Come aprire un PDF direttamente in Word e modificarne il testo

Se ti è mai capitato di ricevere un documento PDF e di pensare: "Vorrei poter cambiare alcune cose nel testo", sei nel posto giusto. Al giorno d'oggi, Apri un PDF direttamente in Word per modificarne il contenuto È molto più semplice di quanto sembri, sia in Windows e Mace con opzioni online e offline.

Nelle righe seguenti vedrai, passo dopo passo, come farlo con Microsoft WordQuali sono i limiti di questo sistema, quando vale la pena utilizzarne uno? convertitore specializzato da PDF a Word o un editor PDFE che dire degli elementi più sensibili come tabelle, note a piè di pagina, moduli o PDF scansionati? L'idea è che si sappia quale opzione scegliere a seconda del tipo di PDF in uso.

Cos'è esattamente un PDF e perché non è così facile modificarlo?

Prima di iniziare ad aprire i file a casaccio, è utile capire cosa c'è dietro questo formato. Un PDF (Portable Document Format) è un tipo di file che Mantiene l'aspetto del documento originale.indipendentemente dal dispositivo o dal sistema operativo da cui lo si apre.

Ciò significa che un PDF può mostrare Testo formattato, diversi font, link, immagini, grafica vettoriale e persino audio o video, sempre con lo stesso aspetto su Windows, macOS, GNU/Linux, dispositivi mobili, ecc. È proprio per questo che è così ampiamente utilizzato per contratti, fatture, report o moduli che non dovrebbero essere facilmente modificabili.

La chiave è che il PDF è un formato di progettazione fissoIl file salva il punto esatto sulla pagina in cui si trova ogni pezzo di testo, ogni immagine e ogni oggetto grafico, ma non necessariamente il modo in cui si relazionano tra loro a livello "logico".

La maggior parte dei PDF non ha informazioni strutturali chiare su paragrafi, colonne o tabelleAd esempio, una tabella potrebbe essere salvata come un insieme di linee orizzontali e verticali più blocchi di testo senza alcuna relazione esplicita tra loro. Per un lettore PDF, sembra perfetto, ma per un programma che cerca di ricostruirlo (come Word), non è così ovvio dove finisce una cella e inizia la successiva.

Inoltre, diversi programmi generano PDF in modi molto vari: alcuni includono Testo invisibile, ritagli strani, immagini contenenti testo o contorni di linea non convenzionali. Tutto ciò significa che due PDF che appaiono identici sullo schermo sono strutturati in modo molto diverso all'interno.

Apri un PDF in Word per modificare il testo

Da diverse versioni, Microsoft Word ha consentito aprire direttamente File PDF e convertirli in documenti modificabiliWord crea una copia del PDF, la trasforma in .docx e cerca di far sì che il risultato assomigli il più possibile all'originale.

Questa funzione funziona particolarmente bene quando il file Contiene principalmente testoRelazioni, documenti accademici, documenti legali, manuali, ecc. In questi casi, Word è in grado di ricostruire paragrafi, titoli, molti elenchi e buona parte del layout con un livello di accuratezza abbastanza accettabile.

Qualcosa di importante: Word non tocca il PDF originaleCiò che fa è leggere il contenuto, generare un nuovo documento Word e mostrarti la copia pronta per la modifica. Se non sei soddisfatto del risultato, puoi sempre eliminare il file .docx e continuare a utilizzare il PDF originale senza problemi.

Tuttavia, dobbiamo essere realisti: sebbene l'obiettivo di Word sia che il documento risultante assomigli a un PDF, in molti casi l'aspetto non sarà identicosoprattutto se il file originale era molto elaborato in termini di progettazione, con molte colonne, tabelle complesse o elementi grafici.

Come aprire un PDF da Word passo dopo passo

Il processo per convertire un PDF in un documento Word modificabile è molto semplice, sia che tu sia in Windows Proprio come su un Mac. Devi solo avere Microsoft Word installato e aggiornato.

1. Aprire Word senza caricare alcun documentoPuoi farlo dal menu Start (su Windows) o dalla cartella Launchpad/Applicazioni (su Mac). Verrà visualizzata la schermata iniziale di Word con i tuoi modelli e i file recenti.

2. Vai alla scheda "File" e scegli "Apri"All'interno di questa sezione, fai clic su "Sfoglia" per aprire Esplora file. Individua il PDF che desideri modificare sul tuo disco rigido, in OneDrive o nella cartella in cui è salvato.

3. Seleziona il PDF e premi “Apri”A quel punto, Word visualizzerà un avviso che indica che il file verrà convertito in un documento Word modificabile. Di solito, il messaggio indica che il processo potrebbe richiedere del tempo e che il risultato potrebbe non essere esattamente uguale al PDF originale, soprattutto se sono presenti molti elementi grafici.

4. Accetta la conversioneDopo aver cliccato su "OK", Word inizia a lavorare: ricostruisce il testo, riposiziona le immagini, genera tabelle e riorganizza il contenuto. A seconda delle dimensioni e della complessità del PDF, questa operazione può richiedere da pochi secondi a molto più tempo se si tratta di un file di grandi dimensioni.

5. Modificare il documento come qualsiasi altro file Word.Una volta aperta la copia, puoi modificare i paragrafi, correggere errori, aggiungere o eliminare testo, modificare gli stili o includere nuovi elementi. Al termine, sarai in grado di Salva il file come .docx o ancora come PDF, in base a ciò di cui hai bisogno.

Metodo rapido: trascina il PDF nella schermata iniziale di Word

Se usi Windows e vuoi procedere ancora più velocemente, c'è un trucco molto comodo. Invece di andare su File > Apri, puoi trascina il PDF direttamente nella finestra iniziale di Word.

Con Word aperto (senza un documento caricato), individua il PDF in Esplora file. Fare clic e trascinare il file nella finestra di WordQuando lo rilasci, vedrai la stessa notifica di conversione da PDF a documento modificabile del metodo precedente.

Dopo aver cliccato su OK, Word eseguirà la conversione nello stesso modo, generando un documento con testo, immagini, tabelle e link Ogni volta che è possibile. È esattamente la stessa funzione, solo più semplice quando si lavora con più PDF consecutivi.

Aprire e modificare i PDF in Word su Mac

Su macOS la procedura è semplice: la versione Mac di Word consente anche aprire i PDF come documenti modificabili senza passaggi aggiuntivi.

Primo, Apri Microsoft Word sul tuo MacDalla barra dei menu in alto, vai su "File" e poi su "Apri". Utilizza Esplora file per individuare il PDF, selezionalo e fai clic su "Apri" come faresti con qualsiasi altro documento.

Word ti mostrerà il messaggio di avviso che indica che sta per Convertire il PDF in un file WordL'operazione potrebbe richiedere qualche minuto e potrebbero esserci lievi differenze visive rispetto all'originale, soprattutto se presentava molti elementi grafici o un layout complesso.

Dopo l'accettazione, verrà generato un nuovo file .docx in cui potrai aggiungere, eliminare o modificare il testo, cambiare la formattazione, inserire immagini o riorganizzare il contenuto senza bisogno di strumenti esterni. Successivamente, sarai in grado di Salva il file come documento Word o esportalo nuovamente in PDF dalle opzioni di salvataggio o esportazione.

Quali parti di un PDF si convertono peggio in Word

Poiché la conversione si basa su regole complesse per interpretare il contenuto del PDF, ci sono alcuni elementi che tradizionalmente Causano più problemi quando vengono convertiti in WordÈ una buona idea conoscerli per evitare sorprese.

Le tabelle con spaziatura celle personalizzata Questi sono casi tipici. Quando una tabella ha margini interni molto stretti, combinazioni di celle o formattazione insolita, Word può ricostruirla approssimativamente, ma non sempre conserva perfettamente l'allineamento o le dimensioni originali di ogni cella.

Qualcosa di simile accade con colori e bordi della paginaSfondi colorati, cornici decorative o layout di pagina molto elaborati potrebbero andare persi o essere semplificati. Word tende a dare priorità alla modificabilità del testo rispetto alla fedeltà dell'aspetto della pagina al PDF.

El rilevamento delle modifiche Cornici di testo, note a piè di pagina che si estendono su più pagine, note di chiusura, segnalibri PDF interni, tag di accessibilità e commenti, spesso incorporati in alcuni PDF, vengono spesso convertiti in modo errato o non vengono convertiti affatto. In molti casi, vengono visualizzati come testo normale o persi a causa delle funzionalità avanzate.

Per quanto riguarda gli elementi multimediali, come componenti audio, video o interattivi (pulsanti, moduli dinamici, script, ecc.), Word non li converte come tali. Di solito scompaiono o vengono ridotti a una semplice rappresentazione statica o a un testo.

I effetti sorgente complessiAd esempio, luci o ombreggiature particolari spesso finiscono per essere inserite in piccoli elementi grafici all'interno del documento Word. Visivamente, possono sembrare simili, ma non si comportano più come testo modificabile; funzionano invece come immagini incorporate.

Cosa succede quando il PDF è pieno di grafica o è una scansione?

La conversione diretta in Word è pensata principalmente per i PDF "reali", cioè quelli che contengono Testo digitale accessibile e oggetti graficiQuando il PDF è composto principalmente da immagini o è un documento scansionato, le cose cambiano parecchio.

Se il file contiene principalmente elementi grafici di qualsiasi tipo (illustrazioni, diagrammi complessi, infografiche, planimetrie…), è possibile che Word visualizza l'intera pagina come un'unica immagine all'interno del documento. In tal caso, anche se lo vedi in Word, il contenuto è un'immagine e il testo non può essere modificato direttamente.

Qualcosa di simile accade con i PDF scansionati: quello che hai non è un testo "reale", ma un fotografia o immagine di un documento cartaceoWord, da solo, non è in grado di convertire automaticamente quell'immagine in testo accuratamente modificabile se il PDF non include già un livello di testo riconoscibile.

Per questi casi è necessario utilizzare un sistema di OCR (riconoscimento ottico dei caratteri)Questo strumento analizza l'immagine, rileva le lettere e genera testo modificabile da ciò che vede. Molti strumenti di conversione da PDF a Word incorporano questa opzione OCR per i PDF scansionati.

Se utilizzi un servizio online come iLovePDF, puoi selezionare l'opzione OCR prima della conversione, in modo che il programma tenti di effettuare la conversione. estrai il testo dall'immagineNella versione desktop, l'applicazione solitamente rileva automaticamente se il documento è scansionato e attiva la funzione di riconoscimento senza che l'utente debba fare nulla.

Come funziona internamente la conversione da PDF a Word

Quando si apre un PDF in Word o si utilizza un convertitore specializzato, dietro le quinte si svolge un processo piuttosto complesso. Il programma deve analizzare ogni elemento del PDF e decidere a quale oggetto Word corrisponde: paragrafi, titoli, elenchi, tabelle, immagini, caselle di testo, ecc.

Word utilizza un sistema di regole per dedurre la struttura: guarda il posizione del testo, dimensione del carattere, allineamento, interruzioni di riga e blocchi graficiCon queste informazioni, prova a ricostruire qualcosa che assomigli a un layout logico, anche se il PDF originale non presenta tag di paragrafo o tabella chiari.

Il problema è che, come accennato in precedenza, i PDF in genere memorizzano solo informazioni di "disegno" (dove va inserito ogni elemento), non informazioni di "significato" (cosa rappresenta). Pertanto, programmi diversi possono rappresentare lo stesso contenuto con strutture interne molto diverse, utilizzando testo nascosto, livelli sovrapposti, maschere e altre risorse.

Tutto ciò fa sì che Una conversione perfetta non esiste nel 100% dei casiDue file che sembrano identici potrebbero produrre risultati molto diversi in Word, a seconda di come sono stati generati e di cosa Tricks hanno utilizzato il software che ha creato il PDF.

Per questo motivo, se si ha intenzione di lavorare con documenti molto sensibili (come contratti con formattazione rigorosa, relazioni ufficiali o pubblicazioni scientifiche molto complesse), la cosa più prudente da fare è rivedere attentamente il documento convertito per garantire che il contenuto e il significato rimangano intatti, anche se l'aspetto cambia leggermente.

Convertitori da PDF a Word: opzioni online e offline

Oltre alla funzione nativa di Word, sono disponibili strumenti specifici per Converti i PDF in documenti Word modificabiliSono molto utili quando non hai installato Microsoft Word o quando hai bisogno di funzionalità aggiuntive come OCR avanzato, conversione batch o altri formati di output.

Servizi come iLovePDF consentono di trasformare i file PDF direttamente in file .docx. dal browser. Devi solo Carica il file, attendi la conversione e scarica il documento Word.Il loro vantaggio principale è la praticità: puoi utilizzarli da qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet, senza dover installare nulla.

Questi servizi solitamente offrono la conversione versioni online e anche desktopL'applicazione desktop è utile se lavori offline, se gestisci documenti sensibili che non vuoi caricare sul cloud o se devi elaborare molti file in batch contemporaneamente.

Nel caso di iLovePDF, ad esempio, hai funzionalità come Conversione di PDF scansionati tramite OCR, elaborazione in blocco di più file, conversione in altri formati Office (Excel, PowerPoint) o immagini, e persino strumenti per sbloccare i PDF protetti da password prima di convertirli.

Per quanto riguarda la sicurezza, le piattaforme affidabili crittografano i trasferimenti con SSL ed elimina automaticamente i file Dopo un po' di tempo, alcuni sono conformi agli standard internazionali come ISO 27001 o GDPR, il che è importante se si gestiscono documenti contenenti dati personali o informazioni riservate.

Quando utilizzare un editor PDF invece di convertire in Word

A volte, la cosa più pratica da fare non è convertire il PDF in Word, ma modificare direttamente il PDF. Programmi come Adobe Acrobat Gli editor PDF alternativi consentono di aprire il file, modificare il testo, modificare le immagini, compilare e firmare moduli, aggiungere annotazioni e salvarlo nuovamente come PDF senza modificarne il formato.

Questa opzione è particolarmente comoda quando vuoi semplicemente apportare piccole modificheCorreggi una parola, evidenzia un passaggio, aggiungi la tua firma digitale o compila i campi di un modulo. In molti visualizzatori PDF di base (inclusi quelli in alcuni browser o OSOra puoi sottolineare, commentare o firmare senza dover usare Word.

Se non hai un editor PDF a pagamento, puoi sempre ricorrere a Alternative gratuite o online che consentono di modificare testo e immagini all'interno del PDF, sebbene con alcune limitazioni. È una buona via di mezzo quando non si vuole alterare troppo il formato originale.

La conversione in Word ha più senso quando è necessario ristrutturare completamente il documento, modificare interi paragrafi, riprogettare pagine o utilizzare tutti gli strumenti di modifica del testo di Word (stili, indici, numerazione avanzata, ecc.).

Tieni presente che, anche quando utilizzi un editor PDF, ci saranno casi in cui il documento sarà protetto o avrà livelli di testo bloccati. In questo caso, potresti combinare gli strumenti: innanzitutto sblocca il PDF e poi convertirlo in Word o modificarlo direttamente come ritieni opportuno.

Modifica i PDF dal tuo dispositivo mobile: iPhone e iPad

Quando lavori dal tuo cellulare o tablet, di solito hai meno opzioni rispetto a un computer, ma puoi comunque apportare piccole modifiche ai PDF da iPhone o iPad senza installare applicazioni complicato.

Il primo è trova il PDF sul tuo dispositivoSpesso sarà nella cartella di Download oppure nell'app File. Aprilo per visualizzarne l'anteprima e, nella pagina che vuoi modificare o annotare, tocca l'icona con i tre puntini o l'opzione di annotazione.

Attivando lo strumento di markup viene visualizzato un pannello con diverse opzioni: penna, matita, evidenziatore e altri strumenti utili che consentono di disegnare a mano, sottolineare o fare annotazioni rapide direttamente sul PDF.

Se si preme il tasto pulsante con il simbolo +Vedrai funzionalità aggiuntive come caselle di testo, campi firma, lenti di ingrandimento per ingrandire i caratteri piccoli e alcuni elementi predefiniti. Tutto questo è ideale per firmare documenti, compilare informazioni semplici o evidenziare dettagli importanti.

Per modificare il testo del PDF stesso (modificare paragrafi, cambiare il contenuto, ecc.), la prassi usuale è quella di hai bisogno di un'app specifica per la modifica dei PDF o un servizio di conversione in Word o altri formati. Le funzionalità di markup native di iOS Si concentrano più sulla presa di appunti che sulla riscrittura del documento.

Convertire Word in PDF da Word

Proprio come puoi aprire i PDF in Word per renderli modificabili, puoi anche convertire documenti word in pdf facilmente dall'interno del programma stesso, mantenendo il layout e impedendo ad altri di modificarlo così facilmente.

In Word, vai alla scheda "File" e accedi alla sezione "Esportare"Lì troverai l'opzione "Crea documento PDF/XPS". Selezionandola e cliccando su "Crea PDF o XPS", si aprirà una finestra che ti permetterà di scegliere la cartella in cui salvare il file PDF risultante.

Prima di confermare puoi cliccare su “Opzioni…” per regolare determinati parametri di esportazione, come l'intervallo di pagine da includere, la compatibilità con le versioni precedenti o la qualità del file finale.

Quando è pronto, premi su "Per pubblicare" Word genererà quindi il PDF. Questa funzionalità garantisce che il documento abbia lo stesso aspetto su qualsiasi dispositivo, il che è fondamentale se si prevede di condividerlo. relazioni, curriculum, proposte commerciali o documenti ufficiali.

Oggi disponiamo di una gamma molto ampia di metodi per Apri un PDF direttamente in Word e modificane il testo.Dallo strumento di conversione integrato di Microsoft Word, molto utile per i file con molti testi, ai convertitori online e desktop con OCR per PDF scansionati, fino agli editor PDF progettati per ritoccare il file senza modificarne il formato. Sapere quale opzione è più adatta a ogni situazione, a seconda che il PDF contenga principalmente testo, grafica complessa, moduli o elementi multimediali, consente di risparmiare tempo, proteggere le informazioni e lavorare con i documenti digitali in modo molto più confortevole.