Cara efektif menggunakan pelacakan perubahan dan komentar di Word

Bekerja dengan komentar dan melacak perubahan di Word Hal ini telah menjadi penting bagi mereka yang mengedit dokumen sebagai sebuah tim dan mereka yang ingin menyimpan catatan terorganisir dan visual dari semua perubahan yang dibuat pada suatu teks. Fitur ini sering kali membingungkan pada awalnya, terutama jika Anda belum pernah menggunakannya sebelumnya atau jika alur kerja Anda melibatkan banyak orang dan versi file yang berbeda. Oleh karena itu, memiliki panduan yang sederhana, jelas, dan komprehensif dapat menyelamatkan Anda dari banyak sakit kepala.

Melampaui pengeditan sederhana, fungsi kontrol komentar dan perubahan Microsoft Word Mereka memungkinkan komunikasi yang lancar dan transparan antara semua yang terlibat dalam edisi tersebut. Dari proofreader hingga penulis dan manajer proyek, semua orang mendapat manfaat dari catatan terperinci tentang apa yang telah diubah, disarankan, atau direvisi, yang membantu meningkatkan kualitas akhir dokumen dan meminimalkan kesalahan atau kesalahpahaman.

Apa itu pengendalian perubahan dan untuk apa digunakan?

Kontrol perubahan adalah alat fundamental di Word yang memungkinkan Anda merekam setiap perubahan yang dibuat pada dokumen, baik penyisipan, penghapusan, atau penyesuaian pemformatan. Perubahan-perubahan ini disorot secara visual, memudahkan siapa pun yang mengaksesnya nanti untuk melihat secara pasti apa yang telah diubah, siapa yang melakukannya, dan kapan. Fitur ini sangat berguna dalam proses kolaboratif, pemeriksaan ejaan, koreksi gaya, atau penerjemahan, di mana beberapa orang melakukan intervensi pada berkas yang sama.

Keuntungan menggunakan kontrol perubahan dan komentar

• Transparansi penuh: Setiap perubahan tercermin di samping nama penulis., yang penting jika beberapa peninjau terlibat dalam penyuntingan.
• Kolaborasi profesional: Memungkinkan Anda bekerja secara efisien tanpa mengabaikan saran, kesalahan yang telah diperbaiki, atau penyesuaian editorial apa pun.
• Catatan sejarah: Versi yang dimodifikasi dapat dibandingkan dan informasi dapat diambil dari tahap sebelumnya, membuat manajemen versi menjadi lebih mudah.
• Fleksibilitas: Pengguna memutuskan perubahan mana yang akan diterima atau ditolak dan kapan melakukannya, menyesuaikan dokumen dengan preferensi dan kebutuhan Anda.

Mengaktifkan dan mengelola perubahan trek di Word

Mengaktifkan kontrol perubahan sangatlah sederhana dan tidak memerlukan pengetahuan tingkat lanjut atau langkah-langkah yang rumit. Poin-poin berikut merinci semua yang Anda butuhkan untuk mulai bekerja seperti seorang profesional sejati:

Cara mengaktifkan dan menonaktifkan kontrol perubahan

• Buka dokumen Anda di Microsoft Word.
• Akses tab Untuk meninjau di atas.
• Klik pada tombol tersebut Kontrol de cambios.

Saat fungsi ini diaktifkan, Segala modifikasi, baik penambahan maupun penghapusan teks, serta perubahan format, akan disorot. Penghapusan biasanya muncul dicoret dan kata-kata baru, digaris bawahi. Jika beberapa orang mengedit dokumen, masing-masing akan melihat perubahannya dalam warna yang berbeda, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi kontribusi individual.

Nonaktifkan kontrol perubahan Anda hanya perlu menekan tombol dengan nama yang sama lagi. Ini menghentikan pelacakan suntingan baru, meskipun tanda yang ada akan tetap muncul di arsip hingga diterima atau ditolak.

Opsi tampilan lanjutan

Word memungkinkan Anda menyesuaikan tampilan perubahan agar sesuai dengan situasi dan jenis tinjauan yang Anda lakukan:

• Ulasan sederhana: Menampilkan garis di margin untuk menunjukkan bahwa modifikasi telah terjadi.
• Semua ulasan: Menampilkan semua perubahan dengan kode warna dan simbol dibedakan untuk setiap jenis edisi.
• Tidak ada ulasan: Menyembunyikan tanda, dan menampilkan teks sebagaimana adanya jika semua perubahan diterima.
• Versi asli: Memungkinkan Anda membandingkan berkas dengan keadaan awalnya, tanpa perubahan apa pun yang diterapkan.

Opsi ini mudah ditemukan di tab Untuk meninjau, dan dapat diganti-ganti tergantung pada apa yang ingin dilihat setiap orang pada waktu tertentu.

Filter dan sesuaikan tampilan perubahan

Dalam proyek yang kompleks, biasanya beberapa perubahan lebih signifikan daripada lainnya. Itulah sebabnya Word menawarkan filter untuk hanya menampilkan modifikasi tertentu:

• Berdasarkan jenis edisi: Anda hanya dapat melihat penyisipan, penghapusan, perubahan format atau komentar..
• Oleh penulis: Filter tanda untuk melihat hanya tanda dari peninjau tertentu, yang sangat berguna jika dokumen telah diedit oleh banyak orang.
• Dalam balon atau daring: Modifikasi dapat ditampilkan di margin (sebagai balon) atau langsung di dalam teks, meningkatkan keterbacaan tergantung pada preferensi pengguna dan volume koreksi.

Cara bekerja dengan komentar di Word

Komentar memungkinkan Anda menambahkan pengamatan, keraguan, atau saran. tanpa mengubah teks utama. Penggunaannya penting dalam tinjauan kolaboratif, karena memfasilitasi komunikasi antara pengulas dan penulis.

Petunjuk untuk menambahkan komentar

• Pilih fragmen teks di mana Anda ingin menambahkan catatan.
• Tab Untuk meninjau, Klik Komentar baru.
• Tuliskan komentar Anda pada balon yang muncul di margin.

Setiap komentar menampilkan nama dan tanggal penulis, yang berguna untuk melacak kontribusi individual. Anda juga dapat membalas komentar yang ada, sehingga terciptalah rangkaian percakapan yang mudah terlihat dan dikelola.

Manajemen dan resolusi komentar

• Jawaban: Memungkinkan Anda membuat perdebatan atau langsung mengklarifikasi komentar sebelumnya, sehingga memudahkan kerja tim.
• Tandai sebagai terpecahkan: Jika komentar tidak lagi relevan, Anda dapat menandainya sebagai terselesaikan sehingga tidak lagi muncul sebagai tertunda.
• Hapus komentar: Mengklik "X" atau menggunakan opsi kontekstual balon akan menghapus komentar sepenuhnya.

Cara menerima, menolak, dan menavigasi perubahan yang dibuat

Ketika sebuah dokumen telah berpindah tangan beberapa kali, hal yang wajar jika ditemukan puluhan saran dan koreksi. Word membuat peninjauan menjadi lebih mudah dengan tombol khusus untuk menavigasi semuanya dengan cepat dan aman:

• Tab Untuk meninjau, gunakan tombol berikut y sebelumnya dalam grup perubahan untuk menggulir di antara tanda revisi yang berbeda.
• Di setiap merek, Anda dapat memilih menerima o Tolak untuk memutuskan apakah akan memasukkan atau membuang saran tersebut.
• Anda juga dapat menggunakan menu konteks dengan mengklik kanan tanda centang tertentu untuk menerima atau menolaknya dari sana. Pilihan ini sempurna jika Anda tidak ingin membuang waktu mencari tombol pada bilah alat.

Selain itu, jika dokumen memiliki banyak perubahan, Anda dapat memilih untuk menerima atau menolaknya sekaligus. Anda hanya perlu memilih tanda panah di sebelah menerima o Tolak dan pilih opsi yang paling sesuai untuk Anda.

Panel Tinjauan

Panel peninjau Menyediakan ikhtisar menyeluruh mengenai semua perubahan dan komentar pada dokumen dan sangat berguna untuk file berukuran besar. Anda dapat mengaksesnya dari tab Untuk meninjau dan putuskan apakah Anda lebih suka melihatnya secara vertikal (di sebelah kanan) atau horizontal (di sebelah bawah). Dasbor menampilkan ringkasan dengan jumlah pasti nilai yang tertunda, membantu Anda memeriksa sekilas apakah ada yang masih perlu ditinjau sebelum menyelesaikan pekerjaan.

Kontrol perubahan dalam dokumen besar dan proyek kolaboratif

Saat mengerjakan proyek jangka panjang atau berkolaborasi dengan beberapa orang, pengendalian perubahan menjadi lebih penting. Berikut adalah beberapa tips praktis untuk membantu Anda tetap terorganisir dan menghindari kebingungan:

• Tentukan peran: Memperjelas siapa yang harus meninjau, menerima, atau menolak perubahan untuk menghindari tumpang tindih atau keputusan yang bertentangan.
• Gunakan komentar untuk pertanyaan dan saran: Dengan cara ini Anda menghindari modifikasi teks secara langsung dan memungkinkan penulis memutuskan apa yang harus dilakukan dengan setiap proposal.
• Tinjau dokumen secara berkala: Jangan biarkan semua perubahan terbuka sampai akhir; Bekerja dalam blok dan tinjau secara berkala sehingga suntingan yang tertunda tidak terakumulasi.
• Bersihkan komentar ketika tidak lagi diperlukan: Ini meningkatkan keterbacaan dan mencegah informasi yang ketinggalan zaman tertinggal dalam berkas akhir.
• Lacak perubahan format jika relevan: Jika desain penting, pastikan Anda tidak kehilangan penyesuaian apa pun pada huruf tebal, miring, indentasi, atau gaya umum.

Cara membandingkan versi berbeda dari dokumen yang sama

Seringkali sulit untuk mengidentifikasi secara pasti apa yang berubah antara dua versi suatu berkas. Word mempermudah proses ini dengan fungsi Bandingkan dokumen, dapat diakses dari tab Untuk meninjau. Cukup pilih dua file yang ingin Anda bandingkan, dan Word akan membuat dokumen baru yang menyoroti semua perbedaan, mengoptimalkan kerja tim dan manajemen versi.

Lindungi dokumen dan ubah kontrol dengan kata sandi

Jika Anda perlu memastikan bahwa Tidak ada yang menonaktifkan kontrol perubahan atau memanipulasi suntingan tanpa izin, Word memungkinkan Anda untuk melindungi fungsi ini dengan kata sandi:

• Buka tab Untuk meninjau dan pilih Lindungi > Lindungi dokumen.
• Masukkan kata sandi untuk mengunci kontrol perubahan. Saat aktif, Tidak mungkin untuk menonaktifkan pelacakan perubahan atau menerima atau menolak suntingan tanpa kata sandi itu.
• Untuk membukanya, cukup kembali ke lokasi yang sama, masukkan kata sandi, dan nonaktifkan perlindungan.

Opsi ini terutama berguna di lingkungan profesional, firma hukum, atau ketika diperlukan ketertelusuran dan keamanan berkas maksimum.

Cetak dokumen tanpa tanda atau komentar

Saat mencetak dokumen, Anda dapat menyembunyikan tanda revisi dan komentar., karena menampilkannya di kertas dapat mengganggu atau membingungkan penerima akhir. Untuk melakukan ini:

• Masuk ke menu Arsip dan pilih mencetak.
• En Pengaturan Cetak, centang opsi Tanda cetak dan nonaktifkan jika Anda tidak ingin ikon tersebut muncul pada salinan cetak.

Ingatlah bahwa menyembunyikan tanda tidak membatalkan perubahan: jika Anda menginginkan dokumen yang bersih, Anda harus menerima atau menolak setiap tanda terlebih dahulu.

Penyelesaian pertanyaan yang sering diajukan tentang pengendalian perubahan

Bisakah saya menerima atau menolak hanya karya saya sendiri? Ya. Saat beberapa orang berkolaborasi pada file yang sama, Word memungkinkan Anda memfilter perubahan berdasarkan pembuatnya, sehingga Anda hanya dapat mengelola perubahan Anda sendiri atau perubahan rekan kerja tertentu.

Bisakah tanda revisi disesuaikan? Dari opsi Word, Anda dapat menyesuaikan warna dan gaya tanda revisi untuk membuatnya lebih visual atau tersembunyi, tergantung pada preferensi Anda. Dengan cara ini, Anda dapat memilih format mana (coretan, garis bawah, warna, balon) yang Anda inginkan untuk setiap jenis perubahan.

Apa yang terjadi jika saya lupa menerima atau menolak perubahan? Tanda tersebut akan disimpan dalam arsip, dan siapa pun yang memiliki akses akan dapat melihatnya. Sebelum Anda menganggap pekerjaan Anda selesai, manfaatkan panel tinjauan untuk memastikan Anda tidak memiliki saran yang tertunda.

Tips untuk menggunakan kontrol perubahan secara efisien

• Gunakan pelacakan perubahan hanya untuk suntingan yang relevan: Jika Anda menggunakannya untuk segala hal, Anda akan berakhir dengan dokumen yang berantakan dan sulit ditinjau.
• Hindari meninggalkan komentar yang samar atau tidak jelas: Jika memungkinkan, buatlah pengamatan Anda lebih spesifik, sehingga pengulas selanjutnya dapat dengan mudah membacanya.
• Bersihkan berkas sebelum mengirimkan versi final: Hapus tanda dan komentar yang tidak diperlukan untuk memastikan hanya hal-hal penting yang tersisa.
• Jika dokumen Anda perlu melalui beberapa revisi, gunakan warna dan label yang berbeda untuk setiap tahap: Hal ini meningkatkan ketertelusuran dan membuat keseluruhan proses lebih mudah dipahami bagi mereka yang datang kemudian.

Kesalahan umum dan cara menghindarinya

• Nonaktifkan pelacakan perubahan tanpa menerima atau menolak terlebih dahulu: Hal ini dapat meninggalkan bekas yang tidak disengaja pada berkas. Selalu periksa dokumen secara menyeluruh sebelum menutupnya.
• Lupa melindungi kontrol perubahan saat berkas beredar di antara banyak komputer: Jika Anda perlu memastikan bahwa semua suntingan dilacak, aktifkan perlindungan kata sandi.
• Jangan menyaring perubahan pada dokumen yang dibagikan: Anda mungkin akhirnya menerima atau menolak saran yang tidak sesuai dengan keinginan Anda, yang menyebabkan kesalahan dan kesalahpahaman. Gunakan filter penulis dan nilai tukar.