Mencetak amplop dan label dari Word langkah demi langkah

Cetak amplop dan label dari Word Ini adalah salah satu fitur yang banyak orang tahu keberadaannya, tetapi hampir tidak ada yang memanfaatkannya sepenuhnya. Jika Anda bekerja dengan pengiriman pos, baik untuk perusahaan, toko online, atau bisnis Anda sendiri, menguasai alat-alat ini dapat menghemat banyak waktu dan tenaga.

Sepanjang panduan ini kita akan melihat Cara membuat, mengonfigurasi, dan mencetak amplop dan label di WordBaik Anda hanya memerlukan satu label atau ingin mengirimkan sejumlah besar alamat pelanggan, kami akan membahas dasar-dasarnya, opsi lanjutan, cara memanfaatkan gabungan surat, dan cara mengintegrasikan kontak Outlook jika perlu untuk mengotomatiskan proses semaksimal mungkin.

Versi Word yang kompatibel dan pendekatan umum

Alat amplop dan label tersedia di hampir semua versi Word modern. Ini termasuk Word untuk Microsoft 365, Word untuk Microsoft 365 untuk MacWord untuk Web, Word 2024 (dan versi Mac-nya), Word 2021, Word 2019, Word 2016, dan bahkan aplikasi seluler seperti My Office untuk iPhoneMeskipun beberapa detail visual mungkin berubah, alur kerja sangat mirip pada semuanya.

Pada dasarnya, Word memungkinkan Anda melakukan dua hal besar terkait pengiriman fisikDi satu sisi, rancang dan cetak amplop dengan alamat penerima dan pengirim; di sisi lain, buat halaman label yang dapat ditempel pada amplop, kotak, paket, atau jenis korespondensi fisik apa pun yang Anda gunakan dalam aktivitas sehari-hari.

Selain itu, alat-alat ini terintegrasi dengan Fungsi gabungan surat dan sumber data (seperti daftar di Excel atau buku alamat Outlook sendiri), sehingga Anda dapat membuat surat yang dipersonalisasi secara massal tanpa perlu mengetik setiap alamat satu per satu.

Penting untuk dipahami bahwa opsi Word dibagi antara Pembuatan satu amplop atau label dengan cepat dan proses tercanggih yang dirancang untuk produksi massal. Bagian terbaiknya adalah semuanya dikontrol dari tab yang sama: Pengiriman Surat.

Konfigurasikan alamat pengirim di Word

Sebelum Anda mulai mencetak amplop seolah-olah tidak ada hari esok, ada baiknya... menentukan alamat pengembalian default di Word. Dengan cara ini, aplikasi akan otomatis mengisi kolom tersebut setiap kali Anda membuat amplop baru, dan Anda hanya perlu mengubahnya jika ingin menggunakan alamat yang berbeda.

Untuk membuat alamat ini, yang harus Anda lakukan adalah konfigurasikan dari opsi umum WordBuka tab File, lalu Opsi, dan di dalam opsi lanjutan, Anda akan menemukan bagian pengaturan umum dengan kotak bernama Alamat Surat. Di sana, Anda dapat memasukkan alamat pengirim persis seperti yang Anda inginkan pada formulir cetak.

Alamat ini akan tetap ada disimpan dan tersedia untuk amplop masa depanDengan demikian, Anda tidak perlu mengulanginya terus-menerus. Dan jika sewaktu-waktu Anda perlu mengubah alamat pengirim (misalnya, jika Anda mengirim dari cabang atau alamat yang berbeda), Anda selalu dapat mengubah teks tersebut untuk sementara atau menulis alamat alternatif langsung di amplop saat Anda mencetaknya.

Keuntungan tambahannya adalah, bahkan jika Anda memutuskan Jangan tampilkan alamat pengirim pada amplop tertentuWord akan terus menggunakan alamat ini sebagai alamat default dalam pengaturan, jadi Anda tidak akan kehilangannya saat pengiriman berikutnya.

Tinjau opsi pencetakan sebelum mencetak amplop

Salah satu kesalahan paling umum saat bekerja dengan amplop adalah tidak memeriksa bagaimana printer mengharapkannyaTiap mesin punya caranya sendiri untuk memasukkan kertas: ada yang mengharuskan amplop menghadap ke atas, ada yang menghadap ke bawah, ada yang mengharuskan amplop dimasukkan pada sisi pendek, ada yang pada sisi panjang, dan posisinya pun berubah (kanan, tengah, atau kiri baki).

Dari tab Surat, dalam grup Buat, Anda dapat membuka opsi Amplop dan mengakses kotak dialog yang sesuai. Di sana Anda akan menemukan tombol Opsi yang akan membuka jendela dengan dua tab utama: satu untuk opsi amplop (ukuran, posisi teks, dll.) dan satu lagi untuk opsi pencetakan khusus untuk amplop.

Di bagian ukuran, Word memungkinkan Anda pilih dari berbagai format amplop standarJika tidak ada opsi yang sesuai dengan yang Anda gunakan, Anda dapat memilih ukuran khusus dan memasukkan lebar dan tinggi amplop secara manual. Ini sangat berguna saat menggunakan format khusus, amplop berlapis, atau ukuran yang kurang umum.

Di tab opsi cetak, Word menggunakan informasi dari pengemudi pencetak Untuk menunjukkan diagram cara memasukkan amplop dengan benar. Di sana, Anda akan melihat apakah amplop harus diletakkan di sebelah kanan, di tengah, atau di sebelah kiri baki, apakah amplop masuk melalui tepi pendek atau panjang, dan apakah sisi cetaknya harus menghadap ke atas atau ke bawah.

Jika amplop dimasukkan melalui tepi pendekAnda mungkin perlu memutarnya agar teks tidak muncul terbalik. Sebaiknya lakukan uji cetak: masukkan alamat uji di kotak Alamat Pengiriman, masukkan satu amplop sesuai diagram di jendela opsi cetak, lalu kirim untuk dicetak. Dengan cara ini, Anda dapat memeriksa apakah cetakannya sudah benar atau jika ada yang perlu disesuaikan.

Jika hasilnya tidak sesuai harapan Anda, Anda mempunyai beberapa alternatif praktis: Lihat manual printer atau bagian bantuan. Mengenai masalah pemuatan amplop, perbarui driver printer jika ada versi yang lebih baru dan, tentu saja, kembali ke opsi pencetakan Word untuk mencoba pengaturan yang berbeda hingga Anda menemukan konfigurasi yang berfungsi baik dengan model spesifik Anda.

Membuat, mencetak, dan menyimpan amplop di Word

Setelah preferensi pencetakan dan alamat pengirim Anda jelas, saatnya untuk membuat amplopnya sendiriSemuanya dimulai, sekali lagi, dari tab Surat dan grup Buat, tempat Anda akan menemukan tombol Amplop.

Saat Anda membuka dialog ini, Anda akan melihat dua kotak teks utama: satu untuk alamat pengiriman (penerima) dan satu lagi untuk alamat pengirim. Di kolom pertama, Anda dapat memasukkan alamat tujuan pengiriman surat atau paket secara manual. Jika Anda memiliki buku alamat elektronik yang kompatibel terpasang di komputer, Anda dapat memasukkan alamat langsung dari sana, tanpa perlu mengetiknya secara manual.

Jika Anda ingin merawat penampilan Anda, Anda bisa untuk format teks dari kedua arah Caranya mudah. ​​Cukup pilih teks, klik kanan, dan pilih opsi seperti Font untuk menyesuaikan jenis huruf, ukuran, gaya (tebal, miring, dll.), dan parameter pemformatan lainnya. Dengan cara ini, Anda dapat menerapkan gaya yang lebih korporat atau sekadar meningkatkan keterbacaan.

Di kotak alamat pengirim, Anda dapat mengetik alamat baru atau membiarkan Word menggunakan alamat yang sudah Anda masukkan. Jika Anda tidak ingin alamat pengirim muncul di amplop tertentu, Anda dapat memilih kotak yang memungkinkan Anda melakukannya. hilangkan alamat pengirim pada pengiriman itu, dengan tetap mempertahankan pengaturan default untuk amplop berikutnya.

Di beberapa lingkungan, Word juga menawarkan kemungkinan tambahkan ongkos kirim elektronik ke amplop. Untuk melakukannya, Anda harus memasang program pengiriman pos yang kompatibel, yang biasanya hanya tersedia di negara tertentu dan melalui layanan tertentu. Di kotak dialog, Anda dapat mengaktifkan opsi untuk menambahkan biaya pos, dan jika Anda belum memasang program apa pun, Word mungkin menyarankan untuk menghubungkan Anda ke layanan daring untuk informasi selengkapnya.

Setelah Anda mengisi informasi, Anda memiliki dua jalur utama. Jika Anda hanya ingin cetak amplopnya saat itu juga Tanpa menyimpan apa pun, masukkan amplop ke dalam printer sesuai diagram yang ditampilkan di tab Opsi Cetak pada kotak dialog Opsi Amplop, lalu klik Cetak. Word akan mengirimkan pekerjaan langsung ke printer.

Jika yang Anda cari adalah Simpan desain amplop untuk digunakan kembali atau dilampirkan ke dokumenAnda dapat memilih opsi "Tambahkan ke Dokumen". Word akan memasukkan amplop sebagai halaman pertama berkas saat ini, sehingga halaman-halaman lainnya dapat digunakan untuk menulis surat atau isi yang menyertainya. Kemudian, cukup buka File > Simpan Sebagai dan beri nama berkas untuk menyimpannya.

Buat dan cetak halaman label yang identik

Selain amplop, Word membuat tugas Cetak lembar penuh label yang identikIni ideal, misalnya, untuk label alamat (pengirim) yang berulang, stiker identifikasi produk, kode internal, atau informasi apa pun yang akan diulang di seluruh lembar.

Untuk melakukan ini, Anda perlu pergi ke tab Korespondensi dan klik TagsKotak dialog akan terbuka dan Anda dapat memasukkan informasi yang ingin ditampilkan pada label, biasanya di kolom Alamat. Informasi ini biasanya berupa teks, tetapi Anda dapat menggabungkannya dengan grafik atau format khusus jika diperlukan.

Sebelum mencetak, penting untuk menekan tombol Pilihan Untuk memilih pemasok label dan produk spesifik yang akan Anda gunakan, Word menyediakan daftar merek dan referensi label yang cukup lengkap. Jadi, jika lembar label Anda berukuran standar, kemungkinan besar Anda akan menemukannya dalam daftar tersebut. Ketika Anda memilih produk yang tepat, Word akan secara otomatis menyesuaikan dimensi setiap label dan jumlah label per lembar.

Jika karena alasan apa pun referensi Anda tidak muncul dalam daftar, Anda dapat menggunakan tombol Label baru Untuk membuat desain khusus, Anda perlu memasukkan dimensi yang tepat untuk setiap label, margin, spasi vertikal dan horizontal, serta jumlah baris dan kolom. Setelah disimpan, Anda dapat menggunakan kembali desain ini di kemudian hari.

Setelah menulis teks label di kotak yang sesuai, Anda memiliki opsi untuk Ubah format menggunakan alat font dan paragrafSama seperti amplop. Cukup pilih teks, klik kanan, dan terapkan perubahan format yang diinginkan (font, perataan, spasi, dll.).

Di bagian bawah kotak dialog label, Anda dapat memilih antara mencetak halaman penuh dari tag yang sama Atau cukup satu label di posisi tertentu pada lembar tersebut. Jika Anda perlu mengisi seluruh lembar dengan konten yang sama, pilih opsi halaman penuh dan cetak, atau buat dokumen baru untuk meninjaunya terlebih dahulu.

Jika, di sisi lain, Anda membutuhkan satu label Pada lembar yang sebagian terpakai, Anda dapat memilih baris dan kolom yang tepat di dalam kotak Label Saja. Dengan cara ini, Anda tidak membuang lembar label: Word hanya akan mencetak pada posisi yang ditentukan dan membiarkan ruang yang tersisa tetap utuh untuk penggunaan selanjutnya.

Bagaimanapun, disarankan, terutama saat menggunakan desain khusus atau lembaran label mahal, Coba cetak di kertas biasa dulu untuk memeriksa keselarasan. Ini memastikan bahwa konten berada tepat di dalam batas setiap tag.

Amplop dan label gabungan surat

Saat Anda perlu mengirim sejumlah besar surat atau paket yang dipersonalisasiIdealnya, Anda sebaiknya menggunakan alat gabungan surat Word. Fitur ini memungkinkan Anda menghubungkan dokumen ke sumber data (misalnya, lembar kerja Excel berisi nama dan alamat) dan membuat amplop atau label untuk setiap data dalam daftar tersebut.

Pada tab Korespondensi Anda memiliki opsi untuk Mulai penggabungan suratDari sana, Anda dapat memilih apakah akan bekerja dengan surat, amplop, atau label. Saat Anda memilih Amplop atau Label, Word akan membuka kotak dialog konfigurasi khusus untuk setiap kasus, tempat Anda dapat menyesuaikan ukuran, margin, dan format, seperti yang telah kita bahas sebelumnya.

Untuk amplop, Anda memiliki opsi khusus di tab Opsi Amplop: ukuran amplop, font, dan posisi teks Untuk pengirim dan penerima. Word menampilkan pratinjau hasil, sehingga Anda dapat melihat tampilan alamat saat dicetak. Selain itu, tab Opsi Cetak memungkinkan Anda menentukan cara amplop akan dimasukkan ke dalam printer, memastikan gabungan surat berfungsi tanpa kesalahan posisi.

Dalam kasus label, prosesnya dimulai dengan memilih merek dan referensi untuk kertas label Dari menu tarik-turun yang sesuai. Dengan memilih templat yang tepat, Word sudah mengetahui jumlah label per lembar, ukurannya, dan cara mendistribusikan teks agar pas. Dan jika label Anda tidak tercantum, Anda dapat membuat desain sendiri menggunakan opsi Label Baru.

Setelah format amplop atau lembar label telah ditentukan, langkah selanjutnya adalah Pilih penerimaDi sini Anda dapat menautkan berkas Excel, basis data, daftar kontak, atau bahkan membuat sumber data baru secara manual. Setiap baris dalam daftar Anda akan mewakili pengiriman yang berbeda, dengan kolom untuk nama, alamat, kode pos, dll.

Lalu yang tersisa adalah memasukkan gabungkan bidang pada amplop atau label pertamaMisalnya, Anda dapat menempatkan Nama Depan, Nama Belakang, Alamat, Kota, dan Kode Pos di posisi yang tepat di mana mereka seharusnya dicetak. Saat Anda menjalankan penggabungan, Word akan menghasilkan amplop atau label sebanyak jumlah rekaman di sumber data, masing-masing berisi informasi pribadi penerima.

Di tag, setelah menerima pengaturan, dokumen menjadi tabel yang menandai batas setiap labelBatas tabel mungkin tidak terlalu jelas pada awalnya, tetapi sebenarnya ada: Anda dapat mengaktifkan atau mengubah tampilan batas agar lebih mudah digunakan. Namun, sebaiknya nonaktifkan batas atau hapus garis yang terlihat sebelum mencetak untuk menghindari garis yang tidak perlu pada label.

Setelah semuanya sudah diatur, yang tersisa hanyalah memasukkan kombinasi: Anda bisa Lihat hasil sebelumnyaFilter penerima jika Anda tidak ingin menggunakan seluruh daftar, dan jika sudah puas, kirim cetakan massal dengan mengetahui bahwa setiap amplop atau label akan berisi informasi yang benar.

Menggunakan daftar kontak Outlook dan opsi tambahan

Selain sumber data seperti spreadsheet atau databaseKata Terintegrasi dengan sangat baik dengan Outlook.Klien email Microsoft. Integrasi ini sangat berguna jika Anda sudah mengelola kontak berdasarkan nama, alamat pos, dan data lain yang ingin Anda gunakan kembali untuk pengiriman surat fisik.

Dari opsi Amplop dan Label, biasanya ada tombol kecil berbentuk seperti buku alamat atau buku catatan yang memungkinkan Anda untuk Impor kontak Outlook secara langsungDengan mengklik, Anda dapat memilih kontak mana yang ingin digunakan dan secara otomatis mengisi kolom seperti alamat pengiriman, tanpa perlu menyalin dan menempel.

Integrasi ini sangat menyederhanakan pembuatan amplop atau label untuk kontak tunggalNamun, Anda juga dapat memanfaatkan ini melalui gabungan surat jika Anda menggunakan buku alamat sebagai sumber data. Dengan demikian, setiap kontak menjadi catatan penerima dalam surat massal Anda.

Di dalam kotak dialog amplop dan label, Anda juga akan melihat informasi praktis lainnya: misalnya, orientasi kertas di baki printer dan pratinjau hasil akhir. Anda dapat menyesuaikan semua ini melalui tombol Opsi, memastikan tampilan di layar sesuai dengan hasil cetak fisiknya.

Fitur lain yang mungkin menarik adalah tambahkan ongkos kirim elektronikJika tersedia di negara Anda, Anda perlu mengunduh perangkat lunak e-pos yang kompatibel untuk menggunakannya. Perangkat lunak ini biasanya diperoleh melalui layanan pihak ketiga atau tautan yang disediakan oleh Microsoft. Sebaiknya hubungi kantor pos setempat untuk mengetahui apakah opsi ini tersedia dan cara mengintegrasikannya ke dalam alur kerja Anda.

Setelah Anda menyiapkan semuanya (format, kontak, opsi pencetakan), prosesnya disederhanakan menjadi sesuatu yang sederhana seperti menekan mencetakNamun, kunci untuk menghindari pemborosan amplop atau label terletak pada meluangkan waktu beberapa menit untuk mempersiapkan ukuran, margin, orientasi kertas, dan sumber data dengan benar. Ini memastikan setiap pengiriman terlihat profesional dan printer Anda tidak melakukan kesalahan pada kertas.

Menguasai pencetakan amplop dan label di Word Artinya beralih dari bersusah payah menggunakan printer pada setiap pengiriman menjadi memiliki sistem yang andal dan cepat yang sepenuhnya disesuaikan dengan cara kerja Anda, baik Anda melakukan beberapa pengiriman dalam sebulan atau mempersiapkan kampanye besar-besaran dengan ratusan penerima.