Tutorial strategis: perangkat lunak mana yang harus dipilih untuk mendigitalisasi perusahaan Anda?

Ambil langkah mendigitalisasi sebuah perusahaan Ini bukan hanya tentang memasang beberapa program dan selesai; ini melibatkan peninjauan cara kerja Anda, nilai apa yang Anda berikan kepada pelanggan, dan bagaimana Anda berencana untuk berkembang di tahun-tahun mendatang. Banyak UKM terus menunda keputusan ini karena takut akan perubahan, kurangnya pengetahuan, atau karena "cara ini telah berhasil bagi kami hingga saat ini."

Masalahnya adalah mentalitas ini merupakan jebakan saat ini: Pasar telah menjadi digital, menuntut, dan bergerak cepat.Dan perusahaan yang tidak beradaptasi berisiko besar tertinggal. Kabar baiknya adalah memulai tidak pernah semudah dan semudah diakses ini: ada solusi untuk semua ukuran, sektor, dan anggaran, mulai dari alat berbasis cloud gratis hingga platform manajemen komprehensif yang canggih.

Apa sebenarnya arti digitalisasi perusahaan?

Ketika kita berbicara tentang digitalisasi perusahaan, kita tidak merujuk pada "beralih dari Excel ke program yang sedikit lebih modern"; kita berbicara tentang Migrasikan proses yang saat ini manual, berbasis kertas, atau tersebar, ke lingkungan digital yang terhubung.Hal ini melibatkan alat-alat dan cara berbeda dalam mengatur pekerjaan.

Dalam praktiknya, digitalisasi adalah mengubah operasi fisik menjadi alur digitalPesanan, faktur, kontrak, pendaftaran, kampanye pemasaran, layanan pelanggan, inventaris… Tidak semua tugas dapat sepenuhnya digital, tetapi sebagian besar dapat, dan justru tugas-tugas inilah yang membuat perbedaan dalam efisiensi dan skalabilitas.

Selain itu, proses ini hampir selalu memerlukan peninjauan isu-isu mendasar seperti: model bisnis, strategi komersial, logistik, saluran komunikasi, dan manajemen sumber daya manusiaIni bukan hanya tentang teknologi: ini tentang memikirkan kembali bagaimana Anda menciptakan dan memberikan nilai.

Di Eropa, perubahan ini dianggap sangat strategis sehingga ada program-program seperti... Perangkat Digital dan Dana Generasi Berikutnyadirancang agar UKM dan wiraswasta dapat membiayai solusi digitalisasi mereka tanpa harus melakukan investasi awal yang besar.

Perbedaan antara digitalisasi dan transformasi digital

Sangat mudah untuk mencampuradukkan istilah, tetapi penting untuk membedakannya: Digitalisasi dan transformasi digital bukanlah hal yang sama.Keduanya saling berkaitan, tetapi bermain di liga yang berbeda.

La digitalisasi Fokus pada mengubah proses analog menjadi proses digital tanpa mengubah esensi prosesnya secara berlebihan. Misalnya: beralih dari lemari arsip fisik ke sistem manajemen dokumen berbasis cloud, menggunakan tanda tangan elektronik Alih-alih tanda tangan tulisan tangan, pindai catatan pengiriman dan simpan dalam sistem manajemen.

La transformasi digital Hal ini melangkah lebih jauh (satu atau beberapa langkah): hal ini mengasumsikan Memikirkan kembali perusahaan dalam konteks digital, memfokuskan strategi pada pelanggan. dan mengandalkan teknologi seperti AI, otomatisasimenggunakan komputasi awan, big data, atau e-commerce untuk mendesain ulang produk, layanan, dan cara kerja.

Sementara digitalisasi "menerjemahkan" apa yang sudah Anda lakukan ke dalam format digital, transformasi digital mengubah aturan permainan: bagaimana Anda mengambil keputusan, bagaimana Anda menjual, bagaimana Anda berhubungan dengan pelanggan dan pemasok, bagaimana Anda mengatur talenta internal, atau bagaimana Anda berinovasi.

Tanpa digitalisasi, tidak ada transformasi yang mungkin terjadi, tetapi mendigitalkan hanya demi mendigitalkan (Memasang perangkat tanpa strategi) tidak akan memberi Anda keunggulan kompetitif yang Anda butuhkan saat ini untuk membedakan diri Anda.

Gambaran umum terkini tentang digitalisasi bisnis di Spanyol

Di Spanyol, kemajuan digital hadir dengan visi jangka panjang: Infrastruktur yang luas, bantuan yang melimpah, namun tetap terdapat kesenjangan yang signifikan antara perusahaan-perusahaan maju dan perusahaan-perusahaan yang tertinggal..

Menurut indikator Eropa terbaru, negara tersebut telah membuat kemajuan signifikan dalam konektivitas, penyebaran fiber dan 5G, serta adopsi teknologi oleh perusahaanJaringan fiber optik sudah mencakup sekitar 95% rumah tangga dan 5G menjangkau hampir seluruh populasi, termasuk banyak daerah pedesaan.

Ekonomi digital saat ini sudah memiliki bobot sekitar... 22% dari PDB dan diperkirakan akan terus tumbuh beberapa poin setiap tahunnya, didorong oleh otomatisasi, e-commerce, dan layanan digital.

Meskipun demikian, banyak UKM dan usaha mikro terus hanya menggunakan peralatan dasar (email, perangkat lunak perkantoran, dan sedikit lainnya)tanpa langsung beralih ke solusi IA, big data atau cloud canggih yang dapat melipatgandakan produktivitas dan kapasitas analitis Anda.

Tantangan penting lainnya terletak pada keterampilan digital Mengenai angkatan kerja: terdapat kekurangan tenaga kerja dengan keahlian teknis dan kekhawatiran yang berlebihan seputar teknologi. Oleh karena itu, semakin banyak inisiatif publik dan swasta yang menawarkan pelatihan keterampilan digital, data, AI, dan teknologi lainnya. cybersecurity.

Keuntungan dan risiko jika perusahaan Anda tidak didigitalisasi

Alasan digitalisasi bukanlah sekadar keinginan teknologi sesaat: alasan tersebut berkaitan dengan produktivitas, biaya, daya saing, dan kelangsungan hidupPerubahan kebiasaan pelanggan, kerja hibrida, tekanan margin, dan kecepatan pasar telah membuat hal itu bukan lagi pilihan.

Di antara manfaat utamanya adalah: Kolaborasi waktu nyata, ketersediaan 24/7 dari perangkat apa pun, dan pengurangan penggunaan kertas serta tugas manual.Bisnis dengan alur kerja digital dapat menjual, melayani, membuat faktur, atau memberikan dukungan bahkan ketika kantor tutup.

Terpinggirkan dari proses tersebut memiliki konsekuensi: Hilangnya daya saing, lebih banyak kesalahan manual, berkurangnya daya tanggap, dan pengalaman pelanggan yang lebih buruk.Bukan suatu kebetulan bahwa banyak kasus kegagalan bisnis yang menjadi simbol (Blockbuster, Kodak, Nokia…) memiliki kesamaan yaitu tidak beradaptasi dengan era digital tepat waktu.

Singkatnya, meskipun beberapa perusahaan menggunakan teknologi untuk melakukan lebih banyak hal dengan sumber daya yang lebih sedikit dan membuka pasar baru, Mereka yang tidak didigitalisasi tetap terjebak dalam struktur yang kaku, mahal, dan lambat. yang pada akhirnya menjadi tidak berkelanjutan.

7 jenis perangkat lunak utama untuk digitalisasi perusahaan

Sebelum memilih alat tertentu, penting untuk memahami apa itu. Berbagai jenis perangkat lunak membentuk "tulang punggung" digital suatu organisasi.Anda tidak perlu menerapkan semuanya sekaligus, tetapi Anda perlu memahami dengan jelas apa yang dicakup oleh masing-masing dan bagaimana keterkaitannya satu sama lain.

1. Perangkat lunak ERP atau Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah jantung dari banyak perusahaan: Sistem ini memusatkan keuangan, pembelian, penjualan, persediaan, produksi, dan dalam banyak kasus, sumber daya manusia. dalam satu basis data tunggal. Hal ini menghindari duplikasi, kesalahan, dan versi realitas yang saling bertentangan.

Sistem ini memungkinkan Memandang dan mengelola perusahaan sebagai satu kesatuan yang terhubung.Apa yang terjadi di gudang berdampak pada pembelian, arus kas, dan perkiraan penjualan. Dengan sistem ERP yang baik, Anda dapat mengotomatiskan pembuatan faktur, rekonsiliasi bank, manajemen anggaran, dan laporan akuntansi.

Pasar ini menawarkan solusi untuk semua tingkatan: mulai dari paket lengkap seperti SAP, Microsoft Dynamics, Odoo atau Gael Cloud untuk opsi ringan yang ditujukan untuk UKM, menggabungkan pembuatan faktur, akuntansi dasar, dan pengendalian stok.

Yang terpenting adalah Anda memilih ERP yang beradaptasi dengan ukuran dan kompleksitas bisnis Anda, dan yang menawarkan versi cloud, integrasi, dan skalabilitas agar Anda tidak kekurangan dana setelah dua tahun.

2. Perangkat lunak BPM atau manajemen proses bisnis

BPM (Manajemen Proses Bisnis) bukan hanya sekadar jenis alat, tetapi hampir merupakan filosofi kerja: Menganalisis, mendesain ulang, dan mengoptimalkan proses-proses penting perusahaan secara berkelanjutan..

Platform BPM memungkinkan Memetakan alur kerja, mengotomatiskan tugas berulang, menentukan tanggung jawab, serta mengukur waktu dan hambatan.Mereka sering mengandalkan aturan bisnis, otomatisasi, dan bahkan AI untuk menyarankan perbaikan atau mendeteksi ketidakefisienan.

Keunggulan BPM adalah memaksa Anda untuk tinjau kembali dasar-dasar cara Anda melakukan sesuatu.Langkah-langkah apa yang berlebihan, tugas apa yang dapat diotomatisasi, persetujuan apa yang tidak perlu, dan di mana waktu terbuang.

Setelah diimplementasikan, organisasi Anda akan memperoleh keuntungan berupa... kelincahan, ketertelusuran, dan kapasitas untuk berubahMenyesuaikan suatu proses tidak lagi menjadi drama berbulan-bulan, melainkan menjadi konfigurasi perangkat lunak itu sendiri.

3. Alat komunikasi dan kolaborasi digital

Jika pandemi telah memperjelas satu hal, itu adalah bahwa tanpa komunikasi internal yang baik, sebuah perusahaan akan runtuh. Saat ini, bersaing tanpa komunikasi internal yang baik adalah hal yang tidak mungkin. Platform yang memfasilitasi pengiriman pesan, panggilan video, saluran proyek, dan kerja kolaboratif..

Alat seperti Kendur, Microsoft Tim, Perbesar, Google Obrolan atau bahkan WhatsApp Bisnis yang terorganisir dengan baik memungkinkan mengurangi ketergantungan pada pos, mempercepat pengambilan keputusan, dan menjaga ketertelusuran. dari percakapan dan kesepakatan.

Idealnya, Anda harus mengadopsi solusi yang terintegrasi dengan alat-alat Anda yang lain (ERP, CRM, pengelola proyek, penyimpanan (di cloud) sehingga tim Bagikan file, tugas, dan pembaruan tanpa perlu terus-menerus berganti platform..

Kuncinya di sini adalah menetapkan aturan yang jelas: apa yang dikelola melalui obrolan, apa melalui email, apa yang tetap berada di pengelola proyek… dan mencegah alat tersebut menjadi gangguan terus-menerus alih-alih menjadi sekutu.

4. Perangkat lunak otomatisasi pemasaran

Pemasaran modern tidak lagi dapat dikelola hanya dengan spreadsheet dan kampanye yang terpisah-pisah: Personalisasi dan pelacakan pelanggan di seluruh alur proses memerlukan otomatisasi..

Platform otomatisasi pemasaran (seperti HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo atau lainnya) mengizinkan Lakukan segmentasi prospek, bina mereka dengan konten otomatis, luncurkan kampanye multi-saluran, dan ukur hasilnya secara real-time..

Alat-alat ini bertindak sebagai asisten virtual yang Kirim email Berdasarkan perilaku pengguna, sistem ini memberi skor pada prospek berdasarkan probabilitas pembelian dan mengirimkan pengingat untuk keranjang belanja yang ditinggalkan. atau mengaktifkan kembali pelanggan yang tidak aktif.

Selain itu, mereka menawarkan kemampuan yang mumpuni. modul analitik, SEOmedia sosial dan pelaporanyang membantu Anda memahami tindakan mana yang berhasil, di mana daya tarik hilang, dan bagaimana mengoptimalkan investasi pemasaran Anda.

5. Manajer proyek dan tugas

Ketika beban kerja meningkat dan tim bertambah besar, daftar kertas dan email lintas departemen menjadi tidak efektif. Di sinilah peran penting... manajer proyek dan tugasyang berfungsi sebagai panel kontrol bersama untuk semua hal yang perlu dilakukan.

Alat seperti Trello, Asana, Monday, Notion, Jira atau ClickUp ijinkan Lihat proyek, tetapkan tugas, tentukan tenggat waktu, lampirkan dokumentasi, dan lacak kemajuan secara real time., seringkali dengan tampilan Kanban, kalender, atau bagan Gantt.

Keunggulannya ada dua: di satu sisi, Hal itu mencegah kelupaan dan tugas yang belum selesai.Di sisi lain, hal ini memberikan visibilitas kepada tim manajemen terkait beban kerja, penundaan, dan ketergantungan antar area.

Memilih salah satunya akan bergantung pada apakah Anda membutuhkan sesuatu yang ringan untuk mengatur tugas harian atau sistem yang lebih tangguh yang mampu mengelola portofolio proyek, integrasi tingkat lanjut, dan templat yang kompleks.

6. CRM atau sistem manajemen hubungan pelanggan

CRM (Customer Relationship Management) adalah bagian yang memungkinkan Anda memusatkan semua informasi tentang pelanggan dan peluang penjualan.: detail kontak, interaksi, proposal, insiden, riwayat pembelian, dll.

Solusi seperti Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse atau Gael Cloud membantu Susun alur penjualan, otomatiskan tindak lanjut, dan koordinasikan tim penjualan dan layanan pelanggan..

CRM yang baik akan menjadi "memori bisnis" Anda: Tidak ada prospek yang hilang, peluang diprioritaskan, dan pelanggan menerima perlakuan yang lebih personal. dan para manajer dapat menganalisis tingkat konversi, siklus penjualan, dan perkiraan pendapatan.

Ketika diintegrasikan dengan otomatisasi pemasaran dan ERP, perusahaan memperoleh pandangan 360º tentang pelanggan: mulai dari bagaimana dia bertemu denganmu hingga produk apa yang dia konsumsi dan seberapa sering.termasuk dukungan yang telah diterimanya.

7. Penyimpanan cloud dan manajemen dokumen

Penyimpanan cloud adalah salah satu pendorong utama digitalisasi karena memungkinkan Akses dokumen dari mana saja, berkolaborasi secara real-time, dan kurangi pekerjaan administrasi secara drastis..

Platform seperti Google Drive, Dropbox, OneDrive, atau sistem manajemen dokumen yang lebih canggih seperti DocuWare. memudahkan Buat repositori yang aman, kelola versi file, tentukan izin berdasarkan pengguna atau departemen, dan otomatiskan alur kerja persetujuan..

Dalam lingkungan dengan volume kertas yang tinggi, hal berikut menjadi penting: Perangkat lunak digitalisasi dokumen dengan OCR (pengenalan karakter optik), yang memungkinkan hasil pemindaian diubah menjadi informasi yang dapat diedit dan dicari, bukan hanya gambar statis.

Solusi seperti RICOH Streamline NX atau DocuWare Mereka dapat mendeteksi jenis dokumen, mengekstrak data kunci (nomor faktur, pemasok, tanggal, jumlah) dan mengirimkannya secara otomatis ke sistem atau departemen yang bersangkutan.mengurangi pekerjaan manual dan kesalahan.

Bidang usaha dan jenis perangkat lunak yang direkomendasikan

Untuk menghindari tersesat di lautan pilihan, ada baiknya untuk membuat peta. Alat apa saja yang biasanya digunakan di setiap area dan proses apa saja yang dicakupnya?Secara garis besar, foto tersebut tampak seperti ini:

• Keuangan dan akuntansiPenagihan, rekonsiliasi bank, penganggaran, pajak. Mereka biasanya bergantung pada hal-hal tersebut. Perangkat lunak ERP dan keuangan (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Operasi, logistik, dan inventarisMereka membutuhkan: pengendalian stok, perencanaan produksi, rute pengiriman, dan pengendalian mutu. ERP, perangkat lunak logistik, dan alat perencanaan. (Odoo, TMS, solusi rantai pasokan).
• Penjualan dan e-commerceSaluran distribusi komersial, titik penjualan fisik, toko online. Semua ini adalah bagian dari sistem. CRM, platform eCommerce, dan POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Pemasaran dan jaringan sosialkampanye, email marketingSEO, analitik, manajemen media sosial. Mereka biasanya menggunakan alat otomatisasi dan analisis (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• Sumber daya manusiaPenggajian, pencatatan waktu, manajemen cuti, perekrutan, dan evaluasi kinerja. Mereka bergantung pada hal-hal tersebut. Perangkat lunak SDM (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, solusi cloud milik perusahaan).
• Penyimpanan dan dokumentasiPengelolaan file, pencadangan, dan izin akses diperlukan. platform cloud dan sistem manajemen dokumen (Google Drive, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Dukungan dan layanan purna jualTiket, obrolan, helpdesk, otomatisasi dukungan. Semuanya termasuk di sini. alat layanan pelanggan (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Bidang kreatif dan konten: desain, video, konten, AI generatif. Mereka menggunakan platform kreatif dan AI (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT, Midjourney, Jasper, Gemini…).

Kuncinya bukanlah memiliki segalanya, tapi Identifikasi area mana yang paling "terhambat" saat ini dan jenis perangkat lunak apa yang akan memberikan dampak terbesar dalam jangka pendek., dan kemudian secara bertahap membangun arsitektur yang koheren.

Jenis perangkat lunak manajemen: khusus, ERP, yang dibuat khusus, dan platform kolaboratif.

Setelah Anda memahami dengan jelas proses mana yang ingin Anda digitalisasi, saatnya untuk memutuskan pendekatan perangkat lunak mana yang paling sesuai: solusi khusus berdasarkan fungsi, ERP, pengembangan khusus, atau platform kolaborasi yang fleksibel.

Perangkat lunak komersial khusus berdasarkan fungsi.

Ini adalah alat yang dirancang untuk memecahkan masalah. Sangat bagus, masalah spesifiknya: CRM, akuntansi, proyek, dukungan, pemasaran, dll.Implementasinya biasanya cepat dan memiliki banyak fitur yang canggih.

Kekuatannya adalah Spesialisasi, kemudahan implementasi, dan pembaruan yang sering.yang menggabungkan praktik terbaik dari sektor ini hampir tanpa Anda perlu melakukan apa pun.

Sebaliknya, mereka dapat menyebabkan fragmentasi data, akumulasi biaya lisensi, dan kekakuan tertentu saat mengadaptasi proses yang sangat spesifik. Selain itu, Anda cukup bergantung pada rencana kerja penyedia layanan.

Sistem ERP komersial terintegrasi

Sistem ERP bertujuan untuk menjadi "tulang punggung" terintegrasi perusahaan: berbagai modul (keuangan, pembelian, penjualan, logistik, produksi, SDM) dalam platform yang sama.

Keuntungan utamanya adalah sentralisasi proses dan data: semua orang bekerja dengan informasi yang sama, sekat-sekat dihindari, dan konsistensi diperoleh dalam laporan dan kontrol regulasi.

Harga yang harus dibayar biasanya adalah... Implementasi yang lebih kompleks dan mahal, beberapa kekakuan, dan ketergantungan pada pemasok. untuk penyesuaian mendalam. Itulah mengapa sangat penting untuk mendefinisikan ruang lingkup dengan benar dan memulai dengan modul-modul penting.

Pengembangan khusus

Pengembangan kustom mulai berperan ketika Cara kerja Anda sangat spesifik sehingga tidak ada solusi standar yang cocok sepenuhnya. atau ketika Anda ingin menciptakan keunggulan kompetitif langsung dari perangkat lunak tersebut.

Jika direncanakan dengan baik, itu akan memberi Anda Adaptasi total terhadap proses Anda, kendali atas evolusi, dan kepemilikan sistem., mampu menyesuaikannya tergantung pada bagaimana bisnis berkembang.

Namun hal itu juga menyiratkan Biaya awal yang tinggi, kebutuhan akan tim teknis yang andal, serta tanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembangan.Tanpa strategi yang jelas, hal itu bisa menjadi usang atau berubah menjadi hambatan.

Platform kerja kolaboratif dan low-code

Dalam beberapa tahun terakhir, platform cloud yang memungkinkan Bangun solusi Anda sendiri tanpa memerlukan pemrograman mendalam., berdasarkan templat, blok, dan otomatisasi.

Mereka mengizinkan a Fleksibilitas yang lebih besar, biaya penerapan yang lebih rendah, dan otonomi yang lebih besar bagi tim bisnis.yang memungkinkan proses untuk berkembang tanpa bergantung 100% pada TI.

Biasanya, alat-alat ini ideal untuk... Bisnis yang sedang berkembang yang membutuhkan keteraturan dan otomatisasi, tetapi tidak ingin menggunakan ERP tradisional atau pengembangan khusus yang mahal.Beberapa di antaranya, seperti Zinkee, juga dirancang untuk tahan terhadap lingkungan operasional yang menuntut.

Seperti halnya segala sesuatu, hal-hal tersebut memiliki nuansanya masing-masing: Mereka menuntut agar seseorang mengambil peran sebagai "pemilik" platform tersebut. Secara internal, biaya perlu dipantau jika jumlah pengguna meningkat secara signifikan, dan tidak semua sistem sama tangguhnya untuk proses-proses kritis.

Cara memilih perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda

Memilih perangkat lunak bukan tentang membeli "apa yang digunakan semua orang", tetapi Menyelaraskan teknologi, proses, SDM, dan anggaran.Pendekatan praktis melibatkan tiga elemen kunci.

1. Analisis kebutuhan Anda yang sebenarnya

Sebelum membandingkan berbagai alat, luangkan waktu untuk Pahami apa yang merugikan Anda hari ini: di mana waktu terbuang sia-sia, di mana terdapat lebih banyak kesalahan, tugas berulang apa yang membuat tim kelelahan. atau proses yang tidak dapat diskalakan.

Buat peta sederhana dari proses-proses kunci (penjualan, pembelian, proyek, dukungan, keuangan…) dan identifikasi Bagian mana dari setiap proses yang ingin Anda tingkatkan atau otomatiskan? dalam 6-12 bulan ke depan.

Pertimbangkan juga faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, anggaran, tingkat digital tim, dan cara kerja (tatap muka, hibrida, jarak jauh) untuk menghindari pengusulan solusi yang mustahil untuk diadopsi.

2. Definisikan fungsi-fungsi penting

Dengan peta di tangan, berikut daftar singkatnya: Fitur-fitur yang benar-benar Anda butuhkan dalam perangkat lunak.: integrasi, tampilan Kanban, manajemen dokumen, laporan, izin, otomatisasi, dll.

Cobalah untuk menghindari godaan membeli "yang memiliki paling banyak fitur" dan fokuslah pada yang akan memberikan nilai tambah sejak hari pertamaSistem yang lebih ringkas dan sesuai dengan realitas Anda biasanya bekerja jauh lebih baik daripada sistem yang penuh dengan modul yang tidak digunakan siapa pun.

Hal ini juga menghargai aspek-aspek seperti Kemudahan penggunaan, kustomisasi, keamanan, skalabilitas, dan kualitas dukungan.yang seringkali memberikan perbedaan yang lebih besar daripada fitur spektakuler yang hanya akan Anda gunakan empat kali setahun.

3. Sesuaikan pilihan Anda dengan anggaran dan pengembalian yang diharapkan.

Biaya tersebut bukan hanya biaya lisensi: biaya tersebut mencakup implementasi, pelatihan, potensi pengembangan lebih lanjut, dan pemeliharaan.Hitung pengeluaran awal dan total biaya bulanan atau tahunan.

Bandingkan dengan waktu yang bisa Anda hemat, kesalahan yang bisa Anda kurangi, atau penghasilan tambahan yang dapat Anda hasilkan dengan manajemen yang lebih efisien. Itu akan memberi Anda gambaran tentang potensi pengembalian investasi (ROI).

Jika memungkinkan, pilihlah Mulailah dari kecil dan kembangkan.: uji coba di satu departemen, versi dasar yang kemudian Anda kembangkan, tahapan berdasarkan proses… Ini mengurangi risiko dan memungkinkan tim untuk beradaptasi.

Praktik terbaik untuk implementasi perangkat lunak manajemen yang sukses.

Teknologi saja tidak akan menyelesaikan masalah jika implementasinya kacau. Agar perangkat lunak benar-benar berfungsi... meningkatkan produktivitas dan kualitas kerjaSebaiknya ikuti peta jalan yang terstruktur.

Rencanakan proyek dan selaraskan manajemen.

Mulailah dengan mendefinisikan tujuan yang jelas, ruang lingkup, pihak yang bertanggung jawab, tenggat waktu, dan metrik keberhasilanLibatkan pihak manajemen dan daerah yang terdampak sejak awal untuk menghindari penolakan di menit-menit terakhir.

Bagilah implementasi tersebut menjadi fase dengan hasil yang spesifik (misalnya: pertama keuangan, kemudian proyek, lalu CRM) membantu mengendalikan dampak, belajar dengan cepat, dan menyesuaikan diri secara langsung.

Tangani migrasi data

Beralih dari sistem lama (atau spreadsheet) ke platform baru membutuhkan Bersihkan data, satukan kriteria, dan validasi bahwa informasi telah dimasukkan dengan benar. pada model baru.

Itu disarankan untuk dilakukan Pengujian migrasi di lingkungan pengujian, meninjau hasil dengan pengguna utama, dan mendokumentasikan aturan. (nomenklatur, kolom wajib, izin) untuk menghindari hal-hal yang tidak terduga.

Membangun tim dan mengelola perubahan.

Salah satu penyebab kegagalan yang paling umum dalam proyek perangkat lunak adalah bahwa Orang-orang tidak tahu cara menggunakan alat tersebut atau tidak melihat kegunaannya.Pelatihan tidak bisa hanya berupa "manual yang dikirim lewat pos".

Atur sesi praktis yang berfokus pada tugas sehari-hari yang nyata, membuat panduan singkat, dan menunjuk referensi internal. yang dapat menjawab pertanyaan dan mendukung orang lain.

Sampaikan manfaatnya, dengarkan keberatan, dan menyesuaikan proses bersama dengan tim, alih-alih memaksakan perubahan dari atas tanpa konteks.

Pantau, tingkatkan, dan manfaatkan pembaruan.

Setelah proyek berjalan, jangan anggap proyek tersebut selesai: Minta umpan balik, tinjau metrik, deteksi hambatan, dan sesuaikan pengaturan.Perbaikan berkelanjutan adalah bagian dari permainan.

Manfaatkan juga hal-hal berikut: Pembaruan vendor, fitur baru, atau integrasi yang dapat diintegrasikan ke dalam proses Anda, selalu mempertimbangkan dampak dan waktu agar tidak membebani tim.

Tujuan utamanya adalah agar perangkat lunak berhenti dipandang sebagai "sekadar alat lain" dan mulai dianggap sebagai sesuatu yang lebih penting. sekutu sehari-hari untuk bekerja lebih baik, lebih cepat, dan dengan lebih sedikit stres.

Ketika sebuah perusahaan memilih solusi dengan baik, menerapkannya secara bijaksana, dan melatih karyawannya, teknologi menjadi mesin perubahan yang sesungguhnya: Proses menjadi terorganisir, data menjadi dapat ditindaklanjuti, komunikasi mengalir, dan pertumbuhan tidak lagi identik dengan kekacauan.Pada akhirnya, itulah esensi dari tutorial strategis yang baik tentang perangkat lunak mana yang harus dipilih untuk mendigitalisasi perusahaan: memahami bahwa ini bukan hanya tentang program, tetapi tentang merancang cara kerja yang lebih cerdas dan berkelanjutan.