Guida completa all'aggiornamento automatico di date e orari in Word

Hai chiesto Come puoi fare in modo che la data e l'ora nei tuoi documenti Word vengano aggiornate automaticamente senza doverle digitare manualmente ogni volta? Che tu lavori con report, verbali, certificati o qualsiasi altro tipo di documento di uso frequente, automatizzare l'aggiornamento di data e ora può farti risparmiare tempo ed evitare errori. Inoltre, otterrai un aspetto molto più professionale e organizzato per tutti i tuoi file.

Molti utenti non sono a conoscenza di tutte le possibilità che Word offre per gestire date e orari dinamiciIn questo articolo, imparerai passo dopo passo come inserire una data e un'ora che si aggiornano automaticamente ogni volta che apri il documento, come personalizzarne la formattazione e le principali differenze tra un campo data fisso e uno dinamico. Esploreremo anche Tricks avanzate e come adattare queste funzioni in base alla versione di Word utilizzata.

Perché automatizzare data e ora in Word?

In ambienti professionali e accademici, mantenere i documenti aggiornati con data e ora corrette Non solo fornisce un'immagine organizzata, ma può anche essere obbligatorio per ragioni legali o di controllo. Word consente di inserire dati temporanei in modo fisso o dinamico., evitando di doverli modificare manualmente ogni volta che si emette un nuovo report o una nuova versione di un file. Risparmierai tempo, eviterai la dimenticanza e i tuoi documenti rifletteranno sempre la ora più recente di modifica o apertura.

Differenze principali: data fissa vs. data automatica

Prima di entrare nei dettagli, è importante capire che Word offre due modi principali per inserire date e ore:

• Data e ora come testo statico: I dati vengono inseriti così come appaiono; non cambieranno anche se si apre il file in un secondo momento.
• Data e ora automatiche: Vengono inseriti tramite un campo speciale che aggiorna i dati ogni volta che il documento viene aperto, stampato o aggiornato.

L'utilizzo dell'uno o dell'altro dipenderà dalle tue esigenze specifiche. Se stai cercando la data non cambiare mai (ad esempio, per registrare la firma su un contratto), dovresti usare un testo fisso. Se hai bisogno che sia sempre aggiornato, opta per il metodo automatico.

Come inserire la data e l'ora in Word passo dopo passo

Vediamo nel dettaglio come eseguire questo processo in un qualsiasi documento Word. Questi passaggi sono validi per la maggior parte delle versioni moderne:

1. Posizionare il cursore nella posizione desiderata del documento in cui desideri che vengano visualizzati la data o l'ora.
2. Vai alla scheda Inserire dalla barra superiore di Word.
3. Trova e fai clic sull'opzione Data e ora.
4. Nella finestra di dialogo che si apre, avrai a disposizione diverse opzioni. formati di data e ora. Scegli quello più adatto alle tue esigenze.
5. Se desideri che questi dati vengano aggiornati automaticamente, seleziona la casella "Aggiorna automaticamente"Se non selezioni questa opzione, verrà inserito come testo fisso.
6. stampa Accettare per inserire il campo nel documento.

Fatto! Se hai attivato l'opzione automatica, il Data e ora Verranno modificati automaticamente quando riaprirai il documento.

Personalizzazione del formato di data e ora

La parola consente un ampia varietà di formati di data e ora Per adattarsi ai diversi stili di ogni utente e alle normative locali. È possibile selezionare diverse opzioni, tra cui:

• Solo giorno, mese, anno (ad esempio, 06/06/2024 o 6 giugno 2024)
• Data e ora (ad esempio, 06/06/2024 10:25)
• Ora nel formato 24 o 12 ore
• Giorno della settimana accanto alla data

Per cambiare formato, basta ripetere la procedura descritta sopra e selezionare il formato preferito nella finestra di dialogo. Data e oraPuoi anche specificare il lingua per adattare il formato alle impostazioni regionali più adatte alle tue esigenze.

Modifica o aggiorna i campi data automatici

Se in qualsiasi momento è necessario modificare il campo data o ora inserito automaticamente, procedere come segue:

• Clicca sul testo del si chiude; vedrai che appare con uno sfondo grigio chiaro quando ci passi sopra con il mouse. Questo indica che si tratta di un campo dinamico.
• È possibile fare doppio clic e modificare manualmente i dati. Tuttavia, La prossima volta che il documento verrà aperto o aggiornato, il campo visualizzerà nuovamente la data corrente.
• Per forzare un aggiornamento manuale della data/ora, seleziona il campo e clicca con il tasto destro, scegli l'opzione Aggiorna Campo.

In questo modo avrai sempre controllo sulle informazioni temporali dei tuoi documenti

Cosa succede se si modifica manualmente la data?

Un aspetto che solleva molte domande è cosa succede se si modifica manualmente la data in un campo dinamico e poi si salva il documento. Quando lo si riapre, Word visualizzerà nuovamente la data corrente, sovrascrivendo eventuali modifiche manuali. Pertanto, se hai inserito la data come campo automatico, ricorda che rifletterà sempre la data di sistema dal team da cui è stato aperto.

Inserire data e ora in tabelle o caselle di testo

Non solo puoi inserire date dinamiche nel corpo del tuo documento, ma puoi farlo anche in tabelle, intestazioni, piè di pagina o caselle di testoLa procedura è identica: posizionare il cursore nel punto esatto, accedere Inserisci — Data e ora e seleziona il formato e l'opzione di aggiornamento automatico.

Differenze tra le versioni di Word e Publisher

In alcune applicazioni Microsoft come Publisher (parte della suite Office), il processo è simile. La scheda Inserire Contiene anche la funzione Data e orae puoi scegliere se inserire dati automatici o statici. Publisher consente di selezionare la lingua e il formato prima di inseriree il campo verrà aggiornato automaticamente ogni volta che apri o stampi il file se selezioni la casella corrispondente.

Trucchi avanzati e campi aggiuntivi

Word non offre solo il campo data di base. Esistono altri campi che puoi utilizzare per diverse situazioni:

• { DATA }: Inserisce la data corrente e la aggiorna a ogni stampa o quando si forza l'aggiornamento dei campi.
• {TEMPO}: inserire l'ora corrente.
• {DATA DI CREAZIONE}: Mostra la data di creazione del documento. Utile per i modelli.
• {SAVEDATE}: Indica l'ultima volta che il file è stato salvato.

Per inserire questi campi, puoi premere Ctrl + F9 per aprire le parentesi del campo e digitare il nome in maiuscolo (ad esempio, {DATA}). Quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Aggiorna campo". In questo modo, puoi personalizzare ulteriormente l'automazione di data e ora.

Applicazione di formattazione personalizzata ai campi

A volte i formati predefiniti potrebbero non adattarsi alle tue esigenze. Word consente di aggiungere codici di formattazione ai campi per visualizzare, ad esempio, "6 giugno 2024" invece di "06/06/2024". Questo si ottiene aggiungendo modificatori al campo, come:

• { DATA \@ «gg MMMM aaaa» } per visualizzare il giorno, il mese completo e l'anno.

Questi codici sono descritti in dettaglio nella guida di Word e consentono ampie possibilità di personalizzazione.

Visualizza la data e l'ora nei controlli del modulo

Nei moduli creati con strumenti come Microsoft Office InfoPath o moduli Word avanzati, è possibile definire formati di visualizzazione speciali per i campi data e oraÈ possibile visualizzare solo la data, solo l'ora o entrambe in campi diversi all'interno del modulo. Inoltre, è possibile modificare le impostazioni regionali per adattare lo stile, il che è molto utile quando i moduli vengono utilizzati da persone di paesi diversi.

1. Fare doppio clic sul controllo (selezione data, casella di testo o espressione) nel modulo.
2. Accedi al file Proprietà di controllo e cerca l'opzione per selezionare il tipo di dati (data, ora o entrambi).
3. Selezionare l'opzione di formato desiderata e accettare per applicare le modifiche.

In alcuni casi, soprattutto nei modelli di moduli Web, potrebbe essere necessario inserire la data e l'ora in controlli separati se entrambi i tipi di dati non possono essere visualizzati nello stesso campo.

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Isaac

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