Otomatiskan Outlook dengan Langkah Cepat dan pintasan keyboard

Jika Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk email, Outlook bisa menjadi sahabat terbaik atau musuh terburuk Anda. Semuanya tergantung pada bagaimana Anda mengkonfigurasikannya. Ketika setiap pesan memaksa Anda untuk melakukan hal yang sama berulang kali—memindahkannya ke folder yang berbeda, menandainya, meneruskannya, mengarsipkannya—Anda akan cepat merasa seperti kehilangan banyak hal. el tiempoDi situlah tempatnya Langkah Cepat, sebuah fungsi yang dirancang khusus untuk mencegah Anda mengulangi tugas seperti robot.

Dengan Outlook Quick Steps memungkinkan Anda menggabungkan beberapa tindakan dan menjalankannya hanya dengan satu klik. atau bahkan dengan pintasan keyboard. Memindahkan email ke folder tertentu, menandainya sebagai sudah dibaca, meneruskannya ke atasan atau tim Anda, membalas dengan templat… semua itu dapat diotomatiskan sepenuhnya. Mari kita lihat, langkah demi langkah, Cara mengotomatiskan Outlook dengan Langkah Cepat, cara menggabungkannya dengan pintasan keyboard, dan kemungkinan tambahan apa yang Anda miliki. untuk melipatgandakan produktivitas Anda.

Apa itu Langkah Cepat Outlook dan mengapa Anda perlu menggunakannya?

Di Outlook, Langkah cepat adalah otomatisasi kecil yang menerapkan beberapa tindakan secara berurutan pada sebuah email.Cara kerjanya mirip dengan makro sederhana: Anda memilih apa yang ingin Anda lakukan saat menjalankannya dan Outlook akan melakukannya secara otomatis, tanpa Anda harus menekan setiap tombol satu per satu.

Bayangkan Anda menerima puluhan email setiap hari tentang proyek yang sama dan Anda selalu melakukan hal yang sama: Tandai sebagai sudah dibaca, pindahkan ke folder tertentu, dan sematkan pesan. Untuk menghindari kehilangan data. Alih-alih mengulangi ketiga langkah tersebut secara manual, Anda dapat membuat Langkah Cepat yang melakukan semuanya sekaligus. Anda memilih email, mengklik langkah cepat atau menggunakan pintasan keyboard-nya, dan selesai.

Keunggulan utama lainnya adalah Quick Steps Mereka tidak hanya memindahkan email.Mereka dapat menandai pesan sebagai belum dibaca, mengubah kategorinya, membuat tugas dari email, meneruskan secara otomatis ke orang atau grup tertentu, membalas dengan teks yang telah ditentukan sebelumnya, mengarsipkan… dan hampir semua kombinasi dari tindakan-tindakan ini.

Fitur ini dirancang untuk mengurangi gesekan dalam kehidupan sehari-hari: Semakin sering Anda mengulangi pola pengelolaan email yang sama, semakin masuk akal untuk membuat Langkah Cepat.Ini sangat berguna terutama jika Anda mengelola layanan pelanggan atau proyek yang melibatkan banyak komunikasi. email Atau Anda bekerja dalam tim dan memiliki alur kerja yang sangat jelas.

Di mana letak dan bagaimana cara kerja bagian Langkah Cepat?

Pada versi Outlook modern, bagian Langkah Cepat terletak di Tab Beranda pada tampilan EmailDi sana Anda akan melihat grup khusus bernama “Langkah Cepat” dengan beberapa tombol yang telah dikonfigurasi sebelumnya dan menu tarik-turun untuk mengelolanya.

Microsoft menyertakan beberapa tindakan cepat bawaan yang dirancang untuk mencakup penggunaan yang paling umum. Di antara yang paling sering digunakan, Anda akan menemukan opsi seperti: “Pindahkan ke” (menandai sebagai sudah dibaca dan memindahkan ke folder), “Kepada manajer”, “Kirim email ke tim” atau “Selesai”Semua itu dapat dimodifikasi agar sesuai dengan cara kerja Anda.

Saat Anda mengarahkan kursor mouse ke langkah cepat, Outlook akan menampilkan deskripsi pop-up kecil. Deskripsi tersebut dapat disesuaikan: Anda dapat mengedit teks yang muncul saat Anda mengarahkan kursor ke atasnya.sehingga Anda dapat dengan mudah mengingat fungsi setiap otomatisasi tanpa harus membuka pengaturan.

Juga, Anda memiliki pilihan untuk Susun ulang Langkah Cepat agar langkah yang paling sering Anda gunakan selalu terlihat. di pita menu. Ini sangat berguna jika Anda bekerja dengan layar kecil atau jika Anda menggunakan banyak langkah berbeda dan tidak ingin terus-menerus membuka menu.

Cara membuat Langkah Cepat di Outlook baru untuk Windows

Outlook baru untuk Windows memiliki antarmuka yang sedikit berbeda, tetapi logika di balik Langkah Cepat tetap sama. Untuk mulai melakukan otomatisasi, Pertama, Anda perlu membuat langkah cepat Anda sendiri dari tab Beranda..

Dalam lingkungan yang diperbarui ini, alurnya adalah sebagai berikut: Pastikan Anda berada di tampilan Mail dari panel navigasi. (di sebelah kiri), lalu buka pita menu bagian atas. Pada tab Beranda, temukan tombol Langkah Cepat, buka menu tarik-turunnya, dan pilih opsi untuk mengelolanya.

Saat jendela pengaturan terbuka, Anda akan melihat bagian khusus yang disebut “Langkah Cepat” dengan daftar langkah-langkah yang sudah ada.Dari situ, Anda dapat mengklik "+ Langkah Cepat Baru" untuk memulainya dari awal. Pada tahap ini, Outlook akan meminta Anda untuk memberikan nama untuk mengidentifikasinya.

Kemudian tibalah bagian yang paling penting: Pilih tindakan utama yang ingin Anda lakukan pada Langkah Cepat.Di kotak "Pilih tindakan", pilih tindakan dasar: pindahkan ke folder, tandai sebagai sudah dibaca, teruskan, balas, buat tugas, dll. Jika satu tindakan tidak cukup, Anda dapat mengklik "Tambahkan tindakan lain" untuk menggabungkan lebih banyak langkah guna membangun alur kerja ideal Anda.

Terakhir, Anda memiliki opsi opsional untuk menyesuaikan detailnya: Tambahkan deskripsi khusus, pilih pintasan keyboard, dan simpan.Pada versi baru ini, pintasan yang tersedia berkisar dari Ctrl+Shift+5 hingga Ctrl+Shift+9, sehingga Anda dapat menetapkan salah satunya ke Quick Step Anda untuk meluncurkannya tanpa menyentuh mouse.

Edit dan susun ulang Langkah Cepat yang sudah ada di Outlook baru.

Membuat Langkah Cepat bukanlah langkah final; Jika Anda merasa belum memenuhi target atau perlu mengubahnya, Anda dapat mengeditnya kapan saja.Proses untuk memodifikasinya dimulai sama seperti pembuatannya: dari Mail, buka tab Beranda, buka menu tarik-turun Langkah Cepat dan pilih “Kelola Langkah Cepat”.

Di dalam panel pengaturan, Outlook menampilkan daftar semua langkah Anda. Temukan langkah yang ingin Anda sesuaikan dan klik ikonnya. Klik “Edit langkah cepat” untuk membuka pengaturan detailnya.Dari situ Anda dapat mengubah tindakan yang dijalankan, menambahkan tindakan baru, atau menghapus tindakan yang tidak lagi bermanfaat bagi Anda.

Selain memodifikasi tindakan, Anda juga memiliki opsi untuk Ubah nama langkah, sesuaikan atau tetapkan pintasan keyboard baru, dan perbarui deskripsi pop-up. yang muncul saat Anda mengarahkan kursor mouse ke atasnya. Ini berguna ketika alur kerja Anda berkembang dan Anda ingin nama tersebut lebih mencerminkan fungsinya.

Hal menarik lainnya adalah urutannya. Di jendela administrasi yang sama, Anda akan melihat panah atas dan bawah untuk Susun ulang posisi setiap Quick Step di atas treadmill.Dengan mengubah posisinya, Anda memastikan bahwa langkah-langkah terpenting selalu terlihat, mencegahnya tersembunyi di menu tarik-turun "Langkah cepat lainnya".

Setelah menerapkan semua perubahan, cukup klik Simpan. Outlook akan langsung memperbarui konten bagian tersebut. Anda akan melihat urutan baru dan nama-nama baru langsung di tab Beranda., siap digunakan pada pesan apa pun yang dipilih.

Cara membuat dan memodifikasi Langkah Cepat di Outlook versi web dan Outlook.com

Anda tidak harus menggunakan aplikasi desktop saja untuk mendapatkan manfaat dari Quick Steps. Outlook versi web dan Outlook.com juga menyertakan dukungan untuk Quick Steps.sehingga Anda dapat mengotomatiskan tugas dari browser Anda, tanpa perlu menginstal apa pun.

Untuk membuat yang baru dari web, langkah pertama adalah mengakses layanan tersebut dan pastikan Anda berada di bagian yang sesuai. Kirim email melalui panel navigasi samping.Setelah sampai di sana, Anda akan melihat tab Beranda di bagian atas dengan opsi yang sangat mirip dengan yang ada di klien desktop.

Pada tab tersebut, temukan tombol “Langkah Cepat” dan pilih opsi tersebut. Klik “Kelola langkah cepat” untuk membuka panel pengaturan.Sama seperti di Outlook baru untuk Windows, Anda akan melihat daftar langkah yang sudah ada dan tombol "+ Langkah Cepat Baru" untuk memulai langkah baru dari awal.

Di kotak pembuatan, Anda memasukkan nama untuk Langkah Cepat Anda dan, di bagian “Pilih tindakan”, Anda memilih Tindakan utama apa yang ingin Anda terapkan pada pesan-pesan tersebut?Di sini juga Anda dapat menggabungkan beberapa tindakan menggunakan tombol "Tambahkan tindakan lain", misalnya, memindahkan, menandai, mengkategorikan, atau meneruskan ke dalam satu alur.

Jika Anda ingin mengedit salah satunya nanti, prosesnya sama mudahnya: kembali ke Mail, buka menu tarik-turun Langkah Cepat, pilih "Kelola Langkah Cepat," temukan yang ingin Anda ubah, dan klik ikon edit. Anda akan dapat Sesuaikan tindakan, perbarui deskripsi, atau tetapkan pintasan keyboard dari Ctrl+Shift+5 hingga Ctrl+Shift+9 juga di versi web.sehingga menjaga konsistensi dengan desktop.

Jawaban cepat dan templat menggunakan Langkah Cepat

Salah satu kegunaan yang sangat ampuh dari langkah cepat adalah untuk Otomatiskan respons berulang dengan templat email.Jika Anda sering membalas banyak orang dengan pesan yang sama—misalnya, pemberitahuan laporan rekening, konfirmasi tanda terima, atau instruksi standar—Anda dapat mengatur Langkah Cepat yang secara otomatis menghasilkan respons tersebut.

Pada versi seperti Outlook 2013 (dan juga pada lingkungan yang lebih baru dengan opsi serupa), alur tipikalnya adalah: Di jendela email utama, buka area Langkah Cepat dan klik “Buat baru” atau “Crear nuevo”Selanjutnya, tuliskan nama singkat dan deskriptif, misalnya "Respons laporan rekening" agar mudah dikenali sekilas.

Kemudian, pada menu tarik-turun “Pilih Tindakan”, Anda memilih tindakan tersebut. “Balas” atau “Penjawab” sebagai dasar langkah cepatDengan memilih tindakan tersebut, Outlook memungkinkan Anda untuk menampilkan opsi yang lebih canggih menggunakan tombol "Tampilkan Opsi", dan di situlah letak trik sebenarnya.

Dengan memperluas opsi ini, Anda akan memiliki kolom teks tempat Anda dapat Tuliskan konten yang ingin Anda tampilkan dalam balasan otomatis.Pada dasarnya ini adalah templat: pengguna hanya perlu melakukan sedikit penyesuaian (jika perlu) sebelum mengirim. Sebaiknya biarkan kolom subjek dengan nilai default-nya jika Anda ingin utas tetap memiliki judul yang sama dengan pesan asli.

Setelah Anda menyimpan Langkah Cepat, lain kali Anda ingin membalas dengan teks yang telah ditentukan sebelumnya, Anda hanya perlu Pilih email tersebut dan tekan tombol langkah cepat yang baru saja Anda buat.Outlook akan membuka balasan dengan teks yang sudah terisi dan siap dikirim, sehingga Anda tidak perlu mengetik hal yang sama berulang kali.

Gabungkan Langkah Cepat dengan pintasan keyboard untuk meningkatkan kecepatan.

Langkah cepat benar-benar menunjukkan keunggulannya ketika Anda menggabungkannya dengan pintasan keyboard yang dipilih dengan baikSetiap Langkah Cepat dapat diberi kombinasi seperti Ctrl+Shift+5, Ctrl+Shift+6, dan seterusnya hingga 9. Itu berarti bahwa dengan sekali tekan, Anda dapat menjalankan otomatisasi yang cukup kompleks.

Untuk menavigasi Outlook tanpa menggunakan mouse, Anda memiliki pintasan seperti Buka email (Ctrl+1), Buka kalender (Ctrl+2), Buka kontak (Ctrl+3) atau Buka tugas (Ctrl+4)Dengan cara ini, Anda dapat bernavigasi antar bagian dan kemudian menggunakan Langkah Cepat Anda pada email yang dipilih hampir terus menerus.

Dalam manajemen kotak masuk, pintasan bahkan lebih penting: Pesan baru (Ctrl+N), Balas (Ctrl+R), Balas semua (Ctrl+Shift+R), Teruskan (Ctrl+F) dan Kirim (Ctrl+Enter) Fitur ini memungkinkan Anda untuk menelusuri percakapan dengan sangat cepat. Dikombinasikan dengan Langkah Cepat yang mengotomatiskan pengarsipan atau penandaan, alur kerja menjadi sangat efisien.

Untuk menjaga agar baki Anda tetap rapi, Anda dapat menggunakan jalan pintas seperti Tandai sebagai sudah dibaca (Ctrl+Q), Tandai sebagai belum dibaca (Ctrl+U), Tandai sebagai spam Mac (⌘+Shift+J) atau Arsip (misalnya ^+E di beberapa versi Mac)Semua ini, dikombinasikan dengan Langkah Cepat, memungkinkan Anda memproses puluhan email dalam hitungan menit.

Pintasan pemformatan, kalender, dan fitur canggih di Outlook.

Selain manajemen pesan, Outlook juga menyertakan Jalan pintas untuk memformat email Anda tanpa perlu melepaskan tangan dari keyboard.Anda dapat menerapkan huruf tebal (Ctrl+B), huruf miring (Ctrl+I), garis bawah (Ctrl+U) dan menyisipkan tautan (Ctrl+K) atau masukkan karakter khusus sangat cepat.

Anda juga dapat menyesuaikan ukuran font menggunakan Ctrl+Shift+> untuk menambah dan Ctrl+Shift+< untuk mengurangiIni membantu Anda mengatur pesan-pesan penting secara visual tanpa harus mencari ikon di pita menu.

Kalender memiliki pintasan khusus tersendiri: Tampilan harian (Ctrl+Alt+1), tampilan mingguan (Ctrl+Alt+3), tampilan bulanan (Ctrl+Alt+4), pergi ke tanggal hari ini atau buat janji temu baru dengan kombinasi serupa. Menurut platform tersebut, fitur ini sangat cocok untuk beralih dari kotak masuk ke kalender Anda dalam hitungan detik.

Bagi pengguna yang ingin melangkah lebih jauh, tersedia fitur-fitur canggih seperti: Buat folder baru, pindahkan ke folder, buka pencarian lanjutan, atau terapkan filter untuk pesan belum dibaca dan lampiran. melalui kombinasi tombol (khususnya di Mac, dengan pintasan seperti ⌘+Shift+N, ⌘+Shift+M, ⌘+⌥+F, dll.).

Anda bahkan dapat mengelola kotak masuk "Prioritas"/"Lainnya", menyematkan email penting, atau Tandai item sebagai selesai (misalnya dengan tombol Sisipkan di Windows atau kombinasi tertentu di Mac)Meskipun Outlook tidak memungkinkan Anda untuk menyesuaikan semua pintasan secara bebas, Anda dapat mengubah beberapa perilakunya dengan memilih skema tombol pilihan Anda di pengaturan aksesibilitas.

Cara mengaktifkan, melihat, dan memilih gaya pintasan keyboard di Outlook.

Di banyak akun, pintasan keyboard diaktifkan secara default, tetapi jika pernah dinonaktifkan, mudah untuk mengaktifkannya kembali. Untuk melakukan ini, Buka Outlook, masuk ke pengaturan, dan akses bagian Umum.Di dalam bagian tersebut, Anda akan melihat submenu Aksesibilitas.

Di area ini, Anda akan menemukan opsi yang memungkinkan Aktifkan atau nonaktifkan pintasan keyboard dan juga pilih gayanya. yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda: Anda dapat memilih dari berbagai skema seperti Outlook.com, Yahoo! Mail, Outlook klasik, atau bahkan Gmail.

Menu untuk memilih gaya biasanya menampilkan daftar yang jelas; jika Anda sudah terbiasa dengan Pintasan dari layanan lain, seperti Gmail, dapat dikonfigurasi untuk meniru fungsinya. dan menghindari keharusan mempelajari semuanya dari awal. Namun, jika Anda memulai dari awal, sebaiknya tetap menggunakan gaya Outlook standar.

Jika Anda bingung dengan kombinasinya atau tidak ingat kombinasi tertentu, Anda memiliki dua pilihan: simpan lembar ringkasan pintasan atau lihat bantuan bawaan Outlook.Di banyak versi, cukup dengan menekan tombol "?" atau mengikuti tautan di bagian aksesibilitas itu sendiri akan menampilkan daftar lengkap pintasan yang tersedia.

Dengan cara ini, Anda memastikan bahwa Langkah Cepat yang telah Anda kaitkan dengan pintasan tertentu berfungsi seperti yang diharapkan, tanpa konflik aneh atau perilaku berbeda tergantung pada gaya keyboard yang dipilih.

Apa itu Tindakan Cepat dan apa perbedaannya dengan pintasan biasa?

Meskipun Outlook tidak memungkinkan Anda untuk mengubah semua tombol pintasan secara bebas, ia menyertakan sistem yang ampuh untuk Menggabungkan berbagai aksi dan memicunya dengan sekali klik atau pintasan: Aksi Cepat, juga disebut Langkah CepatPada dasarnya, ini adalah lapisan otomatisasi di atas jalan pintas tradisional.

Sementara pintasan klasik seperti Ctrl+R hanya berfungsi untuk melakukan tindakan tertentu (membalas, meneruskan, dll.)Tindakan Cepat dapat mengelompokkan beberapa tugas: menandai sebagai sudah dibaca, memindahkan, menetapkan kategori, meneruskan, membuat tugas... semuanya dikemas dalam satu perintah.

Outlook menghadirkan Enam tindakan cepat yang telah dikonfigurasi sebelumnya dan sangat berguna untuk kehidupan sehari-hari.Sebagai contoh, “Pindahkan ke” (yang menandai sebagai sudah dibaca dan memindahkan email ke folder), “Kepada manajer” (yang meneruskan pesan ke atasan Anda), “Kirim email ke tim” (untuk meneruskan email ke sekelompok kolega) atau “Selesai” (menandai sebagai sudah dibaca, menyelesaikan, dan memindahkan pesan).

Tindakan standar ini tidak mutlak: Anda dapat mengeditnya untuk mengubah folder tujuan, penerima yang akan menerima penerusan, kategori, atau bahkan ikon yang ditampilkan di pita menu.Dengan cara ini, Anda mengubah templat generik Microsoft menjadi alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda.

Dengan cara ini, Anda menggabungkan yang terbaik dari kedua dunia: pintasan Outlook klasik untuk perintah Tindakan sederhana dan tindakan cepat untuk otomatisasi yang lebih kompleks.Dan, yang terpenting, Anda dapat menetapkan pintasan keyboard ke Langkah Cepat Anda untuk memicunya secara instan dari keyboard.

Contoh lanjutan: mengarahkan email berdasarkan kata kunci dan mengarsipkannya

Skenario yang cukup umum di perusahaan adalah keinginan untuk Secara otomatis mengarahkan email berdasarkan kata kunci.Sebagai contoh, jika sebuah pesan berisi istilah spesifik (nama proyek, nomor file, jenis insiden), Anda ingin pesan tersebut dikirim ke orang tertentu dan, setelah diproses, diarsipkan dalam sistem manajemen dokumen Anda, seperti Filesite.

Dengan Outlook, Anda dapat mendekati perilaku tersebut dengan menggabungkan Aturan pengiriman surat dan Langkah CepatAturan tersebut mendeteksi pesan masuk berdasarkan subjek atau isi pesan dan mengarahkan atau memindahkannya. Kemudian, dengan langkah cepat, Anda dapat menerapkan serangkaian tindakan tambahan saat Anda melakukan intervensi secara manual.

Sebagai contoh, Anda dapat membuat aturan yang Mendeteksi kata kunci dan secara otomatis meneruskan email ke orang yang tepat.Kemudian, saat Anda memeriksa email tersebut di kotak masuk bersama, Anda dapat menggunakan Langkah Cepat yang menandainya sebagai selesai, mengarsipkannya di folder yang benar, dan melakukan tindakan yang diperlukan untuk mengintegrasikannya dengan Filesite (misalnya, memindahkannya ke folder yang disinkronkan atau menandainya untuk diarsipkan).

Outlook saja tidak dapat secara langsung "memicu" Langkah Cepat sebagai respons terhadap kondisi teks, tetapi Ya, Anda dapat mengotomatiskan sebagian besar alur kerja dengan aturan, dan mengurangi langkah-langkah manual menjadi satu klik atau pintasan.Dalam lingkungan yang lebih canggih, Anda bahkan dapat mengandalkan plugin tambahan atau skrip eksternal untuk melengkapi proses dengan alat pengarsipan seperti Filesite.

Yang terpenting adalah Anda memahami bahwa Quick Steps adalah solusi yang tepat untuk... untuk menyelesaikan proses yang tidak sepenuhnya mencakup aturan dasar Outlook.Dengan sedikit perencanaan, Anda dapat mengubah alur kerja yang membosankan menjadi sesuatu yang hampir otomatis.

Menguasai Langkah Cepat dan pintasan keyboard Outlook berdampak langsung pada hari Anda: Setiap tindakan otomatis menghemat antara satu hingga lima detik, yang jika dijumlahkan akan menjadi banyak menit sepanjang hari.Jika Anda menambahkan respons berbasis templat, pemindahan folder massal, penandaan pesan cerdas, dan navigasi keyboard, kotak masuk Anda tidak lagi menjadi hambatan dan menjadi alat yang benar-benar membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan lebih sedikit usaha.