Cara mencadangkan email Anda di Hotmail dan Outlook

Mencadangkan email Anda bukan hanya untuk para geek: ini adalah jaring pengaman penting Baik untuk pekerjaan maupun kehidupan pribadi. Baik Anda mengganti komputer, memigrasikan akun, atau hanya ingin memiliki arsip sendiri, memiliki cadangan data akan menghemat waktu dan memberi Anda ketenangan pikiran.

Di Outlook dan Microsoft Mail (Outlook.com/Hotmail) ada beberapa cara untuk menyimpan informasi Anda: dari mengekspor file data .pst atau .olm, hingga metode cepat seperti drag and drop, menyalin ke akun lain (misalnya, Gmail), mengekspor ke Excel, atau mengarsipkan otomatis. Di bawah ini, kami memandu Anda langkah demi langkah agar tidak ketinggalan apa pun, dengan peringatan dan saran praktis sehingga Anda melakukannya dengan benar pada kali pertama.

Hal pertama yang pertama: Bagaimana Outlook menyimpan email dan apa artinya bagi cadangan Anda

Jika Anda menggunakan Exchange atau IMAP, pesan Anda disimpan di server dan disinkronkan dengan komputer Anda; ini berarti Anda akan selalu memiliki akses online dan salinan lokal Anda adalah "cermin". Di akun ini, Outlook menggunakan file. .ost secara lokal (cache offline), sementara data akhir ada di server.

Untuk akun POP (termasuk POP3), Outlook mengunduh email dan menyimpannya secara lokal sebagai berkas .pstDalam hal ini, .pst adalah "tempat penyimpanan" Anda untuk email, kontak, dan kalender; ukurannya dapat mencapai 50 GB per file, dan Anda dapat membuat banyak file untuk mengatur kehidupan digital Anda.

Perlu diperjelas perbedaan antar format: .pst (Personal Storage Table) adalah wadah lokal berisi semua materi Anda, dan .ost (Offline Storage Table) adalah salinan sementara yang disinkronkan Outlook dengan server saat Anda terhubung. Memahami hal ini akan membantu Anda memilih metode penyimpanan yang tepat. dukungan yang memadai (jenis-jenis backup).

Jika Anda menggunakan Exchange dan perlu meninjau file lama atau riwayat, tanyakan kepada administrator Anda untuk opsi akses. berkas server, karena organisasi dapat menerapkan kebijakan penyimpanan atau secara otomatis mengarsipkan item lama.

Persiapan sebelum mengekspor di Outlook klasik (desktop)

Sebelum menekan tombol ekspor, luangkan waktu sebentar untuk mempersiapkan akun Anda. Periksa Outlook untuk memastikan Anda berada di akun yang benar, terutama jika Anda memiliki beberapa akun, dan lakukan sedikit pembersihan untuk mengurangi ukuran kotak surat dan menghindari duplikat yang tidak Anda perlukan.

Secara default, Outlook hanya menyinkronkan email tahun lalu dalam beberapa konfigurasi. Jika Anda ingin mengekspor semuanya, buka Outlook di Pengaturan Akun > Nama Akun & Pengaturan Sinkronisasi, lalu geser slider ke "Semua" sehingga diunduh sepenuhnya sebelum diekspor.

Penting: Jangan ekspor .pst Anda langsung ke folder yang disinkronkan dengan OneDrive. Sinkronisasi OneDrive otomatis dapat memblokir atau merusak file Anda. file .pst sedang digunakan; lebih baik menyimpannya di jalur lokal yang tidak tersinkronisasi, dan jika Anda ingin mengunggahnya, lakukan secara manual saat Outlook ditutup atau unggah ke Google drive.

Ekspor email, kontak, dan kalender ke file .pst di Outlook klasik

Mengekspor file .pst akan membuat salinan item Anda; tidak ada yang terhapus di Outlook. File .pst berisi lampiran, tetapi tampilan, izin, aturan, atau daftar pengirim yang diblokir tidak disertakan (metadata tersebut tidak diekspor). Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengekspor. lengkap dan aman:

1. Pada pita atas, pergi ke Arsip.
2. Pilih Buka dan ekspor > Impor atau ekspor.
3. Pilih Ekspor ke file dan ketuk Berikutnya.
4. Marca File data Outlook (.pst) dan ketuk Berikutnya.
5. Pilih akun atau folder yang akan diekspor (aktif) Sertakan subfolder untuk membawa Anda ke Kotak Masuk, Kalender, Kontak, dan Tugas). Berikutnya.
6. pers Meninjau untuk memilih lokasi dan nama file .pst.
7. Di Opsi, tentukan cara menangani duplikat jika Anda mengekspor ke file .pst yang ada.
8. Berakhir dengan menyelesaikanJika Anda mau, tambahkan kata sandi ke file .pst baru untuk melindunginya.
9. Jika Outlook meminta Anda untuk membuat file data baru, Anda dapat menentukan kata sandi opsionalSaat Anda membuka kembali file .pst tersebut atau mengimpornya ke akun lain, Anda akan diminta untuk mengaksesnya, yang memperkuat privasi pesan Anda.

Setelah dibuat, file .pst bersifat portabel: Anda dapat mengimpornya ke akun atau PC lain. Ini adalah metode yang ideal untuk migrasi antar versi (misalnya, dari Outlook 2016 ke Outlook 2021/Microsoft 365) atau untuk memindahkan konten antar versi. akun pribadi dan bisnis.

Data apa yang dilakukan saat mengekspor dan kapan disarankan untuk mengekspor?

Mengekspor ke .pst akan menyalin email, lampiran, kontak, kalender, dan tugas. Konten Outlook tidak akan dihapus, dan setelah selesai, Anda akan tetap melihat semuanya di kotak masuk. Namun, semua ini tidak termasuk. tampilan, izin, aturan atau daftar pengirim yang diblokir.

Kasus umum untuk ekspor: pindah dari akun pribadi ke akun perusahaan, memindahkan email dari platform lain (misalnya Yahoo) ke Microsoft 365, ganti PC atau beralih dari Windows ke Mac, atau cukup buat salinan berkala untuk disimpan di tempat yang aman.

Jika Anda hanya tertarik pada kontak, pertimbangkan untuk mengekspornya ke .csv dari Outlook, yang merupakan format yang mudah untuk diimpor ke layanan lain dan membuat cepat bersih dalam spreadsheet.

Hati-hati dengan otomatisasi: tidak ada cara bawaan untuk melakukan pencadangan penuh secara berkala untuk "semua yang baru dan yang lama". Fitur Arsip Otomatis memindahkan atau menyalin item lama, tetapi tidak menggantikan cadangan. ekspor komprehensif berulang

Outlook Baru: Ekspor dari Pengaturan > File > Ekspor

Dalam pengalaman desktop Outlook terbaru, alurnya bahkan lebih terarah. Buka klien dan buka Pengaturan > File > EksporKlik "Enter" dan lanjutkan panduan untuk memilih kotak surat atau folder tertentu yang ingin Anda ekspor.

Panduan akan memandu Anda memilih apa yang akan disertakan dan di mana menyimpannya. Setelah selesai, salinan Anda akan siap, sama validnya dengan file .pst Outlook klasik. impor atau arsipkan kemudian.

Metode alternatif: seret dan lepas, Excel, kirim ke Gmail

Jika Anda tidak memerlukan .pst penuh, Anda dapat menggunakan Trik berguna. Cara paling sederhana adalah membuka folder di Outlook, pilih pesan dan seret mereka ke folder dari PC Anda; dengan cara ini Anda akan menyimpan salinan email Anda sebagai file individual (.msg pada Windows), cocok untuk pencadangan cepat.

Pilihan lainnya adalah mengekspor ke Excel untuk analisis atau pencatatan. Buka File > Opsi > Lanjutan > Ekspor > Ekspor ke file > Microsoft Excel, pilih folder, tujuan, dan simpan. Ini bukan cadangan "lengkap" seperti .pst, tetapi memberikan tampilan terstruktur.

Jika Anda ingin menyimpan pesan di layanan lain, tambahkan akun Gmail Anda ke Outlook desktop, tunggu hingga dimuat, lalu gunakan "Pindahkan > Salin ke Folder" ke folder Gmail yang dipilih. Anda juga dapat mengekspor ke .pst dan impor .pst itu di Gmail dari Outlook, mana pun yang Anda sukai.

Outlook untuk Mac: Cadangkan ke file .olm

Di macOS, Outlook membuat salinan di .olmProsesnya mudah: buka Outlook, buka Alat > Ekspor, pilih "Email" (Anda dapat menambahkan kontak atau kalender jika Anda tertarik), klik Lanjutkan, pilih folder tujuan, dan Selesai.

File .olm menyatukan informasi Anda dan dapat diimpor nanti ke Outlook untuk Mac itu sendiri. Ini adalah cara yang sangat praktis untuk membawa semuanya sekaligus, sama validnya dengan file .pst tetapi disesuaikan dengan lingkungan macOS.

Simpan ke USB, drive eksternal, atau lokasi lain

Setelah Anda membuat .pst (Windows) atau .olm (Mac), salin ke flash drive, USB atau drive eksternal. Ini cara yang bagus untuk menyimpan "kembaran" offline jika terjadi masalah. Ingat, file tersebut tidak boleh digunakan oleh Outlook saat sedang digunakan. salin atau pindahkan.

Jika Anda mengganti komputer, caranya semudah memindahkan berkas dari flash drive USB dan mengimpornya ke komputer baru setelah mengatur Outlook. Dengan begitu, Anda akan memiliki akses ke email, kontak, dan lainnya. acara kalender dari hari pertama.

Pencadangan otomatis dengan Arsip Otomatis dan batasan fitur ini

Outlook memungkinkan Anda mengonfigurasi Arsip Otomatis di File > Opsi > Lanjutan > Pengaturan Arsip OtomatisDi sana Anda memutuskan seberapa sering ia dijalankan, berapa lama item tersebut seharusnya berada, dan file .pst mana untuk memindahkannya.

Berguna untuk menjaga kotak masuk Anda tetap kecil dan memisahkan item lama, tetapi ingat batasannya: ini adalah arsip item lama, bukan "cadangan penuh" berkala untuk semua yang baru dan lama. Lengkapi pengarsipan otomatis dengan ekspor manual kadang.

Pulihkan: Cara mengimpor cadangan Anda ke Outlook

Pemulihan sama pentingnya dengan pencadangan. Untuk memulihkan cadangan, buka File > Buka & Ekspor > Ekspor Impor, pilih “Impor dari program atau file lain” dan ikuti panduannya.

Pilih “Outlook Data File (.pst)”, cari file tersebut, pilih cara menangani duplikat (ganti, izinkan, atau lewati), pilih folder tujuan (biasanya kotak surat utama Anda), dan aktifkan “Sertakan subfolder” jika Anda mencari restorasi lengkap.

Tempat penyimpanan email Anda tergantung pada jenis akun

Dengan Exchange dan IMAP, email terutama berada di server. Di komputer Anda, Outlook menyimpan cache lokal dalam sebuah berkas. .ost Terletak di folder AppData pengguna (Windows), memungkinkan Anda bekerja secara offline dan kemudian melakukan sinkronisasi.

Dengan POP, fokus utamanya adalah pada berkas .pst yang mendefinisikan akun. Jika Anda menghapusnya di server, berkas tersebut akan tetap berada di berkas .pst lokal Anda kecuali Anda mengubah pengaturannya. Itulah mengapa penting untuk memahami jenis akun dengan jelas sebelum merencanakan akun Anda. strategi penyalinan.

Hotmail/Outlook.com: Opsi ketika tidak ada salinan “satu klik” asli

Outlook.com (sebelumnya Hotmail) tidak menawarkan satu "cadangan asli" otomatis dari web untuk seluruh kotak surat Anda. Alternatif paling komprehensif adalah menggunakan Outlook desktop dan mengekspornya ke .pst menambahkan akun Outlook.com Anda ke klien.

Jika Anda menginginkan opsi spesifik per pesan, Anda dapat menyimpan email sebagai file individual. Beberapa peramban memungkinkan Anda menyimpan sebagai .eml; jika tidak berhasil, Anda dapat menggunakan Outlook desktop (seret dan letakkan) atau cetak/simpan sebagai. berkas lokal sesuai dengan yang diizinkan oleh sistem Anda.

Pilihan lainnya adalah menyalin isi email penting secara manual ke berkas teks atau mengekspornya satu per satu sebagai .eml/.msg dari klien desktop. Proses ini memang lebih rumit, tetapi praktis jika Anda ingin mengkurasi email penting. seleksi penting.

Ada juga alat pihak ketiga yang mengotomatiskan pencadangan akun Outlook.com secara besar-besaran dan simultan; ini berguna jika Anda mengelola volume besar dan ingin menghemat waktu, meskipun perlu dievaluasi keamanan dan dukungan sebelum mengadopsinya.

Artikel terkait:

Jenis-jenis backup: metode, keuntungan, dan cara memilih yang tepat

Isaac

Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.