Tabel kontrol Ini adalah komponen penting bagi perusahaan Anda untuk mencapai tujuan layanan berkualitas. Kunci kesuksesan pelayanan pelanggan, baik internal maupun eksternal, adalah agar perusahaan dapat mempertahankan operasinya dengan efisiensi maksimum dan beroperasi selama mungkin.
Selain memiliki kapasitas untuk memberikan reaksi segera, dengan beroperasi berdasarkan standar praktik terbaik internasional, meja kendali memiliki pendekatan praktis yang memungkinkan Anda mengantisipasi insiden dan Buat strategi untuk mengoptimalkan server dan proses produk yang ditawarkan perusahaan Anda.
Definisi Meja Kontrol
Meja Kontrol adalah a tim kerja, titik kontak antara pengguna perusahaan dan teknologi standar yang diadopsi oleh mereka, dan yang tujuan utamanya adalah untuk merespons secara tepat waktu, efisien dan berkualitas tinggi terhadap permintaan yang dibuat oleh pengguna tersebut, sehubungan dengan berbagai aspek dari Teknologi Informasi.
Jenis Tabel Kontrol
Ada beberapa jenis tabel kendali tergantung pada tujuannya.
Pusat Pemenuhan
Mereka melakukan kegiatan penyimpanan, perakitan ringan, serta aktivitas pemetikkan, pengepakan, dan pengiriman. Hal ini biasanya dilakukan sebagai hasil transaksi yang berasal dari satu atau lebih pusat kontak.
Operasi Pengalihdayaan Proses Bisnis
Operasi ini terdiri dari berbagai fungsi layanan termasuk pendaftaran dan aktivasi akun baru, pengelolaan catatan, pemrosesan klaim, pengembalian dana, dan fungsi serupa lainnya.
Pusat Manajemen File
Kontrol pinjaman, pengembalian, integrasi, penghapusan file dalam konsentrasi atau file sementara.
Tentu saja, meja kontrol ini belum tentu cocok untuk Anda, namun pengoperasian Anda memerlukan beberapa jenis organisasi serupa yang akan membuat cara bisnis Anda beroperasi lebih mudah.
kategori
- Belum dewasa: Meja Kontrol ini mengelola dan melakukan pengukuran:
- Volume input dan output dari proses.
- Kualitas proses (Presisi dan konsistensi).
- Waktu proses per unit.
- biaya.
- Terkendali: Tabel Kontrol ini, lebih kuat daripada Tabel Belum matang, mengelola dan melakukan pengukuran:
- Produktivitas (Sumber Daya/produk atau layanan).
- Kualitas proses (Presisi dan konsistensi).
- Tingkat layanan.
- biaya.
- Penghasilan.
- Sangat Teknis dan Terkendali: Ini adalah jenis Tabel Kontrol yang paling terspesialisasi dan lengkap. Mengelola dan melakukan pengukuran:
- Produktivitas (Sumber Daya / produk atau layanan)
- Kualitas proses (Presisi dan konsistensi)
- Tingkat layanan
- Biaya
- pendapatan
- Kepuasan pelanggan
- profitabilitas
Tentu saja cara mengelola dan mengukur aktivitas ini akan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain dan dari satu produk ke produk lainnya, namun memiliki Meja Kontrol bukanlah suatu pilihan jika Anda benar-benar ingin mencapai kesejahteraan.
Jangan khawatir jika Anda tidak dapat memiliki Meja Kontrol yang Sangat Berteknologi dan Terkendali sejak awal. Sistem organisasi Anda harus sebesar dan terspesialisasi sesuai kebutuhan operasi Anda, tidak lebih dan tidak kurang.
Mungkin menarik bagi Anda: 6 Aplikasi untuk Membuat To-Do List di Windows
Bagaimana saya tahu jika Control Desk saya tidak berfungsi dengan benar?
Ada beberapa gejala yang jika terdeteksi harus ditanggapi dengan serius dan segera diberantas. Beberapa di antaranya adalah:
- Klaim dan keluhan terus-menerus dari pengguna.
- Permintaan tidak ditanggapi seperti yang diharapkan atau tanggal pengiriman yang tepat tidak dapat diberikan.
- Objek yang mengelola tabel (persediaan, buku, file, bagian) tidak terletak di dalam proses.
- Secara visual, kelainan yang dirasakan (benda/file tidak pada tempatnya).
- Staf Meja Kontrol terganggu oleh aktivitas yang tidak terkait dengan peran mereka (kurir, alat tulis, kontrol ruang rapat)
- Kesalahan dalam penyampaian.
- Operator meja kendali tidak dapat menjelaskan dengan jelas fungsi mereka dan aturan bisnis yang mereka terapkan.
informasi
Bagian dari layanan Meja Kontrol adalah penyampaian laporan berkala, yang mencerminkan aktivitas historis dan tingkat kepatuhannya. Demikian pula, laporan ini memungkinkan Anda memvisualisasikan situasi yang perlu ditingkatkan baik untuk Klien maupun Meja Kontrol dan membuat perubahan yang diperlukan.
Dalam Laporan tersebut mengidentifikasi persyaratan berdasarkan cakupannya, jenis laporan, modalitas layanan dan grafik statistik, selain daftar laporan yang paling sering dihasilkan pada bulan tersebut. Sebagai lampiran, laporan-laporan ini harus memuat berbagai analisis hasil pengelolaan berkala yang disampaikan oleh sistem Administrasi Catatan Kegagalan.
Tujuan utama dari tabel kontrol
Salah satu tujuan meja kendali adalah menjadi titik kontak utama antara tim layanan Anda dan pengguna perangkat lunak atau bahkan pelanggan yang melakukan atau masih akan melakukan pembelian dengan perusahaan Anda. Karena itu, Dapat dikatakan bahwa meja kendali dianggap sebagai suatu fungsi dan bukan sekedar proses.
Maka kita dapat mengatakan bahwa tujuan utama dari tabel kendali adalah:
- mengelola, mengoordinasikan, dan menyelesaikan insiden secepat mungkin;
- memberikan dukungan tingkat pertama, yaitu kontak pertama dengan pengguna atau konsumen;
- bertindak sebagai satu titik kontak bagi seluruh konsumen layanan TI;
- memaksimalkan ketersediaan layanan;
- memulihkan layanan sesegera mungkin;
- memberikan dukungan kepada sistem bisnis;
- membantu manajemen insiden dan manajemen masalah;
- berintegrasi dengan proses manajemen layanan TI perusahaan lainnya;
- bertindak sebagai basis pengetahuan;
- menganalisis dan melacak semua insiden yang masuk;
- memenuhi perjanjian tingkat layanan (SLA);
Satuan analisis
Fungsi Administrator atau Analis Perangkat Lunak Control Desk adalah melakukan analisis bulanan terhadap Indeks dan Data, yang tujuannya adalah untuk mengevaluasi perilaku di el tiempo dari semua Indeks yang ditetapkan sebelumnya dalam rincian prosedur, sesuai dengan perjanjian layanan, segera memberitahukan setiap penyimpangan yang mungkin terjadi, dan membuat proposal untuk tindakan perbaikan.
Pemerintah juga harus melaporkan survei pengguna layanan menurut sektornya, yang mencakup pelaksanaan survei setengah tahunan terhadap semua pengguna yang terkait dengan layanan tersebut, untuk mengidentifikasi kelemahan dalam layanan dan membangun perbaikan berkelanjutan. Format survei dapat dikembangkan bersama dengan klien.
Nama saya Javier Chirinos dan saya sangat tertarik dengan teknologi. Sepanjang ingatan saya, saya menyukai komputer dan video game dan hobi itu berakhir dengan pekerjaan.
Saya telah mempublikasikan tentang teknologi dan gadget di Internet selama lebih dari 15 tahun, khususnya di mundobytes.com
Saya juga ahli dalam komunikasi dan pemasaran online dan memiliki pengetahuan tentang pengembangan WordPress.