Tutto sulla condivisione di schermate e file in Teams

Microsoft Squadre è diventato uno strumento fondamentale per la comunicazione e la collaborazione in ambito lavorativo e formativo. Tra le sue numerose funzionalità, condividere schermo e file È uno degli strumenti più utili e utilizzati nelle riunioni virtuali o nelle chat di gruppo.

In questo articolo spieghiamo nel dettaglio come sfruttare al meglio queste funzionalità., se utilizzi Teams in Windows, Mac o la sua versione gratuita. Ti insegneremo anche come dare o prendere il controllo dello schermo, utilizzare la lavagna collaborativa e regolare le impostazioni principali per evitare problemi durante la condivisione dei contenuti.

Come condividere file in Microsoft Teams

Condividere file in Teams è semplice come allegarli dal tuo dispositivo o dal cloud.Puoi inviarli direttamente in una chat, in un canale del team o durante una riunione.

Questi file possono essere archiviati sul tuo computer, OneDrive o qualsiasi canale abilitato. Puoi anche decidere se condividere il file così com'è o inviarlo link allo stesso. Ciò facilita la collaborazione senza dover inoltrare più versioni dello stesso documento.

Presentazione di contenuti in una riunione

Per mostrare qualcosa durante una videochiamata, il controllo "Condividi" nella barra degli strumenti della riunione è il tuo migliore amico.Da lì puoi scegliere se visualizzare l'intero schermo, una finestra specifica o file specifici come PowerPoint o Excel.

Inoltre, Teams consente di condividere presentazioni con funzionalità interattive come annotazioni e lavagne, rendendole ideali per sessioni di formazione o dimostrazioni.

Controlli del relatore in Teams

Quando sei il relatore, hai accesso alla barra degli strumenti del moderatore., che consente di controllare il microfono, la telecamera, dare o riprendere il controllo, chattare o persino annotare i contenuti condivisi.

Per attivare questa barra, è sufficiente spostare il cursore nella parte superiore dello schermo condiviso. Apparirà fluttuante e consentirà di apportare modifiche rapide senza interrompere la presentazione.

Alcune delle caratteristiche principali di questa barra includono:

• Fotocamera e microfono: attivarli o disattivarli all'istante.
• Cedere e riprendere il controllo: perfetto per la collaborazione in tempo reale.
• scrivi: per evidenziare punti o realizzare disegni rapidi.
• Design e audio condivisi: focalizza meglio il contenuto e consente l'inclusione del suono di sistema.

Utilizzo di Microsoft Teams su Mac

Sui dispositivi Mac, la condivisione dello schermo richiede autorizzazioni aggiuntive a causa delle policy del sistema operativo.La prima volta che provi questa operazione, Teams ti chiederà di concedere l'accesso alla registrazione dello schermo.

Se le opzioni non vengono visualizzate automaticamente, puoi andare su Menu Apple > Preferenze di Sistema > Privacy e sicurezza e attiva Microsoft Teams nella sezione di registrazione dello schermo. Una volta fatto, potrai condividere senza problemi finestre, presentazioni o l'intero desktop.

Opzioni di condivisione dei contenuti

Teams offre diversi modi per condividere i contenuti, a seconda di ciò che si desidera mostrare.. Questi sono i più comuni:

• Schermo: l'intero schermo, utile per dimostrazioni generali.
• Finestra: un'applicazione o un documento specifico.
• PowerPoint in diretta: per presentazioni interattive.
• Lavagna Microsoft: una lavagna digitale collaborativa accessibile da più dispositivi.

Se vuoi includere l'audio dal tuo computer (ad esempio quando mostri un video), attiva l'opzione "Includi suono di sistema" condividendo.

Zoom e visualizza i contenuti condivisi

Quando un altro partecipante condivide contenuti e hai bisogno di vederli meglio, puoi ingrandire in diversi modi. Nell'angolo superiore dello schermo sono presenti dei pulsanti per ingrandire o ridurre la visualizzazione.

Puoi anche trascinare il contenuto per concentrarti su un'area specifica o aprirlo in una nuova finestra per concentrarti meglio senza distrazioni. Scopri di più sulla condivisione di file in Teams.

Prendi il controllo di una presentazione condivisa

Durante una sessione in cui un'altra persona sta condividendo, è possibile chiedere il controlloÈ la soluzione ideale per collaborare, modificare documenti in tempo reale o contribuire con i propri dati.

Devi solo cliccare su "Prendi il controllo" e attendi che la persona che condivide il tuo schermo accetti la tua richiesta. Potrai quindi gestire lo schermo condiviso come se fosse il tuo.

Al termine, seleziona l'opzione “Rilasciare il controllo” per restituirlo al presentatore originale.

Utilizza Teams gratuito per condividere il tuo schermo

Nella versione gratuita di Teams puoi anche condividere schermate e file., che si tratti di colleghi, amici o familiari. I partecipanti potranno visualizzare, modificare (se lo consenti) e collaborare in tempo reale.

Da una chat, clicca su "Più opzioni" e seleziona "Condividi schermo" o scegline uno finestra specificaGli altri utenti riceveranno una notifica per accettare il contenuto condiviso e la visualizzazione avrà inizio.

Termina la condivisione dello schermo

Puoi interrompere la condivisione dello schermo in qualsiasi momento. semplicemente premendo l'opzione “Smetti di condividere” dai controlli della riunione o dalla barra superiore se stai presentando.

Puoi anche terminare la sessione abbandonando la riunione o chiudendo il contenuto condiviso in una finestra separata, se lo avevi aperto in questo modo.

Abilita la funzionalità Lavagna in Teams

La lavagna collaborativa è disponibile sulla maggior parte dei dispositivi e delle piattaforme., inclusa la versione web, Windows, iOS, Android e Surface Hub.

Per attivarlo, vai su Centro di amministrazione dei team, cerca Whiteboard, vai su Impostazioni e attivala per l'intero team. Una volta abilitata, cliccando su "Condividi" durante una chiamata potrai accedere a Microsoft Whiteboard, selezionarne una esistente o crearne una nuova per la riunione.

Articolo correlato:

Come condividere file in tempo reale in Microsoft Teams: una guida completa

Isaac

Scrittore appassionato del mondo dei byte e della tecnologia in generale. Adoro condividere le mie conoscenze attraverso la scrittura, ed è quello che farò in questo blog, mostrarti tutte le cose più interessanti su gadget, software, hardware, tendenze tecnologiche e altro ancora. Il mio obiettivo è aiutarti a navigare nel mondo digitale in modo semplice e divertente.