilot ricava dalle tue conversazioni per migliorare l'esperienza, ma che potrebbero essere aggiornate o eliminate nel tempo.

Tutti questi ricordi sono conservati nel casella di posta Exchange dell'utenteNello specifico, in una cartella nascosta. Pertanto, si applicano le stesse politiche di sicurezza e conformità previste per il resto dei dati della casella di posta (come la crittografia dei dati a riposo o il vault del client).

Conservazione della memoria, privacy e gestione amministrativa

La durata della conservazione di questi dati in memoria varia a seconda del tipo di informazione e dell'attivazione o meno dei controlli di personalizzazione, sia a livello di amministratore che di utente finale.

Nel caso di istruzioni personalizzateSe la personalizzazione avanzata viene disabilitata (dall'amministratore o dall'utente), Copilot smetterà di applicare tali istruzioni, ma non le eliminerà automaticamente. In altre parole, rimarranno memorizzate e inutilizzate finché la personalizzazione non verrà riattivata o non verranno eliminate manualmente.

Quanto a ricordi salvatiVengono conservati finché l'utente non li elimina esplicitamente da Impostazioni> PersonalizzazioneEliminare una chat non comporta la cancellazione automatica dei ricordi associati a quella conversazione; è necessario gestirli dal pannello dei ricordi. Se la personalizzazione avanzata è disabilitata, Copilot non applicherà questi ricordi alla chat, ma non li eliminerà nemmeno.

Per quanto riguarda l' dettagli dedotti dalla cronologia della chatLa sua natura è dinamica: Copilot può aggiornare, sostituire o eliminare i dettagli più vecchi man mano che apprende quali sono gli elementi più utili da conservare. Inoltre, se un utente elimina tutte le chat in cui è stata menzionata una determinata informazione, le tracce di tale informazione verranno rimosse dalla cronologia entro circa sette giorni.

Quando la personalizzazione avanzata o il controllo della cronologia chat sono disabilitati, Tutti i dettagli della cronologia vengono eliminati dopo 30 giorni.Ciò riduce la quantità di dati che Copilot può utilizzare per personalizzare le risposte.

Un punto importante è che le direttive e le etichette di La conservazione è configurata in Microsoft View Per altri tipi di dati, queste politiche non si applicano direttamente alla memoria di Copilot. Ad esempio, se un'organizzazione imposta una politica di "eliminazione dopo tre mesi" per le interazioni di Copilot Chat, ciò non significa che le memorie degli utenti vengano eliminate dopo tale periodo. Attualmente, non esistono controlli specifici per applicare le regole di conservazione solo alla memoria.

Da parte loro, gli amministratori possono rispondere a richieste da parte di soggetti interessati relative alla memoria Utilizzo di strumenti come eDiscovery e Microsoft Graph Explorer per individuare, esportare ed eliminare i dati della memoria utente. In questo contesto:

• Tramite eDiscovery è possibile rilevare ricordi memorizzati e ricordi dedotti dalla cronologia delle chat.
• Le istruzioni personalizzate non sono accessibili tramite questi strumenti, sebbene l'utente possa esportarle manualmente da Impostazioni > Personalizzazione.

Per individuare i dati di memoria in eDiscovery, è necessario cercare gli elementi della classe nella casella di posta dell'utente. Da lì, l'amministratore può anche combinarli con Microsoft Graph Explorer per procedere alla loro eliminazione, se necessario.

Infine, vale la pena notare che le azioni di memoria e personalizzazione attualmente non generano registri di controllo specifici in PurviewGli amministratori non possono limitare i tipi di informazioni che vengono aggiunte alla memoria di Copilot (anche se possono abilitare o disabilitare blocchi di personalizzazione di grandi dimensioni). Le chat temporanee, tuttavia, sono rilevabili in Purview proprio come le chat normali.

In termini pratici, tutta questa rete di memoria e controlli significa che Copilot può utilizzare le tue preferenze e la cronologia per per offrire promemoria e suggerimenti più intelligentipur rispettando le politiche di sicurezza e privacy stabilite dalla vostra organizzazione.

Con tutti questi elementi combinati — promemoria su Windows e dispositivi mobili, tracciamento automatico delle email, agende delle riunioni al volo, avvisi di appuntamenti via email e gestione della memoria tramite Exchange e Purview — Copilot sta gradualmente diventando un assistente efficace. Mantieni sotto controllo impegni, compiti e comunicazioni.Ridurre la dimenticanza e il lavoro ripetitivo sia nella vita quotidiana che in ambienti professionali più impegnativi.