Memfilter dan Menyortir Data di Access: Panduan Langkah demi Langkah dan Contoh Praktis

Memfilter dan menyortir data di Access adalah salah satu pilar dasar untuk mengelola dan mengekstrak nilai dari basis data relasional apa pun. Jika Anda memiliki ratusan atau ribuan catatan, menemukan informasi yang relevan dapat menjadi tugas yang rumit jika Anda tidak menguasai alat penyaringan dan penyortiran yang ditawarkannya. Microsoft Access.

Dalam artikel ini, saya menjelaskan secara rinci cara memfilter dan mengurutkan data Anda, menggabungkan semua opsi dasar dan lanjutan yang tersedia di Access. Apakah Anda seorang pemula atau berpengalaman, setelah membaca konten ini, Anda akan memiliki ide yang jelas tentang cara menyesuaikan tampilan, kueri, dan laporan untuk hanya menampilkan informasi yang Anda perlukan dari setiap tabel, formulir, atau laporan.

Mengapa pemfilteran dan pengurutan begitu penting di Access?

Access dirancang untuk bekerja dengan informasi bervolume besar, di mana tampilan cepat dan pencarian efisien sangat penting. Jika Anda pernah tersesat saat mencari rekaman tertentu, Anda tahu apa artinya tidak mengetahui cara menggunakan filter. Filter dan penyortiran berfungsi seperti kaca pembesar dan penggaris: keduanya memungkinkan Anda memfokuskan dan menyusun data, menyembunyikan sementara apa yang tidak diperlukan, dan membantu Anda menemukan pola dan tren.

Kombinasi kedua proses memfasilitasi analisis, pelaporan profesional, dan pengambilan keputusan. diberitahukanLog yang difilter dan terorganisir dengan baik jauh lebih mudah dipahami, dibagikan, dan digunakan sebagai dasar untuk kueri atau laporan baru.

Konsep Dasar: Apa itu penyaringan dan pengurutan data di Access?

Sebelum beralih ke praktik, penting untuk mengklarifikasi istilah-istilah berikut:

• Menyaring Artinya hanya menampilkan catatan yang memenuhi satu atau beberapa kriteria di layar, dan menyembunyikan sisanya untuk sementara dan tanpa merusak.
• Memesan Terdiri dari restrukturisasi susunan catatan menurut nilai satu atau lebih bidang, baik dalam urutan menaik atau menurun.

Kedua tindakan tersebut tidak secara fisik mengubah data yang disimpan dalam tabel, tetapi hanya mengubah cara data tersebut disajikan dalam tampilan kerja Anda.

Di mana saya dapat menerapkan filter dan pengurutan di Access?

Hampir semua objek Access—tabel, kueri, formulir, dan laporan—memungkinkan Anda memfilter dan/atau mengurutkan data. Bergantung pada objeknya, beberapa fitur lebih mudah diakses atau menawarkan opsi penyesuaian yang berbeda. Misalnya:

• Papan: ideal untuk penyaringan cepat data mentah.
• Konsultasi: Pemfilteran dapat menjadi bagian dari kueri itu sendiri (kriteria dalam baris desain).
• Formulir: Sangat nyaman untuk menyaring secara visual atau berdasarkan bentuk, dirancang untuk pengguna akhir.
• Laporan: memungkinkan Anda menerapkan filter dalam pratinjau sebelum mencetak atau mengekspor.

Berbagai jenis filter yang ditawarkan Access

Access mengintegrasikan beberapa mekanisme penyaringan untuk beradaptasi dengan berbagai skenario dan tingkat pengalaman. Pilih jenis filter yang paling tepat berdasarkan kompleksitas apa yang Anda cari:

Filter umum

Mereka adalah yang tercepat dan paling langsung, karena Access menawarkan kepada Anda opsi yang telah ditetapkan berdasarkan tipe data di kolom. Anda tidak perlu menulis kriteria atau rumus. Cukup:

• Klik tanda panah tarik-turun pada tajuk kolom atau bidang yang ingin Anda filter.
• Anda dapat memilih/membatalkan pilihan item tertentu, memfilter berdasarkan rentang, atau berdasarkan kondisi tertentu seperti 'sama dengan', 'berisi', 'dimulai dengan', 'lebih besar dari', dll.
• Untuk bidang tanggal, Anda akan menemukan filter berdasarkan periode, bulan, antara tanggal, hari ini, kemarin, minggu lalu, dst.
• Jika Anda memilih “(Kosong)”, Anda memfilter rekaman kosong atau nol di bidang tersebut.

Metode ini ideal untuk ulasan cepat atau saat Anda hanya perlu memfilter berdasarkan kriteria sederhana.

Filter berdasarkan pilihan

Memungkinkan Anda memfilter berdasarkan nilai tertentu hanya dengan memilihnya di sel. Misalnya, jika Anda mengklik nama tertentu dan memilih 'Filter berdasarkan pilihan', Access akan menyembunyikan semua rekaman kecuali rekaman yang memiliki nilai persis tersebut di bidang tersebut. Anda dapat:

• Pilih kata, bagian teks, tanggal atau angka, dan filter berdasarkan pilihan (awal, akhir, berisi, dll.).
• Gabungkan beberapa filter berdasarkan pilihan di bidang yang berbeda untuk lebih menyempurnakan hasil.
• Untuk menghapus filter, cukup klik 'Toggle Filter' atau 'Clear All Filters' dari tab Beranda, di grup Sort & Filter.

Filter berdasarkan formulir

Jenis filter ini sangat ampuh untuk mencari rekaman yang memenuhi beberapa kriteria di berbagai bidang. Access menghasilkan versi kosong dari formulir atau spreadsheet, tempat Anda dapat mengisi kolom dengan nilai yang ingin Anda cari (Anda dapat membiarkan beberapa kosong dan hanya mengisi yang diperlukan). Ini ideal untuk pencarian kompleks seperti:

• Semua orang yang kotanya "Madrid" dan jabatannya "Manajer."
• Anda dapat melakukan pencarian alternatif menggunakan tab 'ATAU', yaitu menampilkan catatan yang memenuhi satu atau beberapa kriteria (misalnya: Negara = 'Spanyol' ATAU Negara = 'Prancis').
• Seperti halnya semua mode lainnya, melepas filter semudah menekan 'Toggle Filter' lagi.

filter lanjutan

Mode lanjutan merupakan hal yang paling mendekati perancangan kueri, yang memungkinkan Anda mengekspresikan kondisi yang kompleks dan khusus dalam kisi desain. Disarankan jika Anda memiliki pengalaman dengan ekspresi dan kriteria:

• Akses opsi 'Filter atau Sortir Lanjutan' dalam grup 'Sortir & Filter'.
• Tambahkan bidang yang ingin Anda filter ke kisi dan tentukan kriteria di baris 'Kriteria' (Anda dapat menggunakan operator logika, fungsi, ekspresi seperti dalam kueri).
• Gunakan baris 'ATAU' jika Anda ingin menetapkan kriteria alternatif.
• Anda dapat memuat kriteria dari kueri sebelumnya atau menyimpan filter ini sebagai kueri baru untuk penggunaan di masa mendatang.

Menerapkan filter langkah demi langkah sesuai dengan jenis objek

Filter dalam tabel

Katakanlah Anda memiliki tabel karyawan dan Anda hanya ingin melihat mereka yang gajinya lebih dari €50.000:

1. Buka tabel dalam tampilan Lembar Data.
2. Klik tanda panah di tajuk kolom 'Gaji'.
3. Pilih 'Filter Angka' dan pilih 'Lebih besar dari', masukkan 50000.
4. Akses hanya akan menampilkan karyawan yang memenuhi kondisi itu.

Anda dapat menggabungkan filter pada kolom lain, misalnya: departemen = 'Penjualan' DAN gaji > 50000, menggunakan filter formulir.

Filter dalam kueri

Kueri memungkinkan Anda menambahkan kriteria langsung ke baris desain, sehingga setiap kali Anda menjalankan kueri, Access hanya menampilkan data yang difilter. Misalnya, untuk melihat penjualan lebih dari 1000 euro:

1. Buka kueri dalam tampilan desain.
2. Di baris 'Kriteria' di bawah kolom 'Jumlah', ketik ">1000".
3. Jalankan kueri untuk hanya mengembalikan hasil yang cocok.

Anda dapat menggabungkan beberapa kriteria menggunakan 'DAN' atau 'ATAU' untuk menyempurnakan lebih lanjut.

Memfilter data dalam formulir

Formulir dirancang untuk pengalaman pengguna yang intuitif. Pemfilteran dari sini semudah mengklik data yang Anda minati dan menerapkan filter, atau menggunakan filter formulir untuk pencarian lanjutan.

Filter dalam laporan

Jika Anda memiliki laporan (misalnya, daftar karyawan), Anda dapat memfilter dari tampilan laporan itu sendiri sebelum mencetaknya:

1. Klik kanan pada data (misalnya, nama belakang) dan pilih 'Filter Teks > Dimulai dengan'.
2. Masukkan huruf atau teks dan terima.

Anda dapat mencetak laporan dengan memfilter hanya bagian data yang menarik minat Anda saat itu. Untuk menyimpan filter sebagai kueri dan menggunakannya kembali, gunakan fitur 'Filter atau Urutkan Lanjutan' dalam pita.

Cara melepas atau memasang kembali filter

Menghapus filter mudah saja: cukup tekan tombol 'Toggle Filter' di bilah atas. Tindakan ini menghapus filter untuk sementara tetapi tetap menyimpannya, sehingga Anda dapat mengaktifkannya kembali dengan mengklik lagi. Jika Anda memutuskan untuk menghapus filter (menggunakan 'Hapus Semua Filter'), Access akan melupakan pilihan tersebut, dan Anda harus menerapkannya kembali jika Anda membutuhkannya untuk sesi mendatang.

Menyimpan filter untuk digunakan kembali

Access mengingat filter aktif saat Anda menutup tabel, formulir, atau laporan, sehingga Anda dapat secara otomatis menerapkan kembali filter yang sama di sesi berikutnya.

• Untuk memastikan bahwa filter selalu diterapkan saat suatu objek dibuka, buka lembar properti dan aktifkan opsi 'FilterOnLoad'.
• Pelajari selengkapnya tentang kueri tingkat lanjut di Access untuk memfilter dan mengurutkan data..

Contoh praktis penyaringan di Access

Penyaringan sederhana

Jika Anda memiliki tabel pesanan dan hanya ingin melihat pesanan yang dilakukan pada bulan lalu:

1. Filter kolom 'Tanggal Pemesanan' dengan memilih bulan yang sesuai pada filter tanggal.

Penyaringan komposit atau khusus

Lihat hanya karyawan dengan gaji lebih dari 50.000 euro dan bekerja di bidang penjualan:

• Terapkan filter gabungan dari menu lanjutan: gaji > 50000 DAN departemen = 'Penjualan'.

Atau, jika Anda lebih suka, gunakan dengan mengisi kedua kolom dengan nilai yang diinginkan.

Filter dalam laporan untuk dicetak

Filter laporan untuk hanya menampilkan pelanggan dari kota tertentu:

• Buka laporan dalam tampilan cetak, klik bidang kota, dan gunakan filter teks 'Sama dengan' atau 'Berisi'.

Cetak atau ekspor laporan yang difilter sesuai kebutuhan.

Mengurutkan data di Access

Mengurutkan data sama pentingnya untuk penyajian dan pemahaman, baik dalam tabel, kueri, atau laporan.

Urutkan dalam tabel

1. Buka tabel dalam tampilan Lembar Data.
2. Klik tajuk kolom yang ingin Anda urutkan.
3. Klik ikon sortir menaik (AZ) atau menurun (ZA).

Anda dapat mengurutkan berdasarkan beberapa kolom, meskipun kolom utama akan dipilih pertama.

Urutkan dalam kueri

Dalam tampilan Desain, di baris 'Urutkan', pilih apakah Anda ingin mengurutkan secara menaik atau menurun menurut satu bidang atau lebih.

Misalnya: Urutkan terlebih dahulu berdasarkan nama produk (naik) dan kemudian berdasarkan tanggal (turun), untuk menganalisis penjualan terkini setiap produk.

Urutkan dalam laporan

Akses opsi penyortiran dari properti laporan atau gunakan tampilan Desain untuk menentukan kriteria penyortiran multi-bidang.

Menggabungkan filter dan sortir untuk analisis tingkat lanjut

Kekuatan Access yang sesungguhnya terletak pada penggabungan pemfilteran dan penyortiran, menciptakan tampilan khusus yang memungkinkan Anda mengungkap tren atau menganalisis bisnis Anda secara mendalam.

• Pertama, saring data utama untuk mempersempit pandangan Anda, misalnya, penjualan lebih dari €2000.
• Lalu urutkan berdasarkan tanggal, karyawan, produk, atau bidang relevan lainnya.
• Anda dapat menyimpan konfigurasi ini sebagai kueri untuk digunakan kembali saat diperlukan.

Ketahanan dan penggunaan ulang konfigurasi

Banyak pengguna tidak menyadari bahwa Access memungkinkan Anda menyimpan pengaturan filter dan sortir, menetapkan nama, dan langsung mengakses tampilan kustom tersebut di sesi mendatang. Manfaatkan fitur ini untuk selalu menganalisis data penting tanpa harus mengonfigurasi ulang semuanya dari awal.

Filter dan penyortiran dalam formulir dan pengalaman penggunanya

Dalam formulir, Anda dapat menerapkan filter dari antarmuka itu sendiri, dengan menu intuitif atau kolom pencarian langsung.

• Pilih bidang atau nilai dan filter dari menu konteks.
• Gunakan filter formulir jika Anda perlu menggabungkan kriteria di beberapa bidang.
• Pilihan dapat ditemukan pada bilah alat, pita akses cepat, atau menu khusus formulir.

Latihan dan kasus praktis untuk menguasai penyaringan dan penyortiran

Untuk membantu Anda memahami sepenuhnya fleksibilitas Access, berikut beberapa latihan dan studi kasus untuk membantu Anda berlatih:

Latihan interaktif

• Inventaris toko: Filter produk dengan stok di bawah 10 dan urutkan berdasarkan harga menurun.
• Manajemen Proyek: Tampilkan hanya tugas yang tertunda dan urutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo yang meningkat.
• Pelacakan pelanggan: Filter pelanggan yang pembelian terakhirnya lebih dari tiga bulan lalu dan urutkan berdasarkan status keanggotaan.

Studi kasus

• SDM: Filter karyawan departemen penjualan dan urutkan berdasarkan gaji menurun.
• Analisis Penjualan: Filter hanya penjualan dari kuartal terakhir dan urutkan berdasarkan kuantitas menurun.
• penelitian akademis: Filter proyek saat ini dan urutkan berdasarkan tanggal mulai.

Kiat lanjutan dan praktik terbaik untuk big data

Jika basis data Anda mulai berkembang dan penyaringan atau pengurutan memerlukan waktu yang lama, perhatikan rekomendasi berikut:

• Indeks yang dikonfigurasi dengan baik: Indeks kolom yang akan difilter dan diurutkan paling sering untuk mempercepat pencarian.
• Terapkan filter terlebih dahulu, lalu urutkan: Memproses lebih sedikit catatan selalu lebih cepat.
• Hindari filter yang terlalu rumit dalam satu kueri. Pecahkan menjadi kueri yang lebih sederhana dan gabungkan nanti jika perlu.
• Pilih hanya kolom yang perlu Anda tampilkan; hindari 'pilih semua' untuk meningkatkan efisiensi.
• Nonaktifkan pembaruan otomatis dalam tampilan desain untuk kueri yang sangat rumit dan bekerja dengan sampel.
• Jika Anda menangani banyak data, pertimbangkan untuk membagi informasi ke dalam beberapa tabel terkait.

Fitur tambahan filter di Access

Jangan lupa bahwa Access memperlihatkan kepada Anda jika ada filter aktif dengan ikon corong di tajuk kolom dan di bilah navigasi rekaman.

Jika Anda mengarahkan kursor ke tajuk bidang yang difilter, Anda akan melihat keterangan alat dengan kriteria filter yang saat ini diterapkan. Ini berguna untuk mengingat kondisi dengan cepat tanpa harus meninjau semua pengaturan.