Cara mudah dan aman menghubungkan Zoom ke email Outlook

Jika Anda sering menghadiri rapat di jam berapa pun, Hubungkan Zoom ke email dan kalender Outlook Anda Menghemat klik, kesalahan, dan waktu Anda. Alih-alih berpindah-pindah aplikasi, Anda dapat membuat undangan Zoom langsung dari kalender Anda, dengan tautan, ID, dan opsi keamanan yang siap dikirimkan ke tim Anda.

Dalam panduan ini, saya akan memberi tahu Anda, secara terperinci dan tanpa bertele-tele, cara melakukannya di halaman web Outlook dan di aplikasi desktop. Windows dan macOS, dan juga di perangkat seluler. Anda akan melihat perbedaan antara add-in resmi dan plugin klasik, cara menyesuaikan opsi utama (kode akses, ruang tunggu, rekaman), menyinkronkan kalender, memecahkan masalah umum, dan bahkan cara meningkatkan rapat Anda dengan catatan otomatis menggunakan asisten seperti gelembung o BertemuGeek.

Apa yang Anda perlukan sebelum menghubungkan Zoom dan Outlook

Agar semuanya berjalan lancar, disarankan untuk memenuhi persyaratan minimum tertentu. Instal add-in Zoom untuk Outlook (add-in modern) atau, jika Anda lebih suka metode desktop tradisional, plugin klasik yang diunduh dari Pusat descargas oleh Zoom.

Pertahankan Outlook dan Zoom diperbarui ke versi terbarunyaDengan cara ini Anda menghindari ketidakcocokan dan memastikan Anda memiliki peningkatan keamanan dan fitur baru yang membuat perbedaan nyata dalam penggunaan sehari-hari Anda.

simpan satu berguna akun Zoom aktif (dengan lisensi jika Anda memprogram atas nama orang lain) dan periksa apakah akun Anda Microsoft Outlook Berfungsi dengan benar, dengan akses ke kalender, tidak ada batasan pada plugin pihak ketiga yang diberlakukan oleh TI, dan meninjau pengaturan unduhan gambar.

Perhatikan jaringan: jika Anda bekerja di balik firewall, periksa apakah Akses tidak diblokir ke layanan Zoom. Di lingkungan perusahaan tertentu, Anda mungkin memerlukan izin administrator untuk menginstal perangkat lunak tambahan atau mengotorisasi integrasi.

Terakhir, biasakan diri Anda dengan Fungsi kalender Outlook (durasi, pengulangan, privasi, zona waktu). Semakin Anda menguasai opsi-opsi ini, semakin cepat Anda akan memprogram dan semakin sedikit kesalahan yang akan Anda buat.

Instal add-in Zoom untuk Outlook

Add-in Zoom adalah integrasi yang direkomendasikan saat ini, karena berfungsi di Outlook Web, aplikasi desktop dan seluler baru. Memungkinkan Anda menambahkan rapat Zoom dalam acara akses kalender dengan satu klik dan kelola opsi utama tanpa meninggalkan Outlook.

Outlook Web (peramban)

1. Buka Outlook di browser Anda dan masuk ke akun Anda kalender dengan akun Microsoft Anda.
2. Buka Pengaturan > Lihat semua pengaturan Outlook dan buka Add-ons/AppSource.
3. Di Microsoft AppSource, cari "Zoom untuk Outlook", klik Dapatkan Sekarang dan menginstalnya.
4. Otorisasi akses dengan masuk ke akun Zoom Anda saat diminta. menghubungkan kedua platform.
5. Periksa apakah opsi tersebut muncul Tambahkan rapat Zoom saat membuat acara baru di kalender.

Mulai saat ini, di setiap acara Anda akan dapat memasukkan tautan Zoom, ID, dan pengaturan dasar dengan menekan tombol plugin. Cepat dan sangat praktis. untuk pekerjaan sehari-hari.

Aplikasi desktop Outlook (Windows dan macOS)

1. Buka desktop Outlook dan masuk ke akun Anda akun Microsoft.
2. Pada tab Beranda, klik Dapatkan plugin dalam rekaman dan cari "Zoom for Outlook".
3. Pilih menambahkan dan ikuti petunjuk untuk menyelesaikan instalasi Add-in.
4. Masuk ke zoom bila diminta, untuk mengotorisasi integrasi dengan kalender Anda.

Setelah instalasi, Anda akan melihat tombol Zoom saat membuat atau mengedit rapat. Jika Anda tidak melihatnyaPeriksa add-in aktif Anda atau instal ulang add-in dari AppSource.

Aplikasi seluler Outlook (Android dan iOS)

1. Buka aplikasi Outlook di perangkat seluler Anda dan ketuk ikon profil Anda.
2. Di Pengaturan, buka Add-on dan temukan Zoom untuk Outlook.
3. tekan + ikon untuk menambahkannya; dari sana Anda dapat menyematkan Zoom di acara seluler.

Setelah diaktifkan, saat membuat janji temu di perangkat seluler Anda, Anda akan melihat opsi untuk Tambahkan rapat ZoomIdeal jika Anda bekerja menggunakan telepon saat bepergian.

Konfigurasikan plugin Zoom klasik untuk Outlook (desktop)

Jika organisasi Anda lebih menyukai plugin tradisional, Anda juga dapat menggunakannya di aplikasi desktop. Instalasi mudah dari Pusat Unduhan Zoom.

Unduh dan instal

1. Mengunjungi Pusat Unduhan Zoom dan mengunduh plugin Zoom untuk Outlook (32 atau 64 bit tergantung sistem Anda).
2. Jalankan penginstal dan ikuti panduan untuk menyelesaikan prosesnya.
3. Mulai ulang Outlook; Anda akan melihat Jadwalkan rapat e Mulailah rapat di rekaman itu.

Plugin ini menambahkan tombol asli ke Outlook untuk langsung membuat atau menjadwalkan rapat dengan Anda preferensi yang telah ditentukan sebelumnya oleh Zoom.

Jadwalkan dan kelola rapat Zoom dari Outlook

Dengan add-in atau plugin yang aktif dan berjalan, Anda dapat membuat acara di Outlook yang sudah menyertakan Detail zoom: tautan, ID, opsi keamanan dan akses dial-up.

Buat rapat Zoom

1. Buka kalender dan buat Acara baru atau Pertemuan baru.
2. Harap sertakan judul, tanggal, waktu, peserta, dan, jika Anda ingin, tulis Rapat Zoom di lokasi.
3. pers Tambahkan rapat Zoom (Add-in) atau Jadwalkan rapat (plugin); data akan dimasukkan secara otomatis.
4. Periksa pengaturan seperti kode akses, ruang tunggu, video saat masuk atau zona waktu.
5. Simpan dan kirim; tamu akan menerima undangan dengan tautan yang siap bergabung.

Kiat bermanfaat: Tetapkan jadwal di Outlook terlebih dahulu, lalu tambahkan Zoom. Anda akan mencegahnya dijadwalkan dengan tanggal/waktu default peristiwa kosong dan berakhir lebih awal dari yang diharapkan.

Ubah acara yang ada menjadi rapat Zoom

1. Buka acara yang telah Anda buat di kalender.
2. Klik pada Tambahkan rapat Zoom o en Jadwalkan rapat.
3. Simpan perubahan sehingga tautan dan ID sampai ke semua peserta.

Pilihan ini sangat nyaman ketika Anda ingin menyatukan alat dan menghindari kebingungan dengan tautan longgar yang dikirim melalui email.

Pertemuan berulang

1. Pada saat janji temu, masukkan Kambuh dan menentukan frekuensi (harian, mingguan, bulanan…).
2. Tambahkan Zoom dengan cara biasa sehingga setiap sesi mewarisi konfigurasi.
3. Periksa apakah tautannya Itu tetap berlaku untuk seluruh seri jika Anda menggunakan URL yang sama.

Outlook dan Zoom berfungsi baik dengan acara rutin, tetapi awasi jika Anda mengubahnya. pengecualian kalender untuk memastikan tidak ada yang rusak.

Bergabung dengan rapat dari kalender

1. Buka acara di kalender Outlook Anda.
2. tekan Tautan zoomAplikasi atau peramban akan terbuka tergantung pada pengaturan Anda.
3. Masuk jika perlu, atau masuk sebagai tamu, tergantung pada izin.

Bagi peserta yang pemberitahuannya terbatas, menyertakan tautan dalam undangan kalender adalah hal yang ideal. tanpa mencari melalui email kuno.

Pengaturan keamanan dan otomatisasi utama

Dari portal web dan aplikasi Zoom, Anda dapat melakukan prakonfigurasi opsi sehingga saat membuat rapat dari Outlook, Biarkan semuanya terikat dan terikat dengan baik..

• Kode akses dan ruang tunggu: Aktifkan mereka untuk memperkuat keamanan dan mengontrol akses.
• Bisukan saat masuk: Ini mengurangi gangguan dalam panggilan yang banyak atau panggilan dengan perputaran tinggi.
• Rekaman: Aktifkan perekaman otomatis jika kebijakan perusahaan Anda mengizinkannya, atau pertimbangkan asisten pencatatan seperti Pembuat Catatan Gelembung o BertemuGeek.
• Zona waktu: mengonfirmasi bahwa waktu acara sesuai dengan waktu kalender Outlook, terutama pada tim yang terdistribusi.

Jika Anda menggunakan asisten pencatatan, konfigurasikan jika memungkinkan masuk dari ruang tunggu atau jika Anda mengakuinya secara manual. Penting untuk menghormati kebijakan persetujuan organisasi Anda.

Sinkronisasi kalender dan kontak antara Zoom dan Outlook

Untuk memusatkan janji temu Anda, masuk ke Portal web Zoom Masuk ke akun Anda dan buka Pengaturan > Integrasi kalender dan kontak.

1. Pilih Outlook sebagai layanan yang akan disinkronkan.
2. Berikan izin yang diperlukan bila diminta.
3. Periksa apakah rapat muncul konsisten di kedua kalender.

Anda dapat menerapkan ide yang sama ke alat produktivitas: jika Anda menghubungkan kalender Anda ke asisten seperti Bubbles, rekaman dan ringkasan Mereka dapat diakses dari aplikasi Anda untuk referensi selanjutnya.

Memecahkan masalah umum

Jika plugin Zoom tidak muncul atau berperilaku aneh, ada sejumlah pemeriksaan yang biasanya memperbaikinya. tanpa memeras otakmu.

• Instal ulang Add-in: Hapus dan tambahkan kembali dari AppSource atau toko organisasi Anda.
• Izin dan kebijakan: Konfirmasikan bahwa akun Anda memiliki izin pada Zoom dan TI tidak memblokir plugin.
• Pembaruan: Pastikan Outlook dan Zoom sudah diperbarui.
• Jaringan/Firewall: Verifikasi bahwa tidak ada batasan yang mencegah komunikasi dengan server Zoom.
• Kompatibilitas: Bug kecil mungkin muncul di versi yang sangat lama (atau versi yang sangat baru sebelumnya); periksa catatan rilis.

Jika tidak ada yang berhasil, hubungi Dukungan Zoom atau Microsoft Menyediakan tangkapan layar, versi klien, dan langkah-langkah yang diikuti akan memandu Anda dalam diagnosis.