Cara Membuat Database Inventaris di Access

Anda Buat database inventaris di Access untuk melacak nomor inventaris Anda. Untungnya ada database inventaris yang telah dirancang sebelumnya untuk dimanfaatkan. Templat menghemat waktu dan uang, tetapi Anda mungkin tidak menemukan apa yang Anda butuhkan.

Jika ini masalahnya, Anda dapat membeli templat premium atau menyewa perusahaan basis data untuk membuatkannya bagi Anda. Microsoft Access Digunakan untuk membuat basis data yang merupakan perangkat lunak untuk membantu perusahaan mengelola pekerjaan mereka dan membantu tugas administratif mereka.

Access adalah aplikasi database di dalamnya Microsoft Office. Sistem kontrol stok adalah contoh penggunaan Access. Basis data akan berisi rincian barang yang disimpan, tingkat stok saat ini, serta pergerakan stok masuk dan keluar.

Sistem pengendalian stok akan memungkinkan Anda melacak dari mana stok Anda berasal, ke mana perginya, dan mengelola tingkat stok Anda. Microsoft Access sering digunakan untuk membuat sistem database pengendalian stok.

Mungkin Anda mungkin tertarik: Perbaiki Kesalahan STATUS_ACCESS_VIOLATION

Cara membuat database inventaris di Access

Jika Anda ingin mencoba membuat database inventaris di Access, berikut langkah-langkah yang harus diikuti:

1. Pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda

Sebelum membuat database, pikirkan apa yang diperlukan agar berguna bagi bisnis Anda. Pertimbangkan siapa yang akan menggunakan database dan rencanakan dengan tepat. Ini berarti Anda perlu melakukan brainstorming aspek inventaris mana yang paling penting, seperti nama suku cadang atau produk, jumlah, pemasok, lokasi, dan banyak lagi.

Ini juga menentukan caranya mengimplementasikan database inventaris Anda, misalnya dengan menggunakan produk cloud. Anda juga ingin mempertimbangkan bagaimana database MS Anda akan berinteraksi dengan program lain. Staf TI Anda harus dapat memberi Anda informasi ini.

2. Buat basis data Anda

Setelah Microsoft Access diinstal di komputer Anda, Anda dapat mulai membuat database Anda. Anda dapat membuat database Anda sendiri atau memilih template seperti database produk web yang memungkinkan Anda mengelola inventaris, mengirimkan secara efektif, dan mengurangi biaya. Jika templat ini sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda dapat menghemat banyak waktu dalam menggunakannya. Yang harus Anda lakukan adalah memasukkan yang berikut ini:

• Información de la empresa
• Informasi karyawan
• Produk, kategori dan pemasok
• Tingkat inventaris
• Pesanan

Jika Anda berencana membuat database di Access dari awal, mulailah dengan database kosong. Anda dapat menambahkan bidang, tabel, atau bagian aplikasi sejenisnya 'satuan yang dipesan'atau 'unit diterima'. Anda juga bisa membuat kueri, formulir, laporan, atau makro. Setelah database disiapkan, Anda perlu memindahkan data ke database Anda dengan memasukkan, menempelkan, atau mengimpor informasi.

3. Sesuaikan database Anda dengan kebutuhan Anda

Baik Anda menggunakan templat atau membuat database di Access dari awal, Anda harus menyesuaikannya sesuai dengan catatan Anda. Tautkan atau jalin hubungan antar bidang dan tentukan nilai apa yang seharusnya Anda kembalikan saat menggunakan database. Ini juga menciptakan cara untuk menyimpan nilai-nilai ini. Ini akan membantu Anda menghindari duplikasi data di berbagai bidang.

Langkah terakhir adalah mengisi database inventaris Anda dengan informasi. Anda mungkin juga ingin menggunakan teknologi tambahan untuk menyusun kueri untuk database. Jika Anda memutuskan untuk melakukan ini, kami menyarankan Anda mendelegasikan pekerjaan ini kepada ahli database. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan semuanya sudah diatur dengan benar.

Sebelum Anda mulai menjalankan database

Harap dicatat bahwa untuk mengikuti tutorial ini atau menjalankan database final gratis yang ditautkan di atas, Anda harus memiliki versi lengkap Microsoft Access diinstal pada komputer Anda.

Perencanaan

Ini mungkin tampak jelas, tetapi salah satu poin terpenting adalah kapan buat database kontrol stok Anda, Ini memutuskan dengan tepat apa yang perlu Anda lakukan dan untuk apa. Mendapatkan desain yang tepat jauh lebih mudah setelah Anda memahami tujuan database.

Basis data yang dirancang dengan baik akan lebih mudah dipelihara dan diadaptasi nantinya jika persyaratan berubah. Misalnya database sederhana yang kita buat harus mampu:

• Daftarkan pesanan pelanggan.
• Lacak tingkat stok/inventaris.
• Memperingatkan ketika suku cadang perlu dipesan ulang.

Pikirkan tentang detail cara kerja bisnis Anda. Apakah setiap pelanggan memesan satu jenis barang pada satu waktu, atau apakah pelanggan Anda memesan berbagai suku cadang atau barang pada saat yang bersamaan? Apakah Anda memiliki satu pemasok untuk setiap suku cadang yang Anda miliki/inventaris Anda? Apakah Anda memesan berbagai macam barang dari setiap pemasok atau apakah setiap pemasok hanya menyediakan satu jenis barang untuk Anda?

Tata letak Anda juga akan berbeda jika Anda menyimpan barang untuk kerajinan daripada menjualnya. Ingatlah jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini saat kita melanjutkan ke langkah berikutnya.

Tentukan tabel yang diperlukan

Pada titik ini, Anda harus memiliki gambaran tentang informasi yang dibutuhkan database untuk mencapai tujuannya. Anda perlu mengkategorikan informasi ini dalam satu set tabel. Untuk memulainya, Anda bahkan tidak perlu melakukan ini di Access, cukup buat daftar dengan tangan atau di program lain.

Tabel dalam contoh database adalah: Suku Cadang, Pelanggan, Pesanan, Tipe Bagian, Pesanan Pembelian, dan Pemasok. Sederhananya, kita asumsikan bahwa setiap pelanggan hanya memesan satu komponen dalam satu waktu dan kita hanya memesan satu komponen dari satu pemasok dalam satu waktu.

Tentu saja, hal ini mungkin tidak berlaku bagi Anda; Pelanggan Anda dapat memesan berbagai pilihan item secara bersamaan, dan Anda mungkin akan membeli berbagai item sekaligus.

Dalam hal ini, Anda memerlukan tabel yang berisi semua bagian yang ditautkan ke setiap pesanan, mungkin disebut Barang Pesanan. Kami membuat asumsi serupa tentang pelanggan, dengan asumsi mereka semua adalah individu atau usaha kecil; Untuk pelanggan bisnis besar dengan banyak alamat atau nomor telepon untuk disimpan.

Mungkin Anda memerlukan kumpulan tabel yang lebih canggih untuk menyimpan semua informasi secara konsisten. Namun sebenarnya ini semua adalah topik tingkat lanjut, jadi kami hanya akan menunjukkan kepada Anda cara sederhana saat ini dalam menggunakan tabel untuk tujuan yang lebih mendasar.

Konfigurasikan bidang dalam tabel

Di dalam tabel, informasi disimpan di «bidang«. Pada dasarnya, bidang adalah informasi spesifik tentang apa yang menjadi tanggung jawab tabel. Bidang umum dalam tabel Suku Cadang, misalnya, mungkin Nomor Suku Cadang, Deskripsi, Pemasok, dan Tingkat Stok. Jika Anda membayangkan tabel sebagai kisi tabel, bidangnya akan menjadi header kolom, dan setiap baris akan mewakili entri dalam tabel atau rekaman.

Semua tabel harus memiliki field identifikasi unik yang disebut kunci utama yang tidak boleh sama untuk dua record dan tidak boleh kosong. Jadi, di tabel bagian kita, “Nmero de piezas” bersifat unik untuk setiap bagian dan setiap bagian mempunyai satu, sehingga kita dapat menggunakannya.

Namun untuk tabel lain di mana hal ini mungkin tidak terjadi, kita dapat menciptakan nomor identifikasi atau kode untuk penggunaan internal dalam sistem untuk memastikan bahwa sistem dapat secara unik mengidentifikasi setiap entri dalam tabel mana pun.

Di Access ada sesuatu yang disebut bidang penomoran otomatis yang bisa Anda gunakan sebagai kunci utama jika tidak ada opsi atau preferensi lain yang jelas, yang cukup menetapkan nomor urut baru untuk setiap rekaman dalam tabel.

Untuk setiap bidang dalam tabel, Anda harus memilih tipe data untuk menampilkan jenis data yang dikandungnya, seperti Nomor, Teks, Tanggal/Waktu, atau Mata Uang. Dalam setiap tipe, Anda dapat menentukan lebih lanjut sifat sebenarnya dari data, seperti jumlah karakter dalam teks. Anda mungkin sudah menggunakan nomor komponen dalam bisnis Anda, dan format yang Anda gunakan kemungkinan besar akan membantu Anda menentukan tipe data untuk bidang Nomor Bagian.

Nomor bagiannya bisa seperti ACBD2222, dalam hal ini Anda dapat memilih untuk menggunakan string teks 8 karakter. Sekarang mari kita bayangkan bahwa bisnis kita berhubungan dengan sejumlah besar bagian berbeda yang kita klasifikasikan ke dalam tipe berbeda. Kami memiliki tabel yang disebut Tipe Bagian, yang mencantumkan berbagai jenis Bagian.

Kami ingin membuat tabel Bagian kami memiliki bidang yang dapat ditautkan ke Tipe Bagian sehingga setiap bagian dapat diberi tipe. Bidang dalam tabel bagian harus sama dengan bidang kunci utama (yang mengidentifikasi catatan dalam sistem) dalam tabel Jenis Bagian.

Tabel Suku Cadang juga akan dihubungkan dengan cara yang mirip dengan tabel Pemasok, sehingga Anda dapat mengetahui siapa yang menyuplai suku cadang tertentu.

Realisasi desain

Pikirkan tentang bagaimana Anda akan menggunakan bidang tersebut dan pastikan Anda mendefinisikannya dengan cara yang paling logis untuk tujuan Anda. Misalnya, ini mungkin masuk akal menyimpan nama orang sebagai Nama Depan dan Belakang secara terpisah, bukan sebagai bidang sehingga Anda dapat dengan mudah mengurutkan dan membuat daftar nama berdasarkan urutan abjad (nama belakang).

Salah satu tip yang menurut kami berguna adalah menyimpan alamat surat sebagai satu bidang, daripada memecahnya menjadi elemen alamat individual, seperti baris alamat 1, baris alamat 2, kota, kabupaten, dan kode pos.

Hal ini membuatnya lebih mudah untuk memasukkan alamat ke dalam formulir dan laporan, dan membuat entri data lebih mudah karena Access dengan senang hati menyimpan beberapa baris dalam satu bidang.

Saat Anda memikirkan bidang mana yang Anda perlukan, Anda harus memastikan semuanya memiliki nama unik, kecuali dua bidang berisi informasi yang sama. Hanya dalam hal ini Anda harus memberi mereka nama yang sama, seperti sebelumnya dengan Part Type Code atau PartTypeCode.

Sesuatu yang harus Anda ingat dengan nama Anda adalah itu jika Anda ingin beralih menggunakan kueri SQL atau kode Visual Basic untuk Aplikasi (VBA) dengan database Anda, Anda akan memiliki waktu yang lebih mudah jika Anda tidak memiliki spasi di nama tabel atau nama bidang Anda. Itu sebabnya lebih baik menulis PartTypes sebagai satu kata, daripada memakan lebih banyak ruang.

Tip lain yang perlu diingat adalah itu merupakan praktik buruk untuk memberi nama pada bidang yang sudah digunakan Access di belakang panggung untuk hal lain. Panggilan-panggilan ini 'Kata-kata yang dicadangkan' mencakup hal-hal seperti 'nama', 'tanggal', 'level' dan 'mata uang', dan banyak lainnya. Anda dapat mencari daftar lengkap kata-kata khusus Access secara online untuk memastikan tidak ada bidang Anda yang menggunakan kata tersebut.

Hal ini dapat membantu menghindari kebingungan dalam mesin database antara kata-kata yang telah ditentukan sebelumnya dan nama bidang, yang jika tidak dicentang terkadang dapat menyebabkan kesalahan serius.

Buat tabel Anda di Access

Untuk membuat tabel Bagian dan menentukan bidangnya:

• Langkah 1: klik pada tab Buat di pitalalu masuk tata letak meja. Ini membuka tabel baru dalam tampilan desain. Setiap baris dalam tampilan tata letak mewakili bidang dalam tabel.
• Langkah 2: klik pada kolom pertama dari baris atas.
• Langkah 3: masukkan nama kolom pertama (PartNo)
• Langkah 4: menggunakan kunci Tab untuk pergi ke kolom berikutnya tempat kita menentukan tipe data. Klik menu tarik-turun dan pilih Teks.
• Langkah 5: menggunakan kunci Tab untuk menuju ke kolom berikutnya dan memasukkan deskripsi untuk kolom baru.
• Langkah 6: Karena ini akan menjadi kunci utama tabel, klik tombol kunci utama di toolbar.
• Langkah 7: tab Umum, di bagian bawah jendela, klik baris Ukuran Bidang dan masukkan 10 untuk menentukan string teks dengan 10 karakter.
• Langkah 8: tab Umum, klik pada baris tersebut Judul dan ketikkan label yang Anda inginkan untuk bidang ini di layar (misalnya, Nomor Bagian).
• Langkah 9: Klik pada baris kedua untuk menentukan bidang berikutnya dalam tabel.
• Langkah 10: Ketika Anda selesai menambahkan bidang ke tabel, tutup dengan mengklik X di sudut kanan atas. Access akan meminta Anda memberi nama tabel. Memasuki "Bagian".

Tangkapan layar di atas memperlihatkan tabel Bagian dari database kontrol stok dalam tampilan Desain. Menggunakan Tampilan Desain memungkinkan Anda menentukan semua bidang dalam tabel, menentukan Tipe Data, menjelaskannya, dan menentukan format Anda.

Saran: Lengkapi Deskripsi Bidang. Saat Anda menggunakan Penyihir Formulir untuk membuat formulir untuk Anda nanti, deskripsi ini akan ditampilkan di bilah status untuk membantu pengguna.

Saran: Jika bidang Anda memiliki nama yang disingkat atau tanpa spasi, gunakan area Keterangan untuk mengetikkan nama Anda dalam bahasa Inggris biasa. Judul ini akan muncul pada formulir yang dihasilkan oleh Forms Wizard. Misalnya, jika bidang Anda bernama POQty, masukkan Quantity di judulnya. Tabel Klien adalah sebagai berikut:

Kami mengundang Anda untuk membaca: Kesalahan Terdeteksi di Basis Data Pembaruan Windows

Hubungan

Hubungan diatur dalam database untuk menunjukkan bagaimana satu tabel berhubungan dengan tabel lainnya. Hubungan satu ke banyak adalah jenis hubungan yang paling umum. Dalam hubungan ini, sebuah record dalam satu tabel bisa memiliki lebih dari satu record yang cocok di tabel kedua, namun setiap record di tabel kedua hanya bisa memiliki satu record yang cocok di tabel pertama.

Misalnya, setiap komponen mungkin hanya memiliki satu tipe komponen, namun untuk setiap tipe komponen, kemungkinan besar terdapat banyak komponen dengan tipe tersebut. Jika masing-masing pihak mempunyai satu pemasok, maka ini merupakan hubungan langsung satu-ke-banyak. Jika setiap suku cadang dapat dipasok oleh beberapa pemasok berbeda, Anda memerlukan desain yang berbeda.

Sebagai contoh, kami akan menunjukkan cara mengkonfigurasi hubungan antara tabel Parts dan PartTypes. Sebelum Anda mulai menjalin hubungan, ada baiknya untuk menulis beberapa contoh informasi di tabel Anda yang menyertakan entri sepanjang yang Anda pikir akan pernah Anda gunakan. Ini akan sedikit membantu dengan beberapa pengaturan yang perlu Anda sesuaikan nanti. Anda harus mengikuti prosedur di bawah ini:

Langkah 1: konfigurasikan bidang tersebut PartTypeCode di meja Jenis bagian sebagai string teks karakter tunggal yang mendefinisikan tipe bagian.

Langkah 2: jadikan bidang ini sebagai kunci utama.

Langkah 3: buka meja Potongan dalam tampilan Desain.

Langkah 4: menambahkan bidang PartTypeCode ke tabel Bagian. Pastikan itu juga berupa string teks karakter tunggal.

Langkah 5: sekarang klik pada kolom tersebut Tipe data dari lapangan Jenis bagian untuk menampilkan panah bawah. Klik di sini untuk menampilkan daftar drop-down dan pilih Asisten Pencarian.

Langkah 6: Memilih "Saya ingin kolom pencarian mencari nilai dalam tabel atau kueri«. Klik berikut.

Langkah 7: Dalam daftar tabel yang ditampilkan, pilih tabel tersebut Tipe Bagian. Klik berikut.

Langkah 8: Klik bidang yang ingin Anda sertakan dalam kolom pencarian Anda. Lalu klik berikut.

Langkah 9: Anda dapat memilih urutan pengurutan jika perlu. Memilih deskripsi. Klik berikut.

Langkah 10: Langkah selanjutnya memungkinkan Anda menentukan lebar kolom di kolom pencarian dan menentukan apakah Anda ingin kolom kunci (kolom yang berisi kunci bidang induk) ditampilkan. Secara default, kolom kunci tidak ditampilkan, dan dalam kasus kami, kami hanya ingin melihat deskripsinya, jadi biarkan tanda centang di kotak.

sekarang atur lebar kolom pencarian Anda menyeret perbatasan ke posisi yang Anda butuhkan. Jika Anda sudah memasukkan beberapa data ke dalam tabel PartTypes, ini akan ditampilkan untuk membantu Anda menyesuaikan kolom dengan lebar konten yang mungkin. Klik berikut:

Langkah 11: sekarang pilih label untuk kolom pencarian Anda. Biasanya tag yang disarankan sudah benar. Klik menyelesaikan untuk menyelesaikan Wizard Pencarian. Anda akan ditanya apakah Anda ingin menyimpan tabel sehingga Anda bisa membuat hubungan. Klik Ya.

Langkah 12: Untuk menyelesaikan hubungan, pilih alat, Relaciones atau klik tombol Relaciones pada toolbar untuk menampilkan jendela hubungan. Anda akan melihat tabelnya Pesta dan meja Tipe Bagian dengan garis yang menghubungkan bidang PartType di Bagian ke bidang tersebut PartTypeCode en Tipe Bagian.

Langkah 13: Dengan tombol kanan mouse pada baris ini, pilih edit hubungan (atau klik dua kali pada garis). Centang kotaknya Menerapkan integritas referensial. Anda harus selalu memeriksa ini, jika tidak, hubungan tersebut tidak akan bernilai apa-apa.

Misalnya, jika Anda telah menentukan tiga jenis komponen berbeda dalam tabel Jenis Komponen: E – Elektronik, S – Perangkat Lunak, H – Perangkat keras, dengan mencentang kotak Terapkan integritas referensial Anda akan memastikan bahwa Anda tidak akan dapat mendefinisikan bagian baru sebagai bagian lainnya. Selain itu, jika Anda mencoba menghapus jenis komponen dari tabel PartTypes, saat komponen dalam tabel tersebut memiliki nama yang Anda tentukan, basis data akan memperingatkan Anda.

Langkah 14: centang kotak Fields terkait dengan pembaruan berjenjang. Artinya, Anda dapat mengubah kunci utama di tabel utama (misalnya, tabel PartTypes) dan kunci tersebut akan diperbarui secara otomatis di tabel terkait (Bagian atau Pesta).

Langkah 15: gambar ketiga adalah Penghapusan Bertingkat Bidang Terkait. Memeriksa ini berarti jika Anda menghapus catatan, misalnya, Perangkat Lunak, dari tabel induk (misalnya, PartTypes), semua catatan dalam tabel terkait (Bagian) dari jenis tersebut juga akan dihapus. Biasanya, Anda tidak ingin hal ini terjadi; Jika Anda memiliki bagian berjenis Perangkat Lunak di tabel Bagian, maka Anda tidak ingin menghapusnya, jadi biarkan kotak itu tidak dicentang.

Mungkin akan ada contoh di database Anda di mana Anda ingin mencentang kotaknya Hapus catatan terkait secara berjenjang. Biasanya diterapkan ketika satu tabel membentuk informasi pelengkap untuk tabel lainnya. Misalnya, jika Anda memiliki tabel Pesanan dan Item Pesanan (mencantumkan beberapa item dalam satu pesanan), maka Anda ingin menghapus semua item pesanan jika Anda menghapus seluruh pesanan.

Jadi sekarang setelah Anda melihat cara mengatur hubungan, Anda harus melihat tabel dengan mengatur hubungan yang telah Anda rencanakan dalam desain Anda. Setelah Anda menyelesaikan semuanya, kita dapat melanjutkan ke bagian terakhir dari database kami.

Membuat kueri pemesanan ulang

Secara umum, kueri digunakan untuk mengekstrak data dan informasi dari database Anda. Dalam contoh kami, kami ingin mengetahui apakah kami memiliki tingkat stok minimum untuk suatu suku cadang, sehingga kami tahu kapan Anda perlu memesan lebih banyak. Namun, Anda dapat mengekstrak semua jenis informasi dengan kueri.

Anda mungkin ingin mengetahui semua suku cadang yang dipasok oleh pemasok tertentu, atau seberapa sering pelanggan tertentu memesan tahun lalu. Seringkali, Anda akan mengekstrak informasi menggunakan kueri lalu menggunakan laporan Access untuk menyajikan data dengan jelas, namun di sini kami hanya akan melakukan kueri.

Jadi sekarang mari kita lihat cara mengatur kueri untuk menunjukkan bagian mana yang berada di bawah tingkat stok minimal untuk mengetahui dari pemasok mana produk tersebut harus dipesan lagi. Untuk menyiapkan kueri yang menunjukkan suku cadang mana yang berada di bawah tingkat stok minimum dan dari pemasok mana suku cadang tersebut harus dipesan:

• Langkah 1: tab Menciptakan, Klik Desain kueri.
• Langkah 2: Di kotak Perlihatkan Tabel, pilih Bagian. Klik Tambahkan. Pilih pemasok. Klik menambahkan dan kemudian dekat.
• Langkah 3: Kisi desain kueri kini ditampilkan dengan tabel yang dipilih. Bidang yang akan disertakan dalam kueri ditambahkan dengan menyeretnya dari tabel ke kisi atau dengan mengklik dua kali bidang tersebut.
• Langkah 4: Bidang yang kita perlukan adalah PartNo dan StockLevel dari tabel Parts, serta SupplierName dan Address dari tabel Suppliers, jadi pilihlah bidang tersebut.
• Langkah 5: Kami hanya ingin menampilkan suku cadang yang tingkat stoknya lebih rendah dari tingkat stok minimum untuk suku cadang ini. Hal ini dilakukan dengan menetapkan kriteria untuk bidang ini. Memasuki <= [Tingkat Stok Minimum] di baris kriteria bidang Tingkat Stok (kolom).
• Langkah 6: Klik X di sudut kanan atas jendela untuk menutup kueri. Access akan menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan pada kueri dan akan menanyakan nama kueri tersebut (misalnya, LowStockLevels).
• Langkah 7: Sekarang klik dua kali pada kueri yang baru saja Anda buat untuk melihat suku cadang dengan tingkat stok rendah.

Kisi desain kueri di Access

Kueri harus terlihat di navigator objek di sebelah kiri. Klik dua kali kueri untuk melihat suku cadang dengan tingkat stok rendah setelah Anda memiliki beberapa data pekerjaan di sistem. Satu hal lagi tentang kueri: garis antar tabel dalam kumpulan data kueri disebut gabungan.

Gabungan secara otomatis dibuat antar tabel ketika ada bidang yang sudah memiliki hubungan di antara tabel tersebut atau antara kunci utama dan bidang lain dengan nama yang sama. Biasanya Anda ingin bergabung di sini, namun ada kalanya Anda tidak ingin bergabung dengan bidang ini karena berbagai alasan, jadi ingatlah bahwa Anda mungkin perlu memverifikasi semua gabungan setelah dibuat.

Gabungkan properti dalam kueri sangat penting ketika kueri Anda menggunakan lebih dari satu tabel. Jika kueri tampaknya tidak memberikan hasil yang Anda harapkan, periksa dengan mengklik kanan pada garis yang menghubungkan dua tabel dalam tampilan Desain.

Di sini Anda dapat memilih apakah Anda hanya ingin melihat suku cadang yang memiliki pemasok atau semua suku cadang yang stoknya sedikit, terlepas dari apakah suku cadang tersebut memiliki pemasok (dengan memilih "Sertakan semua catatan 'Bagian' dan hanya catatan 'Pemasok' yang bidang gabungannya sama. Anda mungkin ingin menggunakan opsi ini dalam contoh ini.

Opsi ketiga adalah kebalikan dari ini, jadi ini menunjukkan semua pemasok meskipun mereka tidak memasok suku cadang dengan stok rendah, yang dalam hal ini tidak masuk akal, jadi abaikan saja. Nah sekarang kita sudah melengkapi databasenya sesuai desain kita.

Kami dapat memasukkan semua data yang kami butuhkan dan itu akan memberi tahu kami kapan harus melakukan pemesanan produk baru. Tentu saja, Potensi penggunaan database banyak, jadi sekarang mari kita bahas secara singkat beberapa cara yang mungkin Anda inginkan untuk memperluas database ini agar lebih berguna dan mudah digunakan.

1. Formulir di Microsoft Access

Di Microsoft Access, Anda menggunakan formulir untuk melihat, memasukkan, dan mengedit data serta mengontrol database. Ketika Anda telah menyiapkan semua tabel dan hubungan dalam database Anda, Form Wizard sangat berguna untuk menyiapkan formulir berdasarkan tabel Anda, untuk entri data, tampilan, dan pengeditan. Anda kemudian dapat membuat perubahan pada formulir yang dihasilkan oleh Form Wizard, menambahkan dan mengedit fitur seperlunya.

Formulir di Access juga bisa digunakan untuk menampilkan tombol dan tautan untuk menyediakan akses ke semua formulir dan laporan lainnya. Anda dapat mengatur formulir seperti itu dan menyebutnya layar depan. Menyiapkan formulir tingkat atas yang jelas seperti ini memudahkan orang yang tidak memiliki pengetahuan database untuk menggunakan sistem.

2. Laporan di Microsoft Access

Laporan Microsoft Access memungkinkan Anda menampilkan informasi kepada pengguna dengan cara yang nyaman yang dapat dilihat di layar dan kemudian dicetak jika perlu. Biasanya, informasi dalam laporan berasal dari kueri. Report Wizard akan membantu Anda membuat laporan sederhana. Laporan yang lebih rinci berada di luar cakupan artikel ini.

3 Keamanan

Anda mungkin ingin memastikan bahwa tidak ada orang yang tidak dipercaya yang dapat memanipulasi data Anda. Cara termudah untuk melindungi database adalah dengan mengatur kata sandi. Untuk mengatur atau mengubah kata sandi, database harus dibuka untuk penggunaan eksklusif. Untuk melakukan ini, buka Mengakses dan kemudian gunakan Arsip, terbuka y Meninjau…untuk memilih database.

Klik panah tarik-turun di sebelah kanan tombol terbuka dan pilih Terbuka eksklusif. Ini membuka database dengan cara yang memungkinkan Anda mengatur kata sandi. Buka menu Arsip, pilih submenu informasi dan klik Tetapkan kata sandi basis data. Masukkan kata sandi yang Anda perlukan, masuk lagi untuk memverifikasi, dan klik menerima. Kata sandi sudah ditetapkan.

Saat membuat database kontrol stok yang besar, atau database yang berisi informasi sensitif, Anda mungkin memerlukan keamanan yang lebih kompleks. Misalnya, Anda mungkin ingin membatasi akses ke beberapa informasi dalam database, atau Anda mungkin ingin mengizinkan beberapa pengguna untuk melihat informasi dalam database, namun tidak mengubahnya.

Access memungkinkan Anda menentukan tipe pengguna dan menerapkan tingkat keamanan, sehingga Anda bisa menentukan tindakan apa yang tersedia untuk setiap tipe pengguna. Ini disebut 'keamanan tingkat pengguna' jika Anda ingin menyelidiki lebih lanjut.

4. Otomatisasi

Access memungkinkan Anda menulis kode khusus di file Bahasa Visual Dasar untuk Aplikasi, dikenal sebagai VBA. Anda dapat mengonfigurasi cuplikan kode untuk dijalankan saat Anda melakukan tindakan tertentu atau hanya dengan perintah.

Ini memungkinkan Anda mengotomatiskan banyak proses. Misalnya, Anda mungkin ingin sistem Anda secara otomatis menyesuaikan tingkat stok yang tercatat setiap kali pengiriman diterima, atau Anda mungkin menginginkan kolom tersebut Referensi milik klien Itu secara otomatis dibuat dari nama belakang pelanggan.

Menggunakan VBA untuk mengotomatisasi fungsi dapat membuat database lebih kuat dan lebih mudah digunakan, tetapi membutuhkan pengetahuan pemrograman, menjadikannya langkah lebih maju dalam pengembangan basis data.

Melihat: 7 Program Database Terbaik

Final Pensamientos

Kita sampai pada akhir tutorial ini tentang caranya membuat database inventaris di Access. Jika Anda memutuskan untuk membuatnya sendiri Database pengendalian stok atau manajemen inventaris bukan untuk Anda, Anda dapat menyewa seorang profesional di bidang tersebut, yang sebenarnya paling direkomendasikan. Jika Anda menyukai artikel ini atau merasa bermanfaat, mengapa tidak memberi tahu orang lain? Anda dapat membagikan tautan tersebut kepada teman-teman Anda dan/atau meninggalkan pendapat Anda di bagian komentar. Kami peduli dengan apa yang Anda pikirkan.