- Excel untuk perangkat seluler memungkinkan Anda mengubah tabel kertas menjadi tabel yang dapat diedit menggunakan foto yang diambil dengan kamera Anda.
- Fungsi ini menggunakan OCR dan kecerdasan buatan untuk mendeteksi baris, kolom, dan isi sel.
- Sangat penting untuk mempersiapkan dokumen dengan baik dan meninjau sel-sel yang mencurigakan sebelum memasukkan tabel ke dalam buku kerja.
- Sistem ini menghemat banyak waktu dalam digitalisasi data tercetak untuk analisis dan pekerjaan sehari-hari.
Ponsel telah menjadi seperti pisau Swiss Army digital: kita mengambil foto, membayar tagihan, bekerja, mengatur diri kita sendiri… dan sekarang kita juga bisa Ubah tabel kertas menjadi lembar kerja Excel hanya dengan mengambil gambarnya.Fitur ini, yang memanfaatkan kekuatan kamera dan kecerdasan buatan Microsoft, menghemat banyak waktu dibandingkan memasukkan data secara manual.
Jika Anda sering bekerja dengan daftar, jadwal, faktur, atau laporan tercetak dan kemudian perlu mentransfernya ke Excel, alat ini akan sangat berguna. Pada dasarnya, Excel menggunakan kamera ponsel Anda sebagai pemindai pintar yang Sistem ini mendeteksi baris dan kolom, mengenali teks, dan mengubahnya menjadi tabel yang dapat diedit. di dalam spreadsheet Anda, baik di Android seperti dalam iOS.
Apa fungsi mentransfer tabel kertas ke Excel menggunakan kamera?
Microsoft telah menyertakan opsi ke dalam Excel untuk perangkat seluler yang disebut kurang lebih seperti ini: Masukkan data dari gambarAlat ini memungkinkan Anda untuk mengambil gambar tabel apa pun yang Anda miliki di atas kertas atau di layar dengan kamera Anda dan mengubahnya menjadi lembar kerja Excel yang sepenuhnya dapat diedit. Sistem ini mengandalkan teknologi Office Lens dan algoritma pengenalan karakter optik Microsoft.
Fitur ini menggunakan beberapa lapisan teknologi: di satu sisi, pengenalan karakter optik (OCR) untuk membaca teks, dan di sisi lain, teknik pemahaman gambar dan model pembelajaran mesin yang mengidentifikasi di mana sel dimulai dan berakhir, bagaimana struktur kolom, dan seperti apa bentuk tabel aslinya.
Yang menarik adalah semua ini dilakukan tanpa Anda harus meninggalkan Excel: Tidak perlu membuka aplikasi lain atau menggunakan pemindai eksternal.Anda membuka buku kerja, mengetuk ikon kamera, mengambil gambar, dan menunggu beberapa detik hingga data diproses. Kemudian, Anda memeriksa apakah ada kesalahan dan, jika sudah puas, memasukkan tabel ke dalam lembar kerja.
Selain itu, fitur ini tersedia di Kompatibel dengan Android dan iOS serta mendukung lebih dari dua puluh bahasa.sehingga Anda dapat bekerja dengan dokumen di lingkungan yang berbeda. Microsoft juga telah mengintegrasikannya ke dalam alat lain seperti Word (fungsi PDF (Reflow), Office Lens atau Seeing AI, tetapi fitur ini sangat unggul di Excel karena dirancang khusus untuk data tabular.
Prasyarat: Apa yang Anda butuhkan sebelum menggunakan kamera dengan Excel
Sebelum mulai memotret dokumen apa pun, ada baiknya meninjau beberapa poin dasar. Pertama-tama, Anda perlu pastikan versi terbaru sudah terpasang Microsoft Excel di ponsel AndaDi Android, fitur ini awalnya hadir dalam build tertentu (misalnya, 16.0.11629.20124 atau lebih tinggi) dan sejak itu secara bertahap diluncurkan ke lebih banyak perangkat.
Di Android, Anda dapat menggunakan Excel dengan dua cara: dengan menginstal aplikasi Microsoft Excel: Spreadsheets gratis dari Google Bermain, atau melalui berlangganan ke Microsoft 365 yang membuka fitur tambahan dan memungkinkan Anda menggunakan seluruh paket Office di WindowsmacOS, Android, dan iOS. Aplikasi gratisnya lebih terbatas, tetapi bagi kebanyakan orang, itu sudah cukup untuk memanfaatkan fitur pengambilan data gambar ini.
Dengan Microsoft 365, selain versi lengkap Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Outlook, atau Skype, Anda juga mendapatkan 1 TB dari penyimpanan di OneDrive untuk menyinkronkan dokumen di cloud.Bagi mereka yang setiap hari bekerja dengan file Office dan membutuhkan kolaborasi serta akses dari mana saja, opsi berbayar ini mungkin menarik; untuk penggunaan sesekali, aplikasi gratis biasanya sudah cukup.
Perlu dicatat bahwa peluncuran fitur ini tidak dilakukan secara serentak untuk semua ponsel. Pada beberapa model, opsi untuk memasukkan data dari gambar muncul, sementara pada model lain dibutuhkan waktu sedikit lebih lama untuk muncul.bahkan setelah aplikasi diperbarui. Misalnya, aplikasi ini berfungsi di beberapa perangkat Pixel atau OnePlus, sementara di perangkat Samsung atau produsen lain tertentu, proses aktivasinya membutuhkan waktu lebih lama.
Selain versi aplikasi yang tepat, Anda perlu memberikan izin tertentu. Saat pertama kali menggunakan alat ini, Excel akan meminta otorisasi untuk mengirim gambar ke server Microsoft untuk pemrosesan onlinedan juga untuk mengakses kamera perangkat guna mengambil foto atau merekam video. Tanpa izin ini, fitur tersebut tidak dapat berfungsi.
Kondisi meja yang ideal: cara mempersiapkan dokumen kertas
Agar pengenalan berfungsi dengan baik, tidak cukup hanya dengan mengarahkan dan memotret secara sembarangan. Sangat penting bahwa dokumen yang akan Anda tangkap memenuhi persyaratan minimum tertentu. Yang pertama adalah data tersebut... diketik dan dicetak dengan sempurnaTabel yang ditulis tangan, terutama jika tulisan tangannya tidak teratur, jauh lebih sulit dibaca dan sistem dapat membuat cukup banyak kesalahan atau bahkan gagal mengenali banyak kolom.
Penting juga bahwa struktur dokumen tersebut sebenarnya adalah sebuah tabel, dengan baris dan kolom yang sejajarJika kontennya salah tempat, dengan teks yang tidak pada tempatnya atau menggabungkan beberapa format yang tidak biasa, Excel akan kesulitan menafsirkan di mana setiap sel dimulai dan berakhir serta apa yang termasuk ke kolom mana.
Idealnya, kertas harus diletakkan rata di permukaan yang stabil, tanpa bayangan yang kuat atau benda-benda di sekitarnya yang dapat mengganggu gambar. Semakin bersih dan jelas gambar, semakin baik hasilnya. mode fotografi, Anda akan perlu melakukan lebih sedikit koreksi pada sel-sel yang diragukan nanti.. walaupun IA Hasilnya cukup bagus, tetapi tetap bergantung pada kualitas input (foto) yang memadai.
Terakhir, ukuran font tidak perlu terlalu besar, tetapi harus mudah dibaca dalam foto yang diambil dari jarak normal. Jika teks terlalu kecil atau buram, OCR dapat membingungkan angka dan huruf atau melewatkan karakter.Terkadang, hanya dengan mendekatkan kamera atau memperbaiki pencahayaan dapat membuat perbedaan besar.
Langkah demi langkah: cara mendigitalkan tabel kertas dengan Excel
Setelah aplikasi terpasang dan dokumen siap, proses praktisnya cukup sederhana, meskipun sebaiknya ikuti langkah-langkahnya dengan cermat untuk mendapatkan hasil yang rapi. Semuanya dimulai dengan membuka Excel di perangkat seluler Anda dan membuat buku baru atau membuka buku yang sudah ada di mana Anda ingin memasukkan tabel yang telah dikonversi.
Di bagian bawah antarmuka Excel seluler, Anda akan melihat ikon yang sangat mudah dikenali: sebuah tabel dengan kamera kecil di depannya. Itulah tombol untuk Impor tabel dari gambar langsung ke dalam lembar kerja.Biasanya fitur ini terlihat di antara opsi default; jika Anda tidak melihatnya, periksa bagian Sisipkan atau lihat apakah versi aplikasi Anda sudah mendukung fitur ini.
Saat pertama kali Anda mengetuk ikon tersebut, akan muncul peringatan yang menjelaskan bahwa gambar akan dikirim ke server Microsoft untuk diproses oleh sistem pengenalan mereka. Anda perlu menerima pemrosesan online ini dan juga memberikan otorisasi akses ke kamera perangkat.Ini adalah dialog izin standar di Android dan iOS, serupa dengan yang diminta oleh aplikasi lain. apps Siapa yang menggunakan kamera.
Setelah Anda memberikan semua izin, Anda akan memasuki mode kamera di dalam Excel. Aplikasi secara otomatis mendeteksi tepi kertas atau tabel di layar dan Pada pratinjau, pilih area yang ingin Anda tangkap.Anda dapat sedikit menggeser ponsel hingga tabel berada di tengah dan terbingkai dengan benar; aplikasi mencoba menyesuaikan pemangkasan, tetapi Anda memiliki sedikit ruang untuk membantunya.
Sebaiknya berhenti sejenak untuk memastikan gambar tajam: jika fokus hanya sebagian tajam, beberapa angka atau huruf lebih mungkin disalahartikan. Setelah Anda puas, Tekan tombol untuk mengambil foto dan Excel akan beralih ke layar tempat Anda dapat menyesuaikan tangkapan layar sebelum mengonversinya.
Penyuntingan gambar: memotong, meluruskan, dan menyesuaikan
Setelah mengambil foto, Excel menampilkan pratinjau gambar dengan beberapa alat dasar di pojok kanan atas. Dari sana Anda dapat Pangkas bagian tepi foto agar hanya fokus pada meja. Atau putar jika Anda mengambil foto sedikit miring atau dari sudut tertentu. Ini sangat berguna ketika Anda mengambil foto terburu-buru dan kertasnya sedikit miring.
Sistem ini cukup mirip dengan yang ditawarkan Office Lens: Anda dapat menyeret sudut-sudut hasil pemotongan untuk menyesuaikannya dengan tepi tabel, menghilangkan area latar belakang yang tidak menambah nilai apa pun. Semakin presisi pemotongan ini, Semakin mudah algoritma memahami letak sel-sel tersebut, semakin besar pula kemungkinannya. dan menghindari kebingungan dengan elemen eksternal.
Jika Anda mengambil foto dari sudut tertentu atau halamannya diputar, cukup gunakan opsi putar hingga berada di posisi baca yang nyaman. Tidak perlu sejajar sempurna, tetapi cukup lurus sehingga Garis baris dan kolom mudah dibedakan.Excel kemudian akan menangani penyelesaian masalah secara internal.
Setelah yakin bahwa pemangkasan dan orientasi sudah benar, ketuk tombol OK di bagian bawah layar. Excel kemudian akan mulai memproses foto dengan pesan: Mengonversi gambar menjadi data atau sejenisnyaProses ini biasanya hanya memakan waktu beberapa detik, meskipun dapat bervariasi tergantung pada koneksi dan kompleksitas tabel.
Setelah selesai, Anda akan langsung menuju ke layar pratinjau dataDi sinilah Anda akan melihat hasil konversi dan dapat memutuskan apa yang perlu dikoreksi sebelum memasukkan tabel ke dalam buku kerja Excel Anda.
Tinjauan data: perbaiki sel yang meragukan sebelum memasukkan data.
Pada pratinjau, Excel menampilkan tabel yang telah direkonstruksi dari gambar. Struktur umumnya biasanya terjaga dengan cukup baik: Kolom dan baris biasanya muncul di tempatnya. dan sebagian besar sel dikenali dengan benar, asalkan fotonya jelas dan teksnya tercetak dengan baik.
Sel yang diragukan oleh sistem ditandai dengan latar belakang merah atau indikator visual. Ini adalah posisi di mana Excel tidak yakin telah memahami konten dengan benar, dan di sinilah Anda harus lebih memperhatikan. Ketuk langsung salah satu sel tersebut untuk mengedit isinya. di kolom teks yang muncul di bagian atas layar.
Jika Anda tidak ingin memeriksanya satu per satu secara manual, Anda dapat menggunakan tombol Tinjau yang ditawarkan Excel pada layar yang sama. Saat Anda menekannya, aplikasi akan... Sistem ini secara otomatis memeriksa semua sel yang mencurigakan, satu per satu., dengan menyoroti area yang sesuai dengan sel yang Anda periksa pada gambar asli, sehingga Anda dapat dengan cepat memverifikasi apakah nilainya cocok atau tidak.
Di setiap sel yang dipilih, Anda biasanya memiliki dua opsi dasar: abaikan atau edit. Jika Anda yakin data tersebut sudah benar seperti yang dibaca oleh sistem, Anda dapat Klik Abaikan untuk menghapus peringatan dan membiarkan sel apa adanya.Jika Anda melihat kesalahan (angka yang berubah, karakter yang salah dibaca, spasi tambahan, dll.), Anda dapat menggunakan Edit, menulis nilai yang benar, lalu menandainya sebagai selesai.
Anda tidak hanya dapat mengedit sel yang disorot merah: Anda juga dapat memodifikasi sel yang tidak dipilih. Cukup ketuk sel tersebut, edit teks di kolom yang muncul di atasnya, dan ketuk tombol Selesai di pojok atas untuk mengkonfirmasi. Semua ini dilakukan sebelum memasukkan hasil akhir ke dalam spreadsheet akhir.
Sisipkan tabel ke dalam buku kerja Excel dan gunakan tabel tersebut.
Setelah Anda selesai meninjau sel-sel yang Anda minati (semua sel berwarna merah atau hanya beberapa), langkah selanjutnya adalah mengklik tombol Sisipkan di pojok kanan atas pratinjau. Excel kemudian akan melakukan hal ini. Ini akan menyisipkan tabel yang telah dikonversi ke dalam buku kerja yang Anda buka di awal., menempati sel-sel yang sesuai di lembaran aktif.
Jika Anda mencoba menyisipkan tabel tanpa memeriksa sel-sel yang mencurigakan, Excel biasanya menampilkan peringatan tambahan yang menanyakan apakah Anda lebih suka Pertama, periksa kemungkinan kesalahan, atau lanjutkan dan masukkan saja.Konfirmasi kecil ini mencegah Anda memasukkan data yang salah secara tidak sengaja, tetapi jika Anda terburu-buru, Anda dapat menerima dan memasukkan tabel apa adanya.
Setelah masuk ke dalam buku kerja, tabel tersebut sudah menjadi tabel Excel asli: Anda dapat menerapkan pemformatan, membuat bagan, menggunakan filter, formulaTabel pivot dan alat standar lainnya. Data bukan lagi sekadar gambar, tetapi sel nyata dengan nilai yang dapat diedit dan dihitung, seolah-olah Anda mengetiknya satu per satu dengan tangan.
Cara kerja ini sangat berguna terutama ketika Anda memiliki daftar yang sangat panjang atau struktur yang berulang (misalnya, catatan akuntansi, inventaris, lembar waktu, atau laporan penjualan). Alih-alih menghabiskan waktu untuk memasukkan baris secara manual, Anda membiarkan sistem menangkap sebagian besar data, dan Anda hanya perlu memperhalusnya. beberapa sel yang telah ditandai sebagai meragukan.
Hasil akhirnya akan bergantung pada kualitas foto asli dan kebersihan foto tersebut, tetapi secara umum pengalamannya cukup memuaskan dan jumlah koreksi yang dibutuhkan biasanya sangat wajar. el tiempo yang menghemat proses.
Penggunaan praktis dan kiat untuk memaksimalkan manfaatnya
Kemampuan untuk mentransfer spreadsheet kertas ke Excel menggunakan kamera membuka banyak kemungkinan dalam kehidupan sehari-hari. Misalnya, Anda dapat menggunakannya untuk Digitalisasikan jadwal, faktur cetak, daftar kehadiran, menu, inventaris, atau jadwal waktu dengan cepat. dan sesudahnya Hitunglah nilai rata-rata, modus, dan median. dari data tersebut tanpa harus membuat ulang dokumen dari awal di komputer.
Anda juga dapat mengarahkan kamera ke layar, bukan ke selembar kertas: jika Anda diperlihatkan tabel dalam presentasi, monitor, atau bahkan tablet lain, Anda dapat tangkap langsung dari layar dan ubah menjadi data.Jelas, semakin sedikit pantulan dan semakin tajam layarnya, semakin baik pula hasil pengenalannya.
Dalam lingkungan bisnis, utilitas ini sangat nyaman bagi mereka yang bekerja dengan dokumen yang masih rutin dicetak: surat pengiriman, ringkasan produksi, formulir standar, dll. Alih-alih menunggu seseorang mencetaknya secara manual, pengguna dapat melakukannya sendiri. Foto kertas tersebut dan siapkan data untuk analisis atau laporan. dalam hitungan menit
Meskipun fungsi tersebut melakukan sebagian besar pekerjaan untuk Anda, ada baiknya untuk menerapkan beberapa kebiasaan: usahakan agar pencahayaan merata, hindari bayangan yang terlalu tajam pada halaman, dan usahakan untuk memusatkan gambar di dalam bingkai tanpa elemen tambahan di sekitarnya. Dengan cara ini, Algoritma ini akan memiliki lebih sedikit gangguan visual yang dapat mengacaukan deteksi sel..
Sebaiknya tinjau kembali konversi awal secara lebih detail ketika Anda memiliki dokumen yang berulang (misalnya, selalu menggunakan templat laporan cetak yang sama). Setelah Anda memverifikasi bahwa Excel mengenali struktur spesifik tersebut dengan benar, Cuplikan layar berikut dari dokumen serupa hanya memerlukan sedikit koreksi.karena sistem ini dioptimalkan untuk meja dengan desain yang konsisten.
Gunakan kamera ponsel Anda untuk Impor data ke Excel Ini mengubah cara Anda bekerja dengan dokumen kertas: mengubah tugas yang membosankan dan berulang menjadi proses cepat di mana Anda hanya perlu memperbaiki kesalahan kecil. Dikombinasikan dengan sinkronisasi cloud dan fitur Office canggih, alat ini membuat setiap dokumen menjadi mudah. smartphone Ini adalah sekutu yang ampuh bagi mereka yang setiap hari bekerja dengan spreadsheet dan sejumlah besar informasi.
Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.