MS Office: Cara Membuat Tabel Akses dari A sampai Z

Jika Anda sudah mulai mempelajari apa artinya menggunakan MS Office dan Access, tetapi untuk memulai dengan desain database Dengan MS Access, Anda harus terlebih dahulu mengetahui caranya membuat tabel Access.

Kemudian Anda dapat melihat cara menghubungkan dua tabel atau lebih, membuat formulir dan kueri, membuat laporan, dan mungkin memprogram dengan bahasa VBA. Terakhir, kombinasi semua langkah ini akan mengarah pada pembuatan database di bawah MS Office Access.

Dalam posting ini, kita akan mempelajari cara membuat tabel Access:

1. Dalam database kosong atau yang sudah ada
2. Data dari database Access lain

Sebelum itu mari kita cari tahu dulu apa itu tabel Access

Apa itu tabel di MS Access?

Anda bisa membuat tabel Access untuk menyimpan semua informasi dalam database. Ini adalah elemen dasar dari sebuah komik strip. Seperti lembar bentang Excel, setiap tabel Access terdiri dari baris (catatan) dan kolom (bidang).

Anda mungkin juga tertarik membaca tentang: Cara Mengonversi MDB ke ACCDB (Format File Microsoft Access)

Di Access, Anda bisa membuat hingga 255 tabel per database dan masing-masing bisa berisi 255 bidang dan sekitar 1,000,000 informasi. Mari kita lihat berapa banyak data yang dapat dimanipulasi!

Namun, Anda harus tahu bahwa database Access memiliki ukuran tetap. Ini dibatasi hingga 2 GB.

Bidang tabel adalah informasi dasar dalam database. Di OOP, kita berbicara tentang suatu objek. Dengan analogi dengan Excel, suatu bidang dianggap sebagai sel. Setiap tabel Access harus berisi setidaknya satu bidang.

Catatan, di sisi lain, adalah sebaris data yang dimasukkan oleh pengguna. Untuk bidang yang sama, mungkin terdapat beberapa catatan.

• misalnya, untuk bidang nama pelanggan, kita dapat berturut-turut memiliki Julienne, Philippe, Affect33, Désiré, dll.

Bagaimana cara membuat tabel Access?

Seperti yang kami umumkan di awal tutorial, kita akan mempelajari cara membuat tabel Access dengan dua cara:

1. Dalam basis data baru
2. Mengimpor dari sumber data eksternal

Jadi begini:

Cara membuat tabel Access di database yang sudah ada (atau kosong).

Untuk membuat tabel Access, Anda harus melakukan hal berikut:

1. langkah 1: Luncurkan Akses dari desktop Anda Windows atau klik ikon yang disematkan pada bilah tugas atau di menu mulai
2. langkah 2: Pilih database yang sudah dibuat atau klik database kosong untuk membuatnya

CATATAN: Setelah membuat database baru, ia dilengkapi dengan tabel yang ditampilkan dalam tampilan Lembar Data. Untuk memodifikasinya, Anda harus beralih ke mode pembuatan. Namun, untuk menambahkan tabel ke database dengan tabel lain yang sudah dibuat:

3. langkah 3: Mengaktifkan Buat tab, grup tabel, lalu pilih pembuatan tabel. Jendela berikut muncul:

4. langkah 4: Di layar ini, Anda harus mengisi lima elemen berikut:
   1. Nama bidang: Ini adalah judul bidang yang akan dibuat. Itu dapat berisi hingga 64 karakter.
   2. Tipe datanya: menunjuk nilai untuk disimpan di lapangan;
   3. deskripsi: Ini opsional tetapi sangat diperlukan saat Anda akan membuat formulir;
   4. Properti kontrol: memungkinkan Anda mengonfigurasi tampilan umum kontrol;
   5. Properti tabel: memungkinkan Anda mengonfigurasi komponen tabel.

SUGERENSI- Jika menyangkut nama bidang, gunakan nama yang bermakna dan pendek. Hindari spasi (gunakan _ Garis bawah) dan karakter beraksen.

Tipe data di Access

Access mengelola beberapa tipe data:

1. Teks: untuk string karakter
2. Memo: disediakan untuk teks panjang seperti komentar
3. numerik: untuk bilangan bulat
4. Tanggal jam: digunakan untuk tanggal
5. Moneter: digunakan untuk uang
6. dll

Anda dapat menjelajahi jenis data lainnya dan mencari tahu kegunaannya. Juga, ini akan menjadi misi Anda di akhir artikel ini.

Properti bidang dalam tabel Access

Anda harus ingat bahwa setiap jenis data memiliki atributnya sendiri. Kita berbicara tentang properti. Di antara yang paling umum adalah:

1. Format: menunjukkan bagaimana bidang tersebut akan diselesaikan
2. Ukuran lapangan- Ini adalah jumlah maksimum karakter yang harus dimasukkan ke dalam kolom
3. Judul- Ini adalah judul bidang yang digunakan dalam formulir
4. Masker masukan- Menentukan kondisi yang terkait dengan entri
5. Sejajarkan teks- Menentukan perataan teks di kontrol.
6. Nilai default: otomatis dimasukkan setiap kali record baru dimasukkan
7. Indeks- Digunakan untuk pencarian. Mendukung tiga pengaturan: tidak (default), ya, dengan duplikat (bidang mengizinkan duplikat), dan ya, tidak ada duplikat (bidang tidak mengizinkan duplikat). Kami akan kembali ke ini di baris berikut.
8. Sah jika- Membatasi nilai yang diperbolehkan di lapangan
9. Pesan jika kesalahan: untuk memeriksa input di kontrol
10. dll

Masih banyak lagi properti lainnya. Coba ubah tipe datanya, Anda akan melihat ada beberapa yang belum saya sebutkan di sini. Selain itu, Anda dapat menyisipkan, menghapus baris, atau menambahkan indeks dan kunci utama pada bidang.

Untuk menyisipkan atau menghapus satu (atau lebih) baris, pilih bidang pilihan Anda lalu klik kanan, pilih sisipkan baris atau hapus baris. Tindakan ini juga tersedia di tab desain, Kelompok alat.

Lihat mode untuk membuat tabel Access

Di Access, ada dua mode tampilan tabel:

1. Modus pembuatan- Menunjukkan struktur tabel Anda.
2. Mode lembar data: Ini adalah mode yang memungkinkan Anda melihat catatan dalam tabel, mengubah atau menghapusnya.

Apa yang dimaksud dengan kunci utama dan kegunaannya saat membuat tabel Access?

Kunci utama adalah bidang yang secara unik mengidentifikasi setiap baris dalam tabel. Mewakili semua bidang lain di dalamnya. Dari kunci utama kita dapat mengakses semua record dalam tabel. Selain itu, kunci utama juga mempermudah pencarian tabel. Meskipun, sebagian besar waktu, bidang yang diindeks dibuat untuk itu.

Kunci utama tidak boleh memiliki nilai nol atau berisi duplikat.

Anda dapat menerapkan beberapa kunci utama ke satu tabel, namun sebaiknya hanya menggunakan satu kunci per tabel adalah hal yang logis, cepat, dan efisien. Anda harus memastikan untuk menyetel kunci utama dengan benar karena kunci tersebut akan diperlukan untuk menentukan hubungan antar tabel Anda.

Untuk menambahkan properti kunci utama ke satu (atau lebih) bidang, pilih bidang tersebut dan lakukan hal berikut:

1. langkah 1- Klik kanan lalu pilih kunci utama
2. langkah 2- Setelah memilih baris yang ingin Anda terapkan properti ini, aktifkan tab Layout, di grup Tools
3. langkah 3: klik di Kunci utama.

Cara membuat tabel Access dengan kunci asing!

Kunci asing diwakili oleh indeks. Faktanya, seperti disebutkan di atas, indeks membuat penelitian lebih mudah. Dalam hal ini, lebih baik membuat beberapa indeks pada satu tabel daripada menggunakan lebih dari satu kunci utama.

• YG DIBUTUHKAN: Istilah kunci asing digunakan sebagai pengganti indeks.

Untuk membuat indeks (atau bahkan kunci asing), ada dua metode:

Di properti

Temukan properti yang diindeks. Ini memiliki tiga nilai:

1. Tidak: nilai bawaan. Dalam hal ini, tidak ada indeks yang ditentukan di lapangan.
2. Ya, dengan duplikat: Bidang diindeks dengan duplikat.
3. Ya – tidak ada duplikat- Bidang diindeks tanpa duplikat.

Dari tab pembuatan

Klik pada indeks. Jendela berikut muncul:

Tambahkan indeks ke tabel Access Anda

1. Nama indeks: menunjukkan nama indeks. Ini bisa berbeda dari nama bidang yang ditautkan (selalu disarankan untuk meninggalkan nama bidang!).
2. Nama bidang : Pilih bidang di mana indeks daftar akan diterapkan.
3. Urutan pengurutan (opsional) : Menavigasi antara naik dan turun.

Properti indeks memiliki tiga kemungkinan nilai:

1. primer : untuk kunci utama.
2. Unik : tidak ada duplikat.
3. Abaikan nol - Kunci asing mencegah nilai nol.

Buat tabel Access dari data di database lain

Mengimpor data dari database Access lain mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

• Dalam tab Data Eksternal, kelompok Impor dan tautkan, Klik Sumber data baru > Dari database > Access:

Di jendela ini, Anda harus menentukan dua elemen:

Sumber objek (bagian 1):

Caranya, cari folder tempat database berada, lalu klik buka.

Mode penyimpanan dan lokasi di database aktif: ada dua mode penyimpanan:

1. Yang pertama adalah mengimpor (semua) objek dari database sumber ke database aktif tanpa memperhitungkan modifikasi yang dilakukan pada objek sumber. Artinya dengan kata lain jika data yang diimpor diubah di salah satu dari dua database transaksi, tidak ada elemen yang akan terpengaruh oleh modifikasi tersebut.
2. Namun, dalam mode kedua, Access akan secara otomatis membuat tabel tautan yang memungkinkan semua modifikasi yang dilakukan pada data di database aktif untuk dikirim ke database sumber dan sebaliknya.

Sumber objek (bagian 2)

1. langkah 1: Pilih opsi 1
2. langkah 2: lalu klik menerima.
3. langkah 3: Di jendela berikutnya, pilih objek yang akan diimpor ke database Anda.

CATATAN: Seperti yang bisa kita lihat, semua objek Access dibagi menjadi enam tab, memilih tab akan memperlihatkan semua elemen yang terkait dengan objek tersebut (jangan lupa memilih tabel untuk kasus kita!).

Anda mungkin tertarik mempelajari tentang: Cara Membuat Database Inventaris di Access

Opsi tambahan ditampilkan ketika Anda mengklik tombol opsi. Mereka memungkinkan Anda menentukan parameter impor dan bergantung pada objek yang dipilih.

4. langkah 4: Terakhir, jika semua pengaturan sudah dilakukan dan objek yang diinginkan sudah dipilih, klik menerima. Akses akan mulai mengimpor data. Kecepatan impor akan bergantung pada jumlah dan ukuran objek yang diimpor.

Kesimpulan

Dalam posting ini, kita baru saja melihat cara membuat tabel Mengakses. Pertama dari database yang sudah ada, lalu dari sumber data lain. Namun, dimungkinkan untuk mengimpor data dari sumber selain Access. Cobalah opsi yang ditawarkan oleh grup impor dan tautan dan Anda akan melihat bahwa ada kemungkinan, misalnya, untuk menautkan data dari spreadsheet Excel. Kami berharap dapat membantu Anda dengan informasi ini.