Mengelola folder di Outlook: langkah-langkah untuk mengatur email Anda

Mengelola folder email Anda dengan benar di Outlook sangat membantu bagi siapa pun yang menangani ratusan pesan setiap hari. Ini tidak hanya membantu menjaga kotak masuk Anda tetap rapi, tetapi juga memudahkan Anda menemukan pesan penting, meningkatkan produktivitas, dan mencegah kekacauan digital yang mengerikan. Meluangkan beberapa menit untuk mengatur folder Anda dapat secara radikal mengubah pengalaman Outlook Anda, memungkinkan Anda untuk bekerja lebih nyaman dan efisien setiap hari.

Dalam artikel ini, kita akan meninjau, dengan sangat jelas dan detail, semua kemungkinan yang ditawarkan Outlook—baik dalam versi desktop, web, maupun seluler—untuk membuat, mengatur, memodifikasi, dan mengotomatiskan manajemen folder . Kita akan menganalisis cara membuat folder dan subfolder, cara memindahkan, mengganti nama, atau menghapus folder, cara menggunakan aturan untuk mengotomatiskan pengorganisasian, dan beberapa kiat praktis untuk menjaga agar email Anda tetap terkendali. Semuanya dijelaskan dalam bahasa yang sederhana dan mudah dipahami sehingga Anda dapat langsung mempraktikkannya setelah selesai membaca.

Mengapa mengatur email Anda ke dalam folder?

Mengelola email tanpa struktur dapat menyebabkan terlewatnya pesan penting atau membuang waktu untuk mencari informasi . Outlook menawarkan sistem folder dan subfolder yang memungkinkan Anda mengkategorikan pesan berdasarkan proyek, klien, prioritas, atau kriteria lain yang Anda pilih. Folder yang terorganisir dengan baik menghemat waktu dan mengurangi kerepotan , terutama jika Anda menerima banyak email setiap hari.

Folder bawaan Outlook

Saat Anda mulai menggunakan Outlook, Anda akan menemukan beberapa folder bawaan yang memiliki tujuan tertentu. Tidak semuanya dapat dihapus atau dimodifikasi, tetapi ada baiknya mengetahui fungsi masing-masing folder:

• Kotak Masuk: Semua pesan baru tiba di sini, kecuali Anda menetapkan aturan untuk memindahkannya secara otomatis.
• Spam: Saring pesan-pesan yang diduga spam sehingga tidak memenuhi kotak masuk Anda.
• Penghapus: Folder ini menyimpan pesan yang sedang Anda persiapkan tetapi belum terkirim.
• Barang yang dikirim: Simpan salinan email yang telah Anda kirim dari akun Anda.
• Elemen yang dihapus: Ia mengumpulkan semua pesan dan folder yang telah Anda buang, bekerja seperti tempat sampah daur ulang.
• Mengajukan: Sempurna untuk menyimpan pesan yang tidak lagi Anda butuhkan, tetapi ingin Anda simpan untuk referensi di masa mendatang.

Folder-folder ini membentuk dasar pengorganisasian Anda, tetapi kendali sebenarnya baru didapatkan ketika Anda mulai menyesuaikan sistem dengan folder dan subfolder Anda sendiri.

Cara membuat folder dan subfolder di Outlook

Baik Anda menggunakan aplikasi desktop, versi web, atau mengakses Outlook dari perangkat seluler, membuat folder dan subfolder di Outlook sangat mudah . ​​Mari kita lihat caranya di setiap platform:

Di Outlook baru untuk Windows dan Outlook Web

1. Buka panel folder di sisi kiri.
2. Klik kanan pada alamat email Anda (atau tentang “Folder”). Menu konteks akan muncul.
3. Pilih “Buat folder baru” untuk menambahkan folder ke tingkat utama.
4. Masukkan nama yang Anda inginkan dan tekan Enter. Folder baru akan muncul dalam daftar.

Untuk membuat subfolder , ulangi prosesnya tetapi klik kanan pada folder tempat Anda ingin menempatkan subfolder tersebut, dan pilih opsi "Buat subfolder baru".

Di Outlook.com

1. Di bilah sisi folder, klik kanan pada “Folder.”
2. Pilih “Buat folder baru” dan masukkan nama.
3. Untuk subfolder, klik kanan pada folder dasar dan pilih “Buat subfolder baru”. Beri nama dan tekan Enter.

Dalam versi klasik Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)

1. Klik kanan pada nama kotak surat Anda di panel folder.
2. Pilih “Folder Baru” dari menu tarik-turun.
3. Masukkan nama folder dan konfirmasikan dengan menekan Enter.

Logika ini berlaku untuk folder utama maupun subfolder. Kuncinya adalah memilih di mana Anda ingin menempatkannya sebelum memulai proses — Anda dapat membuat sebanyak mungkin level yang Anda butuhkan untuk menyesuaikan pengaturan Anda.

Sesuaikan dan kelola folder

Setelah Anda membuat folder, Outlook memberi Anda banyak pilihan untuk mengelolanya sesuai kebutuhan Anda. Mari kita lihat operasi yang paling umum dan cara melakukannya:

Ganti nama folder

1. Arahkan ke folder yang ingin Anda ganti namanya di panel samping.
2. Klik kanan padanya dan pilih “Ganti Nama.”
3. Masukkan nama baru dan konfirmasi dengan Enter.

Harap dicatat bahwa folder default (seperti Kotak Masuk, Item Terkirim, Surat Sampah) tidak dapat diubah namanya atau dihapus.

Pindahkan folder dan atur ulang panel

Outlook memungkinkan Anda mengatur ulang folder yang Anda buat . Anda dapat mengatur ulang panel folder dengan menyeret dan meletakkan setiap folder ke posisi yang Anda inginkan. Apa yang perlu Anda perhatikan?

• Folder standar (seperti item Terkirim atau Dihapus) memiliki posisi tetap dan tidak dapat diubah susunannya atau dipindahkan.
• Folder yang Anda buat dapat dipindahkan dengan bebas, bahkan membuat struktur hierarkis (subfolder dalam folder induk).
• Pada tampilan “Favorit”, Anda dapat menambahkan folder yang paling sering digunakan hanya dengan mengklik kanan folder tersebut dan memilih “Tambahkan ke Favorit”. Ini menempatkannya di bagian atas untuk akses cepat.

Urutkan folder berdasarkan abjad

Jika Anda telah mengubah susunan panel folder tetapi ingin mengembalikannya ke urutan abjad, Outlook memungkinkan Anda melakukannya secara otomatis:

• Di menu atas, buka tab “Tampilan”.
• Pilih “Urutkan Folder” dan kemudian “Urutkan Folder A hingga Z.”

Ini dapat membantu Anda ketika panel folder Anda semakin besar dan Anda ingin menemukan semuanya dengan mudah.

Hapus folder dan subfolder

1. Klik kanan pada folder (atau subfolder) yang ingin Anda hapus.
2. Pilih “Hapus Folder.”
3. Konfirmasi penghapusan. Isi folder juga akan dipindahkan ke Item Terhapus.

Kami tegaskan kembali: folder default tidak dapat dihapus . Jika Anda perlu mengosongkan ruang, hapus isi folder tersebut, tetapi jangan hapus foldernya sendiri.

Apa yang harus saya lakukan jika saya tidak melihat folder?

Terkadang panel folder Outlook mungkin tidak menampilkan semua folder Anda, baik karena masalah tampilan atau pengaturan yang tidak sengaja diaktifkan. Berikut beberapa cara mudah untuk memperbaikinya:

• Keluar dari Outlook.com atau Outlook Web, bersihkan cache browser Anda, lalu masuk kembali.
• Tutup semua tab dan jendela browser untuk memastikan tidak ada konflik sesi yang terbuka.
• Pastikan panel folder diperluas. Buka “View” > “Folder Pane” > “Normal” dan periksa apakah tampilannya tidak diminimalkan.
• Di jendela Outlook itu sendiri, tekan panah samping untuk memperluas panel folder jika tersembunyi.

Cara memindahkan email antar folder

Dalam hal menjaga agar folder Anda tetap terorganisir, membuat folder sama pentingnya dengan memindahkan pesan dengan benar. Ada beberapa cara untuk memindahkan email antar folder di Outlook:

• Seret dan lepas: Pilih pesan, seret ke folder yang diinginkan, dan letakkan di sana.
• Menu kontekstual: Pilih satu atau beberapa email, klik kanan dan gunakan opsi “Pindahkan ke folder”, pilih folder tujuan.
• Perintah bilah atas: Setelah pesan dipilih, klik “Pindahkan ke” dan pilih folder atau cari tujuan menggunakan mesin pencari bawaan.

Prosesnya sama persis untuk pesan individual atau kelompok pesan . Gunakan metode mana pun yang paling nyaman bagi Anda, tergantung pada perangkat atau versi Outlook yang Anda gunakan.

Tambahkan dan kelola folder di Favorit

Jika Anda memiliki folder yang sering Anda akses atau yang penting untuk pekerjaan harian Anda, menambahkannya ke Favorit akan menghemat banyak waktu . Bagian ini muncul di bagian atas panel folder.

• Klik kanan pada folder tersebut dan pilih “Tambahkan ke Favorit.”
• Untuk menghapusnya dari Favorit, klik kanan dan pilih “Hapus dari Favorit.”
• Di Favorit, Anda dapat menyusun ulang folder sesuai keinginan, sehingga folder terpenting selalu tersedia.

Hapus pesan dan kosongkan tempat sampah

Saat Anda menghapus pesan atau folder, pesan atau folder tersebut secara otomatis dipindahkan ke "Item yang Dihapus". Anda dapat menghapusnya secara permanen secara manual atau mengkonfigurasi Outlook untuk mengosongkan tempat sampah saat Anda keluar.

1. Akses opsi konfigurasi (“Pengaturan” > “Manajemen pesan” > “Email”).
2. Centang kotak “Kosongkan folder Item Terhapus saat saya keluar”.
3. Jangan lupa klik “Simpan” untuk menerapkan perubahan.

Apakah Anda perlu memulihkan pesan apa pun? Outlook menawarkan opsi untuk memulihkan item yang terhapus dari sampah Anda, kecuali Anda telah menghapusnya secara permanen.

Otomatiskan organisasi Anda dengan aturan dan perintah

Salah satu keunggulan Outlook dibandingkan klien email lainnya adalah kemampuannya untuk mengotomatiskan penyortiran pesan berdasarkan kriteria yang Anda tentukan . Hal ini dicapai melalui aturan dan perintah cepat:

Buat aturan untuk memindahkan pesan secara otomatis

1. Di kotak masuk Anda, pilih pesan dari pengirim atau dengan karakteristik yang ingin Anda otomatisasi.
2. Klik menu opsi (biasanya “…” atau di bilah perintah atas) dan pilih “Buat Aturan.”
3. Kotak dialog akan muncul di mana Anda dapat menentukan kondisi: pengirim, subjek, penerima, dst.
4. Pilih folder tempat Anda ingin pesan-pesan tersebut dipindahkan secara otomatis.
5. Anda dapat mengonfigurasi tindakan lanjutan dengan memilih “Opsi lainnya.”
6. Simpan aturan tersebut dan Outlook akan melakukan penyortiran untuk Anda sejak saat itu.

Perintah cepat untuk membersihkan dan memindahkan pesan

• Bersih: Memungkinkan Anda menghapus semua email dengan cepat dari pengirim, hanya menyimpan pesan terbaru, atau secara otomatis menghapus pesan lama.
• Pindah ke: Membantu Anda mentransfer pesan yang dipilih ke folder yang Anda inginkan tanpa harus menyeretnya satu per satu.

Perintah-perintah ini muncul di bilah atas Outlook.com saat Anda memilih pesan apa pun . Perintah ini dapat menghemat banyak waktu Anda dalam membersihkan dan mengatur kotak masuk Anda.

Tips untuk pengorganisasian folder yang efisien

Fungsionalitas Outlook sangat luas, tetapi kuncinya adalah menemukan sistem yang benar-benar membantu Anda dalam kehidupan sehari-hari. Berikut beberapa tips praktis:

• Letakkan folder kunci di bagian atas untuk akses lebih cepat—tambahkan ke Favorit.
• Kelompokkan folder berdasarkan topik atau jenis konten: proyek, klien, masalah pribadi, dll. Ini memudahkan pencarian cepat.
• Tinjau dan perbarui struktur folder dari waktu ke waktu. Pekerjaan dan kehidupan berubah, dan email Anda harus mencerminkan perkembangan itu.
• Jangan terlalu sering menggunakan subfolder: Terlalu banyak level dapat memperumit manajemen alih-alih menyederhanakannya.

Ingatlah bahwa tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan mengambil informasi tanpa membuang waktu . Jangan ragu untuk bereksperimen sampai Anda menemukan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Solusi cepat untuk masalah umum

Jika Anda mendapati folder hilang, tidak dapat mengubah urutan, atau tidak dapat menemukan pesan , berikut beberapa rekomendasi:

• Verifikasi bahwa panel folder tidak diminimalkan atau diciutkan.
• Keluar, bersihkan cache peramban Anda, lalu masuk kembali.
• Untuk Outlook klasik, periksa pengaturan di bawah tab “Tampilan”.
• Jika suatu folder hilang, periksa apakah folder tersebut tidak dipindahkan secara tidak sengaja ke folder lain.

Cara memindahkan email antar folder

Dalam hal menjaga agar folder Anda tetap terorganisir, membuat folder sama pentingnya dengan memindahkan pesan dengan benar. Ada beberapa cara untuk memindahkan email antar folder di Outlook:

• Seret dan lepas: Pilih pesan, seret ke folder yang diinginkan, dan letakkan di sana.
• Menu kontekstual: Pilih satu atau beberapa email, klik kanan dan gunakan opsi “Pindahkan ke folder”, pilih folder tujuan.
• Perintah bilah atas: Setelah pesan dipilih, klik “Pindahkan ke” dan pilih folder atau cari tujuan menggunakan mesin pencari bawaan.

Prosesnya sama persis untuk pesan individual atau kelompok pesan . Gunakan metode mana pun yang paling nyaman bagi Anda, tergantung pada perangkat atau versi Outlook yang Anda gunakan.

Tambahkan dan kelola folder di Favorit

Jika Anda memiliki folder yang sering Anda akses atau yang penting untuk pekerjaan harian Anda, menambahkannya ke Favorit akan menghemat banyak waktu . Bagian ini muncul di bagian atas panel folder.

• Klik kanan pada folder tersebut dan pilih “Tambahkan ke Favorit.”
• Untuk menghapusnya dari Favorit, klik kanan dan pilih “Hapus dari Favorit.”
• Di Favorit, Anda dapat menyusun ulang folder sesuai keinginan, sehingga folder terpenting selalu tersedia.

Hapus pesan dan kosongkan tempat sampah

Saat Anda menghapus pesan atau folder, pesan atau folder tersebut secara otomatis dipindahkan ke "Item yang Dihapus". Anda dapat menghapusnya secara permanen secara manual atau mengkonfigurasi Outlook untuk mengosongkan tempat sampah saat Anda keluar.

1. Akses opsi konfigurasi (“Pengaturan” > “Manajemen pesan” > “Email”).
2. Centang kotak “Kosongkan folder Item Terhapus saat saya keluar”.
3. Jangan lupa klik “Simpan” untuk menerapkan perubahan.

Apakah Anda perlu memulihkan pesan apa pun? Outlook menawarkan opsi untuk memulihkan item yang terhapus dari sampah Anda, kecuali Anda telah menghapusnya secara permanen.

Otomatiskan organisasi Anda dengan aturan dan perintah

Salah satu keunggulan Outlook dibandingkan klien email lainnya adalah kemampuannya untuk mengotomatiskan penyortiran pesan berdasarkan kriteria yang Anda tentukan . Hal ini dicapai melalui aturan dan perintah cepat:

Buat aturan untuk memindahkan pesan secara otomatis

1. Di kotak masuk Anda, pilih pesan dari pengirim atau dengan karakteristik yang ingin Anda otomatisasi.
2. Klik menu opsi (biasanya “…” atau di bilah perintah atas) dan pilih “Buat Aturan.”
3. Kotak dialog akan muncul di mana Anda dapat menentukan kondisi: pengirim, subjek, penerima, dst.
4. Pilih folder tempat Anda ingin pesan-pesan tersebut dipindahkan secara otomatis.
5. Anda dapat mengonfigurasi tindakan lanjutan dengan memilih “Opsi lainnya.”
6. Simpan aturan tersebut dan Outlook akan melakukan penyortiran untuk Anda sejak saat itu.

Perintah cepat untuk membersihkan dan memindahkan pesan

• Bersih: Memungkinkan Anda menghapus semua email dengan cepat dari pengirim, hanya menyimpan pesan terbaru, atau secara otomatis menghapus pesan lama.
• Pindah ke: Membantu Anda mentransfer pesan yang dipilih ke folder yang Anda inginkan tanpa harus menyeretnya satu per satu.

Perintah-perintah ini muncul di bilah atas Outlook.com saat Anda memilih pesan apa pun . Perintah ini dapat menghemat banyak waktu Anda dalam membersihkan dan mengatur kotak masuk Anda.

Tips untuk pengorganisasian folder yang efisien

Fungsionalitas Outlook sangat luas, tetapi kuncinya adalah menemukan sistem yang benar-benar membantu Anda dalam kehidupan sehari-hari. Berikut beberapa tips praktis:

• Letakkan folder kunci di bagian atas untuk akses lebih cepat—tambahkan ke Favorit.
• Kelompokkan folder berdasarkan topik atau jenis konten: proyek, klien, masalah pribadi, dll. Ini memudahkan pencarian cepat.
• Tinjau dan perbarui struktur folder dari waktu ke waktu. Pekerjaan dan kehidupan berubah, dan email Anda harus mencerminkan perkembangan itu.
• Jangan terlalu sering menggunakan subfolder: Terlalu banyak level dapat memperumit manajemen alih-alih menyederhanakannya.

Ingatlah bahwa tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan mengambil informasi tanpa membuang waktu . Jangan ragu untuk bereksperimen sampai Anda menemukan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.