Mode Jangan Ganggu di Google Kalender: cara menonaktifkan, menolak rapat, dan tetap teratur

 

Ketika jadwal Anda padat dan peringatan terus bermunculan, yang Anda butuhkan adalah mengurangi gangguan tanpa kehilangan kendali atas komitmen Anda. Google Kalender menawarkan beberapa cara untuk "jangan ganggu", mulai dari memblokir waktu agar fokus hingga menolak rapat secara otomatis. Kuncinya adalah menggabungkan setiap fungsi dengan baik. tergantung pada apa yang ingin Anda capai: keheningan di Chat, peringatan kepada kolega Anda, atau menghentikan undangan baru.

Artikel ini menyatukan dalam satu tempat semua yang perlu Anda ketahui tentang waktu fokus, jam kerja, label Sibuk dan status Di Luar Kantor, ditambah pengaturan pemberitahuan dan beberapa contoh dunia nyata (seperti acara sepanjang hari atau stres akhir pekan). Anda akan menemukan langkah-langkah konkret, batasan-batasan yang diketahui, dan solusi-solusi praktis. sehingga tidak ada yang mengganggu Anda saat tidak pantas, tanpa kehilangan informasi penting.

Apa arti “jangan ganggu” di Google Kalender saat ini?

Google Kalender tidak memiliki satu tombol "jangan ganggu" yang memengaruhi semuanya secara merata, tetapi memiliki beberapa opsi yang, bila digabungkan, dapat mencapai efek tersebut. Elemen kuncinya adalah: Waktu konsentrasi, Di luar kantor, Jam kerja, dan Status sibukMasing-masing mengatasi masalah dari sudut pandang yang berbeda: menonaktifkan notifikasi Chat, menolak rapat, atau menginformasikan tentang slot waktu yang tersedia.

El Waktu konsentrasi Buat blok waktu tertentu di mana Anda dapat menonaktifkan obrolan organisasi dan menolak rapat secara otomatis. Ini sempurna untuk pekerjaan mendalam selama hari kerja. Selama pemblokiran itu, Kalender melindungi waktu Anda. Dan, jika Anda mau, hindari tekanan untuk melakukan penunjukan baru.

Negara Di luar kantor Ideal untuk liburan atau saat Anda sedang tidak ada acara. Saat diaktifkan, kalender akan otomatis menolak undangan pada tanggal tersebut dan menampilkan pesan bahwa Anda sedang tidak tersedia. Dapat diprogram dari komputer atau perangkat seluler. dan memungkinkan pengulangan untuk ketidakhadiran berkala.

itu Jam kerja Mereka menunjukkan kepada orang lain jam berapa Anda biasanya tersedia. Siapa pun yang mencoba mengundang Anda di luar jam tersebut akan melihat peringatan bahwa itu bukan waktu yang tepat. Fitur ini ditujukan untuk akun Google Workspace dan membantu menetapkan batasan yang sehat antara waktu kerja dan waktu pribadi.

Terakhir, ketersediaan Bebas/Terduduki Untuk acara dan tugas, tandai apakah acara dan tugas tersebut mengganggu jadwal Anda atau tidak. Kalender baru-baru ini menambahkan kemampuan untuk menetapkan label. “Sibuk” dengan tugas-tugas (tidak hanya untuk acara), jadi mereka juga mencegah Anda menjadwalkan rapat di atasnya dan sistem dapat secara otomatis menolak undangan. Ini semacam "Jangan Ganggu" yang diterapkan pada tugas. yang pertama kali dibuat di Google Workspace dan kemudian digunakan secara lebih luas.

Siapa yang dapat menggunakan setiap fungsi dan persyaratannya

Ada beberapa nuansa penting tergantung pada jenis akun Anda. Untuk menjadwalkan Waktu Fokus, Anda memerlukan akun kantor atau sekolah. (Google Workspace). Demikian pula, Jam Kerja disesuaikan dengan lingkungan organisasi dan muncul di pengaturan Ruang Kerja. Jika Anda menggunakan akun Google gratisAnda akan melihat lebih sedikit opsi lanjutan.

Selain itu, untuk membungkam Notifikasi Google Chat selama Waktu Fokus Organisasi Anda perlu mengaktifkan Obrolan dan blok fokus harus berlangsung kurang dari 24 jam. Jika Anda tidak memenuhi ketentuan ini, fitur bisu obrolan tidak akan tersedia. pada acara tertentu itu.

Cara menjadwalkan Waktu Fokus di Google Kalender

Waktu Waktu konsentrasi dibuat dengan waktu mulai dan berakhir, dan hanya dari tampilan Hari atau Minggu di antarmuka web. Berikut cara konfigurasinya langkah demi langkah dari komputer:

1. Buka Google Kalender di browser Anda dan buka Tampilan Hari atau Minggu.
2. Klik pada slot waktu yang ingin Anda pesan konsentrasi Anda.
3. Di bagian atas editor, pilih Waktu konsentrasi.
4. Sesuaikan waktu mulai dan akhir blok.
5. Tetapkan preferensi Anda:
   • Jika Anda ingin menerima pemberitahuan Obrolan, Hapus tanda centang “Jangan Ganggu” untuk Obrolan.
   • Jika Anda ingin melapisi blok tersebut, Aktifkan “Tolak rapat secara otomatis”.
6. Klik pada Menyimpan.

Perhatikan dua detail yang mengubah perilaku default. Jika Anda menghapus centang opsi Jangan Ganggu untuk Obrolan Saat membuat blok, preferensi tersebut akan digunakan sebagai default pada periode konsentrasi mendatang. Dan, secara alami, Blok-blok ini tidak menerima pertemuan baru atau yang terjadwalJika Anda mau, Anda dapat mengubah pengaturan itu sehingga hanya undangan baru yang ditolak.

Edit, hapus, atau ulangi blok fokus

Untuk mengubah blok yang ada, buka di komputer Anda dari kalender Anda. Peristiwa fokus ditunjukkan dengan ikon headphone.Jadi mudah ditemukan. Klik acaranya, tekan Edit, buat perubahan, lalu simpan.

Jika Anda perlu menghapusnya, masuk ke acara itu sendiri dan pilih Hapus acaraKalender akan menanyakan apakah Anda ingin menghapus hanya kejadian itu atau juga seluruh rangkaian jika itu adalah blok yang berulang. Ini cara cepat untuk membersihkan celah. ketika rencana Anda berubah.

Ingin konsentrasi Anda terulang? Buka acara, buka Edit, dan di samping "Tidak berulang", buka menu. Anda dapat memilih frekuensi harian, mingguan, bulanan, tahunan atau sesuatu yang disesuaikan, dan simpan.

Privasi, warna, dan visibilitas Focus Time

Di editor acara, Anda akan melihat, di bawah nama kalender, opsi Visibilitas defaultPerluas dan pilih apakah blok tersebut akan bersifat Publik atau Privat. Di lingkungan kerja Visibilitas membantu orang lain memahami ketersediaan Anda tanpa mengungkapkan detail sensitif.

Hal ini juga memungkinkan untuk menetapkan warna tertentu ke blok fokus Anda. Buka Edit, ketuk Warna, pilih satu, lalu simpan. Kalender akan mengingat warna itu untuk acara reli Anda di masa mendatang jika Anda ingin mempertahankan estetika yang konsisten.

Keheningan Google Chat saat konsentrasi: kondisi

Saat menggunakan Waktu Fokus untuk pertama kalinya, opsi “Jangan ganggu” untuk Obrolan Fitur ini diaktifkan secara default. Artinya, selama pemblokiran, notifikasi pesan akan dinonaktifkan, asalkan organisasi Anda mengaktifkan Chat dan pemblokiran berlangsung kurang dari 24 jam. Jika Anda lebih suka, Anda dapat menonaktifkannya saat membuat atau mengedit acara untuk terus menerima pemberitahuan Chat.

Label “Sibuk” pada tugas dan acara: selamat tinggal pada rapat palsu

Salah satu fitur baru yang mengubah cara banyak orang mengatur kehidupan mereka adalah kemampuan untuk menandai sebagai Juga sibuk dengan tugasbukan hanya acara. Dengan melakukan hal ini, Kalender memblokir slot waktu tersebut dan dapat secara otomatis menolak permintaan rapat yang menimpa Anda. Dalam praktiknya, ini adalah mode "jangan ganggu" yang diterapkan pada tugas harian Anda.

Mencobanya mudah: buat tugas (atau buka tugas yang sudah ada), beri judul, dan masuk ke opsi kalender yang terkait dengan tugas tersebut. Jika Anda melihat “Tersedia”, Anda dapat mengubahnya menjadi “Sibuk”Kemampuan ini pertama kali hadir di Google Workspace dan kemudian diperluas ke lebih banyak pengguna. Hal ini merupakan peningkatan yang jelas bagi mereka yang menggunakan tugas sebagai rencana kerja..

Konfigurasikan jam kerja dan lokasi

Jam Kerja memberi tahu rekan kerja Anda kapan Anda tersedia. Di komputer Anda, buka Kalender, klik ikon roda gigi, lalu buka Pengaturan. Di panel kiri, di bawah Umum, Anda akan menemukan Jam kerja (atau “Jam kerja dan lokasi” jika administrator mengaktifkan lokasi default). Aktifkan jam kerja dan menandai hari dan slot waktu.

Anda dapat membagi hari menjadi beberapa segmen sesuai ketersediaan Anda, dengan tombol untuk menambahkan (+) dan menghapus (−) untuk mengatur periode. Granularitas ini berguna jika Anda bekerja jarak jauh., jika Anda bekerja dengan sistem shift terpisah atau jika Anda bekerja bergantian antara kantor dan rumah.

Lokasi kerja Anda membantu tim mengetahui lokasi Anda. Di Pengaturan, buka "Jadwal dan Lokasi Kerja", pilih hari dan jam kerja Anda, lalu tetapkan lokasi untuk setiap hari. Menunjukkan hari-hari Anda akan berada di kantor akan memudahkan penjadwalan rapat tatap muka. dan menghormati zona waktu.

Berbagi waktu-waktu ini memiliki implikasi privasi, jadi sebaiknya sesuaikan siapa yang melihat informasi Anda. Di domain Ruang Kerja Anda yang samaRekan kerja Anda akan melihat jadwal Anda saat menggunakan bagian seperti "Bertemu dengan" atau tab "Cari waktu" saat membuat acara. Slot di luar jam kerja ditampilkan dalam warna abu-abu.

Status "Di luar kantor" dari komputer dan ponsel

Untuk menandai liburan atau ketidakhadiran, buat acara dan pilih jenisnya Di luar kantorPilih tanggal (dan waktu jika berlaku) dan biarkan Kalender yang mengerjakannya. menolak undangan secara otomatisAnda dapat menjadwalkannya untuk diulang jika Anda memiliki ketidakhadiran rutin dan personalisasikan pesan penolakan.

Dari ponsel (Android o iPhone), ketuk tombol Menciptakan (+) di Google Kalender dan pilih "Di luar kantor". Tentukan intervalnya, konfigurasikan pengulangan jika perlu, sesuaikan perilaku penolakan, dan simpan. Ini adalah cara paling langsung untuk menghindari rapat saat Anda sebenarnya tidak ada..

Notifikasi Google Kalender: jenis dan pengaturan

Kalender dapat memberi tahu Anda melalui e-mail, melalui pemberitahuan desktop (di luar browser, dengan Kalender terbuka) atau dengan peringatan di dalam jendela dari Kalender itu sendiri. Mengatur pengingat ini dengan benar akan mencegah Anda melewatkan acara atau terganggu di waktu yang tidak tepat.

Untuk mengubah pengaturan global, buka Kalender di browser Anda dan buka konfigurasiDi bagian Umum, buka “Pengaturan notifikasi” dan pilih cara menerimanya. Jika Anda mengaktifkan notifikasi desktop, Anda dapat menampilkan opsi untuk pemberitahuan penundaan dan pilih berapa lama penundaannya. Ada juga pengaturan untuk hanya memberi tahu Anda jika Anda sudah membalas. “Ya” atau “Mungkin” a un evento.

Catatan: Notifikasi yang ditunda hanya ditampilkan di Google ChromeDan jika ada beberapa peringatan untuk acara yang sama, tombol Tunda hanya muncul pada peringatan terakhir. Jika Anda melihat pesan “Browser Anda tidak mendukung notifikasi”Anda perlu memperbarui peramban Anda agar dapat berfungsi dengan baik lagi.

Untuk acara tertentu, buka acara dan tekan MengeditDi Notifikasi, putuskan apakah Anda menginginkan peringatan atau email, ubah pemberitahuan awal, tambahkan lebih banyak notifikasi, atau hapus yang tidak diperlukan. Perubahan tidak mempengaruhi tamu lain; adalah pengaturan pribadi Anda untuk acara tersebut.

Anda juga dapat mengatur notifikasi untuk kalender tertentu milik Anda: Pengaturan > “Pengaturan kalender saya” > pilih kalender Anda > “Notifikasi acara” dan “Sepanjang hari”. Di sana Anda menentukan notifikasi mana yang Anda inginkan secara default untuk kalender tersebutAnda menambahkan yang baru atau menghapus yang tidak lagi berguna.

Melihat dan memahami jam kerja orang lain

Jika Anda berada di domain yang sama dan memiliki izin, Anda dapat memeriksa ketersediaan kolega menggunakan bagian “Untuk bertemu dengan” Dari panel kiri Kalender: ketik nama atau email mereka dan Anda akan melihat jadwal kerja mereka jika aktif. Pilihan lainnya adalah tab “Temukan waktu” saat membuat acara (saat ini tidak tersedia di ponsel).

Jika Anda tidak melacak jam kerja Anda sendiri, kemungkinan besar Anda menggunakan akun Google gratisyang tidak mencakup fungsi ini. Dalam lingkungan profesional, biasanya dikelola oleh ruang kerja Google dan mungkin memerlukan konfigurasi oleh administrator.

Kasus kehidupan nyata dan solusi praktis

“Saya secara otomatis menonaktifkan telepon saya selama acara, tetapi saya harus menonaktifkan Jangan Ganggu ketika saya meninggalkan rapat.” Skenario ini umum terjadi ketika kita mencampur aturan Jangan Ganggu telepon dengan kalender. Di dalam Kalender, keheningan dikelola terutama melalui Obrolan. Selama Waktu Fokus. Jika masalah Anda ada pada pengaturan Jangan Ganggu di ponsel Anda, solusinya adalah meninjau aturan ponsel itu sendiri atau mengakhirinya secara manual setelah selesai, karena Kalender Ia tidak mengendalikan DND perangkat..

“Acara yang berlangsung seharian juga memicu Jangan Ganggu saya, dan saya tidak menginginkannya.” Ide yang bermanfaat adalah mengkategorikan acara-acara tersebut sebagai 'Tersedia' alih-alih 'Sibuk' jika itu hanya pengingat, atau pindahkan ke kalender lain dengan pemberitahuan tertentuDengan pilihan ketersediaan, Anda menghindari pemblokiran hari kerja Anda dan Anda mengurangi dampak pada aturan otomatis yang memantau status jadwal Anda.

"Saya mendapat pengingat kerja di akhir pekan, dan itu mengganggu saya. Bisakah saya mengatur fitur Jangan Ganggu hanya untuk kalender kerja saya di hari Sabtu dan Minggu?" Kalender memungkinkan hal ini. Konfigurasikan notifikasi kalenderJadi, salah satu pendekatannya adalah mengurangi atau menonaktifkan notifikasi kalender kerja, lalu mengaktifkannya kembali saat Anda menginginkannya. Tidak ada pengaturan bawaan untuk menonaktifkan notifikasi berdasarkan hari dalam seminggu, tetapi Anda dapat membuat pengaturan untuk menonaktifkan notifikasi berdasarkan hari dalam seminggu. Peristiwa berulang: Keluar kantor pada akhir pekan untuk memblokir undangan dan menggunakan opsi "Beri tahu saya hanya jika saya telah menjawab Ya atau Mungkin" meminimalkan gangguan.

Jika Anda merasa stres karena pemberitahuan yang datang terlalu jauh sebelumnya (seminggu, dua hari, dan seterusnya), buatlah strategi yang lebih lembut: kirimkan satu email. Jumat sore untuk hari Senin dan peringatan satu jam pada hari yang sama. Kombinasi itu biasanya sudah cukup tanpa mengganggu waktu istirahat Anda di hari Sabtu dan Minggu.

Kesalahan umum dan cara keluar dari masalah

Jika Kalender memberi tahu Anda “Peramban tidak mendukung notifikasi."Perbarui peramban Anda. Kesalahan ini mencegah notifikasi acara ditampilkan." Dengan versi terbaru, masalah tersebut biasanya hilang.Periksa juga apakah browser Anda mengizinkan pemberitahuan dari calendar.google.com.

Bisakah Kalender digunakan untuk mencatat waktu masuk dan keluar? Alternatif

Google Kalender dirancang untuk mengelola acara dan rapatBukan untuk pelacakan waktu. Jika Anda menagih per jam atau membutuhkan catatan formal, Anda perlu menggunakan alat lain. Beberapa opsi populer antara lain: Atur jam o el Perekam waktu proyek ClickUpAnda dapat menggunakan Kalender sebagai panduan untuk merekonstruksi apa yang Anda lakukan, tetapi hitungan resmi harus disimpan dalam aplikasi waktu.

Dalam hal produktivitas, jika Anda menghabiskan berjam-jam dalam rapat melalui panggilan video, transkripsi dan ringkasan otomatis dapat menghemat pekerjaan pencatatan Anda. Integrasi dengan Google Meet Mereka memungkinkan Anda menangkap apa yang penting, mengejar ketinggalan tanpa meninjau keseluruhan rekaman, dan mendedikasikan sisa hari untuk tugas inti Anda.

Kunci agar tidak terganggu saat tidak sesuai adalah menggabungkan fungsi-fungsi ini dengan baik: Waktu konsentrasi untuk mengisolasi diri Anda dan, jika perlu, menonaktifkan Obrolan; Sibuk dalam tugas dan acara untuk menutup kesenjangan; Di luar kantor untuk ketidakhadiran yang jelas; Jam kerja untuk mendidik orang-orang di sekitar Anda; dan pemberitahuan Jadwal berbasis kalender dan acara yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Dengan kombinasi ini, kalender Anda akan bekerja untuk Anda, bukan sebaliknya.