Panduan lengkap untuk menggunakan Mail Merge di Word

Jika Anda pernah bertanya-tanya bagaimana Anda dapat mengirim dokumen pribadi yang sama ke orang yang berbeda, tetapi setiap penerima hanya akan menerima informasi yang sesuai dengan mereka, yang perlu Anda pelajari adalah cara menggunakan fungsi tersebut secara menyeluruh. Gabungan Surat di WordMeskipun terkadang terabaikan, alat ini merupakan salah satu yang paling ampuh dan serbaguna untuk menghemat waktu, menghindari kesalahan, dan mencapai hasil akhir yang sepenuhnya profesional dalam semua jenis komunikasi personal. Baik untuk surat, amplop, label, maupun email, proses ini membuka banyak kemungkinan dan jauh lebih sederhana daripada yang terlihat.

Pada baris berikut Anda akan menemukan panduan lengkap yang mencakup Semua langkahnya y Trik Tips penting untuk menguasai gabungan surat di Word, mulai dari dasar hingga opsi lanjutan seperti pemformatan kolom dan penggunaan aturan otomatis. Buku ini juga mencakup saran praktis untuk menghindari kesalahan umum dan memaksimalkan penggunaan dokumen Anda, baik saat dicetak, dikirim melalui email, maupun disimpan secara digital. Jika Anda ingin komunikasi Anda menjadi lebih efisien dan profesional, teruslah membaca karena Anda akan mempelajari segalanya.

Apa sebenarnya Mail Merge di Word?

Karakteristiknya Menggabungkan surat Word memungkinkan Anda membuat sekumpulan dokumen yang disesuaikan, semuanya dengan struktur dan tata letak yang identik, tetapi dengan tanggal tertentu untuk setiap penerima. Ini berarti Anda dapat membuat surat, email, label atau amplop yang hanya mengubah rincian seperti nama, alamat, tanggal atau informasi relevan apa pun dari daftar atau basis data.

Rahasianya adalah menghubungkan dokumen model (templat yang Anda desain di Word) dengan sumber dataIni bisa berupa berkas Excel, tabel yang dibuat di Word itu sendiri, database Access, atau bahkan daftar kontak Outlook. Ketika Anda melakukan ini, Word akan menggunakan apa yang disebut gabungan bidang (placeholder di dalam teks) yang akan otomatis mengisi informasi yang sesuai untuk setiap catatan dalam daftar. Dengan demikian, Anda dapat mengirim pesan personal yang sama kepada puluhan atau ratusan orang dalam hitungan menit, tanpa kehilangan kualitas atau kesalahan salin-tempel.

Kapan sebaiknya menggunakan gabungan surat?

Penggunaan yang paling klasik adalah pengiriman surat massal, tetapi ada banyak situasi lain di mana menggabungkan surat Ternyata itu adalah pilihan yang paling cerdas:

• Surat yang dipersonalisasi untuk klien, pelajar atau karyawan.
• Amplop cetak dengan rincian pasti setiap penerima.
• Etiket perekat untuk pengiriman pos, pengenal atau materi promosi.
• Personalisasi perangkat elektronik dikirim secara otomatis dari Word menggunakan informasi kontak dari spreadsheet.
• Dokumen dengan informasi variabel, seperti sertifikat, undangan atau pemberitahuan, di mana hanya beberapa bidang yang berubah.

Dokumen dan data yang terlibat dalam kombinasi

Dalam setiap gabungan surat, hal-hal berikut biasanya ikut campur: tiga elemen kunci:

• Sumber data: Ini adalah berkas tempat Anda menyimpan informasi penerima: nama depan, nama belakang, alamat, alamat email, tanggal, jumlah, dll. Umumnya, lembar kerja Excel, tabel Word, basis data, atau daftar kontak digunakan.
• Dokumen model: Ini adalah templat yang Anda desain di Word, dengan format dan teks yang Anda inginkan untuk semua dokumen hasil, tetapi menyisakan ruang untuk data variabel yang akan disisipkan menggunakan bidang gabungan.
• Dokumen gabunganIni adalah hasil akhir dari proses ini, sebuah berkas yang setiap halamannya (atau email, label, amplop, dll.) berisi data individual untuk setiap rekaman dalam sumber data. Anda dapat memilih untuk mencetak, mengedit, atau mengirimkannya langsung.

Jenis kombinasi dan dokumen model

Di Word, fungsi gabungan surat beradaptasi dengan berbagai jenis dokumen model, tergantung pada tujuan yang Anda kejar:

• Surat: Saat Anda ingin mengirim surat yang dipersonalisasi di mana hanya beberapa detail penting yang berubah.
• Amplop: Jika Anda ingin mencetak data langsung pada amplop, hindari label.
• Tags: Sempurna untuk dicetak pada lembaran label perekat, sangat berguna untuk pengiriman pos, dekorasi produk atau pengarsipan.

Meskipun proses dasarnya sama, beberapa langkah atau bidang mungkin sedikit berbeda tergantung pada dokumen templat yang dipilih.

Langkah demi Langkah: Cara Membuat Mail Merge di Word

Di bawah ini Anda memiliki panduan praktis terorganisir untuk menguasai seluruh proses:

1. Siapkan sumber data

Sebelum membuka Word, pastikan Anda sudah menyiapkan daftar penerima. Jika Anda menggunakan Excel, masukkan baris pertama header (Nama Depan, Nama Belakang, Email, dll.) dan di bawah setiap data pada barisnya masing-masing. Anda dapat menambahkan kolom sebanyak yang Anda inginkan untuk memasukkan data variabel.

Jangan lupa Simpan dan tutup File Excel sebelum menautkannya ke Word untuk menghindari kesalahan impor. Jika daftar ada di Word, gunakan tabel yang terorganisir dengan baik.

2. Buat dokumen template di Word

Buka dokumen baru atau pilih templat dan tulis teks dasar yang akan dibagikan oleh semua penerima. Pikirkan di mana Anda perlu memasukkan kolom variabel (seperti nama atau jumlah) dan beri spasi di tempat tersebut.

Catatan! Anda dapat membuat desain yang sangat rumit dengan logo, tanda tangan digital, tabel, gambar, dll. Semua yang ada di templat akan diulang persis di setiap salinan yang dikustomisasi.

3. Mulai gabungan surat

Pada pita atas, klik tab Korespondensi dan cari opsi Mulai penggabungan suratDi sana Anda dapat memilih antara surat, amplop, label, email, atau jenis gabungan khusus lainnya tergantung pada tujuan pengiriman surat Anda.

Bagi yang kurang berpengalaman, disarankan untuk menggunakan Panduan gabungan surat langkah demi langkah, tersedia dari menu yang sama, karena akan memandu Anda secara visual dan mudah melalui semua langkah yang diperlukan.

4. Hubungkan dokumen ke sumber data

Klik pada Pilih penerima dan pilih opsi Gunakan daftar yang sudah ada Jika Anda memulai dari lembar kerja Excel atau tabel yang sudah jadi, navigasikan ke berkas dan pilih. Jika berkas memiliki beberapa lembar, pilih yang memiliki daftar utama. Setelah Anda menerima, Word akan secara otomatis mengenali tajuk kolom sebagai kolom yang tersedia untuk digabungkan.

Jika Anda suka, Anda bisa buat daftar baru langsung ke Word atau bahkan mengimpor kontak dari Outlook.

5. Masukkan bidang gabungan

Setelah dokumen model dan sumber data dihubungkan, saat itulah Anda memasukkan gabungan bidang Di mana pun Anda ingin data kustom muncul. Anda dapat melakukannya dari menu Sisipkan bidang gabungan dari tab Surat. Misalnya, untuk menyapa setiap penerima berdasarkan nama, arahkan kursor ke teks yang ingin Anda tampilkan dan pilih kolom "Nama".

• Anda dapat memasukkan blok alamat lengkap, baris salam otomatis (“Yang terhormat…”), dan bidang individual lainnya yang tersedia di sumber data.
• Anda dapat menyesuaikan teks, format, dan urutan bidang untuk membuat presentasi yang persis seperti yang Anda butuhkan.

6. Sesuaikan format bidang gabungan

Banyak orang tidak menyadari bahwa bidang gabungan dapat diformat untuk menampilkan data seperti tanggal, jumlah, atau angka dalam format tertentu. Misalnya, jika saat menampilkan tanggal Anda ingin menampilkannya sebagai "20/03/2024" alih-alih "03/20/2024" (kesalahan umum dalam format bahasa Inggris), Anda harus mengedit kolom tersebut.

Untuk melakukan ini, Anda dapat menekan Alt + F9 dan dengan demikian menampilkan kode untuk kolom-kolom dalam dokumen. Pada kolom tanggal, tambahkan format yang diinginkan, seperti ini: {MERGEFIELD Fecha_Alta \@ "dd/MM/yyyy"}. Lakukan hal yang sama dengan jumlah uang, tambahkan format {MERGEFIELD Cuota_Mensual \#.##0,00€}. Tekan lagi. Alt + F9 untuk melihat hasil yang diformat.

7. Gunakan aturan lanjutan: Jika…Maka…Lainnya

Word memungkinkan Anda untuk menambahkan aturan bersyarat untuk menampilkan satu teks atau teks lain, tergantung pada nilai suatu kolom. Misalnya, jika kolom "Kota" adalah "Valencia", Anda dapat menampilkan pesan yang berbeda dari kota-kota lainnya. Untuk melakukannya, gunakan opsi Aturan – Jika…Maka…Lainnya Dari pita Mail, Anda dapat menyesuaikan pesan, peringatan, atau instruksi yang dipersonalisasi untuk penerima tertentu, meningkatkan profesionalisme setiap pesan.

8. Visualisasikan hasilnya sebelum menyelesaikannya

Sebelum membuat dokumen akhir, gunakan pratinjau hasil untuk memeriksa tampilan setiap kombinasi. Anda dapat menavigasi data menggunakan panah pada pita untuk memastikan semua data ditampilkan dengan benar dan kolom-kolom terhubung dengan benar. Langkah ini sangat disarankan untuk menghindari kejutan di menit-menit terakhir.

9. Finalisasi dan hasilkan dokumen gabungan

Ketika semuanya sudah siap, masuk ke opsi Selesai dan kombinasikanDi sini Anda menentukan nasib kombinasi tersebut:

• Edit dokumen individualBerkas Word baru akan dibuat dengan semua catatan yang telah disesuaikan, satu per halaman. Anda dapat meninjau dan mengeditnya sebelum mencetak atau mengirim.
• Cetak dokumenProses ini mengirimkan setiap dokumen yang dipersonalisasi langsung ke printer, ideal untuk surat atau label fisik.
• Mengirim email: Secara otomatis mengirimkan setiap dokumen yang dipersonalisasi ke alamat email yang ditentukan di bidang sumber data yang sesuai, menggunakan Outlook sebagai pengirim.

Selain itu, Anda dapat memilih apakah akan menggunakan semua catatan, hanya catatan saat ini, atau rentang penerima tertentu.

Artikel terkait:

Cara Menggabungkan Excel dengan Word: Impor Data dari Excel ke Word

Isaac

Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.