Cara mengubah atau menghapus metadata dalam PDF langkah demi langkah

Los File PDF Mereka tampak seperti dokumen yang disegel, namun pada kenyataannya mereka biasanya berisi banyak informasi tersembunyi dalam bentuk metadataBerkas-berkas ini menyimpan informasi seperti siapa pembuatnya, program apa yang digunakan, kapan terakhir diubah, dan bahkan tag internal yang membantu mengklasifikasikan dokumen. Semua informasi ini tidak terlihat sekilas, tetapi akan selalu ada bersama PDF setiap kali Anda membagikannya melalui email, penyimpanan cloud, atau pesan; Anda dapat menganalisisnya dengan alat ini... SEGEL.

Jika Anda bekerja dengan dokumentasi sensitif, kontrak, laporan internal, atau proyek klien, Anda mungkin tidak ingin informasi tersebut beredar tanpa kendali. Pelajari cara melihat, mengedit, menghapus, atau "membersihkan" metadata PDF Ini adalah tindakan privasi dasar, baik pada tingkat pribadi maupun profesional, misalnya untuk lindungi dokumen dengan label kerahasiaanMari kita lihat secara rinci apa itu, mengapa penting untuk mengendalikannya, dan cara mengelolanya dalam format PDF langkah demi langkah menggunakan berbagai alat.

Apa itu metadata PDF dan mengapa Anda harus peduli?

Ketika kita berbicara tentang metadata, kita mengacu pada data yang menjelaskan data lain atau suatu fileMetadata tersebut bukanlah konten utama, melainkan informasi tambahan yang menyertainya. Dalam foto yang diambil dengan ponsel, misalnya, metadata dapat mencakup tanggal, model kamera, koordinat GPS, atau apakah filter telah diterapkan. Hal serupa juga terjadi pada dokumen Office dan PDF.

Dalam dokumen yang dibuat dengan WordDi Excel, PowerPoint, LibreOffice, atau program serupa, metadata dapat mengungkapkan nama asli penulis, nama perusahaan, jalur file internal di server, organisasi, tim, atau bahkan komentar internalSemua ini dapat secara tidak sengaja disaring ketika file tersebut dikonversi ke PDF dan dikirim ke klien, pemasok, atau dipublikasikan di web; untuk dokumen yang dibuat di Office, Anda dapat berkonsultasi bagaimana Hapus metadata dan komentar dari Word.

File PDF memiliki struktur metadatanya sendiri. Pada dasarnya, file PDF mencakup bidang-bidang seperti Judul, Penulis, Subjek, Kata Kunci, tanggal pembuatan, tanggal modifikasi, program yang digunakan untuk membuat PDF, versi PDF, ukuran halaman, jumlah halaman, tag, dan juga informasi keamanan (apakah memiliki kata sandi, batasan salin atau cetak, dll.).

Selain blok dasar tersebut, PDF modern dapat menggabungkan metadata tingkat lanjut menggunakan Alur metadata berbasis XMP (Extensible Metadata Platform)Ini adalah standar ISO yang dibuat oleh Adobe dan juga digunakan dalam format seperti JPG atau SVG. Alur kerja ini memungkinkan penyimpanan informasi yang jauh lebih terstruktur tentang dokumen, seperti hak cipta, status revisi, bahasa, dll.

Semua informasi ini memiliki kegunaan yang sah: meningkatkan peringkat mesin pencari, memenuhi standar aksesibilitas, mengatur file dalam repositori besar atau dengan mudah mengidentifikasi sumber dokumenMasalah muncul ketika data tersebut tidak dimaksudkan untuk keluar dari organisasi atau mengungkap detail pribadi yang tidak ingin Anda bagikan.

Risiko berbagi PDF dengan metadata sensitif

Untuk memahami risikonya, cukup lakukan tes cepat pada perangkat Anda sendiri: Pilih dokumen PDF atau Office, klik kanan, buka Properti, dan periksa tab Detail atau Deskripsi.Anda akan melihat bahwa, tanpa menyadarinya, Anda telah mengirimkan lebih banyak informasi daripada yang Anda harapkan selama beberapa waktu.

Dalam lingkungan bisnis, saat mengirimkan proposal, penawaran, laporan teknis atau dokumentasi hukum, metadata ini dapat mengungkapkan nama karyawan, jalur folder internal, struktur server, nama proyek internal, atau nama asli penulisJika konten tersebut jatuh ke tangan yang salah, konten tersebut dapat digunakan untuk rekayasa sosial, spionase kompetitif, atau sekadar untuk mengungkap informasi yang seharusnya tetap bersifat pribadi.

Pada tingkat pribadi, data yang mungkin tidak ingin Anda bagikan juga dapat bocor, seperti Nama pengguna komputer Anda, alat spesifik yang Anda gunakan, tanggal pasti dokumen dibuat, atau versi sebelumnya yang menunjukkan berapa lama Anda mengerjakan sesuatu.Bukan berarti semuanya merupakan bencana keamanan, tetapi yang terbaik adalah memutuskan secara sadar apa yang Anda bagikan dan apa yang tidak.

Perlu juga diperhatikan bahwa Beberapa metadata dapat dengan mudah dimodifikasi dengan alat yang tepatArtinya, seseorang dapat mengubah penulis, tanggal, atau bidang tertentu untuk memanipulasi dokumen atau mencoba menyamarkannya sebagai dokumen lain. Oleh karena itu, dalam konteks kepatuhan hukum atau peraturan, metadata mana yang disimpan dan mana yang dihapus dikontrol dengan sangat ketat.

Singkatnya, metadata memang berguna, tapi Jika Anda tidak mengelolanya dengan baik, mereka dapat menjadi sumber kebocoran informasi.Itulah mengapa sangat penting untuk mengetahui cara meninjau dan membersihkannya sebelum mengirim PDF ke luar lingkungan tepercaya Anda.

Bagaimana metadata disimpan dalam berkas PDF?

Dalam PDF, ada dua mekanisme utama untuk menyimpan metadata: kamus informasi dan aliran metadata berbasis XMPKeduanya hidup berdampingan, dan banyak alat memungkinkan Anda mengakses salah satunya.

Kamus informasi telah ada sejak versi 1.0 standar PDF dan mengelompokkan bidang yang paling umum: Penulis, Judul, Subjek, Kata Kunci, tanggal pembuatan dan modifikasiInilah yang dilihat sebagian besar pengguna saat mereka membuka "Properti" PDF dari penampil standar.

Di sisi lain, aliran metadata XMP memungkinkan menyimpan kumpulan informasi yang lebih kaya dan lebih personalMelalui mereka, data seperti bahasa dokumen, hak cipta terperinci, informasi alur kerja editorial, status tinjauan, pengenal unik, informasi lisensi, atau tag yang lebih spesifik ditambahkan.

Ini berarti bahwa meskipun Anda menghapus bidang Penulis atau Judul dasar dari jendela properti sederhana, Mungkin masih ada informasi yang tertanam di aliran XMP Jika alat yang Anda gunakan tidak membersihkan semuanya secara menyeluruh, maka untuk menghapus metadata dengan aman, sebaiknya gunakan alat yang menghapus kamus dasar dan metadata yang diperluas.

Di lingkungan tingkat tinggi (misalnya, administrasi publik atau perusahaan besar) bahkan digunakan Alat “sanitasi” PDF yang tidak hanya membersihkan metadata, tetapi juga menyembunyikan revisi, komentar, lapisan, lampiran, skrip, dan jejak apa pun yang dapat menyaring informasi yang tidak diinginkan.

Kapan waktu yang tepat untuk menghapus atau mengubah metadata dalam PDF?

Menghapus semuanya tidak selalu merupakan ide yang baik. Dalam beberapa kasus, Anda ingin dokumen tersebut memiliki penulis, judul, dan kata kunci untuk meningkatkan peringkat mesin pencari. Namun, dalam banyak skenario, hal ini disarankan. Tinjau dan minimalkan metadata sebelum membagikan PDF.

Beberapa alasan umum untuk menghapus atau mengedit metadata adalah keamanan dan privasiAnda ingin penerima melihat isi PDF, tetapi bukan informasi sekunder tentang pembuatnya, komputer yang digunakan, atau di mana file tersebut disimpan secara internal. Hal ini berlaku untuk bisnis, pekerja lepas, dan individu.

Alasan umum lainnya adalah kerahasiaan penulis atau organisasiSuatu agensi dapat menyiapkan laporan untuk klien akhir dan tidak ingin nama-nama orang yang menulisnya atau rincian perusahaan subkontrak muncul, tetapi hanya merek klien.

Ada juga alasan integritas dan kontrol: Semakin banyak bidang yang Anda biarkan terbuka untuk diedit, semakin besar ruang bagi seseorang untuk memanipulasinya.Jika seseorang mengubah, misalnya, tanggal pembuatan atau penulis dokumen, mereka mungkin mencoba menimbulkan keraguan tentang kepengarangan atau kapan PDF dibuat.

Terakhir, dalam beberapa kasus menghapus metadata dapat sedikit mengurangi ukuran fileAnda tidak akan menghemat banyak sekali megabita, tetapi jika Anda menangani PDF dalam jumlah besar secara otomatis, setiap langkah kecil akan sangat membantu. Bagaimanapun, tujuan utamanya tetaplah perlindungan data.

Tindakan pencegahan sebelum menggunakan alat online untuk menghapus metadata

Internet penuh dengan halaman yang menjanjikan Hapus metadata dari PDF hanya dengan mengunggah fileMereka nyaman dan berguna untuk kasus-kasus tertentu, tetapi satu hal harus sangat jelas: agar mereka dapat bekerja pada dokumen Anda, pertama-tama Anda harus mengirimkannya ke pihak ketiga.

Jika PDF berisi data pribadi, informasi perusahaan rahasia, rahasia dagang, atau dokumentasi sensitifMengunggahnya ke situs web yang tidak Anda kendalikan, setidaknya, berisiko. Seaman apa pun koneksinya (HTTPS), dan sehebat apa pun situs tersebut berjanji akan menghapus berkas setelah beberapa jam, Anda tidak benar-benar tahu apa yang terjadi pada data tersebut di balik layar.

Hal yang paling bijaksana untuk dilakukan, terutama dalam lingkungan profesional, adalah memprioritaskan alat yang terinstal di komputer Anda sendiri (Desktop) untuk menghapus atau mengubah metadata secara lokal. Ini mencegah dokumen meninggalkan jaringan Anda dan memungkinkan Anda mempertahankan kendali penuh atas tindakan Anda terhadapnya.

Akan masuk akal jika menggunakan layanan daring untuk dokumen. sepenuhnya publik atau tanpa sensitivitas apa punNamun disarankan untuk membaca ketentuan penggunaan dan kebijakan privasi untuk mengetahui apa yang mereka lakukan dengan file yang diunggah dan berapa lama mereka menyimpannya.

Singkatnya, jika ini adalah dokumentasi serius, jangan ambil risiko apa pun: Lebih baik membersihkan metadata dengan program yang diinstal di komputer Anda daripada mengandalkan situs web pihak ketiga..

Edit dan hapus metadata PDF dengan perangkat lunak desktop

Jika Anda ingin memiliki kontrol nyata atas apa yang Anda lakukan dengan dokumen Anda, Anda harus menggunakan Editor PDF terpasang di komputer AndaAda alat yang lebih canggih dan berbayar, seperti Adobe Acrobat Pro, dan pilihan lain yang gratis atau berbiaya lebih rendah, seperti PDFelement atau PDFgear, yang juga kami bahas di sini.

Secara umum, proses dalam program jenis ini didasarkan pada tiga langkah: Buka PDF, akses properti dokumen, dan edit atau kosongkan bidang metadata.Yang berubah dari satu alat ke alat lainnya adalah jalur menu yang tepat, opsi yang tersedia, dan tingkat pembersihan yang disediakannya.

PDFelement, misalnya, menampilkan dirinya sebagai alternatif ekonomis dan sederhana untuk Acrobat ProFokusnya adalah membuat pengeditan PDF mudah diakses oleh pengguna yang tidak ingin berurusan dengan menu yang rumit. Cukup buka PDF, buka tab File, pilih Properti, lalu Deskripsi. Dari sana, Anda dapat mengedit atau menghapus kolom metadata hanya dengan menekan tombol Backspace atau Delete pada kibor.

Hal yang baik tentang jenis program ini adalah, selain mengelola metadata, mereka biasanya menyertakan fungsi keamanan dan pengeditan lainnyaTerapkan kata sandi dan batasan, tambahkan tanda tangan digital untuk menjamin keaslian dokumen, sunting (sensor) informasi rahasia secara permanen, jalankan OCR untuk mengenali teks, ubah PDF ke Word, Excel atau gambar, dan banyak lagi.

PDFgear adalah pilihan gratis lain yang dirancang untuk Ubah informasi PDF dasar seperti judul, penulis, dan kata kunci.Pengoperasiannya sangat mudah: Anda membuka berkas, masukkan Properti Dokumen dengan mengklik kanan dan, di dalam jendela, ubah atau hapus bidang metadata yang Anda inginkan sebelum menyimpan berkas lagi.

Ubah metadata PDF dengan LibreOffice

LibreOffice adalah office suite gratis dan sumber terbuka yang berhasil Windows, macOS dan LinuxDi antara komponennya adalah LibreOffice Draw, yang memungkinkan Anda membuka dan mengedit PDF dengan cara dasar, termasuk mengedit metadata sebelum mengekspor ulang file.

Alur kerja tipikal melibatkan pembukaan PDF di LibreOffice Draw menggunakan opsi untuk File> BukaSetelah dokumen dimuat, buka File > Properti, di mana jendela dengan beberapa tab akan muncul. Tab Deskripsi memungkinkan Anda mengedit bidang seperti Judul, Topik, Kata Kunci, dan Komentar.

Setelah memperbarui bidang ini, penting untuk mengekspor dokumen lagi sebagai PDF dari File > Ekspor Sebagai > Ekspor sebagai PDFIni memastikan bahwa perubahan diterapkan ke berkas yang baru dibuat. Dengan demikian, Anda dapat menstandardisasi metadata di seluruh dokumen dalam koleksi yang sama atau menghapus informasi yang tidak ingin Anda bagikan.

LibreOffice sangat berguna jika Anda sudah menggunakannya sebagai perangkat lunak perkantoran umum, karena Anda tidak perlu menginstal apa pun tambahan untuk mengoreksi metadata PDF dari waktu ke waktu.Akan tetapi, pendekatannya lebih umum: tidak membersihkan banyak detail tingkat lanjut seperti alat keamanan tertentu, tetapi untuk penggunaan sehari-hari sudah lebih dari cukup.

Di lingkungan tempat Anda bekerja dengan PDF, dokumen teks, lembar kerja, atau presentasi, memiliki solusi terpadu seperti LibreOffice dapat sangat menyederhanakan manajemen. metadata dalam semua format.

Hapus metadata PDF dengan Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro tetap menjadi Alat referensi untuk manajemen PDF tingkat lanjutDi antara sekian banyak fungsinya, Anda dapat meninjau, mengedit, dan menghapus metadata dasar dan lanjutan, serta melakukan pembersihan mendalam terhadap elemen tersembunyi.

Untuk mengelola metadata di Acrobat Pro, langkah pertama adalah buka file PDF dan buka menu File > Properti. Di jendela Properti Dokumen, Anda akan menemukan beberapa tab; tab Deskripsi menampilkan kolom-kolom umum seperti Judul, Penulis, Subjek, dan Kata Kunci.

Dari tab ini Anda dapat langsung edit atau hapus konten bidang yang tidak ingin Anda simpan. Jika Anda perlu melanjutkan, tombol "Metadata Tambahan..." akan membuka tampilan yang lebih detail, tempat Anda dapat mengelola informasi XMP yang lebih canggih, termasuk kolom khusus dan data hak cipta.

Setelah perubahan telah dilakukan, cukup tekan OK dan kemudian simpan file (File > Simpan atau Ctrl+S) untuk memperbarui PDF tanpa metadata tersebut. Harap dicatat bahwa beberapa fitur pembersihan yang lebih mendalam hanya tersedia di Acrobat versi profesional.

Keuntungan besar dari Acrobat Pro adalah, selain metadata, ia juga menyertakan Alat redaksi untuk menyensor teks dan gambar secara permanen, perlindungan kata sandi, tanda tangan digital tingkat lanjut, manajemen batch, dan fitur lain yang memperkuat keamanan dokumen AndaJika Anda secara teratur menangani dokumentasi penting, investasi ini mungkin bermanfaat.

Mengedit metadata PDF secara online: kelebihan dan kekurangan

Jika Anda hanya perlu Ubah data tertentu dalam PDF tanpa menginstal perangkat lunakAda layanan daring yang memungkinkan Anda mengedit metadata langsung dari peramban Anda. Di antara yang paling terkenal adalah platform seperti Pembersih MetaSejda atau PDF Candy, yang menawarkan editor untuk bidang dasar seperti Judul, Penulis, Subjek, dan Kata Kunci.

Prosesnya biasanya serupa di hampir semuanya: Anda mengunggah file dengan tombol seperti "Unggah file PDF", layanan memuat dokumen dan menunjukkan formulir dengan bidang metadata yang dapat Anda editSetelah melakukan perubahan, klik “Perbarui metadata” atau yang serupa dan descargas berkas baru, sekarang dimodifikasi.

Alat daring ini memiliki keterbatasan: Mereka biasanya membatasi ukuran file, jumlah halaman, atau jumlah tugas gratis per jam.Misalnya, beberapa memberlakukan batasan 200 halaman atau 50 MB dan hanya mengizinkan tiga operasi per jam jika Anda tidak meningkatkan ke versi berbayar.

Selain batasan teknis ini, isu utama privasi kembali muncul. Meskipun banyak situs web menjanjikan menghapus file secara otomatis dari server mereka setelah beberapa jamAnda tidak memiliki kendali nyata atas prosesnya dan tidak ada jaminan kerahasiaan penuh.

Oleh karena itu, layanan ini dapat bermanfaat bagi Anda penyesuaian cepat dalam dokumen yang tidak sensitifNamun, ini bukan pilihan terbaik jika kontennya sensitif, merupakan bagian dari proses internal, atau melibatkan data pribadi. Dalam kasus tersebut, akan selalu lebih baik menggunakan editor lokal yang menyimpan berkas di lingkungan Anda.

Alat khusus dan otomatisasi metadata

Bagi pengguna tingkat lanjut atau administrator yang menangani sejumlah besar dokumen, ada alat manual dan juga opsi terprogram yang memungkinkan mengedit metadata secara berkelompok atau mengintegrasikannya ke dalam alur kerja otomatis.

Aplikasi seperti ExifTool, yang terkenal di dunia fotografi, juga dapat digunakan untuk Membaca dan mengubah metadata dalam PDF secara online perintahDengannya Anda dapat memproses ratusan file sekaligus, menghapus bidang tertentu, atau menyatukan informasi penulis dan judul di seluruh koleksi.

Jika Anda memiliki pengetahuan tentang pemrogramanAnda dapat mengandalkan perpustakaan seperti PyPDF2 di Ular sanca atau Apache PDFBox di Java untuk memodifikasi metadata secara terprogram. Hal ini sangat berguna ketika Anda perlu mengintegrasikan sanitasi PDF ke dalam sistem manajemen dokumen, alur kerja penerbitan otomatis, atau proses internal organisasi; misalnya, Anda dapat mengikuti panduan untuk Otomatiskan tugas file di Windows.

Solusi ini juga biasanya memungkinkan menggabungkan penghapusan metadata dengan tugas lain: penggantian nama file massalKonversi format, pemberian tanda air, enkripsi, dll. Dengan sedikit usaha awal, Anda dapat menyiapkan proses yang memeriksa folder dan membersihkan metadata dari semua yang masuk sebelum mengirimkannya.

Namun, penggunaan alat-alat ini memerlukan pengetahuan teknis minimal dan Rencana pengujian yang baik sangat penting untuk menghindari terhapusnya informasi relevan secara tidak sengaja.Di lingkungan yang memerlukan keterlacakan, terkadang lebih baik menormalkan daripada menghapus sepenuhnya, dengan menyisakan setidaknya metadata tertentu yang terkendali.

Tips praktis untuk mengelola metadata dalam PDF dengan aman

Selain alat-alat khusus, disarankan untuk mengadopsi praktik umum yang baik dalam manajemen metadata di dalam organisasi Anda atau di tingkat pribadi. Hal ini mengurangi kejutan dan memudahkan kepatuhan terhadap kebijakan internal atau peraturan perlindungan data.

Langkah pertama adalah meningkatkan kesadaran di antara penggunaBanyak orang bahkan tidak menyadari keberadaan data ini, jadi akan sangat membantu jika Anda menunjukkan cara melihat properti berkas dan kolom apa saja yang muncul. Dari sana, Anda dapat menetapkan panduan dasar tentang apa yang harus diisi, apa yang harus dihapus, dan siapa yang bertanggung jawab untuk meninjau dokumen sebelum mengirimkannya.

Disarankan juga untuk mendefinisikan templat dan alur kerja di mana metadata yang dimasukkan ke dalam dokumen dikontrol dari sumbernya. Jika Anda menggunakan Word, LibreOffice, atau aplikasi lain untuk membuat dokumen asli, disarankan untuk mengonfigurasi templat yang tidak menyertakan data pribadi yang tidak perlu atau yang menggunakan kolom generik, alih-alih nama spesifik.

Dalam organisasi menengah atau besar, mungkin menarik untuk mengalokasikan alat standar untuk memproses PDF (Acrobat Pro, PDFelement, PDFgear, dll.) dan melatih tim dalam penggunaannya, sehingga setiap orang mengikuti prosedur yang sama untuk membersihkan atau menyesuaikan metadata sebelum membagikan dokumen.

Terakhir, selalu ingat bahwa, ketika dokumen sangat sensitif, metadata saja mungkin tidak cukup: penyensoran (redaksi) konten dalam PDF dan perlindungan dengan kata sandi atau enkripsi Mereka harus menjadi bagian dari paket keamanan yang sama. Metadata hanyalah satu bagian lagi dari teka-teki ini.

Jika Anda mengintegrasikan praktik ini ke dalam rutinitas harian Anda, Anda akan memastikan bahwa PDF yang Anda kirim berisi informasi yang Anda inginkan, tidak lebih dan tidak kurang. mengurangi risiko kebocoran tak terlihat melalui metadata yang ceroboh.

Mengelola metadata dalam PDF Anda bukan sekadar masalah teknis, melainkan akal sehat: seperti halnya Anda meninjau konten yang terlihat sebelum mengirimkan dokumen, Anda juga harus meninjau apa yang tidak langsung terlihat. Memahami apa itu metadata, bagaimana metadata disimpan, dan alat apa yang Anda miliki untuk melihat, mengedit, atau menghapusnya (dari editor desktop seperti PDFelement, PDFgear, LibreOffice, atau Adobe Acrobat Pro, hingga solusi daring atau terprogram) akan membantu Anda mengelolanya secara efektif. Anda dapat menyesuaikan setiap kasus dengan tingkat keamanan dan privasi yang Anda butuhkan. dan hindari mengungkapkan informasi lebih banyak dari yang sebenarnya ingin Anda bagikan.