- Dua mode: embed (salinan statis) atau tautkan (perbarui dari berkas sumber).
- Jalur umum: Sisipkan > Objek > Buat dari File, dengan opsi Tampilkan sebagai Ikon atau Tautkan ke File.
- Penautan mengurangi ukuran dan menjaga data tetap mutakhir; penyematan memastikan stabilitas dan portabilitas.
- OLE memungkinkan pengeditan dengan program asli dengan mengklik dua kali pada objek.
Jika Anda bekerja dengannya Word, Excel, PowerPoint atau Outlook dan Anda ingin memasukkan konten dari file lain ke dalam dokumen, Anda mencari cara Menyisipkan file sebagai objek (tertanam atau tertaut) di OfficePanduan ini memberi tahu Anda, langkah demi langkah dan dengan contoh yang jelas, cara melakukannya tanpa merasa bingung dan, yang terutama, kapan sebaiknya memilih satu opsi atau lainnya.
Sebelum membahas lebih lanjut, ada catatan bermanfaat: jika Anda melihat tutorial video dan tidak menggunakan bahasa Anda, Anda dapat mengaktifkannya terjemahan untuk mengikutinya dengan nyaman; dan jika Anda memasuki platform diskusi, wajar jika Anda melihat iklan privasi dan cookie Sebelum mengakses kontennya. Dengan mengingat hal itu, mari kita langsung ke intinya, yang menarik minat Anda.
Apa maksudnya menyisipkan file sebagai objek di Office?
Memasukkan berkas sebagai objek memungkinkan Anda menempatkan konten yang dibuat dalam program lain ke dalam dokumen Anda. Microsoft Office dan mengelolanya dengan aplikasi aslinya saat Anda membutuhkannya; saat Anda mengklik dua kali pada objek tersebut, program terkait terbuka (misalnya, Excel untuk tabel) dan Anda dapat menggunakannya perintah orang asli untuk mengeditnya.
Ini tidak sama dengan menempel dengan CTRL+V: ketika Anda menempel, Anda cukup menyalin kontennya; namun, dengan objek tertanam atau tertautOffice membangun hubungan yang lebih kaya antara dokumen dan berkas sumber, sehingga memudahkan pengeditan atau pembaruan, tergantung metode yang Anda pilih. Jika Anda ingin formatnya tetap utuh, pelajari caranya Masukkan konten sebagai gambar atau PDF ke Word.
Teknologi yang memungkinkan hal ini disebut OLE (Object Linking and Embedding), atau dalam bahasa Spanyol Menghubungkan dan menyematkan objek, dan memungkinkan Word untuk menampilkan data dari Excel, PowerPoint untuk menyertakan slide dari presentasi lain, atau Outlook untuk menyisipkan objek yang dapat dikenali ke dalam pesan. Ini adalah integrasi internal yang sangat solid dalam ekosistem Office.
Bayangkan Anda sedang mempersiapkan laporan di Word dengan angka-angka yang disimpan orang lain di spreadsheet Excel: tergantung pada jenis objek yang Anda pilih, data tersebut dapat diperbarui secara otomatis saat spreadsheet berubah, atau akan tetap seperti aslinya. penangkapan statis tanpa variasi di masa mendatang. Anda juga dapat menggunakan tautan langsung ke file atau folder di Excel untuk menyelesaikan integrasi.
Singkatnya, dengan objek Anda dapat menyisipkan dokumen, bagan dinamis, slide, tabel atau gambar yang dibuat dalam aplikasi Office lainnya, dan memutuskan apakah Anda menginginkannya sebagai salinan dalam file atau sebagai tautan ke sumbernya. mencerminkan perubahan nanti.
Perbedaan antara objek tertaut dan tertanam
Dua mode utama—tertaut dan tertanam—dibedakan berdasarkan lokasi penyimpanan data dan cara data tersebut diperbarui setelah ditempatkan di dalam dokumen. Dengan objek ditautkan, informasi tetap berada di file sumber dan dokumen hanya menyimpan lokasi dan representasi; dengan objek tertanam, konten menjadi bagian dari berkas yang sedang Anda edit.
Jika Anda membuat, misalnya, laporan status bulanan di Word yang seharusnya menampilkan angka langsung dari lembar Excel, hal yang biasa dilakukan adalah memasukkan objek ditautkanDengan cara ini, setiap kali berkas sumber berubah, data yang ditampilkan dalam dokumen dapat diperbarui. Di sisi lain, jika Anda lebih suka laporan tersebut berupa snapshot, sematkan kontennya dan Anda akan memiliki salinan yang tidak berubah.
Perbedaan utama lainnya adalah ukurannya: saat menautkan, dokumen hampir tidak bertambah karena hanya menyimpan penunjuk ke file; saat menyematkan, konten terintegrasi dan file biasanya menempati lebih banyakOleh karena itu, jika Anda khawatir tentang bobot akhir (misalnya, untuk pengiriman email), penautan mungkin lebih praktis.
Dalam lingkungan di mana beberapa tim menyimpan data terpisah—misalnya departemen yang menyimpan statistik di Excel—penautan menghindari duplikasi dan memungkinkan Anda untuk selalu menyimpan data yang sama. versi sekarang tanpa perlu membuat ulang laporan. Namun, jika Anda tidak ingin pembaruan eksternal mengubah dokumen Anda, penyematan dokumen memberi Anda ketenangan pikiran.
Idenya dirangkum dengan baik dengan tiga konsep dasar, yang umum dalam dokumentasi Office, yang baik untuk diingat saat mengonfigurasi konten Anda:
- Objek tertanam: salinan statis yang menjadi bagian dari dokumen.
- Objek tertaut: referensi ke berkas sumber yang dapat diperbarui.
- Sumber data: dokumen eksternal (misalnya lembar Excel) yang menyimpan data sebenarnya.
Masukkan file sebagai objek tertanam (salin ke dalam dokumen)
Jika Anda membutuhkan salinan konten yang tidak bergantung pada berkas asli, penyematan adalah solusinya. Dengan cara ini, objek tetap terintegrasi ke dalam dokumen Anda, dan jika berkas sumber berubah, konten Anda akan tetap utuh. tidak dimodifikasiMetode ini sangat berguna ketika Anda berbagi dokumen dengan pihak ketiga yang tidak mengetahui pembaruan eksternal.
Prosedur umum di Word (dan juga berlaku di Excel atau PowerPoint) sederhana: buka Sisipkan > Objek, pilih tab Buat dari file, tekan Meninjau Untuk menemukan file, konfirmasikan dengan menyisipkan dan berakhir dengan menggunakan menerimaJika Anda ingin konten muncul sebagai ikon yang dapat diklik alih-alih diperluas, centang kotak Tampilkan sebagai ikon sebelum menerima.
Cara umum lainnya adalah menyalin konten dari sumbernya dan, saat menempelkan ke Word, gunakan opsi tempel khusus sesuai kebutuhan. Meskipun menempel tidak selalu sama dengan objek OLE, dalam banyak kasus hal ini sudah cukup jika Anda menginginkan representasi terintegrasi langsung ke dalam dokumen, tanpa harus menyimpan tautan ke file asli. Jika Anda perlu mengambil tangkapan layar, pelajari cara masukkan tangkapan layar di Word.
Ingat, ketika Anda menyematkan objek dari Excel, jika nanti Anda mengklik dua kali objek tersebut, Word akan membuka Excel sehingga Anda dapat mengeditnya dengan perintah bawaannya. Namun, ini adalah salinan yang ada di dalam berkas Anda: perubahan apa pun yang Anda buat di sana tidak akan terlihat di berkas. berkas sumber mandiri.
Pendekatan ini lebih disukai saat Anda menutup hasil kerja formal (misalnya, laporan yang dikirim ke klien) dan Anda perlu memastikan bahwa data tidak berubah; juga saat penerima tidak memiliki akses ke berkas asli atau tidak boleh bergantung pada lokasi bersama yang dapat dipindahkan atau dihapus. bermalas-malasan.
Tautan ke berkas (selalu perbarui)
Jika yang Anda cari adalah agar dokumen Anda selalu menyertakan versi konten terbaru, Anda tertarik untuk membuat tautan ke berkas sumber. Jadi, alih-alih menyimpan salinan, dokumen tersebut menyimpan jalur ke berkas eksternal dan menampilkan representasinya, yang dapat diperbarui ketika dokumen asli berubah.
Prosesnya hampir identik dengan yang sebelumnya: akses Sisipkan > Objekpergi ke Buat dari file, tekan Meninjau untuk memilih file dan kemudian menyisipkan, centang opsinya Tautan ke berkasBerakhir dengan menerima dan Anda akan ditinggalkan dengan objek yang tertaut ke dokumen eksternal.
Keuntungan dari pendekatan ini ada dua: di satu sisi, ukuran dokumen tumbuh sangat sedikit karena hanya menyimpan referensi; di sisi lain, ketika Anda membuka file, Anda akan melihat kontennya diperbarui tanpa harus mengganti fragmen secara manual. Namun, jika Anda membagikan dokumen tersebut, pastikan penerima memiliki akses ke berkas sumber dan jalur yang sama agar tautan tidak terputus.
Ini merupakan pilihan ideal ketika informasi dikelola oleh tim yang berbeda (misalnya, departemen yang mengelola lembar kerja Excel) dan Anda perlu menampilkan perubahan mereka secara langsung dalam dokumen Word, presentasi PowerPoint, atau ringkasan Excel Anda. Strategi ini akan menghemat duplikasi dan mencegah kesalahan penyelarasan. data.
Jika sewaktu-waktu Anda lebih suka menampilkan tautan sebagai ikon untuk menghindari kekacauan tata letak, Anda tahu bahwa Anda dapat memeriksa Tampilkan sebagai ikon selain menautkan. Hasilnya akan berupa elemen terpisah yang membuka berkas sumber saat diklik dua kali.
Cara memilih: menyematkan atau menautkan
Untuk memutuskan apakah akan menanamkan atau menautkan, pertama-tama pikirkan tentang sifat dokumen akhir: jika itu adalah hasil akhir yang tertutup dan Anda tidak ingin kejutan, tanamkan; jika itu adalah dokumen operasional yang harus ditautkan, mencerminkan perubahan hidup, terhubung. Kriteria stabilitas vs. pembaruan ini biasanya menjawab sebagian besar keraguan.
Ukuran file juga penting: Saat Anda hampir mencapai batas pengiriman atau mengerjakan presentasi yang sangat besar, penautan akan membantu Anda menjaga dokumen tetap ringan. Di sisi lain, penyematan membuat Word, Excel, atau PowerPoint mengintegrasikan konten dan seringkali meningkatkan berat final. Jika Anda bekerja dengan file besar, konsultasikan Cara mengatasi masalah Office saat membuka file besar.
Faktor lainnya adalah aksesibilitas berkas sumber kepada pihak ketiga. Jika penerima dokumen tidak memiliki akses ke jalur berkas atau tidak dapat memindahkan folder, sebaiknya dokumen tersebut disematkan untuk menghindari masalah tautan rusak. Dalam konteks kolaboratif internal, dengan jalur bersama yang stabil, penautan adalah sangat nyaman.
Dan ingat perilaku pengeditan: tertanam berarti saat Anda mengklik dua kali, Anda mengedit salinan dokumen; tertaut berarti apa yang Anda lihat bergantung pada berkas sumber dan pembaruan diatur dari sumber tersebut. berkas eksternalIni adalah dinamika berbeda yang harus Anda pahami dengan jelas agar Anda tidak melampaui batasan.
Terakhir, jika Anda hanya menginginkan akses rahasia ke sebuah berkas (misalnya, dalam laporan formal), opsi Tampilkan sebagai ikon Ini adalah sekutu yang hebat untuk objek yang disematkan maupun yang ditautkan. Dengan demikian, tata letak Anda tetap rapi dan pembaca memahami bahwa konten hanya berjarak satu klik.
Langkah-langkah terperinci: Menu sisipkan > Objek
Meskipun setiap aplikasi Office menyesuaikan antarmuka dengan gayanya masing-masing, alur dasarnya tetap sama. Saya akan menuliskannya agar Anda memahaminya dengan jelas dan dapat mengulanginya tanpa ragu, baik Anda menginginkan objek yang disematkan seolah-olah kamu lebih suka ditautkan. Di PowerPoint, misalnya, Anda dapat menyisipkan dan mengedit bagan di PowerPoint mengikuti prosedur yang setara.
Untuk menempatkan salinan (embed): buka Sisipkan > Objekpilih Buat dari file, tekan Meninjau untuk menemukan file dan klik menyisipkanJika Anda ingin menampilkannya sebagai ikon yang dapat diklik, centang Tampilkan sebagai ikon dan diakhiri dengan menerimaAnda akan memiliki konten di dalam dokumen, apa pun berkas aslinya.
Untuk menempatkan tautan (link): ulangi jalurnya Sisipkan > Objekmemilih Buat dari file, temukan dengan Meninjau file, konfirmasi dengan menyisipkan dan aktif Tautan ke berkas sebelum menekan menerimaDengan cara ini, setiap pembaruan pada berkas sumber dapat tercermin dalam dokumen Anda.
Jika Anda lebih nyaman dengan metode cepat, Anda dapat memilih konten di lokasi aslinya, menyalinnya, dan menempelkannya ke Word. Kemudian, sesuaikan pemformatan dengan opsi tempel atau ubah menjadi objek sesuai kebutuhan. Jangan lupa bahwa peningkatan kualitas terbesar berasal dari mengandalkan OLE untuk menjaga hubungan tetap hidup antar aplikasi.
Objek Tertaut: Keuntungan dan Pertimbangan
Objek yang terhubung ideal jika ukuran file dan pembaruan otomatis menjadi prioritas. Word, PowerPoint, atau Excel menyimpan lokasi dari berkas sumber dan menunjukkan representasinya, sehingga dokumen Anda tetap ringan meskipun kontennya rumit atau sering berubah.
Pendekatan ini masuk akal ketika data dikelola oleh departemen lain (misalnya, departemen analitik) dan Anda tidak ingin membuat salinan untuk setiap laporan atau presentasi. Selain kemudahan tersebut, perlu diingat bahwa agar data ditampilkan dengan benar, pembaca harus memiliki akses ke jalur atau sumber daya jaringan yang sama dengan pembaca lainnya. Jangan bergerak.
Jika Anda mengubah lokasi file asli, perbarui tautannya sehingga dokumen tidak kehilangan referensinya; jika Anda membagikan dokumen tersebut di luar jaringan Anda, pertimbangkan untuk mengonversi objek tersebut untuk sementara waktu menjadi tertanam atau menyertainya dengan file sumber dalam struktur folder koheren.
Objek Tertanam: Keuntungan dan Pertimbangan
Saat Anda menyematkan, konten menjadi bagian dari dokumen. Ini berarti berkas tidak akan berubah jika dokumen asli diubah nanti; ini sempurna untuk menutup versi atau saat Anda tidak ingin penerima khawatir tentang perbarui tautan.
Komprominya terletak pada ukuran: setiap objek yang disematkan membuat dokumen lebih besar. Dalam beberapa kasus, hal ini bukan masalah, tetapi jika Anda menyematkan grafik, tabel, atau gambar berukuran besar, file Anda bisa menjadi lebih besar dari yang diharapkan. Sesuaikan tata letak—misalnya, dengan menggunakan Tampilkan sebagai ikon— jika Anda mencari presentasi yang lebih bersih.
Ingatlah bahwa ketika Anda mengedit objek yang disematkan dengan klik dua kali, Anda sedang bekerja dengan salinan dokumen tersebut. Jika Anda ingin perubahan tersebut kembali ke berkas asli, Anda perlu menyimpannya secara terpisah atau mempertimbangkan kembali apakah salinan akan lebih praktis. tautan.
Catatan dan sumber belajar yang bermanfaat
Jika Anda melihat video bantuan dan video tersebut tidak dalam bahasa Anda, harap aktifkan terjemahan; adalah cara tercepat untuk mengikuti proses langkah demi langkah. Selain itu, beberapa platform diskusi dan agregator konten menampilkan pemberitahuan privasi dan penggunaan. kue sebelum mengakses penjelasan lengkapnya, yang mana merupakan hal lumrah saat ini.
Dalam ekosistem Microsoft sendiri, dokumentasi “Bantuan dan Pembelajaran” Word”, “Belajar dari Excel”, “Belajar dari PowerPoint” dan “Belajar tentang Outlook” menawarkan panduan pelengkap. Anda juga akan menemukan referensi khusus untuk “Memasukkan objek ke dalam spreadsheet dari Excel”, jika kasus penggunaan Anda mengarah ke sana.
Jika Anda bekerja dengan alat pelengkap, ada baiknya juga mengetahui cara lain untuk memasukkan konten ke dalam ekosistem Office; misalnya, di OneNote Anda dapat melihat caranya masukkan gambar, file, dan catatan suara.
FAQ Singkat
Apa yang terjadi ketika Anda mengklik dua kali sebuah objek? Program sumber akan terbuka di dalam Office (misalnya, Excel untuk sel), dan Anda dapat menggunakan perintahnya. Pada objek yang disematkan, Anda mengedit salinan dari dokumen; pada dokumen yang tertaut, Anda bekerja terhadap berkas sumber.
Bisakah saya menampilkan objek sebagai ikon? Ya. Sebelum menerima, periksa Tampilkan sebagai ikonBerguna untuk menjaga tata letak tetap teratur dan menyampaikan pesan bahwa ada konten yang dapat diperluas hanya dengan sekali klik.
Di mana data disimpan dalam setiap kasus? Dalam objek tertaut, data disimpan di berkas sumber dan dokumen tersebut mempertahankan referensi; dalam dokumen tertanam, data diintegrasikan ke dalam dokumen itu sendiri, yang sekarang berisi salinannya.
Apa sebenarnya OLE itu? Ini adalah teknologi Menghubungkan dan Menanamkan Objek (Penghubungan dan Penyematan Objek) yang memungkinkan satu aplikasi Office untuk menghosting konten dari aplikasi lain dan mengoordinasikannya (misalnya, Word meluncurkan Excel saat mengedit rentang yang disematkan).
Kapan sebaiknya Anda memilih salah satu opsi? Tautkan jika Anda memerlukan pembaruan otomatis dan mengontrol akses ke berkas sumber; sematkan jika Anda memprioritaskannya. stabilitas dokumen dan Anda tidak ingin bergantung pada jalur eksternal atau perubahan selanjutnya.
Dengan semua hal di atas, Anda sekarang memiliki peta yang jelas: menggunakan objek di Office memungkinkan Anda mengintegrasikan informasi yang kuat dari aplikasi lain dan memutuskan antara satu salinan terintegrasi (tertanam) atau referensi langsung (tertaut). Dengan mengikuti menu Sisipkan > Objek > Buat dari File dan mengaktifkan opsi yang sesuai—Tautkan ke File atau Tampilkan sebagai Ikon—Anda dapat menyesuaikan pembaruan data, tata letak dokumen, dan ukuran tanpa kehilangan kendali.
Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.