Cara mengatur IMAP, POP, dan SMTP: Panduan lengkap untuk menggunakan email Anda di klien mana pun

Saat kita ingin mengelola email dari aplikasi seperti Outlook, Thunderbird, atau bahkan dari ponsel, penting untuk memahami cara kerja protokol seperti IMAP, POP3, dan SMTP. Ketiga nama ini mungkin tampak seperti akronim teknis yang tidak penting, tetapi sebenarnya merupakan fondasi yang memungkinkan pesan Anda sampai dengan benar, baik Anda membacanya atau mengirimnya. Dan seperti yang sering terjadi, membuat pilihan yang salah atau menyiapkan sesuatu dengan tidak benar dapat mengakibatkan kesalahan yang menjengkelkan atau bahkan hilangnya email penting.

Pada artikel kali ini kami akan menjelaskan dengan cara yang sederhana namun lengkap cara mengkonfigurasi akun email Anda menggunakan protokol ini, sehingga Anda tidak hanya memahami apa itu IMAP, POP dan SMTP, tetapi juga cara memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan cara mengkonfigurasinya dengan benar, terlepas dari apakah Anda menggunakan Windows, Mac, ponsel, atau perangkat lainnya. Bersiaplah, karena di sini kami akan memberi tahu Anda semuanya langkah demi langkah.

Apa itu IMAP, POP, dan SMTP dan apa kegunaannya?

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya: ketiga protokol ini memungkinkan program email untuk berkomunikasi dengan server tempat pesan Anda berada. Meskipun cara kerjanya berbeda, semuanya diperlukan agar Anda dapat memeriksa, menerima, dan mengirim email dari manajer seperti Outlook, Gmail, Apple Mail, atau Thunderbird.

Protokol POP3: Apa itu dan kapan menggunakannya?

Protokol POP3 (Post Office Protocol versi 3) dirancang untuk mengunduh email dari server ke perangkat Anda. Setelah diunduh, biasanya akan dihapus dari server, yang berarti Anda hanya akan memiliki akses ke pesan-pesan tersebut pada perangkat tempat Anda mengunduhnya..

Berguna jika:

• Anda hanya memeriksa email dari satu perangkat..
• Anda ingin mengosongkan ruang di server mengunduh email dan menghapusnya dari sumbernya.
• Anda tidak perlu pesan untuk disinkronkan antara beberapa perangkat.

Namun, jika Anda ingin menyimpan salinannya di server, banyak klien email memberi Anda opsi untuk “meninggalkan salinan pesan di server.” Namun jika Anda melakukannya, pastikan Anda tidak mengunduhnya ke beberapa perangkat sekaligus, atau Anda bisa berakhir dengan pesan duplikat atau kesalahan sinkronisasi.

Protokol IMAP: Apa fungsinya dan mengapa direkomendasikan?

IMAP (Internet Message Access Protocol) memungkinkan surat itu tetap berada di server dan tidak diunduh secara permanen ke perangkat. Sebaliknya, salinannya diakses dan setiap perubahan yang dibuat (dibaca, diarsipkan, dihapus, dsb.) disinkronisasikan di semua perangkat.

Ini ideal ketika:

• Anda menggunakan beberapa perangkat untuk memeriksa email Anda (ponsel, komputer, tablet…)
• Anda ingin mengakses kotak surat Anda dari mana saja, dengan semua perubahan yang diperbarui..
• Anda perlu menyinkronkan folder seperti Terkirim, Draf, atau File antar perangkat.

Kerugian utamanya adalah itu memakan lebih banyak ruang di server, tetapi jika Anda memiliki layanan dengan kapasitas yang baik penyimpanan atau Anda dapat menambah kuota, tidak diragukan lagi ini adalah yang paling praktis dan modern.

SMTP: jembatan keluar untuk mengirim email

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) adalah sebuah protokol dirancang khusus untuk mengirim email. Setiap kali Anda mengklik "Kirim", klien email Anda menggunakan SMTP untuk menghubungi server keluar dan mengirimkan pesan tersebut ke penerima.

Sangat penting tener en cuenta que:

• SMTP hanya menangani pengiriman, bukan penerimaan atau penyimpanan.
• Memerlukan konfigurasi yang benar port, otentikasi dan enkripsi untuk memastikan pesan terkirim tanpa kesalahan.
• Jika Anda gagal mengonfigurasi SMTP, Anda tidak akan dapat mengirim email, meskipun Anda dapat menerimanya tanpa masalah.

IMAP vs. POP3: Mana yang Harus Anda Pilih?

Hal ini sangat bergantung pada bagaimana Anda menggunakan email. Berikut perbandingan singkatnya:

Característica	IMAP	POP3
penyimpanan	Di server	Di perangkat lokal
Gunakan di beberapa perangkat	Sepenuhnya tersinkronisasi	Itu tidak sinkron
Akses offline	Terbatas	Penuh
Ruang server yang dibutuhkan	Walikota	Menor
Direkomendasikan jika…	Anda menggunakan beberapa perangkat dan perlu sinkronisasi	Anda hanya menggunakan satu komputer dan ingin menghemat ruang server.

Pengaturan Umum IMAP, POP, dan SMTP

Meskipun langkah-langkahnya mungkin sedikit berbeda tergantung pada klien dan penyedia email Anda, berikut adalah pengaturan dasar yang biasanya diperlukan:

Konfigurasikan server masuk (IMAP/POP)

• Server IMAP: Biasanya seperti imap.yourdomain.com atau outlook.office365.com
• Porta IMAP: 143 (tanpa enkripsi) atau 993 (dengan SSL)
• server POP: sesuatu seperti pop.yourdomain.com atau pop.gmail.com
• Pelabuhan POP: 110 (tanpa enkripsi) atau 995 (dengan SSL)
• Nombre de usuario: alamat email lengkap anda
• Contraseña: itu akun email Anda
• SSL: Disarankan untuk mengaktifkannya kapan pun penyedia mendukungnya

Konfigurasikan server keluar (SMTP)

• Server SMTP: smtp.domainanda.com, smtp.office365.com atau smtp.gmail.com
• Porta SMTP: 25, 465 (dengan SSL) atau 587 (dengan STARTTLS)
• Autentikasi: Ya, gunakan yang sama seperti untuk server masuk
• SSL / TLS: wajib untuk menghindari pemblokiran oleh penyedia

Rekomendasi khusus berdasarkan penyedia email

Gmail

Di Gmail, itu perlu aktifkan akses IMAP dari pengaturan web, di tab “Penerusan dan POP/IMAP”. Selain itu, disarankan untuk menggunakan klien yang kompatibel dengan OAuth untuk keamanan tambahan. Outlook 2019, Apple Mail, dan lainnya apps yang modern mendukungnya. Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut tentang caranya mengatur pesan Android.

Outlook.com dan Microsoft 365

Umumnya harus mengaktifkan izin IMAP secara manual pada halaman aktivitas terkini (akun.live.com/aktivitas). Selain itu, disarankan agar Anda meninjau pengaturan server dari Outlook Web App, tempat Anda dapat menemukan informasi yang diperlukan untuk IMAP, POP, dan SMTP di bagian pengaturan lanjutan. Jika Anda butuh bantuan, ikuti Tutorial ini tentang penjadwalan pengiriman email di Outlook.

Server khusus (seperti IONOS, SiteGround atau Active24)

Dalam layanan hosting, akses ke email mengharuskan perangkat Anda kompatibel dengan TLS 1.2 atau lebih tinggi. Banyak layanan memerlukan port 993 (IMAP), 995 (POP), dan 465 atau 587 untuk SMTP. Anda harus mengatur keamanan dengan benar dan menggunakan alamat lengkap Anda sebagai nama pengguna.

Kesalahan umum saat menyiapkan email dan cara memperbaikinya

Gagal mengirim email (SMTP)

• Gunakan a port salah (misalnya 25 diblokir oleh penyedia).
• Tidak punya otentikasi diaktifkan SMTP.
• Kurangnya Sertifikat SSL/TLS atau pengaturan keamanan yang tidak didefinisikan dengan baik.

Email tidak tersinkronisasi (IMAP)

• Klien email yang ketinggalan zaman atau tidak didukung.
• Koneksi tidak stabil mencegah sinkronisasi waktu nyata.
• Terlalu banyak email atau folder besar dapat memperlambat proses.

Email duplikat atau hilang (POP)

• Mengaktifkan "tinggalkan salinan di server" tanpa mengetahui secara pasti bagaimana sinkronisasinya.
• Berbagai konfigurasi dengan POP pada perangkat yang berbeda.

Cara mengatur Outlook, Thunderbird, dan Apple Mail

Sebagian besar aplikasi ini memungkinkan konfigurasi manual. Cukup pilih “Tambah Akun”, pilih “Pengaturan Manual atau POP/IMAP”, lalu masukkan server, port, dan detail autentikasi seperti yang dijelaskan di atas. Di Thunderbird, misalnya, mereka terdeteksi secara otomatis, tetapi Anda dapat menyesuaikannya jika diinginkan. Di Apple Mail, Anda harus menentukan server secara manual jika panduan gagal pada percobaan pertama. Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut, kunjungi artikel kami di Cara menghapus email terkirim di Outlook.

Menggunakan IMAP, POP3, dan SMTP tidak harus rumit jika Anda tahu apa yang Anda lakukan. Melalui panduan komprehensif ini, kami telah membahas kapan sebaiknya memilih satu protokol dibandingkan yang lain, cara mengonfigurasi port dengan benar, langkah-langkah keamanan seperti SSL/TLS, dan cara mengatasi kesalahan paling umum dalam sistem atau aplikasi apa pun. Dengan memilih pengaturan yang tepat, Anda dapat memperoleh manfaat maksimal dari email Anda, apa pun perangkat atau klien yang Anda gunakan.