Cara memantau kemajuan proyek Anda secara efisien di Microsoft Project

Saat mengelola suatu proyek, salah satu tantangan paling umum adalah memantau apakah Anda benar-benar maju seperti yang diharapkan atau justru terjadi kesalahan. Memantau kemajuan proyek Ini bukan sekadar memperbarui daftar tugas, tetapi memiliki pandangan yang jelas dan realistis tentang bagaimana pekerjaan berjalan dibandingkan dengan perencanaan awal. Microsoft Project Ini adalah salah satu alat paling ampuh untuk menjalankan kontrol ini, karena memungkinkan Anda membandingkan, menyesuaikan, dan memvisualisasikan kemajuan setiap fase, tugas, atau sumber daya yang terpengaruh secara real-time.

Dalam artikel ini Anda akan menemukan penjelasan yang komprehensif, sederhana dan alami agar Anda dapat menguasai pelacakan progres di MS Project. Mulai dari menyiapkan baseline dan meninjau status setiap tugas, hingga menggunakan laporan visual dan memanfaatkan praktik terbaik agar tidak ada yang terlewat. Baca terus untuk mengetahui semua Trik dan saran ahli ditujukan untuk mengelola proyek dalam ukuran apa pun, menghindari kejutan, dan mengambil kendali dari awal hingga akhir.

Mengapa penting untuk memantau kemajuan dalam Microsoft Project?

Mengelola proyek jauh melampaui sekadar menetapkan tugas dan mencentang kotak. Memantau kemajuan Pemantauan yang baik memastikan upaya yang kita investasikan selaras dengan tujuan dan tenggat waktu yang ditetapkan. Pemantauan yang baik memungkinkan kita mendeteksi risiko, mengantisipasi penyimpangan, dan mengambil keputusan sebelum terlambat.

Di Microsoft Project, pelaksanaan kontrol ini melibatkan:

• Bentuk sebuah garis dasar:Yaitu, gambaran sekilas rencana awal, yang akan digunakan untuk membandingkan setiap perubahan atau kemajuan aktual.
• Perbarui status tugas dan sumber daya secara berkala.
• Visualisasikan perbedaan antara apa yang direncanakan, apa yang dijadwalkan, dan apa yang benar-benar dilaksanakan.
• Mengomunikasikan status secara efektif kepada para pemangku kepentingan melalui laporan dan bagan yang jelas.

Memulai: Menetapkan Baseline dan Perencanaan Secara Detail

Sebelum meluncurkan proyek dan memulai tindak lanjut, sangat penting mendefinisikan sebuah pemrograman awal yang realistis dan menetapkan titik acuan. Ini memungkinkan Anda memiliki titik referensi objektif untuk membandingkan perkembangan pekerjaan.

Langkah-langkah untuk memulai adalah:

1. Buat daftar tugas diperlukan dan mengelompokkannya jika sesuai ke dalam beberapa fase atau hasil akhir.
2. Alokasikan sumber daya dan perkirakan waktu realistis untuk setiap tugas.
3. Atur tugas dan sumber daya menggunakan tampilan yang sesuai: bagan Gantt, tampilan jaringan, garis waktu, dll.
4. Buka tab Proyek > Tetapkan garis dasar untuk menyimpan data awal, yang nantinya akan Anda gunakan untuk melihat penyimpangan apa pun.

Tanpa langkah pertama ini, pemantauan kemajuan tidak ada artinya., karena Anda tidak akan mempunyai apa pun untuk membandingkannya atau mendeteksi penyimpangannya.

Cara memperbarui kemajuan proyek langkah demi langkah

Tinjauan kemajuan secara berkala merupakan kebiasaan mendasar. Di Microsoft Project, Anda dapat memperbarui status kemajuan dengan berbagai cara, tergantung pada informasi yang Anda miliki dan kebutuhan tim Anda.

Pilihan yang paling umum untuk mencatat kemajuan adalah:

• Persentase selesai: Untuk setiap tugas, Anda dapat menunjukkan berapa banyak pekerjaan telah selesai (misalnya 50%, 100%).
• Jam aktual dan waktu tersisa: Jika perlu, Anda dapat menentukan berapa jam telah mengumpulkan sumber daya atau seberapa banyak yang masih harus dilakukan.
• Titik kontrol visual: Berkat bagan Gantt pelacakan, Anda akan segera melihat tugas mana yang maju, sesuai rencana, atau tertinggal jadwal.

Untuk melakukannya:

1. Buka proyek Anda dan pilih Tampilan Pelacakan Bagan Gantt.
2. Klik tugas yang kemajuannya ingin Anda perbarui.
3. Ubah % yang diselesaikan atau masukkan jam kerja dan jam tersisa.
4. Perhatikan bagaimana bilah kemajuan diperbarui, dengan warna berbeda tergantung pada tingkat kemajuan.

Bandingkan kemajuan aktual dengan kemajuan yang direncanakan

Keuntungan besar dari Microsoft Project adalah, selain mencatat kemajuan, memungkinkan Anda untuk terus membandingkan realitas dengan garis dasarDengan cara ini, Anda dapat melihat sekilas apakah semuanya berjalan lancar, apakah ada penundaan, atau apakah ada sumber daya yang kelebihan beban.

Untuk membuat perbandingan ini:

• Anda dapat menerapkan Meja kerja dalam tampilan lembar, memeriksa pekerjaan aktual, pekerjaan yang direncanakan, dan varians.
• Dalam Pelacakan Gantt, bilah ganda ditampilkan: bilah bawah sebagai referensi (rencana awal) dan bilah atas dengan kemajuan saat ini.
• Kolom perbedaan Ini membantu Anda mengidentifikasi perbedaan negatif (penundaan atau upaya berlebihan) atau perbedaan positif (kemajuan).

Selain itu, dimungkinkan untuk meninjau:

• Kemajuan keseluruhan atau kemajuan berdasarkan kelompok tugas.
• Kemajuan setiap sumber daya, untuk mendeteksi alokasi berlebih.
• Tonggak-tonggak konkret dan tugas-tugas kritis.

Tinjauan kemajuan visual: laporan dan bagan Gantt

Salah satu kekuatan MS Project adalah kemampuannya untuk menampilkan informasi visual yang jelas dan terkini tentang status proyek. Laporan dan tampilan khusus memungkinkan Anda memahami situasi dengan cepat dan mengomunikasikannya kepada pemangku kepentingan lainnya.

Beberapa pilihan utama adalah:

• Bagan Gantt dengan batang pelacakan: Menunjukkan kemajuan setiap tugas sehubungan dengan garis dasar dan rencana saat ini.
• Skala waktu proyek: Memberikan ikhtisar, menyoroti tugas-tugas utama dan tonggak pencapaian. Ideal untuk presentasi dan komunikasi cepat.
• Laporan visual: Seperti diagram lingkaran, batang, tabel, atau laporan nilai yang diperoleh (yang menghubungkan pekerjaan yang dilakukan dengan anggaran dan el tiempo diinvestasikan).

Untuk mengakses laporan:

1. Tab Laporkan, Anda akan dapat memilih template yang telah dirancang sebelumnya seperti Status tugas masa depan atau analisis tonggak sejarah.
2. Anda dapat menyesuaikan laporan ini dengan memilih bidang dan periode yang paling Anda minati.

Mengidentifikasi dan menganalisis tugas yang tertunda dan margin penundaan

Salah satu risiko terbesar dalam proyek apa pun adalah tugas-tugas penting mulai mengalami penundaan. MS Project memudahkan untuk mendeteksi masalah ini menunjukkan di mana hambatannya dan berapa banyak waktu yang tersisa untuk bereaksi sebelum penundaan memengaruhi seluruh jadwal.

Bagaimana kamu melakukannya?

• Beralih ke tampilan Pelacakan Gantt dan menerapkan tabel perbedaan untuk membandingkan tanggal yang direncanakan dan tanggal aktual.
• Gunakan filter seperti Tugas yang terlambat untuk dengan cepat menyorot apa yang sudah terjadi.
• Jelajahi ladang Margin penundaan bebas y Penundaan total, yang menunjukkan seberapa lama Anda dapat menunda suatu aktivitas tanpa memengaruhi keseluruhannya.

Melacak pekerjaan dan sumber daya dari waktu ke waktu

Yang penting bukan hanya seberapa besar kemajuan yang telah dicapai secara keseluruhan, tetapi juga bagaimana pekerjaan didistribusikan dari waktu ke waktu dan di antara berbagai sumber daya. Microsoft Project memungkinkan Anda menganalisis upaya yang diinvestasikan, ketersediaan yang tersisa, dan apakah ada sumber daya yang dialokasikan secara berlebihan..

Anda dapat menggunakan tampilan Menggunakan tugas y penggunaan sumber daya untuk memeriksa distribusi pekerjaan, baik yang sudah dikerjakan maupun yang tertunda, selama periode waktu tertentu (hari, minggu, bulan, dll.). Dalam hal ini, disarankan untuk:

• Tinjau beban kerja dan deteksi kelelahan sebelum mengakibatkan penundaan atau kelelahan tim.
• Ubah tugas atau distribusikan ulang tugas berdasarkan kemajuan proyek.
• Ingatlah hari cadangan atau hari penyangga Anda, gunakan secara strategis jika timbul kejadian yang tidak terduga.

Penggunaan Aplikasi Web Proyek dan rekomendasi kolaborasi yang baik

Jika organisasi Anda menggunakan Project Web App, ini akan memudahkan Anda mengumpulkan informasi kemajuan langsung dari anggota tim, yang dapat memperbarui kemajuan, mencatat jam, atau melaporkan masalah tanpa harus mengakses Microsoft Project secara langsung.

• Pengguna dapat menunjukkan waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas dan kemajuan yang dicapai.
• Antarmuka ini memungkinkan Anda merekam pekerjaan proyek dan aktivitas administratif (liburan, cuti sakit, pelatihan, dll.).
• Pembaruan dapat dilakukan dalam tampilan berbeda, tergantung pada konfigurasi perusahaan.

Selain itu, jika timbul keraguan tertentu, sebaiknya selalu lakukan praktik berikut:

• Mintalah dukungan dari rekan lain yang sudah ahli dalam Project.
• Cari informasi dalam dokumentasi resmi atau komunitas pengguna.
• Hubungi administrator alat jika perlu.

Tips praktis untuk manajemen kemajuan yang optimal

Pemantauan proyek memerlukan perhatian konstan, fleksibilitas dan komunikasi yang efektif. Beberapa tip berguna adalah:

• Tinjau program setiap minggu untuk mengantisipasi penundaan dan mengambil tindakan tepat waktu.
• Ambil keputusan cepat segera setelah penyimpangan terdeteksi, tanpa menunggu masalah membesar.
• Jaga komunikasi yang lancar dengan para pemangku kepentingan, didukung oleh laporan visual dan ringkasan yang jelas.
• Manfaatkan kemampuan penyesuaian MS Project untuk membuat laporan spesifik tanpa membuat analisis menjadi terlalu rumit.
• Perbarui informasi kemajuan secara ketat dan jujur, hindari penipuan diri sendiri.

Pemantauan kemajuan di Microsoft Project tidak hanya memungkinkan mendeteksi penyimpangan y membuat keputusan yang terinformasi, tetapi juga untuk belajar dan meningkatkan diri dalam proyek-proyek mendatang. Menerapkan kebiasaan-kebiasaan ini, beserta penguasaan alat bantu visual dan pelacakan, akan menentukan keberhasilan proyek dan proyek-proyek yang menghadapi tantangan tak terpecahkan.

Artikel terkait:

Cara menggunakan Daftar Microsoft untuk mengelola proyek dan tugas

Isaac

Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.