Cara mengelola acara dan tugas di Outlook secara efisien

Outlook telah banyak berkembang dalam beberapa tahun terakhir menjadi alat mendasar dalam mengatur agenda pribadi dan profesional Anda.Ini bukan lagi hanya tentang email: integrasinya dengan kalender, manajemen acara, daftar tugas, dan aplikasi seperti To Do atau Planner sangat memudahkan pengguna yang ingin melacak waktu dan tujuan harian mereka. Namun, banyaknya kemungkinan dan perubahan antar versi dapat membingungkan dan menyulitkan untuk memanfaatkan potensinya secara maksimal.

Dalam artikel ini kita akan membahas secara mendalam semua opsi yang ditawarkan Outlook untuk mengelola acara dan tugas, baik di Outlook baru maupun versi klasik atau dari web, sehingga Anda dapat memaksimalkan fungsinya, menghindari kekacauan, dan menjadi jauh lebih produktif. Temukan cara membuat tugas dan acara, mengategorikannya, mengatur pengingat, terhubung dengan Planner, mengotomatiskan pembuatan acara dari email, dan banyak lagi, dengan tips dan Trik sehingga setiap hari Anda mendapat dua kali lipatnya.

Pengantar manajemen tugas dan acara di Outlook

Outlook bukan hanya sekedar pengelola email, tapi pusat kendali nyata untuk mengatur janji temu, rapat, pengingat, dan tugas pribadi atau kolaboratifBerkat kombinasi kalender, integrasi dengan To Do dan Planner, dan kemampuan untuk secara otomatis mengelola acara dari pesan yang Anda terima, Anda dapat memusatkan semua hal penting di satu tempat, dari perangkat apa pun.

Manajemen di Outlook terutama didukung oleh tiga pilar: kalender untuk acara, rapat, dan janji temu; itu tugas, di mana Anda dapat menuliskan tujuan dan masalah yang tertunda; dan Integrasi dengan aplikasi seperti To Do dan Planner, yang memungkinkan segmentasi dan pendalaman organisasi harian dan kerja tim. Setiap fitur telah diperluas untuk memfasilitasi kustomisasi, pelacakan, dan sinkronisasi cloud.

Selain itu, berbagai versi Outlook (klasik vs. baru, desktop vs. web) memiliki banyak fitur yang sama, tetapi berbeda dalam beberapa menu atau metode akses. Di artikel ini, Anda akan mempelajari bagaimana aspek-aspek utama manajemen acara dan tugas ditangani di berbagai platform.

Artikel terkait:

Mengelola folder di Outlook: langkah-langkah untuk mengatur email Anda

Cara melihat dan mengelola tugas di Outlook dengan To Do

Manajemen tugas di Outlook dapat dilakukan langsung dari Halaman Yang Harus Dilakukan, terintegrasi ke dalam versi web dan desktop. Bagian ini memusatkan semua daftar tugas yang Anda buat dan menawarkan akses ke daftar default dan pintar seperti Hari saya, Penting, Berencana, Semua, Lengkap, Ditugaskan kepada saya y Email ditandai, selain kategori berguna Kedaluwarsa hari ini untuk menjaga hal yang mendesak tetap terlihat.

Untuk mulai mengelola tugas Anda, cukup pilih Tugas di panel navigasi Outlook. Di sana, Anda dapat melihat dan mengelola semua tugas Anda, baik tugas pribadi maupun tugas kolaboratif, dan sesuaikan mereka semaksimal mungkinSelain itu, dari lokasi yang sama, Anda dapat mengakses pengaturan untuk mengelola daftar pintar dan pengaturan penting lainnya.

Jika sewaktu-waktu Anda ingin menyederhanakan antarmuka, Anda dapat nonaktifkan daftar pintar dari pengaturan Yang Harus Dilakukan dalam Outlook, memberi Anda kontrol lebih besar atas pengalaman tersebut.

Membuat dan mengatur tugas baru di Outlook

Proses penambahan tugas baru intuitif dan serbaguna. Anda dapat membuat daftar sebanyak yang Anda butuhkan, tergantung pada bidang kehidupan Anda, dan di dalam setiap daftar, ketuk ikon plus di samping Tambahkan tugasMasukkan nama atau deskripsi singkat dan tetapkan ke daftar pilihan Anda, baik pribadi, profesional, spesifik, atau daftar pintar.

Menariknya, jika Anda menambahkan tugas langsung ke daftar pintar, tugas tersebut akan disimpan di daftar tugas umum dan akan terkait dengan daftar pintar tempat Anda membuatnya. Dengan demikian, Anda dapat mengelompokkan dan memfilter tugas berdasarkan prioritas, tanggal, atau cakupan.

Outlook memungkinkan Anda mengelola setiap tugas secara individual: memilih tugas akan membuka panel detail dengan semua opsi untuk menyelesaikan, mengedit, mengubah statusnya, atau menambahkan informasi tambahan.

Manajemen tugas tingkat lanjut: pengingat, tanggal jatuh tempo, pengulangan, dan langkah-langkah

Tugas di Outlook dapat ditingkatkan dengan berbagai cara agar sesuai dengan hampir semua alur kerja. Dengan melihat detail tugas, Anda dapat:

• Tambahkan langkahIdeal untuk memecah tugas besar menjadi subtugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Setiap langkah dihitung, dan penghitung menampilkan jumlah langkah yang telah selesai dibandingkan dengan langkah yang tertunda.
• Tandai pentingnyaAnda dapat memprioritaskan tugas yang paling relevan dan menyorot tugas yang membutuhkan perhatian segera. Anda akan dengan mudah melihatnya dalam daftar. Penting Anda juga dapat menyusun ulang daftar berdasarkan tingkat kepentingan, dengan selalu menempatkan item yang paling mendesak di bagian atas.
• tambahkan catatanJika Anda perlu melengkapi tugas dengan lebih banyak informasi, ide, atau klarifikasi, cukup tambahkan catatan dari panel detail.
• gunakan tag: mengatur tugas dengan hashtags (misalnya, #kerja, #pribadi) untuk menemukannya dengan cepat menggunakan bilah pencarian atau dengan memfilter berdasarkan tag pilihan Anda.
• Tetapkan file: Anda dapat melampirkan gambar, dokumen, atau file lainnya (hingga 25 MB per tugas) untuk menyimpan semua yang Anda butuhkan saat menjalankan tugas.

Selain itu, Anda dapat menjadwalkan pemberitahuan dan tanggal kedaluwarsaDengan memilih tugas, Anda dapat memilih kapan Outlook akan mengingatkan Anda: nanti, besok, minggu depan, atau pada tanggal dan waktu yang Anda inginkan. Tugas terjadwal akan otomatis muncul dalam daftar. Berencana dan Anda akan dapat melihat daftar tugas untuk hari ini, besok, atau hari-hari mendatang.

Terakhir, jika ada tugas yang diulang secara berkala, cukup aktifkan opsi Ulangi dan pilih interval (harian, mingguan, bulanan, khusus, dsb.).

Kategori dan organisasi tugas yang cerdas

Fungsi mendasar lainnya untuk menghindari tersesat di tengah segunung tugas adalah penggunaan kategoriAnda dapat menetapkan beberapa kategori untuk setiap tugas berdasarkan kriteria yang biasa Anda gunakan di Outlook (pekerjaan, perjalanan, pribadi, dll.). Kategori-kategori ini disinkronkan di berbagai aplikasi Microsoft dan juga akan ditampilkan jika Anda mengategorikan email yang ditandai.

Untuk menambahkan kategori, cukup pilih tugas yang diinginkan, pilih "Tambah Kategori", lalu pilih satu atau beberapa kategori yang sudah ada. Jika Anda perlu membuat kategori baru, Anda dapat melakukannya dari pengaturan akun Outlook Anda, di bagian Kategori.

Jika Anda menandai email yang sudah memiliki kategori, mengonversinya menjadi tugas akan menyimpannya dan menyinkronkannya kembali. Anda dapat menghapus kategori kapan saja dengan mengeklik tanda 'X' pada label yang sesuai.

Lampirkan file dan catatan ke tugas

Outlook memungkinkan Anda menambahkan konteks ke setiap tugas dengan mudah menambahkan file dan gambar. Dari detail tugas apa pun, gunakan opsi + Tambahkan file untuk mengunggah apa pun yang Anda butuhkan dari perangkat Anda, asalkan ukurannya tidak melebihi 25 MB. Ini ideal untuk menyimpan presentasi, spreadsheet, gambar, atau materi pendukung apa pun yang terkait dengan tugas tertentu.

Fitur ini terutama berguna untuk tugas kolaboratif atau untuk menghindari hilangnya dokumen penting yang terkait dengan setiap tujuan.

Panel Hari Saya dan tampilan terpadu acara dan tugas

Panel Hari saya telah memperoleh banyak keunggulan dalam versi Outlook yang lebih baru, yang memungkinkan Anda melihat semua item utama dalam sekejap. acara kalender dan tugas yang harus dilakukan di mana pun Anda berada: dari email, kalender, atau bahkan bagian kontak Anda.

Dari atas, Anda dapat membuka panel ini dan mengakses tab Kalender dan Tugas. Di sana, Anda akan memiliki opsi untuk:

• Lihat acara yang dijadwalkan setiap hari dan gulir melalui tanggal untuk melihat apa yang akan datang.
• Buat acara atau tugas cepat baru dari panel yang sama.
• Susun ulang tugas, tandai sebagai penting atau selesai, dan akses detail mendalam dengan satu klik.
• Ubah tampilan antara agenda, hari atau bahkan menampilkan kalender yang berbeda pada saat yang bersamaan.
• Bergabunglah dalam rapat Teams secara langsung, tanpa harus berpindah layar.

Tampilan terpusat ini menyederhanakan pengambilan keputusan, menyederhanakan pelacakan sehari-hari, dan mempercepat pembuatan acara dan tugas baru secara real-time.

Otomatisasi: Acara yang dibuat dari email di Outlook

Outlook dapat secara otomatis memindai kotak masuk Anda dan mengekstrak informasi relevan untuk membuat acara di kalender Tanpa pengawasan. Ini sangat berguna untuk pemesanan tiket pesawat, hotel, rental mobil, pesanan online, dan janji temu servis, antara lain.

Saat pertama kali Outlook mengidentifikasi acara baru dari email, Anda akan menerima pemberitahuan dan ringkasan acara yang akan ditambahkan. Peristiwa ini ditandai sebagai pribadi, tetapi Anda dapat mengubah pengaturan dari bagian Pilihan > Kalender > Acara Email, memilih apakah Anda ingin acara tersebut hanya muncul di kotak masuk, di kalender, atau keduanya, dan apakah Anda ingin acara tersebut bersifat publik atau privat.

Selain itu, Anda dapat menyesuaikan jenis acara yang ingin ditambahkan secara otomatis dan mengaktifkan atau menonaktifkan fitur tersebut kapan saja, baik di web maupun di aplikasi klasik.

Jadwalkan rapat dan acara di kalender Outlook

Outlook menyediakan seperangkat alat penjadwalan lengkap di ujung jari Anda pertemuan individu, pertemuan kelompok, atau acara berulangUntuk memulai, cukup buka kalender dan pilih Acara baruDari sana Anda dapat:

• Tambahkan judul dan lokasi.
• Undang peserta, bedakan antara yang perlu dan opsional.
• Gunakan Penyihir untuk pemrograman yang menandai ketersediaan setiap orang dan bahkan menyarankan slot waktu terbaik.
• Tetapkan frekuensi, apakah acara akan tepat waktu atau akan diulang dalam el tiempo.
• Aktifkan opsi rapat daring menggunakan Teams atau Skype sesuai dengan preferensi grup.
• Sertakan lampiran, catatan, dan informasi relevan apa pun sebelum mengirim undangan.

Anda juga dapat menambahkan peserta tambahan ke rapat yang sudah ada dengan membuka acara dan mengedit daftarnya. Jika Anda penyelenggara, cukup perbarui dan kirim ulang undangan; jika Anda peserta, Anda dapat mengirim ulang undangan kepada orang lain.

Sinkronisasi antara Planner dan kalender Outlook

Integrasi Outlook dengan Perencana Microsoft Memungkinkan Anda melihat jadwal rencana dan tugas yang ditetapkan di kalender Outlook Anda. Untuk melakukannya, Anda dapat:

• Buka rencana di Planner dan pilih 'Tambahkan rencana ke kalender Outlook'.
• Buat umpan iCalendar dan tambahkan sebagai kalender tambahan.
• Ulangi proses ini untuk tugas-tugas dalam rencana Anda dan tugas-tugas yang ditugaskan kepada Anda.
• Lihat semua tugas rencana Anda, tanggal jatuh tempo, dan kemajuannya di Outlook, dan akses detailnya atau edit di Planner.
• Hapus umpan iCalendar kapan saja jika Anda ingin menghentikan sinkronisasi.

Personalisasi dan trik tambahan untuk manajemen yang efisien

Outlook menawarkan beberapa fitur canggih bagi pengguna yang ingin mengoptimalkan seluruh alur kerja mereka:

• Pemberitahuan tambahan: Anda dapat menambahkan lebih dari satu pengingat ke tugas dan acara, menyesuaikan pesan.
• Bar To-Do Klasik: Menjaga semuanya dalam tampilan (acara, tugas, kontak) dan dapat disesuaikan untuk hanya menampilkan apa yang Anda inginkan.
• Akhiri rapat secara otomatis:Dalam Outlook untuk Microsoft 365, Anda dapat mengaktifkan opsi untuk mengakhiri rapat beberapa menit lebih awal, sehingga menyisakan ruang antar janji temu.
• Seret dan lepas: Anda dapat memindahkan tugas ke kalender untuk mengubahnya menjadi acara atau sebaliknya, sehingga menyederhanakan perencanaan.

Penggunaan fitur-fitur ini secara cerdas akan membantu Anda mengatur jadwal, menghindari kelupaan, dan memanfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya baik di tempat kerja maupun dalam kehidupan pribadi Anda.

Isaac

Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.