Kontrol versi di Google Docs dan Google Drive langkah demi langkah

Jika Anda bekerja setiap hari dengan Google DocsSpreadsheet, presentasi, atau file apa pun di Google Drive, kontrol versi dan riwayat perubahan Ini salah satu fitur yang bisa menyelamatkan hari. Saat seseorang menghapus separuh dokumen, Anda tak sengaja menimpa berkas, atau Anda perlu membuktikan siapa yang mengubah apa dan kapan... semua itu bisa diatasi jika Anda tahu cara memanfaatkan alat kontrol versi dengan baik.

Daripada mengisi drive Anda dengan “draft_final”, “draft_final_definitif” dan mahakarya kekacauan lainnya, ruang kerja Google Ini mengintegrasikan sistem aktivitas dan riwayat versi yang memungkinkan Anda untuk selalu bekerja pada satu file, memulihkan status sebelumnya, mengunggah revisi baru PDF, atau Word Dan, lebih jauh lagi, untuk memiliki ketertelusuran perubahan. Mari kita lihat, secara detail dan tanpa melewatkan apa pun, bagaimana semua ini bekerja di Google Docs dan Google Drive, dan bagaimana hal ini sesuai dengan konsep umum kontrol versi berkas.

Apa itu kontrol versi berkas dan mengapa itu penting?

Saat kita bicarakan kontrol versi Dengan sistem berkas kami maksudkan sebuah sistem yang Menyimpan iterasi berbeda dari dokumen yang sama dari waktu ke waktu.Alih-alih sekadar menimpanya, sistem menyimpan setiap kali perubahan dilakukan. Sistem menyimpan versi sebelumnya dan membuat versi baru, lengkap dengan stempel waktu dan biasanya informasi tentang siapa yang mengubahnya.

Perbedaan antara satu cadangan klasik yang berjalan secara berkala, kontrol versi adalah reaktif terhadap perubahan dalam file itu sendiriVersi dibuat saat Anda mengedit, bukan hanya saat tugas terjadwal dijalankan. Ini memungkinkan Anda untuk kembali ke status dokumen tertentu tanpa harus memulihkan seluruh sistem atau folder.

Jenis kontrol ini biasanya mencakup metadata seperti tanggal dan waktu modifikasi, pengguna yang mengeditnya, ukuran file, dan pengenal unik versi. Pada platform seperti Google Docs, Word Online, atau sistem penyimpanan Di cloud, informasi ini ditampilkan dengan cara yang mudah digunakan sehingga Anda dapat menelusuri riwayat, membandingkan perubahan, atau memulihkan titik yang Anda minati.

Selain itu, kontrol versi modern sering kali bergantung pada teknik seperti penyimpanan inkremental (delta), yang hanya menyimpan perbedaan antara versi agar tidak menghabiskan ruang, atau dalam kebijakan penyimpanan yang mengelompokkan perubahan lama untuk menghemat penyimpanan saat banyak revisi terakumulasi.

Versi di Google Drive: perbedaan antara aktivitas, versi, dan riwayat

Google Drive menggabungkan beberapa fungsi yang, meskipun terkadang digabungkan, harus dibedakan dengan jelas: aktivitas file dan folder, manajemen versi file yang diunggah (PDF(Kata, gambar, dll.) dan Riwayat versi Docs, Sheets, dan Presentations Google.

Tampilan Aktivitas berfokus untuk menunjukkan apa yang terjadi pada file Drive Anda: siapa yang memindahkan, mengganti nama, membagikan, atau menghapusnya, dan kapan perubahan tersebut terjadi. Ini semacam garis waktu tindakan di drive Anda atau di folder tertentu.

Di sisi lain, file yang bukan asli Google (misalnya, PDF atau .docx) memiliki fitur manajemen versi dari dalam Drive itu sendiriDi sana Anda dapat mengunggah revisi baru dari berkas yang sama tanpa harus menghapus revisi sebelumnya, mengunduh versi lama, atau menghapusnya untuk mengosongkan ruang.

Terakhir, file asli Google (Docs, Sheets, Slides) terintegrasi riwayat versi yang sangat rinci, dapat diakses dari menu File, di mana Anda dapat melihat siapa yang mengubah apa, dengan perubahan yang disorot dengan warna, dan Anda bahkan dapat memberi nama versi tertentu untuk memiliki tonggak sejarah yang jelas dari dokumen tersebut.

Cara melihat aktivitas terbaru pada file Anda di Google Drive

Jika apa yang perlu Anda ketahui adalah apa yang baru-baru ini terjadi di drive atau folder AndaDrive menawarkan panel aktivitas yang sangat berguna, terutama saat Anda bekerja dalam tim dan beberapa orang menyentuh dokumen yang sama.

Dari komputer, masuk drive.google.com Kemudian, di menu samping, navigasikan ke "Drive Saya" atau folder yang ingin Anda selidiki. Di pojok kanan atas, Anda akan melihat ikon Informasi; mengkliknya akan membuka panel samping dengan berbagai tab, termasuk yang untuk Aktivitas, yang mencantumkan tindakan terkini.

Panel tersebut menampilkan tugas-tugas umum seperti Edit, komentar pada dokumen, penggantian nama, pemindahan file ke folder lain, item baru ditambahkan atau modifikasi izin berbagi. Untuk setiap entri, Anda akan melihat siapa yang melakukan tindakan tersebut dan kapan tindakan tersebut dilakukan.

Jika Anda memilih file atau folder tertentu di "Drive Saya" dan membiarkan panel informasi terbuka, tab Aktivitas akan Perbarui untuk hanya menampilkan perubahan untuk item tersebutHal ini memudahkan untuk melacak apa yang terjadi pada dokumen yang bermasalah atau mengingat berapa lama yang lalu Anda memindahkan folder ke lokasi lain.

Fitur Aktivitas tersedia di Drive versi web dan... aplikasi seluler untuk Android, iPhone y iPadmeskipun tampilan visualnya sedikit berbeda, tergantung pada perangkatnya.

Manajemen versi file yang diunggah ke Google Drive (PDF, Word, gambar…)

Penggunaan Drive yang sangat umum adalah mengunggah dokumen yang dibuat di aplikasi lain: PDF, file Word, spreadsheet Excel, gambar, dll. Dalam kasus ini, menghapus file lama dan mengunggah yang baru sering kali menimbulkan masalah karena Tautan bersama terputus dan kekacauan duplikat terciptaterutama dalam folder kolaboratif.

Untuk menghindari kekacauan itu, Drive menyertakan fitur untuk kontrol versi yang dirancang khusus untuk file non-GoogleAlih-alih menghapus dokumen dan mengunggah yang lain, Anda memelihara satu file "utama" dan mengaitkan versi baru dengannya dari sistem itu sendiri.

Dari situs web Drive, klik kanan pada file (misalnya, PDF) dan pilih opsi “Kelola versi”Sebuah jendela akan terbuka dengan daftar versi yang ada, masing-masing dengan tanggal dan, jika berlaku, ukurannya. Dari sana Anda dapat Unggah versi baru dari komputer AndaUnduh versi sebelumnya atau hapus yang tidak lagi Anda perlukan.

Saat Anda mengunggah versi baru, revisi tersebut menjadi versi "terkini", tetapi versi sebelumnya tetap dapat diakses kecuali Anda menghapusnya secara manual. Selain itu, jika Anda memperbarui berkas yang telah diunggah orang lain, pemilik asli file tersebut tetap adajadi Anda tidak mengubah kepemilikan dengan mengirimkan ulasan.

Perhatikan bahwa Anda juga dapat menggunakan Drive untuk komputer untuk file-file ini: Pindahkan atau salin file non-asli ke folder Drive yang disinkronkan.Sistem memperbarui berkas di cloud. Meskipun Anda melihatnya "menimpa" versi sebelumnya, Drive menyimpan berbagai versi secara internal sehingga Anda dapat mengelolanya nanti menggunakan opsi "Kelola versi".

Unggah, unduh, dan hapus versi file dalam format non-Google.

Alur kerja umum dengan file eksternal (PDF, Word, gambar) biasanya mencakup tiga tindakan mendasar: Unggah versi baru, unduh versi lama, dan hapus revisi yang tidak lagi diperlukan. untuk merebut kembali ruang.

Untuk mengunggah versi baru melalui web, buka Drive, cari file, klik kanan dan pilih “Kelola versi”Di jendela yang terbuka, klik "Unggah versi baru", pilih berkas dari komputer Anda, dan tunggu hingga pengunggahan selesai. Setelah selesai, versi baru akan disimpan sebagai versi saat ini, dan Anda dapat menutup jendela.

Jika sewaktu-waktu Anda perlu mengambil revisi sebelumnya, ulangi proses masuk ke “Kelola versi”Temukan versi yang Anda minati dan gunakan opsi untuk mengunduhnya ke komputer Anda. Dengan begitu, Anda dapat membandingkannya di luar Drive, meneruskannya, menandatanganinya, atau melakukan apa pun yang perlu Anda lakukan dengan versi tersebut.

Ketika riwayat terisi dengan versi yang tidak lagi bernilai tambah, sebaiknya dibersihkan. Dari panel manajemen yang sama, di samping setiap versi, Anda akan melihat menu tambahan untuk ini. khususnya menghapus revisi lama ituIni terutama berguna jika Anda bekerja dengan file besar, karena setiap versi menambahkan ruang penyimpanan ke kuota Drive Anda.

Detail penting adalah bahwa hanya versi yang ditandai sebagai “untuk melestarikan selamanya” File-file tersebut akan disimpan tanpa batas waktu; sisanya, setelah periode tertentu atau sesuai dengan kebijakan internal Google, dapat dikelompokkan atau dibersihkan untuk menghemat ruang, oleh karena itu penting untuk menandai secara manual apa yang ingin Anda simpan dalam jangka panjang.

Riwayat versi di Google Docs, Sheets, dan Slides

File asli Google (Docs, Sheets, dan Slides) berada di liga yang berbeda karena sistem versinya terintegrasi secara mendalam ke dalam aplikasi itu sendiriAnda tidak perlu menyimpan "draf" terpisah: seluruh riwayat ada dalam dokumen yang sama.

Untuk mengakses riwayat, buka file yang dimaksud dari Drive atau dari aplikasi itu sendiri dan buka menu. File > Riwayat Versi > Lihat Riwayat VersiDi sebelah kanan, panel akan muncul dengan garis waktu revisi, dikelompokkan berdasarkan tanggal dan stempel waktu tertentu.

Cukup klik pada stempel waktu mana pun untuk memuat versi dokumen tersebut persis seperti aslinya Pada saat itu. Di bawah setiap momen, Anda akan melihat siapa yang melakukan intervensi dalam versi tersebut, dan di samping setiap orang akan ditampilkan warna; modifikasi yang mereka buat akan disorot dengan warna yang sama di dalam dokumen.

Jika versi yang Anda lihat adalah versi yang ingin Anda pulihkan, Anda dapat mengklik “Pulihkan versi ini”Sejak saat itu, ulasan tersebut menjadi ulasan terkini, tetapi riwayat sebelumnya tidak hilang, jadi Anda akan selalu memiliki ruang untuk kembali lagi jika perlu.

Selain memulihkan, ini sangat berguna sebutkan versi kunci tertentu (misalnya, "Dikirim ke klien", "Versi disetujui oleh bagian hukum", dll.). Anda dapat melakukannya dari riwayat itu sendiri, menggunakan opsi untuk mengganti nama versi, yang memungkinkan Anda menavigasi tonggak penting nanti tanpa membuang waktu mencari tanggal secara manual.

Lihat dengan cepat siapa yang telah mengubah file atau sel tertentu.

Tanpa perlu membuka riwayat lengkap, Google menawarkan cara cepat untuk melihat siapa yang terakhir mengakses file tersebutDi sudut atas dokumen, lembar atau presentasi muncul indikasi "Terakhir diubah"; jika Anda meletakkan kursor di atasnya, Anda akan melihat pengguna dan waktu modifikasi terakhir.

Selain itu, jika sebuah Titik biru di atas ikon "Perubahan Terakhir"Artinya, seseorang telah memperbarui berkas tersebut sejak terakhir kali Anda membukanya, yang berfungsi sebagai peringatan visual bagi Anda untuk memeriksa perubahan terkini.

Dalam kasus Google Sheets, alat yang lebih tepat ditambahkan: Anda dapat melihat riwayat perubahan sel tertentuCukup klik kanan pada sel dan pilih "Tampilkan riwayat perubahan" untuk melihat siapa yang mengubahnya dan kapan.

Namun, tidak semua penyesuaian lembar tercermin dalam riwayat sel tersebut. Perubahan seperti menambahkan atau menghapus baris dan kolom, modifikasi format, atau perubahan yang disebabkan oleh rumus Mereka mungkin tidak muncul di sana, jadi Anda harus menggunakan riwayat versi umum lembar tersebut jika Anda memerlukan jejak yang lebih lengkap.

Ingat juga bahwa untuk mengakses riwayat versi di Docs, Sheets, atau Slides, Anda perlu memiliki file tersebut atau memiliki izin mengeditJika Anda hanya memiliki izin melihat, Anda tidak akan dapat melihat revisi sebelumnya.

Kapan dan bagaimana versi lama digabungkan atau dikelompokkan?

Meskipun riwayat versi tampaknya tak ada habisnya, Google sebenarnya menerapkan tertentu kebijakan konservasi internal dan pengelompokan tinjauan Untuk menghindari ruang penyimpanan dan konsumsi sumber daya yang berlebihan, ini berarti bahwa seiring berjalannya waktu, beberapa versi yang sangat lama dapat diringkas atau digabungkan.

Ada kemungkinan, ketika mencari ulasan tertentu dari beberapa bulan yang lalu, Anda tidak akan menemukannya dengan tingkat detail yang Anda harapkan karena Sistem ini telah menggabungkan beberapa revisi ketat menjadi satu.Hal ini dilakukan terutama untuk menghemat penyimpanan dan menjaga kinerja.

Konsolidasi ini biasanya tidak memengaruhi tonggak yang telah Anda tetapkan secara eksplisit, itulah mengapa hal ini sangat direkomendasikan. sebutkan versi yang benar-benar pentingDengan cara ini, Google mempertahankannya sebagai titik referensi yang jelas, dan sistem itu sendiri cenderung menghormatinya dibandingkan revisi kecil lainnya.

Bagaimanapun, penyesuaian otomatis ini tidak mengubah perilaku dasar: Anda masih dapat mengembalikan status dokumen sebelumnya, bandingkan perubahan penting dan dapatkan jangka waktu yang cukup untuk pekerjaan sehari-hari, kepatuhan terhadap peraturan, atau sekadar ketenangan pikiran karena dapat kembali.

Kontrol versi file pada platform populer lainnya

Meskipun kita fokus di sini pada Google Docs dan Drive, kontrol versi file tersebar luas dalam ekosistem digital dan perlu diketahui. bagaimana platform lain menerapkannya untuk lebih memahami konteksnya.

En Microsoft 365 y SharePointMisalnya, OneDrive memelihara riwayat versi untuk setiap file yang dapat mencapai ratusan revisi. SharePoint menambahkan opsi yang lebih canggih seperti versi mayor dan minor, alur kerja persetujuan perubahan, kebijakan penyimpanan yang dapat dikonfigurasi, dan kontrol yang sangat terperinci atas izin terkait siapa yang dapat melihat dan memulihkan versi. Alternatif di Eropa juga tersedia, seperti kSuite yang berupaya menawarkan fitur kolaboratif yang mirip dengan Google Docs.

Dropbox juga menyertakan kontrol versi: biasanya menyimpan revisi file dari waktu ke waktu. 30 hari untuk akun pribadi dan hingga 180 hari untuk paket bisnisMemungkinkan Anda memulihkan versi tertentu, memulihkan seluruh folder ke keadaan sebelumnya, dan mengoptimalkan lalu lintas jaringan dengan hanya mengirimkan bagian file yang berubah.

Dalam dunia pengembangan perangkat lunak, Git dan layanan seperti GitHub membawa konsep ini selangkah lebih maju, dengan fitur-fitur seperti alat percabangan, penggabungan, kontrol terdistribusi, dan perbandingan baris ke barisMeskipun merupakan pendekatan yang lebih teknis, banyak organisasi juga menerapkannya pada dokumentasi dan konten berbasis teks.

Dan pada tingkat sistem, opsi seperti Riwayat berkas Windows atau Time Machine di macOS Mereka menyediakan versi di seluruh tim, sementara layanan cloud seperti iCloud, OneDrive, atau Dropbox menghitung penyimpanan versi dalam kuota total Anda, menggunakan kompresi dan penyimpanan tambahan untuk meminimalkan dampak.

Keuntungan praktis kontrol versi di Google Docs dan Drive

Diterapkan pada penggunaan sehari-hari dengan Google Docs dan Google Drive, seluruh sistem aktivitas dan riwayat ini menghasilkan beberapa keuntungan yang jelas: perlindungan terhadap kesalahan, kerja kolaboratif yang lebih lancar, dan organisasi yang lebih baik file.

Di satu sisi, kontrol versi bertindak sebagai jaring pengaman terhadap penghapusan yang tidak disengaja, perubahan yang tidak diinginkan atau file rusakJika seseorang menghapus konten penting, Anda selalu dapat kembali ke versi yang benar dalam beberapa klik alih-alih membuang waktu berjam-jam mengulang pekerjaan.

Di sisi lain, riwayat versi dan tab Aktivitas menciptakan versi asli catatan auditAnda dapat mengetahui pengguna mana yang melakukan apa dan kapan, yang merupakan kunci untuk proyek hukum, kepatuhan terhadap peraturan, mengoordinasikan tim besar, atau sekadar menjernihkan kesalahpahaman antar rekan kerja.

Selain itu, Anda tidak perlu lagi memenuhi drive Anda dengan salinan bernama "final", "true_final", dan sejenisnya. Dengan versi yang dinamai di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide Anda mengelola satu berkas dan evolusi internal yang terorganisasi dengan baik.Ini meningkatkan kejelasan, mengurangi duplikasi, dan menyederhanakan bekerja dengan klien atau kolaborator.

Terakhir, penggunaan penyimpanan tambahan dan kemungkinan penggabungan revisi lama memungkinkan hal itu konsumsi ruang tidak meroket Meskipun Anda sering mengedit, dikombinasikan dengan opsi untuk menghapus versi lama file besar di Drive, Anda dapat mencapai keseimbangan yang cukup baik antara keamanan dan efisiensi penggunaan kuota.

Memahami dan menggunakan fitur aktivitas, manajemen versi, dan riwayat di Google Docs dan Google Drive secara efektif membuat drive Anda jauh lebih tangguh: Anda memperoleh ketertelusuran, kemampuan untuk membatalkan kesalahan serius, dan kontrol yang lebih besar atas evolusi setiap dokumen.tanpa perlu menggunakan Trik buatan sendiri atau tumpukan salinan yang tersebar di seluruh folder Anda.