Cara Menggabungkan Excel dengan Word: Impor Data dari Excel ke Word

Pada artikel ini kami akan menunjukkan caranya gabungkan excel dengan Word. Menggabungkan data dari spreadsheet atau buku kerja Excel adalah alat yang sangat mendasar namun ampuh yang dapat menghemat banyak waktu ketika mencoba membuat dokumen yang memiliki bidang variabel.

Semuanya mulai dari amplop dan surat hingga kartu nama dan tenda meja, penggabungan data akan menghilangkan tugas melelahkan dalam menulis setiap catatan dengan tangan dengan mengekstraksi data dari file Excel yang ditentukan.

Bayangkan kemungkinannya, terutama untuk keperluan surat langsung. Ada tiga langkah utama yang terlibat dalam membuat dokumen gabungan. Yang pertama dan terpenting adalah daftar Anda dan data di dalam daftar.

Anda harus memastikan bahwa judul kolom dapat dikenali dan diberi label dengan benar. Hal ini akan memungkinkan proses pemetaan berjalan lebih lancar. Katakanlah kita ingin membuat label surat untuk kartu pos "simpan tanggalnya". Hal pertama yang harus kita lakukan adalah membuat spreadsheet Excel dari mana templat Word akan mengekstrak datanya. Di bawah ini kami akan menampilkan lebih detailnya.

Mungkin Anda mungkin tertarik: Cara Menambah dan Mengurangi Persentase di Excel

Dasar-dasar Penggabungan Surat

Melakukan penggabungan surat mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan, namun sebenarnya prosesnya cukup sederhana. Mungkin bermanfaat untuk mendapatkan wawasan jika Anda memikirkan proses penggabungan surat dalam 3 dokumen:

1. Dokumen gabungan surat Word dengan kode untuk bidang khusus.
2. File sumber gabungan surat Excel dengan informasi tentang penerima, satu baris untuk setiap penerima.
3. Dokumen Word terakhir dengan surat, email, amplop yang dipersonalisasi, dan lain-lain.

Tujuan dari gabungan surat adalah menggabungkan data dari File 1 dan File 2 untuk membuat File 3.

Mempersiapkan Spreadsheet Excel untuk Penggabungan Surat

Saat Anda menjalankan gabungan surat, file Excel Anda akan terhubung ke dokumen gabungan surat Word Anda, Dan Microsoft Word akan mengekstrak nama penerima, alamat, dan rincian lainnya langsung dari lembar kerja Excel Anda.

Jadi, sebelum memulai penggabungan di Word, pastikan file Excel Anda memiliki semua informasi yang ingin Anda sertakan, seperti nama depan, nama belakang, salam, kode pos, alamat, dan lain-lain.

Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak kontak atau informasi lainnya, sebaiknya Anda membuat perubahan atau penambahan pada lembar Excel Anda sekarang sebelum menjalankan gabungan surat. Hal-hal penting yang perlu diperiksa:

• Kolom di lembar Excel Anda harus sesuai dengan bidang yang ingin Anda gunakan saat melakukan gabungan surat. Misalnya, jika Anda ingin menyapa pembaca Anda dengan nama depan, pastikan untuk membuat kolom terpisah untuk nama depan dan belakang. Jika Anda ingin mengurutkan penerima berdasarkan negara bagian atau kota, periksa apakah ada kolom negara bagian atau kota terpisah.
• Jika file Excel Anda menyertakan tanggal, waktu, nilai mata uang, atau kode pos yang dimulai atau diakhiri dengan 0, lihat caranya untuk format nomor gabungan surat, tanggal, dan mata uang dengan benar.
• Jika Anda membuat spreadsheet Excel dengan mengimpor informasi dari file .csv atau .txt, gunakan Panduan Impor Teks.

Gabungkan data dari buku kerja Excel ke dalam dokumen Word

Untuk menggabungkan Excel dengan Word Anda harus mengikuti prosedur di bawah ini:

Langkah 1: buka Microsoft Excel atau perangkat lunak lembar kerja apa pun yang Anda gunakan. (Ini juga berfungsi dengan lembar kerja.) Google Docs). Karena kita membuat label surat, data yang akan kita gabungkan adalah nama depan, nama belakang, dan alamat.

Langkah 2: Baris pertama akan menjadi judul kolom, jadi di sel pertama tuliskan kata tersebut Pertama, di sel berikutnya tulis Terakhir dan di sel ketiga dari baris pertama, tulis Alamat. Demikian pula, tulislah Ciudad, Estado y Kode pos masing-masing di sel keempat, kelima dan keenam.

Sekarang setelah header kolom disiapkan, isikan informasi yang sesuai untuk setiap orang yang Anda buatkan labelnya. Setelah selesai, simpan spreadsheet Anda dengan nama dan di tempat yang nantinya dapat Anda temukan dengan mudah (sebaiknya di desktop Anda). Spreadsheet Excel Anda akan terlihat seperti ini (dengan pengecualian informasi khusus penerima):

Buat templat label

Sekarang daftar penerima sudah dibuat, langkah kedua adalah membuat template label. Untuk ini, Anda harus melakukan hal berikut:

Langkah 1: buka Microsoft Word dan klik pada «Correos" di atas.

Langkah 2: Selanjutnya, klik tombol tag yang terletak di kiri atas menu «Correos".

Langkah 3: ketika kotak dialog terbukaAmplop dan label«, cari tombol «Pilihan» dan klik di atasnya.

Langkah 4: Bagian selanjutnya adalah kita memilih tag yang kita gunakan. Untuk contoh ini, saya akan menggunakan Avery Shipping Labels, template #. 8163. Ini adalah label surat berukuran 2” x 4”. Kemudian, di kotak dialog «Opsi Label«, pilih nomor templat yang sesuai dan tekan «menerima".

Langkah 5: Ini akan membawa Anda kembali ke «Amplop dan label«. Sekarang akan terlihat bahwa Anda telah memilih Avery Template #8163. Klik tombol yang bertuliskan «Dokumen baru".

Langkah 6: sekarang Anda harus melihat ini:

Di atas adalah templat label kosong dengan kotak teks yang disisipkan yang sesuai dengan templat spesifik yang Anda gunakan (dalam hal ini 8163).

Sisipkan bidang untuk digabungkan

Sekarang halaman sudah diatur, kita akan memasukkan bidang yang ingin kita gabungkan ke dalam label surat untuk melanjutkan proses dan menggabungkan Excel dengan Word. Untuk melakukan ini, kita perlu memberi tahu Microsoft Word dari mana mengekstrak data:

Langkah 1: Temukan dan klik pada tab «Correos» di bagian atas bilah alat.

Langkah 2: klik tombol «Pilih penerima»Dan pilih«Gunakan daftar yang ada".

Langkah 3: Ini akan membuka kotak dialog yang memungkinkan Anda memilih sumber data dari suatu lokasi di komputer Anda.

Langkah 4: Temukan spreadsheet Excel yang baru saja Anda buat dan klik tombol «terbuka«. Saat Anda melakukan ini, sebuah kotak kecil muncul menanyakan tabel mana yang ingin Anda gunakan dalam file Excel. Pilih «Sheet1«. Jika Anda memiliki beberapa lembar kerja dalam file data yang Anda buat, Anda sebaiknya memilih salah satu lembar kerja dengan data yang ingin Anda gabungkan. (Lihat gambar di bawah).

Langkah 5: Sekarang sumber data telah dipilih, saatnya memasukkan kolom gabungan berdasarkan header yang Anda buat di file data (nama, alamat, dll.). Oleh karena itu, cari dan klik tombol «Sisipkan bidang gabungan".

Langkah 6: Memilih "Pertama” lalu ulangi langkah 5 (langkah sebelumnya) lima kali lagi hingga Anda memasukkan setiap kolom ke dalam kotak teks. Seharusnya terlihat seperti ini setelah Anda selesai:

Langkah 4: Jika Anda perhatikan, Anda baru saja memasukkan kolom data ke dalam dokumen Word tempat kursor ditempatkan. Sekarang yang perlu Anda lakukan adalah memformat kotak teks sehingga bidangnya diatur sesuai keinginan Anda untuk menampilkan teks pada label. Klik dengan kursor mouse di antara kolom “«Pertama"" Dan ""Terakhir»” dan tambahkan spasi.

Juga, tempatkan kursor mouse di antara kolom “«Terakhir"" Dan ""Alamat»” dan tekan “Enter” di papan ketik Anda. Tambahkan baris baru (tekan “Enter") di antara bidang""Alamat"" Dan ""Ciudad»” dan spasi lalu koma setelah kolom “«Ciudad"" Dan ""Estado»”. Tambahkan spasi di antara kolom “«Estado"" Dan ""Zip»” dan tambahkan spasi. Siap, dokumen Anda akan terlihat seperti ini:

Langkah 5: Selanjutnya, kita ingin menyalin dan menempelkan bidang tersebut ke dalam label berikut, jadi sorot bidang tersebut, salin, lalu tempelkan ke dalam kotak teks di sebelah kanan:

Langkah 6: Sekarang kami ingin memasukkan aturan bagi Anda untuk memilih catatan berikutnya dari lembar data. Untuk melakukan ini, klik kursor mouse di depan bidang “«Pertama»” dari bingkai kedua. Kemudian, cari tombol “Aturan” di toolbar di atas dan pilih “Rekor berikutnya«. Dokumen Anda sekarang akan terlihat seperti ini:

Langkah 7: Langkah selanjutnya adalah menyalin kolom dari kotak teks kedua dan menempelkannya ke delapan kotak teks kosong yang tersisa. Oleh karena itu, ini menyoroti bidang di kotak teks kedua (termasuk aturan «Rekor berikutnya"), salin, lalu klik kotak teks kosong berikutnya dan klik ambil.

Klik kotak teks kosong berikutnya dan klik lagi ambil. Ulangi langkah tempel hingga semua kotak teks di dokumen terisi dengan bidang yang digabungkan. Dokumennya sekarang akan terlihat seperti ini:

Atur tampilan label

Sekarang semua informasi terkait telah dipetakan ke dalam dokumen Word, sekarang saatnya masuk ke estetika. Kami ingin memastikan semuanya memiliki ukuran font yang benar dan semuanya berada di tengah serta terlihat seperti label surat. Ikuti langkah-langkah berikut.

Langkah 1: tahan tombol «Ctrl» pada keyboard Anda dan sambil menahan tombol itu, tekan tombol «A«. Ini adalah jalan pintas untuk memilih semua yang ada di halaman. Ini akan memungkinkan kita mengedit beberapa hal secara bersamaan.

Langkah 2: Sekarang semuanya sudah dipilih, pilih ukuran font yang Anda sukai. Mari kita pilih font 12 poin. Selain itu, mari pilih gaya font baru. Dalam hal ini kita akan memilih Arial.

Langkah 3: lalu klik di mana saja di dalam kotak teks pertama. Ini akan membatalkan pilihan semuanya. Sekarang, klik kanan pada kotak pertama dan sebuah menu akan muncul. Arahkan kursor ke «Penyelarasan sel»Lalu pilih«Sejajarkan tengah kiri» (ini adalah ikon pertama di baris tengah ikon perataan).

Langkah 4: Selanjutnya, klik kanan pada kotak teks kedua dan ulangi langkah di atas untuk setiap kotak teks hingga seluruh dokumen sejajar dengan benar seperti pada gambar di bawah ini:

Mungkin Anda ingin tahu: Cara Menggunakan Fungsi Kiri dan Kanan di Excel

Hasil akhir

Sekarang template sudah selesai dan kita siap menggabungkan data dan menggabungkan Excel dengan Word. Klik pada tab «Correos» di bagian atas bilah alat. Kemudian, pilih tombol «Pratinjau hasil".

Pastikan semuanya terlihat sebagaimana mestinya. Jika semuanya sudah benar, klik tombol «Selesaikan dan gabungkan»Dan pilih«Edit dokumen individual«. Saat Anda melakukan ini, sebuah kotak kecil muncul menanyakan rekaman mana yang akan digabungkan. Pilih «Semua» dan tekan «Terimar ».

Dokumen baru kini telah dibuat dengan semua item dalam daftar data Anda digabungkan ke dalam dokumen Word. Anda sekarang dapat melakukan pengeditan apa pun yang Anda inginkan pada setiap label jika ada nama atau alamat yang panjang menyebabkan masalah pemformatan. Setelah Anda memeriksanya, letakkan label Anda di printer Anda dan cetaklah.

Kami menyarankan untuk menyimpan dokumen gabungan baru jika Anda perlu mengedit atau mencetaknya lagi. Jika tidak, jika Anda menutupnya, Anda harus menggabungkan Excel dengan Word lagi.

Impor data Excel ke tabel Word

Ini adalah metode nomor 2 dan bekerja dengan baik. Namun, ini tidak secanggih tutorial pertama. Namun, Anda dapat melakukan pekerjaan Anda dengan cukup baik. Untuk memulai, buka Excel dan masukkan semua detail yang ingin Anda impor ke tabel Word.

Pilih semua baris dan kolom > salin. Membuka Microsoft Word dan klik kanan pada ruang kosong. Anda dapat menemukan beberapa opsi tempel seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:

Sekarang Anda dapat mengarahkan mouse ke beberapa opsi dan memeriksa mana yang tepat untuk Anda. Saat Anda memilih opsi, data Excel Anda akan diimpor ke tabel Word.

Cara Menggabungkan Surat dengan Tanggal, Mata Uang, dan Nomor Lainnya

Saat membuat file Gabungan surat Excel ke Word, Anda harus memberi perhatian khusus pada nilai numerik seperti tanggal, mata uang, dan angka. Bagian dari tutorial kami tentang menggabungkan Excel dengan Word ini akan menunjukkan kepada Anda cara memformat nilai-nilai ini dengan benar. Format kode pos dan nilai lainnya dengan angka nol di Excel.

Untuk memastikan semua angka digabungkan tanpa kehilangan angka nol di depannya, Anda cukup memformat kolom kode pos sebagai teks di spreadsheet Excel. Hal yang sama berlaku untuk nilai numerik lainnya dengan nol. Ini adalah prosedur yang harus Anda ikuti:

Langkah 1: pilih kolom kode pos, klik kanan dan pilih Format sel dalam menu konteks.

Langkah 2: tab Númeromemilih Teks lalu klik menerima.

Tanggal dan nomor gabungan surat menggunakan Pertukaran Data Dinamis

Jika spreadsheet Excel Anda berisi tanggal, angka desimal, atau mata uang, Anda bisa menggunakannya Pertukaran Data Dinamis untuk memastikan bahwa nilai-nilai ini berada dalam format yang benar setelah penggabungan selesai. Sebelum Anda memulai gabungan surat, selesaikan langkah-langkah berikut di Microsoft Word:

Langkah 1: a File > Opsi > Lanjutan.

Langkah 2: gulir ke bawah ke bagian Umum, pilih kotak centang «Konfirmasikan konversi format file saat membuka» dan klik menerima.

Karena Pertukaran Data Dinamis diaktifkan, Anda mungkin menerima beberapa perintah dan klik Ya o menerima. Satu-satunya perbedaan dari gabungan surat biasa adalah pemilihan sumber data. Lanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Saat memilih penerima, klik Pengiriman > Pilih penerima > Gunakan daftar yang ada, seperti biasa.

Langkah 2: temukan spreadsheet Anda, klik dua kali padanya, pilih MS Excel Worksheets melalui DDE (*.xls), lalu klik menerima.

Catatan: jika pilihannya Lembar Kerja MS Excel melalui DDE tidak tersedia, centang kotaknya pertunjukan todo di pojok kiri bawah.

Langkah 3: klik Seluruh spreadsheet dan kemudian menerima.

Anda sekarang dapat melanjutkan gabungan surat Excel seperti biasa. Untuk mencegah Word menampilkan beberapa pesan setiap kali Anda membuka file data, hapus “Konfirmasikan konversi format file saat membuka'(Opsi Word > Lanjutan > Umum) setelah terhubung ke milis Anda.

Format tanggal, waktu, angka, dan mata uang

Jika Anda ingin nomor, tanggal, atau mata uang diformat berbeda dari file sumber gabungan surat Excel, Anda bisa melakukannya langsung di dokumen Word. Ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Pilih bidang gabungan yang formatnya ingin Anda ubah. Bisa berupa Tanggal, Mata Uang, Persentase atau bidang lainnya.

Langkah 2: pulsa Shift + F9 untuk menampilkan pengkodean bidang. Misalnya, jika Anda memilih bidang Mata Uang, Anda akan melihat tampilan seperti ini: {MATA UANG MERGEFIELD}.

Langkah 3: Tambahkan salah satu saklar gambar yang disediakan di bawah ini ke bidang. Misalnya, jika Anda ingin 3000 muncul sebagai $3000, tambahkan \#$,0 dan dapatkan kode bidang berikut: {MERGEFIELD MATA UANG\#$,0}.

Langkah 4: pulsa F9 untuk memperbarui lapangan. Lalu tekan Shift + F9 untuk melihat hasilnya.

Mirip dengan angka dan mata uang, tambahkan tombol gambar untuk mengubah format bidang Tanggal/Waktu. Misalnya, untuk menampilkan tanggal seperti 20 Mei 2014, tambahkan saklar gambar berikut: \@ «d, MMMM yyyy».

Kode field yang dihasilkan akan seperti ini: {Tanggal MERGEFIELD \@ «d, MMMM yyyy»}. Anda dapat menggunakan ekspresi lainnya d, m, dan untuk tanggal dan waktu, tapi ingat bahwa huruf besar M menunjukkan bulan dan huruf kecil m digunakan untuk menit.

Ubah format tanggal dan waktu saat ini

Jika Anda telah menambahkan bidang tersebut DATE menunjukkan tanggal saat ini dan bidangnya WAKTU yang menampilkan waktu saat ini pada dokumen gabungan surat, Anda dapat mengubah formatnya dengan cara yang lebih visual.

Langkah 1: pilih bidangnya Tanggal atau Waktu yang formatnya ingin Anda ubah.

Langkah 2: pulsa Shift-F9 untuk menampilkan pengkodean bidang. Jika Anda telah memilih kolom tanggal, Anda akan melihat sesuatu seperti ini: {DATE\@“M/h/yyyy”}.

Langkah 3: klik kanan pada bidang tersebut dan pilih Sunting bidang dalam menu konteks.

Langkah 4: Di kotak dialog Pengarsipan, pastikan nama bidang diatur ke tanggal. Kemudian, pilih format yang diinginkan di bawah Format Tanggal dan klik menerima.

Jika Anda ingin mempertahankan pemformatan selama pembaruan, pilih kotak centang yang sesuai di kanan bawah jendela dialog.

Pintasan Gabungan Surat

Jika Anda perlu menggabungkan Excel dengan Word secara rutin, mempelajari beberapa pintasan dapat menghemat waktu ekstra. Semua pintasan di bawah ini berfungsi di Microsoft Word 2016, 2013, dan 2010. Kemungkinan pintasan tersebut juga berfungsi di Word 2007, meskipun kami belum mengujinya pada versi yang lebih rendah dan tidak dapat mengatakannya dengan pasti. Pintasannya adalah sebagai berikut:

• Alt+F9: Beralih antara semua kode bidang dan hasil Anda dalam dokumen gabungan surat.
• Shift + F9: mengekspos pengkodean bidang yang dipilih.
• F9: memperbarui file yang dipilih. Tempatkan kursor di manapun pada bidang dan tekan F9 untuk memperbaruinya.
• F11: pergi ke bidang berikutnya.
• Shift + F11: pergi ke kolom sebelumnya.
• Alt + Shift + e: mengedit dokumen gabungan surat. Harap dicatat bahwa ini akan memutus hubungan antara file Excel Anda dan dokumen Word, akibatnya, umpan gabungan surat Anda tidak lagi diperbarui secara otomatis.
• Alt + Shift + f: masukkan bidang gabungan dari sumber gabungan surat Anda.
• Alt + Shift + m: mencetak dokumen gabungan.
• Ctrl+F9: menyisipkan bidang kosong.
• Ctrl+F11: memblokir suatu bidang. Hasil bidang tidak akan diperbarui ketika Anda mengubah informasi di file sumber Excel.
• Ctrl + Shift + F11: membuka kunci bidang. Hasil lapangan akan diperbarui lagi.
• Ctrl + Shift + F9: membatalkan tautan suatu bidang. Bidang tersebut akan dihapus secara permanen dari dokumen, diganti dengan nilainya saat ini, dan sejak saat itu dianggap sebagai teks biasa.
• Alt + Shift + d: masukkan bidang tersebut DATE yang menunjukkan tanggal sekarang.
• Alt + Shift + p: masukkan bidang tersebut HALAMAN menunjukkan nomor halaman.
• Alt + Shift + t: masukkan bidang tersebut WAKTU yang menunjukkan waktu saat ini.
• Alt + Ctrl + aku: masukkan bidang DAFTAR.

Melihat: Solusi: “Microsoft Word telah berhenti bekerja” di Windows 10

Final Pensamientos

Kami harap tutorial ini bermanfaat bagi Anda dan Anda telah mempelajari cara menggabungkan Excel dengan Word. Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah dasar, Anda bisa berkreasi. Jika Anda telah berhasil menjalankan proses yang Anda perlukan, kami menunggu komentar Anda di bagian terkait. Kami juga menerima saran. Di sisi lain, di halaman kami Anda dapat menemukan banyak tutorial yang bisa sangat berguna bagi Anda.