- Integrazione dell'applicazione Workflow per ottimizzare la gestione delle attività ripetitive.
- Possibilità di creare automazioni utilizzando modelli predefiniti o progetti personalizzati da zero.
- Sincronizzazione efficiente con strumenti quali Planner, SharePoint e Power Automate.
- Gestione flessibile dei flussi con opzioni di modifica, disattivazione e assegnazione a comproprietari.
Se hai la sensazione di passare troppe ore a fare sempre le stesse cose al computer, probabilmente devi cambiare il tuo modo di lavorare. Lo strumento Flussi di lavoro di Microsoft Teams è qui per liberarci da quelle attività ripetitive che ci fanno perdere tempo ed energie, permettendoci di connettere facilmente l'ecosistema di Teams con altre applicazioni.
Non serve essere un esperto di programmazione per configurarlo e farlo funzionare; l'idea è che chiunque possa ottimizzare la propria produttività quotidiana senza complicazioni. Che si utilizzi macOS o qualsiasi altro sistema, automatizzare i processi interni del team contribuisce a una circolazione più fluida delle informazioni e garantisce che nessuno perda notifiche importanti.
Come installare e configurare l'applicazione Flussi di lavoro
Per iniziare a utilizzare queste funzionalità, la prima cosa da fare è installare l'app. Basta andare nel menu delle app sul lato sinistro di Teams, fare clic su " Vedi altre app " e digitare "Flussi di lavoro" nella barra di ricerca. Una volta trovata, fare clic su "Aggiungi" e verrà integrata nel tuo ambiente.
Un trucco per evitare di perdere tempo a cercarlo ogni volta che ne hai bisogno è quello di aggiungere l'applicazione alla barra laterale . Basta fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona Flussi di lavoro e selezionare l'opzione "Aggiungi alla barra laterale"; in questo modo, la avrai sempre a portata di mano. Se preferisci lavorare con più spazio, puoi anche aprirla in una finestra separata selezionando l'apposito pulsante.
Oltre all'app store, esistono modi rapidi per accedere a questi strumenti. Ad esempio, puoi andare in qualsiasi chat o canale, toccare Altre opzioni ed espandere il menu per configurare un flusso direttamente lì. Puoi anche creare nuove azioni dal menu Altre azioni selezionando un messaggio specifico o utilizzando il pulsante delle app che appare accanto alla casella del messaggio.
Creazione di flussi: da modelli o da zero
Quando arriva il momento di creare la tua prima automazione, hai due opzioni a seconda di quanto desideri personalizzarla. Il modo più rapido è utilizzare i modelli predefiniti che compaiono nel carosello sulla homepage. Ti basterà scegliere quello più adatto alle tue esigenze, inserire le informazioni richieste e cliccare su Salva.
Se hai un'idea più precisa e i modelli non sono adatti, puoi progettare il flusso da zero . In questo caso, il processo prevede la scelta di un trigger (ciò che innesca l'azione) e la definizione di cosa deve accadere. Il bello è che puoi aggiornare questi passaggi in qualsiasi momento se ti rendi conto che il processo necessita di modifiche.
Tipologie di esecuzione e casi d'uso reali
Non tutti i flussi di lavoro funzionano allo stesso modo, poiché l'evento scatenante varia a seconda dell'attività. Esistono flussi di lavoro automatizzati che, una volta configurati, non richiedono alcun intervento umano. Ad esempio, è possibile impostare la pubblicazione di una scheda in un canale ogni volta che lo stato di un'attività di Planner cambia , tenendo informato l'intero team senza dover inviare messaggi manuali.
Un altro esempio molto utile è l'integrazione con SharePoint: è possibile configurare la chat di Teams in modo che invii automaticamente una richiesta di approvazione quando un elemento in un elenco di SharePoint viene modificato. Questo semplifica il processo di convalida ed evita che le email vadano perse nella casella di posta.
D'altra parte, abbiamo i flussi condizionali e modificabili . Questi agiscono su messaggi specifici e vengono eseguiti tramite il menu delle opzioni di ciascun messaggio. Sono ideali quando è necessario elaborare informazioni specifiche o modificare la modalità di invio di una notifica in base al contenuto di una conversazione.
Gestione e amministrazione delle vostre automazioni
Per mantenere tutto organizzato, Teams ti permette di visualizzare i tuoi cinque flussi di lavoro più recenti nella schermata principale, ma se ne hai molti, puoi andare su "Visualizza tutto" per accedere al catalogo completo, che include flussi di lavoro di SharePoint, Power Automate e Copilot. Se stai cercando qualcosa di specifico, la barra di ricerca per parole chiave è lo strumento ideale.
Se un flusso di lavoro non funziona più come previsto, puoi accedere alla sezione di gestione e selezionare Modifica per modificare i campi necessari. È inoltre molto semplice attivare o disattivare temporaneamente un'automazione utilizzando i tre puntini per azioni rapide, oppure eliminarla definitivamente se non è più utile per l'azienda.
Una funzionalità fondamentale per il lavoro collaborativo è la possibilità di assegnare dei co-responsabili al flusso di lavoro . Per farlo, accedi alla pagina dei dettagli del flusso di lavoro, scorri fino alla sezione dei responsabili e aggiungi il nome del tuo collega. In questo modo, l'automazione continuerà a funzionare anche se un membro del team cambia ruolo o va in vacanza.
È importante notare che l'app visualizza solo i flussi dell'ambiente predefinito dell'organizzazione . Se si lavora con ambienti Power Platform personalizzati, tutti i flussi creati dall'app Teams verranno automaticamente ospitati nell'ambiente standard dell'azienda.
Padroneggiare questi strumenti permette di trasformare Microsoft Teams in un centro operativo intelligente, dove le notifiche automatiche e le integrazioni con Excel, Forms o SharePoint eliminano il noioso lavoro manuale, consentendo al team di concentrarsi su ciò che apporta realmente valore, mentre il software si occupa della burocrazia digitale.
Scrittore appassionato del mondo dei byte e della tecnologia in generale. Adoro condividere le mie conoscenze attraverso la scrittura, ed è quello che farò in questo blog, mostrarti tutte le cose più interessanti su gadget, software, hardware, tendenze tecnologiche e altro ancora. Il mio obiettivo è aiutarti a navigare nel mondo digitale in modo semplice e divertente.