Cara memadatkan dan memperbaiki database Access

Apakah Anda memiliki basis data Access yang menjadi lambat atau memberi Anda pesan kesalahan misterius? Anda mungkin pernah mengalami masalah kinerja, file yang semakin besar, atau bahkan, dalam kasus terburuk, file rusak yang membahayakan data terpenting Anda. Jangan panik! Microsoft Access mencakup alat yang ampuh untuk mencegah dan mengatasi masalah ini.

Dalam artikel ini, saya menjelaskan secara rinci cara memadatkan dan memperbaiki basis data Access Anda, apa saja proses yang terlibat, kapan menggunakannya, dan langkah-langkah untuk melakukannya tanpa kehilangan apa pun di sepanjang prosesnya. Selain itu, saya akan membantu Anda menentukan kapan saatnya uji MOT kendaraan Anda, apa yang harus dilakukan jika muncul kesalahan, dan cara mencegah masalah di kemudian hari. Apa pun tingkat kemampuan Anda, Anda akan menemukan informasi dan tipsnya di sini. Trik bahwa Anda perlu memastikan basis data Anda aktif dan berjalan dengan lancar.

Mengapa penting untuk memadatkan dan memperbaiki basis data Access?

Pemeliharaan Akses Reguler sangat penting untuk memastikan kinerja dan integritas data. Tidak seperti sistem lain, file Access (.accdb atau .mdb) cenderung bertambah besar dengan cepat seiring penggunaan, meskipun kita tidak menambahkan data baru. Hal ini terjadi karena penyimpanan dan penghapusan informasi menciptakan ruang kosong dan objek sementara yang tidak terhapus secara otomatis. Akibatnya, file membesar secara tidak perlu, Access menjadi lambat, dan kesalahan serta crash mulai muncul.

Selain itu, penggunaan dan penyuntingan intensif oleh banyak pengguna dapat merusak berkas. Ketika sebuah basis data dibagikan melalui jaringan dan beberapa orang mengerjakannya secara bersamaan (terutama jika kolom teks atau memo yang panjang sedang dimodifikasi), kemungkinan kerusakan meningkat. Selain itu, gangguan jaringan, penghentian paksa akses, virus, atau kesalahan sistem dapat menyebabkan kerusakan sistem. perangkat keras dapat merusak berkas, dengan risiko kehilangan informasi berharga.

Apa arti kompak dan perbaikan? Ini adalah dua proses pelengkap yang ditawarkan Access untuk menjaga basis data Anda tetap dalam kondisi baik. Compact menata ulang ruang internal berkas untuk menghilangkan pemborosan dan mengoptimalkan ukurannya, sementara Repair menemukan dan memperbaiki kesalahan dalam struktur, indeks, atau data yang rusak.

Apa itu pemadatan basis data?

Pemadatan basis data melibatkan pengoptimalan bagaimana data dan objek internal disimpan. Saat digunakan, Access meninggalkan celah setiap kali Anda menghapus rekaman, memperbarui informasi, atau mengubah desain tabel dan formulir. Celah ini tidak terisi secara otomatis, dan berkas menjadi terfragmentasi.

Saat memadatkan, Akses:

• Hapus spasi yang tidak digunakan, mengurangi ukuran file dan mempercepat akses.
• Atur ulang objek internal untuk membuat semuanya berjalan lebih cepatKueri, formulir, dan tabel terbuka lebih cepat, dan proses berjalan lebih efisien.

Data tidak dikompresi sebagaimana mestinya, tetapi ruang yang digunakan dioptimalkan. Hasilnya adalah berkas yang lebih kecil, lebih rapi, dan lebih sedikit kesalahannya.

Dan apa maksudnya memperbaiki basis data?

Proses perbaikan mencari dan mengoreksi kesalahan yang memengaruhi struktur atau integritas data. Hal ini terutama berguna jika Anda menerima pesan kesalahan saat membuka basis data, jika objek tidak berfungsi dengan benar, atau jika Anda mencurigai adanya kerusakan karena pemadaman listrik, kegagalan jaringan, atau masalah serupa.

Perbaikan dapat:

• Memperbaiki indeks yang rusak atau tabel yang rusak yang menyebabkan masalah saat mengakses informasi.
• Pulihkan objek yang yatim piatu atau terhapus secara tidak benar.
• Mencegah penyebaran kesalahan dan mengurangi risiko kehilangan data penting.

Kedua proses dapat dijalankan bersama-sama, karena Access mengintegrasikannya menjadi satu fungsi. «Database Kompak dan Perbaikan».

Alasan utama untuk memadatkan dan memperbaiki di Access

File akses dapat bertambah dan rusak karena berbagai alasan, dan pemeliharaan rutin adalah pencegahan terbaik.

• Ukuran berkas bertambah seiring penggunaan: Setiap penghapusan atau penyuntingan meninggalkan "sampah" internal yang tidak terhapus secara otomatis. Seiring waktu, berkas tersebut menjadi besar, memperlambat segalanya, dan dapat menyebabkan kesalahan.
• Akses serentak atau penutupan mendadak: Bila banyak pengguna memodifikasi data di waktu yang sama, khususnya pada jaringan, atau bila terjadi penghentian tak terduga, kemungkinan terjadinya kerusakan berkas meningkat.
• Bidang Memo (teks panjang): Mereka sangat rentan jika perubahan terhenti. Sangat umum, misalnya, kehilangan informasi jika jaringan gagal saat seseorang sedang mengedit kolom tersebut.
• Kegagalan perangkat keras dan virus: Kerusakan disk, bad sector atau malware dapat menyebabkan basis data menjadi tidak dapat dibaca.

Pemadatan dan perbaikan tidak hanya mengurangi ukuran, tetapi juga membantu menjaga struktur tetap utuh dan memulihkan data bila memungkinkan.

Kapan Anda harus memadatkan dan memperbaiki basis data Access?

Ada beberapa tanda yang jelas bahwa sudah waktunya melakukan pemeliharaan:

• Penurunan kinerja: Jika kueri memerlukan waktu lama, objek terbuka lambat, atau berkas memerlukan waktu lebih lama dari biasanya untuk dimuat.
• Kesalahan umum atau pesan peringatan saat membuka atau bekerja dengan basis data.
• Peningkatan ukuran file yang tidak dapat dibenarkan, bahkan ketika tidak ada data baru yang ditambahkan.
• Kesulitan mengakses tabel, formulir, atau catatan tertentu.

Bagaimanapun, Disarankan untuk melakukan pemadatan dan perbaikan secara berkala, terutama setelah impor besar, banyak penjualan, atau ketika penutupan tak terduga terjadi.

Persiapan sebelum pemadatan dan perbaikan: langkah-langkah utama

Sebelum Anda mulai memadatkan dan memperbaiki, ikuti tips berikut untuk mengurangi risiko:

• Selalu buat cadangan database yang diperbaruiDengan cara ini, Anda dapat memulihkan informasi Anda jika terjadi masalah selama proses tersebut.
• Pastikan tidak ada pengguna lain yang membuka basis data tersebut.Anda memerlukan akses eksklusif, terutama jika Anda sedang membangun jaringan.
• Periksa apakah Anda memiliki izin yang diperlukan untuk mengubah berkas di folder tempat basis data berada. Jika ada pertanyaan, silakan hubungi administrator Anda.
• Jika Anda menggunakan Access dalam mode multi-pengguna, beri tahu orang lain untuk menutup database sebelum melanjutkan..

Menggunakan cadangan adalah pertahanan terbaik terhadap kehilangan yang tidak disengaja. Anda dapat mencadangkannya secara manual (dengan menyimpan berkas .accdb atau .mdb ke lokasi lain) atau dengan menggunakan alat otomatis yang disertakan dalam Access.

Bagaimana cara memadatkan dan memperbaiki basis data Access?

Ada dua cara utama untuk melakukan proses ini, tergantung pada apakah Anda membuka basis data atau tidak:

Padatkan dan perbaiki secara manual dengan database tertutup

• Akses Terbuka, tetapi bukan database yang ingin Anda perbaiki.
• Di menu "File", pilih "Info" dan pilih opsi «Database Kompak dan Perbaikan».
• Akses kotak dialog, pilih file .accdb atau .mdb, dan klik OK.
• Proses akan berjalan otomatis. Tergantung ukurannya, prosesnya bisa memakan waktu beberapa detik hingga beberapa menit.

Kompak dan perbaiki dengan database terbuka

• Buka database seperti biasa di Access.
• Klik "File" > "Compact and Repair Database". Access akan menjalankan proses internalnya pada file yang aktif.

Pemadatan otomatis saat menutup database

• Buka basis data yang ingin Anda padatkan secara otomatis.
• Buka “File” > “Opsi” > “Basis Data Saat Ini”.
• Centang kotak Kompak saat dekat dan terima perubahannya. Dengan cara ini, setiap kali Anda menutup database tersebut, Access akan otomatis membersihkan dan mengoptimalkan file tersebut.

Catatan pentingDalam lingkungan multi-pengguna, aktifkan pemadatan otomatis hanya jika Anda tahu hal itu tidak akan mengganggu pekerjaan orang lain, karena basis data menjadi tidak dapat diakses untuk sementara waktu selama proses berlangsung.

Artikel terkait:

Panduan lengkap untuk mengatasi kesalahan pemformatan dan kerusakan database di Access

Alat tambahan dan pemecahan masalah

Selain sistem Akses standar, ada utilitas tambahan yang dapat membantu dalam kasus korupsi serius:

• JetKomputer: Alat gratis dari Microsoft untuk memperbaiki dan memadatkan berkas .mdb di luar program utama. Sangat berguna jika Access tidak dapat membuka berkas yang rusak.
• Mengimpor data ke database baruJika file asli tidak dapat dipulihkan, buat database kosong dan gunakan opsi "Impor" dari menu "Data Eksternal" untuk mengimpor tabel, kueri, dan formulir dari file yang rusak.
• Alat pihak ketigaAda program seperti Stellar Repair for Access atau layanan cloud seperti OfficeRecovery.com yang dapat mencoba memperbaiki file yang rusak parah ketika metode tradisional gagal.

Untuk pengguna tingkat lanjut, juga direkomendasikan dekompilasi modul VBA Akses dari online perintah, sehingga menghilangkan kode terkompilasi yang salah yang dapat menyebabkan kerusakan.

Kesalahan umum dan cara memperbaikinya

Selama perbaikan atau pemadatan, Anda mungkin menemukan peringatan berikut:

• "Basis data sedang digunakan": Beberapa pengguna atau layanan membiarkan basis data tetap terbuka. Tutup semua program yang mungkin mengakses berkas tersebut.
• "Basis data tidak dapat dibuka.": Berkas mungkin rusak parah. Coba masuk ke mode eksklusif, atau impor objek ke berkas baru.
• "Disk tidak cukup": Kosongkan sebagian ruang pada drive sebelum mencoba proses tersebut lagi.
• "Izin ditolak": Verifikasi bahwa Anda memiliki hak menulis dan berkas tidak dilindungi atau hanya-baca.

Jika Access hanya memperbaiki sebagian, maka akan ditampilkan tabel bernama “MSysCompactErrors.” Tabel ini mencantumkan objek yang tidak dapat dipulihkan. Anda dapat mencoba mengimpornya kembali dari cadangan.

Pencegahan: Cara menghindari kerusakan dan kehilangan data di Access

Cara terbaik untuk menghindari kejutan yang tidak menyenangkan adalah bersikap proaktif dan menerapkan rekomendasi berikut:

• Buat cadangan harian database Anda di lokasi terpisah.
• Aktifkan pemadatan otomatis hanya jika tidak memengaruhi jaringan pengguna lain.
• Defragmentasi disk yang menyimpan file besar secara berkala.
• Membagi database menjadi "frontend" (formulir, laporan) dan "backend" (tabel), terutama di lingkungan multi-pengguna.
• Jangan paksa tutup AksesSelalu gunakan prosedur normal untuk keluar dari aplikasi.
• Gunakan perangkat keras yang andal dan pantau integritas hard drive secara teratur..
• Hindari membuka database Access dengan program non-asli, yang dapat merusak format berkas.
• Perbarui Akses dan secara berkala Windows untuk memperbaiki kemungkinan kerentanan.

Solusi untuk masalah spesifik: database jaringan dan caching

Dalam beberapa skenario, seperti menggunakan Access pada server jaringan atau dengan file cache, Anda mungkin mengalami kesalahan khusus:

• Terjadi kesalahan saat memadatkan dengan file offlineJika basis data berada di folder yang dikonfigurasi untuk berjalan dalam mode cache offline dan jaringan terputus, pemadatan berkas mungkin gagal. Kosongkan cache berkas offline dan mulai ulang komputer Anda sebelum mencoba lagi.
• Masalah izin pada folder bersama: Pastikan folder tempat basis data berada memungkinkan penulisan dan modifikasi.

Memperhatikan kesehatan basis data Access Anda dapat menyelamatkan Anda dari banyak masalah. Dengan mengikuti tips ini, menjaga kebiasaan membuat cadangan, dan menerapkan proses pemadatan dan perbaikan secara teratur, data Anda akan selalu aman dan siap digunakan kapan pun dibutuhkan. Dan jika muncul kesalahan atau pesan aneh, Anda akan tahu harus mulai memperbaikinya dari mana.

Isaac

Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.