- Hanya penyelenggara atau anggota yang memiliki izin yang dapat merekam dengan fitur bawaan Teams.
- Rekaman secara otomatis disimpan di OneDrive atau SharePoint tergantung pada jenis pertemuannya
- Ada alternatif eksternal untuk merekam rapat ketika fungsi asli dibatasi.
Microsoft Tim Aplikasi ini telah menjadi pusat panggilan video, rapat, dan webinar di lingkungan kerja, akademik, dan pribadi. Namun, banyak pengguna masih belum menyadari semua kemungkinan dan batasan saat mereka perlu menggunakannya. merekam rapat di TeamsJumlah pengaturan, izin, dan alat yang tersedia bisa sangat banyak jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana.
Kumpulkan semua informasi relevan tentang cara merekam, menyimpan, mengelola, dan berbagi rapat Teams Sangat penting untuk memaksimalkan fitur ini, menghindari kesalahan, dan mematuhi peraturan privasi. Ada juga solusi tambahan untuk merekam dari perangkat apa pun, bahkan jika Anda tidak memiliki hak akses pengelola. Berikut ini kami tunjukkan caranya. langkah demi langkah semua alternatif, Trik dan tindakan pencegahan yang harus Anda ketahui.
Siapa yang dapat merekam rapat di Microsoft Teams?
Rekam rapat di Teams Ini tidak diaktifkan secara default untuk semua pengguna atau dalam semua situasi.Penting untuk mengingat poin-poin ini sebelum mencoba membuat rekaman:
- Hanya penyelenggara dan peserta tertentu dari organisasi yang sama dengan lisensi yang sesuai dapat memulai atau menghentikan perekaman.
- Anda harus memiliki salah satu lisensi berikut: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Essentials, M365 Business atau Business Premium.
- Administrator TI perusahaan Anda harus aktifkan fungsi perekaman di pengaturan Teams.
- Tamu eksternal, pengguna dari organisasi lain, dan peserta anonim tidak dapat merekam menggunakan fitur bawaan, kecuali untuk kasus kepatuhan bisnis tertentu.
Jika Anda adalah tamu, peserta eksternal, atau jika organisasi Anda memiliki rekaman terbatas, ada pilihan alternatif dengan alat eksternal yang akan kami jelaskan nanti.
Persyaratan dan pertimbangan sebelum merekam
Sebelum memulai rekaman apa pun, pastikan Anda memenuhi persyaratan teknis dan hukum:
- Gunakan versi terbaru aplikasi Teams di perangkat Anda, tersedia di situs web resmi atau toko aplikasi seluler.
- Periksa itu mikrofon dan kamera Anda berfungsi dengan baik jika Anda ingin merekam audio dan video berkualitas.
- Konfirmasikan bahwa Anda memilikinya koneksi internet cepat dan stabil untuk menghindari gangguan atau kehilangan dalam rekaman.
- Selalu informasikan kepada peserta lain dan mendapatkan persetujuan eksplisit mereka untuk merekam, mematuhi peraturan seperti GDPR.
- Ingat itu beberapa fungsi tidak direkam, seperti papan tulis dan catatan bersama.
Peringatan: Merekam tanpa sepengetahuan atau persetujuan peserta mungkin ilegal di beberapa negara atau wilayah dan tunduk pada kebijakan internal organisasi Anda.
Cara merekam rapat di Teams dengan fitur bawaan
Cara termudah dan paling langsung untuk merekam rapat adalah melalui fungsionalitas Tim internalProsesnya hampir sama untuk semua platform (Windows, Mac, web dan seluler):
- Bergabung atau mulai rapat di Microsoft Teams.
- Akses bilah kontrol dan klik pada tiga titik horizontal (Tindakan lainnya).
- Pilih opsi Mulai merekamSemua peserta akan diberitahu di layar bahwa sesi sedang direkam.
- Untuk menghentikan perekaman, ulangi prosesnya dan pilih Hentikan rekamanRekaman juga akan berakhir secara otomatis jika semua orang meninggalkan rapat.
Setelah selesai, rekamannya disimpan di cloud (di OneDrive atau SharePoint, tergantung jenis rapat). Tautan langsung akan muncul di obrolan rapat sehingga peserta dapat melihat, membagikan, atau mengunduhnya sesuai izin yang diberikan.
Di mana rekaman disimpan dan bagaimana rekaman tersebut dikelola
Lokasi rekaman bervariasi tergantung pada jenis rapat:
- untuk pertemuan saluran: disimpan di folder SharePoint terkait dengan saluran tersebut.
- En pertemuan pribadi atau non-saluran: rekamannya disimpan di OneDrive pribadi.
Anda akan mengakses rekaman dari obrolan rapat, di tab Rekaman dan transkrip, atau langsung dari OneDrive/SharePoint. Anda bisa berbagi file dengan anggota internal atau eksternal (selama Anda memiliki izin dan mematuhi kebijakan privasi).
Rekaman memiliki tanggal kedaluwarsa yang telah ditentukan sebelumnya. (biasanya 120 hari, dapat dikonfigurasi oleh administrator organisasi Anda). Anda dapat mengubah atau menghapus tanggal kedaluwarsa dari halaman detail berkas.
Keterbatasan dan kekhasan perekaman di Teams
- Anda tidak dapat merekam rapat yang sama lebih dari satu kali dalam satu waktu.Hanya dapat ada satu rekaman pada satu waktu per sesi.
- itu papan tulis digital dan catatan bersama tidak disertakan dalam rekaman.
- La durasi rekaman maksimal 4 jam berturut-turut.
- Tidak mungkin Ambil panggilan video dengan lebih dari empat peserta secara bersamaan dalam semua kasus (tergantung pada konfigurasi dan versi).
- Rekaman tetap aktif jika penyelenggara meninggalkan rapat, dan berhenti hanya ketika semua peserta keluar.
Perekaman Otomatis: Opsi Lanjutan dan Asisten Virtual
Bagi mereka yang menghadiri banyak rapat dan ingin mengotomatiskan prosesnya, ada asisten virtual dan alat eksternal seperti BertemuGeek o Bluedot yang memungkinkan Anda merekam rapat secara otomatis, membuat catatan cerdas, menyalin konten, dan membuat ringkasan.
- Kalender dapat dihubungkan agar asisten dapat merekam semua atau hanya pertemuan tertentu dari Teams, Zoom atau Google Meet.
- Setelah pertemuan selesai, peserta menerima ringkasan dan tautan ke rekaman secara otomatis.
- Rekaman dapat dibagikan dengan mudah tanpa bergantung pada izin internal Teams.
Solusi ini sering kali memerlukan pengaturan awal dan persetujuan peserta, tetapi solusi ini membuat pengelolaan volume rapat besar menjadi jauh lebih mudah dan memastikan tidak ada hal penting yang terlewat.
Metode alternatif: Merekam rapat Teams dengan program pihak ketiga
Jika karena alasan apa pun Anda tidak dapat menggunakan fitur Teams asli (misalnya, Anda adalah tamu, memiliki batasan administratif, atau ingin merekam tanpa pemberitahuan), Anda dapat menggunakan program seperti:
- Pencipta Demo dari Wondershare: Rekam layar, audio dan video, dengan opsi pengeditan lanjutan dan kualitas hingga 4K/8K.
- OBS Studio:Aplikasi sumber terbuka yang sangat populer di kalangan streamer dan pengguna tingkat lanjut.
- Pakar Rek EaseUS: memungkinkan Anda merekam secara diam-diam, menjadwalkan rekaman, dan mengekspornya dengan mudah, baik di Windows maupun Mac.
- Xbox Bilah Game (Khusus Windows 10/11): Memungkinkan Anda merekam jendela apa pun dengan cepat, termasuk Teams, dengan pintasan keyboard.
untuk mobilada apps sebagai aplikasi untuk merekam panggilan di iPhone yang dapat berguna jika Anda ingin menyelenggarakan rapat tanpa batasan, meskipun Anda harus mempertimbangkan masalah hukum mengenai persetujuan.
Merekam klip video atau audio pendek di Teams
Tim memungkinkan Anda merekam dan mengirim klip hingga satu menit dalam obrolan pribadi atau saluran. Prosedurnya sederhana:
- Buka obrolan atau saluran.
- Pilih Tindakan dan Aplikasi > Rekam Klip Video.
- Pilih apakah Anda ingin merekam video, layar atau hanya audio dan tekan Mulai merekam.
- Pangkas dan tinjau klip tersebut jika Anda suka, lalu kirimkan.
Untuk mengunduh klip ini atau transkripnya, cukup buka pesan di obrolan, pilih Opsi lainnya dan pilih opsi pengunduhan yang diinginkan.
Izin, kebijakan, dan manajemen rekaman di Teams
Administrator dan manajer TI dapat menentukan kebijakan perekaman, transkripsi, dan penyimpanan lanjutan untuk rapat, webinar, dan acara menggunakan Pusat admin tim o PowerShell:
- Batasi atau izinkan perekaman berdasarkan pengguna, grup, atau jenis rapat.
- Otomatisasi perekaman dan transkripsi berdasarkan templat atau kebijakan.
- Mengatur kedaluwarsa rekaman dan transkrip secara otomatis, configurando el tiempo retensi (default, 120 hari dan dapat diubah).
- Blokir atau aktifkan unduh rekaman saluran (hanya mengizinkan Streaming on line).
- Konfigurasikan persetujuan eksplisit peserta untuk perekaman, wajib di banyak organisasi.
- Sesuaikan privasi dan tampilkan kebijakan privasi pribadi Anda.
Rekaman lama dapat dihapus secara manual atau melalui aturan kedaluwarsa dan penyimpanan, meskipun rekaman tunduk pada retensi kepatuhan akan tetap dapat diakses untuk kepatuhan hukum di perpustakaan pelestarian dokumen.
Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.