- Terdapat alat bawaan di Konsol Administrator untuk migrasi massal dari Exchange dan IMAP menggunakan file CSV.
- Untuk mentransfer data dari Workspace ke Gmail gratis, Anda perlu mengaktifkan protokol POP3 dan membuat kata sandi aplikasi.
- Impor delta dapat dilakukan untuk memperbarui data terbaru dan menyaring folder atau tag yang tidak diinginkan selama proses berlangsung.
- Menggunakan klien email seperti Thunderbird memungkinkan migrasi manual melalui metode seret dan lepas.
Jika Anda mempertimbangkan untuk beralih ke Google Workspace atau perlu memulihkan pesan lama Anda dari akun yang akan Anda tutup, Anda mungkin menyadari bahwa prosesnya bisa tampak seperti labirin. Jangan khawatir, ini tidak serumit yang terlihat; meskipun Google terkadang mempersulit keadaan agar Anda tetap menggunakan paket berbayar mereka, ada beberapa cara efektif untuk memigrasikan data Anda tanpa kehilangan satu pun email dalam prosesnya.
Baik Anda berasal dari lingkungan bisnis seperti Exchange, penyedia hosting seperti DreamHost, atau hanya ingin memindahkan seluruh riwayat Anda dari akun Workspace ke akun Gmail gratis, yang terpenting adalah memilih metode yang paling sesuai dengan volume data Anda. Di bawah ini, kami menguraikan semua opsi yang tersedia langkah demi langkah sehingga Anda dapat melakukan migrasi digital tanpa stres dan sepenuhnya aman.
Migrasi dari Microsoft Exchange Online
Bagi mereka yang berasal dari ekosistem Microsoft, Google menawarkan alat impor yang terintegrasi ke dalam Konsol Admin. Langkah pertama adalah menghubungkan akun, dan prosesnya bervariasi tergantung pada ukuran tim Anda. Jika Anda memiliki 20 pengguna atau kurang , alat ini akan mencoba mencocokkan akun secara otomatis dengan mencari alamat yang serupa (misalnya, dari [email protected] ke [email protected] ), memungkinkan Anda untuk memperbaiki pemetaan secara manual jika terjadi kesalahan.
Jika organisasi Anda lebih besar, Anda perlu menggunakan file pemetaan CSV . Anda perlu membuat spreadsheet dengan dua kolom: "Sumber Email Exchange" (sumber) dan "Pengguna Target" (tujuan). Setelah Anda mengunggah file ini ke bagian Impor Data, Anda dapat menentukan dengan tepat apa yang ingin Anda impor. Anda memiliki opsi untuk mencentang kotak untuk mengimpor email, acara kalender, kontak, dan tugas.
Fitur utama adalah Anda dapat memfilter informasi . Jika Anda tidak ingin mengimpor email yang tidak diinginkan, Anda dapat mengecualikan folder tertentu (seperti Spam atau Item yang Dihapus) dengan mengetikkan namanya atau jalur lengkap yang dipisahkan oleh garis miring (misalnya, Travel/Asia). Setelah impor diluncurkan, sistem akan menunjukkan kepada Anda secara real-time berapa banyak item yang berhasil diproses dan mana yang gagal. Jika setelah beberapa hari Anda menyadari bahwa email baru hilang, Anda dapat menjalankan impor delta untuk menyalin hanya email terbaru.
Transfer dari server IMAP (Yahoo, iCloud, Zoho, dll.)
Jika penyedia email Anda saat ini menggunakan IMAP, seperti GoDaddy, Hostinger, atau Titan, prosesnya serupa tetapi memerlukan detail server Anda. Pertama, buka Konsol Admin dan konfigurasikan server IMAP (misalnya, imap.zoho.com) dan uji koneksinya.
Mengenai pengguna, jika jumlahnya sedikit (kurang dari 20), Anda dapat memasukkan alamat dan kata sandi setiap pengguna secara manual. Untuk grup yang lebih besar, diperlukan file CSV, tetapi dalam hal ini, file tersebut harus menyertakan tiga kolom: pengguna sumber, kata sandi IMAP mereka, dan akun Workspace tujuan. Perhatikan bahwa beberapa penyedia memerlukan kata sandi aplikasi khusus , bukan kata sandi biasa.
Sama seperti Exchange, Anda dapat memilih tanggal mulai untuk menghindari impor email dari beberapa dekade lalu dan memutuskan apakah Anda tertarik pada pesan yang dihapus atau spam. Setelah migrasi selesai, Anda akan menerima laporan email terperinci dengan semua statistik migrasi.
Cara memindahkan email dari Workspace ke akun Gmail gratis
Ini adalah skenario paling umum ketika seseorang menutup bisnis atau domain mereka. Karena Google tidak menyediakan tombol "ekspor ke akun pribadi", triknya adalah menggunakan protokol POP3. Pertama, di akun Workspace Anda, buka pengaturan Penerusan dan POP/IMAP dan aktifkan POP untuk semua email . Sangat penting untuk mengaktifkan verifikasi dua langkah dan membuat kata sandi aplikasi 16 digit, karena kata sandi biasa tidak akan berfungsi karena alasan keamanan.
Selanjutnya, beralihlah ke akun Gmail gratis Anda. Aktifkan POP di sana juga dan buka bagian "Akun dan Impor". Saat menambahkan akun Workspace Anda, gunakan informasi berikut: server pop.gmail.com, port 995, dan centang kotak SSL . Gunakan kata sandi aplikasi yang Anda buat sebelumnya dan biarkan Gmail melakukan tugasnya untuk mengekstrak semua pesan lama Anda.
Alternatif manual dan metode lainnya
Jika Anda lebih menyukai kendali penuh, atau jika alat otomatis gagal, Anda selalu dapat menggunakan klien email eksternal seperti Mozilla Thunderbird . Prosesnya sederhana: Anda mengkonfigurasi kedua akun (akun lama dan akun Workspace) menggunakan IMAP, lalu cukup seret dan lepas folder dari satu akun ke akun lainnya. Ini adalah metode yang lebih lambat tetapi terbukti ampuh untuk memindahkan folder tertentu.
Bagi mereka yang bermigrasi dari satu akun Google Workspace ke akun lain, prosesnya memerlukan otorisasi dari administrator akun sumber melalui tautan yang dikirim melalui email. Setelah izin diberikan, peta impor CSV diunggah dan transfer data dimulai, yang juga memungkinkan pengecualian tag tertentu untuk membersihkan kotak masuk.
Memindahkan riwayat pesan Anda memerlukan pilihan antara otomatisasi melalui Konsol Admin Perusahaan, menggunakan POP3 untuk akun pribadi, atau manajemen manual melalui klien desktop, selalu memastikan konfigurasi kata sandi aplikasi dan server yang benar agar tidak ada data yang hilang.
Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.