Cara mengatur balasan otomatis di WhatsApp Business langkah demi langkah

Bisnis WhatsApp telah menjadi alat penting bagi ribuan bisnis. Dan tidak mengherankan, karena memungkinkan komunikasi yang cepat dan langsung dengan pelanggan. Namun, menanggapi setiap pesan secara manual dapat menjadi tugas yang melelahkan, terutama jika pesan diulang terus-menerus.

Untungnya ada tanggapan otomatis, fitur yang memungkinkan Anda menghemat waktu, meningkatkan citra profesional Anda, dan melayani klien Anda kapan saja sepanjang hari. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengaturnya langkah demi langkah, menjelaskan kegunaannya dalam setiap kasus, dan memberikan contoh spesifik yang dapat Anda terapkan segera.

Apa itu balasan otomatis di WhatsApp Business?

Respons otomatis Di WhatsApp Business, ini adalah pesan yang telah ditentukan sebelumnya yang secara otomatis dikirim saat pelanggan menghubungi Anda dalam kondisi tertentu: di luar jam kerja, saat memulai percakapan, atau saat Anda menggunakan balasan cepat.

Mereka adalah solusi yang bagus untuk mempertahankan perhatian yang konstan dan profesional, bahkan jika Anda tidak tersedia pada saat itu. Selain itu, mereka membantu membangun kepercayaan, mengoptimalkan el tiempo staf perawatan dan menstandardisasi kualitas respons.

di sana tiga jenis utama respons otomatis dalam aplikasi WhatsApp Business:

• Pesan selamat datang: Digunakan untuk mengirimkan salam otomatis saat seseorang menulis kepada Anda untuk pertama kalinya, atau setelah 14 hari tanpa kontak.
• Pesan ketidakhadiran: dikirim di luar jam kerja atau saat Anda sedang bepergian.
• Menjawab dengan cepat: Pesan tersebut merupakan pesan yang telah didesain sebelumnya yang dapat diaktifkan dengan pintasan pilihan Anda. Ideal untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan.

Cara mengatur pesan otomatis langkah demi langkah

Aplikasi WhatsApp Business mencakup kemampuan untuk membuat respons otomatis tanpa memerlukan perangkat lunak eksternal di antara alat intinya. Di bawah ini kami tunjukkan cara melakukannya dalam setiap kasus:

1. Konfigurasikan pesan selamat datang

Untuk membuat kesan pertama yang baik, tidak ada yang lebih baik daripada sapaan otomatis. Dengan cara ini Anda bisa bersikap ramah dan siap sedia bahkan saat Anda sedang offline. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka WhatsApp Business dan ketuk ikon tiga titik di sudut kanan atas.
2. Pilih “Alat untuk perusahaan” lalu pergi ke “Pesan selamat datang”.
3. Aktifkan opsinya “Kirim pesan selamat datang”.
4. Edit pesan yang akan dikirim (misalnya: “Halo! Terima kasih telah menulis kepada kami. Kami akan segera menanggapi pertanyaan Anda.”).
5. Tentukan penerima: semua, kontak baru, kontak tertentu, atau lewati beberapa.
6. Simpan perubahan dan akan aktif.

2. Mengatur pesan ketidakhadiran

Saat Anda tidak tersedia atau sedang di luar jam kerja, WhatsApp dapat secara otomatis memberi tahu pelanggan. Dengan cara ini Anda mencegah mereka berpikir Anda mengabaikan pesan mereka.

1. Akses ke Alat untuk perusahaan di menu tiga titik.
2. Ketuk “Pesan ketidakhadiran” dan aktifkan fungsinya.
3. Edit pesan Anda (misalnya: “Hai, terima kasih telah menulis. Kami tidak dapat membalas saat ini, tetapi kami akan membalasnya segera setelah kami tersedia kembali.”).
4. Pilih waktu pengiriman: selalu, sesuai jadwal khusus, atau di luar jam kerja yang ditetapkan.
5. Simpan perubahannya.

3. Buat respons cepat

Balasan ini memungkinkan Anda mengirim pesan secara berkala secara instan dengan menggunakan pintasan seperti “/hello” atau “/send.” Untuk mengonfigurasinya:

1. Di WhatsApp Business, buka Alat untuk perusahaan dan pilih Cepat menjawab.
2. Klik pada ikon "+" untuk membuat yang baru.
3. Ketik pesan yang ingin Anda simpan (misalnya: “Jam operasional kami adalah pukul 9 hingga 00, Senin hingga Jumat.”).
4. Tetapkan pintasan yang mudah diingat seperti /jadwal.
5. Simpan dan Anda dapat menggunakannya sekarang dengan mengetik “/schedule” dalam percakapan apa pun.

Contoh pesan otomatis untuk bisnis Anda

Berikut adalah pilihan teks yang dapat Anda salin, adaptasi, atau gunakan sebagai inspirasi untuk pesan Anda sendiri.

Pesan selamat datang

• Selamat Datang Standar: “Halo! Selamat datang di toko kami. Ada yang bisa kami bantu hari ini?”
• Dengan penuh rasa syukur: “Terima kasih telah menulis kepada kami. Kami menghargai minat Anda dan akan dengan senang hati membantu Anda.”
• Dengan penawaran: “Terima kasih atas pesan Anda! Ingat, kami menawarkan diskon 10% untuk pembelian pertama Anda.”
• Dipersonalisasi: “Hai, kami senang membantu. Apa yang Anda butuhkan?”

Pesan absen

• “Hai, terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kami sedang tidak tersedia, tetapi kami akan segera menghubungi Anda kembali.”
• “Jam kerja kami adalah Senin sampai Jumat, pukul 9:00 pagi sampai 18:00 sore. Jika Anda menulis kepada kami di luar jam tersebut, kami akan menanggapi keesokan harinya.”
• “Kami sedang berlibur sampai . Anda dapat meninggalkan pesan dan kami akan merespons saat kami kembali.”

Jawaban Cepat dan Bermanfaat

• /jadwal: “Kami tersedia dari Senin sampai Jumat, pukul 9:00 pagi sampai 18:00 sore.”
• /membayar: “Kami menerima kartu kredit, PayPal, transfer bank, dan Bizum.”
• /pengiriman: “Pengiriman kami memakan waktu antara 3 dan 5 hari kerja, tergantung wilayahnya.”
• /mengembalikan: “Anda dapat mengembalikan produk apa pun dalam waktu 30 hari dengan tanda terima.”
• /saham: “Ya, produk itu tersedia. Apakah Anda ingin kami memesankannya untuk Anda?”

Keuntungan menggunakan pesan otomatis dalam bisnis Anda

Selain menghemat waktu, mengonfigurasi respons ini memiliki banyak manfaat yang secara langsung memengaruhi kualitas layanan pelanggan dan kinerja bisnis.

1. Perhatian yang konstan dan tanpa usaha

Respons secara otomatis kapan saja sepanjang hari, bahkan saat Anda tidak sedang menggunakan ponsel. Hal ini menunjukkan profesionalisme dan mencegah Anda kehilangan klien karena tidak merespons tepat waktu. Jika Anda mencari informasi lebih lanjut tentang cara meningkatkan dukungan pelanggan, Anda dapat memeriksa artikel ini di mengatur balasan otomatis di Outlook.

2. Hemat waktu

itu Respon cepat mengurangi pekerjaan berulang dan mempertahankan nada yang seragam pada semua pesan. Ideal untuk FAQ (pertanyaan yang sering diajukan), pengembalian, jadwal, dan banyak lagi. Untuk detail lebih lanjut tentang otomatisasi, Anda dapat memeriksa tutorial ini di aktifkan balasan otomatis di Outlook.

3. Otomatisasi yang efisien

Anda mengotomatiskan tugas yang berulang seperti mengirim salam, mengonfirmasi pesanan, atau menanggapi pertanyaan harga, tanpa perlu mempekerjakan staf tambahan. Jika Anda memerlukan informasi tambahan tentang cara mengatur respons otomatis, lihat artikel ini di mengatur respons otomatis.

4. Peningkatan pengalaman pelanggan

Pelanggan yang menerima pesan yang jelas dan cepat merasa seperti sedang dirawat. Ini meningkatkan persepsi merek Anda dan membangun loyalitas.

Bagaimana jika Anda membutuhkan lebih banyak? Gunakan WhatsApp Business API

Jika aliran pesan Anda besar atau Anda ingin melampaui apa yang diizinkan oleh aplikasi dasar, Anda dapat memilih WhatsApp Business API, solusi yang lebih canggih yang dirancang untuk perusahaan menengah atau besar.

Dengan ini Anda dapat:

• Usar chatbots untuk merespons secara otomatis dan cerdas.
• Mengirim pesan massal dan kampanye promosi dalam WhatsApp.
• Tambahkan tombol interaktif, menu, atau sistem pemesanan.
• Sentralisasikan perawatan dari satu nomor untuk banyak agen.

Untuk mengakses fungsi-fungsi ini Anda perlu bekerja dengan pemasok resmi (BSP), seperti Sinch Engage, yang memfasilitasi akses teknis dan koneksi ke API tanpa mengharuskan Anda memiliki peralatan TI sendiri.

Selain itu, platform seperti Aunoa juga menawarkan solusi otomatisasi melalui chatbot khusus yang merespons secara otomatis dan tersedia 24/XNUMX.

WhatsApp Business menawarkan berbagai alat untuk meningkatkan layanan pelanggan Anda. Mendirikan pesan otomatis Sederhana, gratis, dan dapat membuat perbedaan besar dalam persepsi audiens terhadap bisnis Anda. Dan jika Anda perlu melangkah lebih jauh, ada pilihan seperti API untuk lebih meningkatkan skala dan memprofesionalkan komunikasi bisnis Anda.

Artikel terkait:

Cara mengaktifkan tanggapan otomatis di Outlook | Tutorial konfigurasi

Isaac

Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.