Bagan Dinamis di Powerpoint: Bagan yang Diperbarui Secara Otomatis

Secara teknis, di PowerPoint Anda bisa menautkan file Excel ke presentasi PowerPoint. Namun, hal itu tidak akan membuat grafik menjadi dinamis, dan terkadang sulit untuk mengetahui kapan grafik akan diperbarui. Namun bagaimana jika kita menginginkan lebih? Bagaimana jika kita ingin bagan diperbarui selama presentasi?

Bayangkan ingin menyajikan serangkaian slide dinamis di lingkungan Office, setiap slide memperlihatkan bagan terbaru dari dasbor Excel yang diperbarui. Dalam kasus lain, Anda mungkin ingin menghindari tautan apa pun ke file Excel dan cukup memiliki referensi dinamis ke file atau file sumber Anda. Hari ini kita akan mengeksplorasi cara membuat grafik dinamis di PowerPoint menggunakan VBA.

Mungkin Anda mungkin tertarik: Keunggulan PowerPoint Dibandingkan Alat Presentasi Lainnya

Ikhtisar sejarah grafik PowerPoint

Saat kami memulai PresentationPoint dan melanjutkan pembuatan DataPoint, yang secara resmi dirilis pada tahun 2003, PowerPoint 1997, 2000, dan 2003 menggunakan mesin Microsoft Graph untuk menampilkan grafik pada slide Anda. Dengan versi PowerPoint atau Office 2007, mesin grafis baru diperkenalkan di PowerPoint. Itu tampak persis seperti mesin pembuatan bagan Microsoft Excel terbaik.

Mengapa tidak menggunakan grafik tertaut?

Sebelum memulai, kami ingin menjelaskan bahwa Anda tidak perlu menggunakan pendekatan yang dijelaskan di bawah ini secara sederhana menghubungkan grafik excel ke presentasi PowerPoint. Tujuan dari latihan ini adalah untuk menghindari penautan dan membuatnya sepenuhnya fleksibel sesuai preferensi Anda saat Anda ingin memperbarui grafik dan bahkan memperbarui file Excel sebelum melakukannya.

Membuat grafik dinamis di PowerPoint

Di bawah ini adalah tutorial langkah demi langkah tentang cara mengatur grafik pivot di PowerPoint dan makro:

Langkah 1: Buat PowerPoint dan bentuknya

Pertama, kita perlu membuat bentuk PowerPoint yang akan digunakan sebagai placeholder untuk menandai lokasi dan ukuran grafik kita. Klik gambar di bawah untuk referensi.

Langkah 2: Buat Bagan Excel

Selanjutnya, kita perlu membuat dan memberi nama grafik Excel. Ini akan disalin dan ditempel sebagai gambar ke PowerPoint kami untuk mencegah penautan dan memastikan pemformatannya identik dengan tampilannya di file Excel Anda.

Langkah 3: Buat Makro VBA Bagan Dinamis di PowerPoint

Jika Anda tidak tahu cara mengakses tab Pengembang, Anda dapat melanjutkan dengan cara yang sama seperti melakukannya di Excel. Selanjutnya buat modul VBA baru dan salin kode VBA berikut:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

#Jika VBA7 Lalu Deklarasikan Publik PtrSafe Sub Sleep Lib «kernel32» (ByVal milidetik Selama Ptr) 'MS Office 64 Bit #Kalau tidak Deklarasikan Publik Sub Sleep Lib «kernel32» (ByVal milidetik Selama) 'MS Office 32 Bit #EndIf   Fungsi CopyChartFromExcelToPPT(excelFilePath As String, sheetName As String, chartName As String, dstSlide As Long, Opsional shapeLeft As Long, Opsional shapeTop As Long, Opsional shapeWidth As Long, Opsional shapeHeight As Long) Sebagai Bentuk Pada Kesalahan GoTo ErrorHandl 'Menangani Kesalahan   'Atur Variabel dan Buka Excel Redupkan eApp Sebagai Excel.Aplikasi, wb Sebagai Excel.Buku Kerja, ppt Sebagai PowerPoint.Presentasi, ws Sebagai Excel.Lembar Kerja Setel eApp = Excel.Aplikasi Baru eApp.Visible = Salah Setel wb = eApp.Workbooks.Open(excelFilePath) Setel ppt = Presentasi Aktif 'Salin Bagan di Excel wb.Sheets(sheetName).ChartObjects(chartName).Salinan   'Tempel ke slide pertama dalam presentasi PowerPoint aktif ppt.Slides(dstSlide).Shapes.PasteSpecial ppPasteBitmap Atur CopyChartFromExcelToPPT = ppt.Slides(dstSlide).Shapes(ppt.Slides(dstSlide).Shapes.Count) 'Tutup dan bersihkan Excel wb.Tutup SimpanPerubahan:=Salah eApp.Keluar Setel wb = Tidak Ada: Setel eApp = Tidak Ada   'Pindahkan bentuk baru jika kiri/atas tersedia Jika Tidak (IsMissing(shapeTop)) Lalu Dengan CopyChartFromExcelToPPT .Kiri = bentukKiri .Top = bentukTop Berakhir dengan End If Jika Tidak (IsMissing(shapeWidth)) Lalu Dengan CopyChartFromExcelToPPT .LockAspectRatio = Salah .Lebar = lebar bentuk .Tinggi = bentukTinggi Berakhir dengan End If Keluar Fungsi Penanganan Kesalahan: 'Pastikan untuk menutup buku kerja dan Excel dan mengembalikan False On Error Resume Next Jika Tidak (eApp Bukan Apa-apa) Maka wb.Tutup SimpanPerubahan:=Salah eApp.Keluar End If Setel CopyChartFromExcelToPPT = Tidak Ada End Function

Biarkan saya menguraikannya. Sebelumnya kita definisikan fungsinya terlebih dahulu VBA Tidur, karena kami akan menggunakannya sebagai mekanisme penundaan antar pembaruan. Selanjutnya kita mendefinisikan fungsinya Salin Bagan Dari Excel Ke PPT yang pada dasarnya melakukan hal berikut:

1. Membuka file Excel yang ditentukan dengan excelFilePath.
2. Menyalin bagan chartName dari sheet sheetName.
3. Pastekan ke ActivePresentation pada slide dstSlide dan letaknya shapeTop dan shapeLeft, dengan ukuran shapeWidth dan shapeHeight

Seperti yang Anda lihat, ini adalah fungsi umum yang dapat Anda gunakan kembali untuk tujuan Anda sendiri, apa pun contoh penggunaan yang akan Anda gunakan.

Langkah 4: Perbarui grafik secara otomatis

Sekarang mari buat skenario sederhana menggunakan fungsi umum untuk menyalin bagan dari Excel ke PowerPoint:

• Langkah 1: berjalan dalam mode Presentación.
• Langkah 2: setiap detik memperbarui grafik excel dan memperbarui stempel waktu.
• Langkah 3: keluar dari mode presentasi.

Di bawah kode VBA melakukan hal itu:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Sub TesPembaruanOtomatis() Redupkan shp Sebagai Bentuk, shp1 Sebagai Bentuk, shpTxt Sebagai Bentuk Redupkan baganPlaceholder Sebagai Bentuk, waktuBentuk Sebagai Bentuk, nomor slide Sepanjang 'Dapatkan bentuk placeholder, sembunyikan ChartPlaceholder nomor slide = 1 Setel chartPlaceholder = ActivePresentation.Slides(slideNumber).Shapes("ChartPlaceholder"): chartPlaceholder.Visible = msoFalse Setel timeShape = ActivePresentation.Slides(slideNumber).Shapes("TimeStamp")   'Mulai presentasinya! ActivePresentation.SlideShowSettings.Jalankan   'Perbarui Bagan dan atur stempel waktu Setel shp = CopyChartFromExcelToPPT(ActivePresentation.Path & «\Test.xlsx», «Sheet1», «Chart 1», slideNumber, chartPlaceholder.Left, chartPlaceholder.Top, chartPlaceholder.Width, chartPlaceholder.Height) timeShape.TextFrame.TextRange.Text = Format(Sekarang(), «YYYY-MM-DD JJ:MM») Lakukan Acara Tidur 1000 Untuk i = 0 Sampai 3 'Perbarui Bagan, hapus bentuk lama dan atur cap waktu Setel shp1 = CopyChartFromExcelToPPT(ActivePresentation.Path & «\Test.xlsx», «Sheet1», «Chart 1», slideNumber, chartPlaceholder.Left, chartPlaceholder.Top, chartPlaceholder.Width, chartPlaceholder.Height) shp.Hapus: Setel shp = shp1 timeShape.TextFrame.TextRange.Text = Format(Sekarang(), «YYYY-MM-DD JJ:MM») 'Tidur selama 1 detik Lakukan Acara Tidur 1000 Selanjutnya saya 'Akhir presentasi! Presentasi Aktif.SlideShowWindow.View.Exit 'Hapus bagan dan buat ChartPlaceholder terlihat kembali shp.Hapus chartPlaceholder.Visible = msoTrue End Sub

Kasus penggunaan untuk bagan dinamis di PowerPoint

Bagi kami, sebuah cara menganimasikan grafik Excel di PowerPoint memperkenalkan palet pilihan baru untuk lebih mendorong batas-batas apa yang bisa kita lakukan dengan PowerPoint. Di bawah ini adalah daftar singkat ide yang dapat membantu Anda membayangkan betapa bermanfaatnya ide tersebut:

1. Buat presentasi Office dinamis dengan bagan yang diperbarui secara otomatis dari beberapa file Excel.
2. Buat tombol untuk memperbarui secara manual satu atau semua bagan di dek PowerPoint Anda.
3. Buat cara mudah untuk menautkan bagan PowerPoint Anda ke file Excel yang mungkin berpindah (misalnya, menautkan ke file Excel di direktori yang sama).

Pilih antara tabel dan bagan dinamis di PowerPoint

Anda masih dapat menggunakan objek grafis baru untuk menampilkan grafik real-time pada slide Anda. Namun Anda akan melihat lembar data berkedip setiap saat Titik Data buka konten data grafik. Untuk presentasi online, atau dengan kata lain, saat Anda menjalankan tayangan slide PowerPoint di layar komputer atau televisi khusus untuk audiens Anda, dan Anda ingin menghindari melihat lembar kerja tersebut, maka Anda harus menggunakan grafik 'lama'.

Mungkin Anda ingin tahu: Cara Menggunakan VBA di PowerPoint: Panduan Pemula

Cara menyisipkan grafik pada slide Anda

Dengan DataPoint versi terbaru, cukup klik untuk membuka menu menyisipkan PowerPoint Anda. Di akhir tombol asli, Anda akan menemukan grup baru Poin data dengan sebuah tombol Grafis. Saat Anda berada di slide, cukup klik tombolnya Grafis dan itu akan memasukkan objek grafik default baru untuk Anda. Ini berperilaku seperti opsi baru Sisipkan > Bagan.

Saat Anda telah menyiapkan koneksi data ke sumber data pilihan Anda dan memilih objek bagan ini, klik Titik data dan kemudian pada tombol Grafis untuk menetapkan data koneksi data ke ini bagan/grafik.

Objek bagan ini dapat digunakan dengan sempurna dalam tayangan slide Anda menampilkan informasi real-time sebagai grafik batang atau lingkaran. Namun, keuntungan terbesarnya, Anda tidak akan melihat lembar data dengan informasi Anda berkedip di layar.

Saat Anda mengedit grafik

Setiap kali Anda mengklik untuk mengedit objek bagan, PowerPoint akan memberi tahu Anda hal berikut: 'Untuk mengedit bagan Anda menggunakan fitur PowerPoint terbaru, Anda harus mengonversinya ke format yang lebih baru'. Memilih Edit yang ada di sini untuk terus menggunakan objek tersebut Microsoft Graph.

PowerPoint akan menanyakan hal ini kepada Anda setiap saat. Jika Anda merasa ini mengganggu dan ingin terus menggunakan grafik, mungkin nonaktifkan pertanyaan ini. Untuk melakukan ini, buka registri dan tambahkan kunci baru (DWORD) bernama MSGraphEnable ke jalur di bawah ini, dan atur nilainya menjadi 1.

\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Charting

Nilai 16,0 di sini mewakili versi PowerPoint 2016. Gunakan 15,0 untuk PowerPoint 2013 dan 14,0 untuk PowerPoint 2010.

Cara membuat presentasi dinamis

Jika Anda memiliki presentasi dengan beberapa bagan dan laporan, Anda tidak pernah tahu seberapa sering Anda perlu memperbaruinya. Misalnya, membuat laporan kinerja triwulanan dan menerima data baru setiap jam. Dalam hal ini, daripada tabel dan bagan PowerPoint, lebih baik menyematkan objek excel. Informasi tersebut diperbarui secara otomatis setelah pembaruan dalam tabel Excel.

Untuk membuat slide dalam presentasi PowerPoint Anda dengan data yang diperbarui secara otomatis, lakukan hal berikut:

Langkah 1: Pilih bagan atau tabel di Excel yang ingin Anda tambahkan ke presentasi dan lakukan salah satu hal berikut ini:

1. Klik pada Ctrl + C.
2. Tab inisiasi, di grup Papan klip, klik tombolnya Kopi.

3. Klik kanan pada objek yang dipilih lalu pilih Kopi dari menu pop-up.

Langkah 2: Buka slide presentasi tempat Anda ingin menyisipkan objek Excel dan kemudian di tab inisiasi, di grup Papan klip, pilih opsi dari daftar drop-down Menangkap.

• 1. Jika Anda mencoba menempelkan grafik.

Dari daftar Opsi Tempel, pilih:

• Gunakan tema target dan data tautan.
• Pertahankan format sumber dan data tautan.

Gunakan Tema Target akan mengadopsi warna, font, dan efek tema presentasi target yang Anda tempel. Warna sumber akan diubah, sumber dan efek. Preserve Source Formatting akan mempertahankan warna tema, font, dan efek presentasi yang Anda salin. Semua warna, font, dan efek akan sama seperti di buku kerja sumber.

Data Tautan Inilah yang akan Anda gunakan jika Anda ingin informasi dalam bagan atau spreadsheet diperbarui secara otomatis saat data sumber diperbarui. Tautan dibuat ke dokumen asli, dan modifikasi pada sumber akan membuat perubahan pada dokumen tujuan.

¡Perhatian! Karena metode ini membuat tautan ke lembar bentang Excel tertentu, jika Anda memindahkan atau menghapus file sumber, Anda tidak akan bisa memperbarui bagan.

 2.2.  Jika Anda ingin menyisipkan tabel, klik Tempel Spesial:

Catatan: Opsi tempel lainnya tidak membuat tautan ke file sumber, sehingga perubahan apa pun pada tabel Excel tidak memperbarui tabel di PowerPoint.

Di kotak dialog lem khusus, centang kotak Tempel tautan dan klik menerima:

Sekarang, jika Anda mengubah apa pun di bagan atau tabel, Anda akan melihat perubahan di presentasi PowerPoint:

Opsi lain untuk menempelkan bagan Excel:

• Gunakan tema target dan sematkan buku kerja.
• Pertahankan format sumber dan sematkan buku kerja.

Sematkan Buku Kerja akan membuat salinan data dan menyematkannya di dokumen tujuan. Perubahan font di masa mendatang tidak akan diterapkan. Anda dapat mengubah bagan secara manual dengan mengekliknya dua kali dan membuat perubahan pada spreadsheet mini yang terbuka di dalam dokumen target.

Perubahan yang Anda lakukan pada dokumen tujuan juga tidak akan memengaruhi data sumber. Menyematkan grafik dan data sumber Anda berguna untuk berbagi dokumen antara komputer pemirsa dan komputer Anda.

Namun, Anda dapat membuat file yang sangat besar. Objek file sumber akan ditampilkan sebagai gambar. Perubahan apa pun pada font tidak mengubah gambar ini. Anda kemudian dapat mengedit gambar seperti yang lain, tetapi Anda tidak akan dapat mengubah atau membuka sumber data atau mengubah grafik.

Melihat: Cara Menggunakan Laser Pointer di Powerpoint (Hijau, Merah dan Biru)

Final Pensamientos

Siap, Anda sekarang tahu cara bekerja dengan grafik dinamis di PowerPoint. Kami yakin bahwa bentuk grafik baru yang diperkenalkan di PowerPoint dan yang dikembangkan Microsoft untuk versi PowerPoint yang lebih baru jauh lebih baik bagi kita semua, dibandingkan dengan objek Microsoft Graph yang lebih lama. Namun seperti yang telah kita pelajari, memperbarui lembar data tanpa mem-flash lembar data secara teknis tidak mungkin dilakukan saat ini dan menyebabkan kerusakan. Kami berharap tutorial ini bermanfaat bagi Anda dan Anda mengunjungi kami lagi.