Apa itu PivotChart Excel dan bagaimana cara memaksimalkannya?

Jika Anda sering bekerja dengan data di Excel, Anda mungkin pernah merasa kewalahan dengan ribuan baris data dan tidak tahu harus mulai dari mana. Dalam kasus seperti itu, sebuah grafik dinamis atau PivotChart Ini bisa menjadi sekutu terbaik Anda untuk melihat gambaran keseluruhan secara sekilas, tanpa tersesat dalam angka-angka. Jenis grafik ini didukung oleh tabel pivot dan memungkinkan Anda untuk menganalisis, menyaring, dan menyajikan informasi dengan cepat dan interaktif.

Sebelum kita membahas grafis dinamis secara mendalam, penting untuk memahami dengan jelas apa itu grafis dinamis. tabel dinamisKami akan menjelaskan apa itu PivotChart dan bagaimana cara mengkonfigurasinya, karena PivotChart pada dasarnya adalah komponen visual dari semua analisis tersebut. Dari situ, kita akan melihat bagaimana cara membuat grafik dinamis dari awal, bagaimana cara menghasilkan grafik dari tabel pivot yang sudah ada, bagaimana cara meringkas dan menampilkan nilai-nilai, dan juga batasan apa yang dimiliki grafik ini saat membuat presentasi profesional, beserta beberapa solusi praktis.

Apa itu PivotChart di Excel?

Bagan Excel dinamis, yang dikenal sebagai Bagan PivotBagan adalah representasi grafis dari data dari tabel pivot. Dengan kata lain, ini adalah bagan yang "terhubung" ke tabel pivot yang diperbarui dan berubah berdasarkan filter, kolom, dan tata letak yang Anda terapkan pada tabel tersebut.

Grafik-grafik ini adalah interaktif sepenuhnyaSaat Anda memindahkan kolom antar baris, kolom, filter, atau nilai dalam tabel pivot, grafik akan menyesuaikan secara otomatis. Grafik ini juga dilengkapi tombol khusus untuk kolom dan filter sehingga Anda dapat mengubah tampilan langsung dari grafik, tanpa perlu menyentuh tabel.

Berbeda dengan grafik Excel biasa, grafik dinamis dirancang untuk mengeksplorasi dan menganalisis dataBukan hanya untuk dekorasi. Itulah mengapa ini sangat berguna ketika Anda bekerja dengan volume data yang besar dan perlu melihat pola, tren, atau perbandingan tanpa menulis rumus yang rumit.

Hubungan antara tabel pivot dan bagan pivot

Dasar dari setiap PivotChart selalu berupa... tabel dinamisTabel ini didasarkan pada rentang data (atau beberapa tabel terkait) dan memungkinkan Anda untuk mengelompokkan, meringkas, dan mengatur ulang informasi tanpa mengubah data sumber.

Dalam tabel pivot, kolom-kolom tersebut didistribusikan ke dalam empat zona utama: Filter, Kolom, Baris, dan NilaiDengan menyeret kolom ke masing-masing area ini, ringkasan yang berbeda dapat dibuat berdasarkan kumpulan data yang sama, tanpa perlu menulis rumus apa pun. Bagan dinamis "mewarisi" seluruh struktur ini.

Saat Anda membuat bagan dinamis dari tabel tersebut, maka seri, kategori, dan legenda Grafik tersebut didasarkan langsung pada kolom, baris, dan nilai yang ada di dalam tabel. Jika Anda mengubah tabel, grafik juga akan berubah. Jika Anda memfilter atau mengelompokkan tanggal dalam tabel (berdasarkan bulan, kuartal, tahun, dll.), grafik akan diperbarui untuk menampilkan tampilan yang persis sama.

Apa itu tabel pivot dan mengapa tabel pivot sangat penting untuk PivotCharts?

Dengan tabel pivot, Anda dapat beralih baris dan kolom secara langsung yang muncul di layar, menerapkan filter, mengelompokkan nilai, dan menghitung ulang total dalam hitungan detik. Semua ini tanpa harus membuat rumus yang panjang atau rumit, sesuatu yang sangat berguna bagi pengguna yang sering menghabiskan banyak waktu untuk membuat laporan berulang.

Bayangkan, misalnya, Anda memiliki daftar penjualan dengan ribuan catatan: tanggal, negara, wilayah, kota, produk, tenaga penjualan, dan jumlah. Dengan tabel pivot, Anda bisa mendapatkan informasi ini dalam hitungan detik. penjualan berdasarkan negaraKemudian Anda dapat melihat penjualan berdasarkan wilayah di setiap negara, atau penjualan berdasarkan kota dan produk, hanya dengan menyeret kolom ke area yang berbeda. Dari tampilan ini, Anda dapat membuat grafik dinamis yang secara visual menampilkan analisis yang sama.

Kegunaan utama tabel pivot dalam analisis data

Tabel pivot terutama digunakan untuk membuat laporan dan dasbor interaktifDi mana pengguna dapat mengubah filter dan kolom untuk menjawab berbagai pertanyaan bisnis. Ini bukan hanya tentang menambahkan data, tetapi juga tentang kemampuan untuk melihatnya dari berbagai sudut pandang dengan cepat.

Contoh tipikalnya adalah laporan penjualan berkala: dengan satu tabel data sumber dan tabel pivot yang dirancang dengan baik, Anda dapat Lihat data penjualan berdasarkan negara, produk, tenaga penjualan, atau periode. Tanpa perlu menduplikasi lembar kerja atau membuat rumus untuk setiap laporan. Cukup pindahkan kolom dan ubah filter.

Jenis laporan ini merupakan langkah alami selanjutnya menuju pembuatan grafik dinamis yang memungkinkan analisis visual tren, perbandingan antar kategori, evolusi temporal, dan lain-lain. Dengan demikian, apa yang berupa kumpulan angka dalam tabel menjadi grafik yang dapat dibaca sekilas.

Cara membuat tabel pivot langkah demi langkah (berdasarkan PivotChart)

1. Siapkan atau pilih sumber data

Langkah pertama adalah mengatur data dalam bentuk baris dan kolomtanpa baris kosong di antaranya dan dengan judul kolom yang jelas. Ini bisa berupa tabel Excel, rentang yang diformat sebagai tabel, atau bahkan data yang diimpor dari basis data.

Sebagai contoh, Anda bisa memiliki tabel dengan data penjualan dari toko komputer, dengan kolom-kolom seperti... Nomor faktur, nama perusahaan, tanggal, model, merek, dan jumlah.Itulah dasar yang akan digunakan tabel pivot untuk menghasilkan ringkasan.

2. Buat tabel pivot

Dengan memilih sel mana pun dalam rentang data, buka tab tersebut. menyisipkan lalu klik “PivotTable”. Excel akan secara otomatis mendeteksi seluruh rentang jika datanya terstruktur dengan baik.

Pada kotak dialog yang muncul, Anda dapat memilih apakah Anda ingin menempatkan laporan tabel pivot di spreadsheet baru atau pada lembar kerja yang sudah ada. Jika Anda memiliki add-in tersebut. Pivot DayaAnda juga dapat mengirim data tersebut ke model data untuk menggabungkannya dengan tabel terkait lainnya.

Setelah Anda menyetujui, Excel akan membuat tabel pivot kosong dan menampilkan panel di sebelah kanan. Daftar bidangDi mana Anda akan melihat semua kolom dari tabel sumber yang siap untuk diseret ke berbagai area.

3. Konfigurasi kolom tabel pivot

Di panel kolom tabel pivot, Anda memiliki empat area utama Di mana meletakkan kolom-kolom tersebut:

• Filter: untuk menerapkan filter umum ke seluruh laporan (misalnya, filter berdasarkan tahun atau negara).
• Kolom: untuk kolom yang ingin Anda lihat sebagai judul kolom tanpa pengulangan (misalnya, merek produk).
• Baris: untuk kolom yang ingin Anda tampilkan sebagai baris (misalnya, bisnis, produk, atau kota).
• Valores: untuk kolom numerik yang akan diterapkan fungsi agregasi (jumlah, hitungan, rata-rata, dll.).

Dengan menyeret dan meletakkan kolom ke area ini, Anda dapat membentuk laporan. Secara default, Excel menerapkan fungsi SUM ke kolom numerik yang Anda tempatkan di Nilai. Jika kolom tersebut berisi teks atau campuran tipe data, biasanya akan menggunakan fungsi tersebut. MEMBERI TAHUItulah mengapa penting untuk menjaga agar tipe data dalam tabel sumber Anda tetap bersih.

Tergantung pada kombinasi bidang yang Anda pilih, Anda dapat memperoleh ringkasan yang sama sekali berbeda pada sumber data yang sama. Misalnya, Anda dapat menempatkan kolom "nama tenaga penjualan" di Baris, "merek" di Kolom, dan "jumlah total" di Nilai untuk melihat berapa banyak penjualan yang dilakukan setiap tenaga penjualan per merek. Jika Anda kemudian menukar tenaga penjualan dan merek, Anda akan mendapatkan laporan yang strukturnya terbalik, tetapi dengan data yang sama.

Konfigurasikan “Ringkas nilai berdasarkan” pada tabel pivot

Di area Nilai, Anda dapat mengubah cara data dihitung. Dengan mengklik panah ke kanan nama kolom nilai Dengan memilih “Pengaturan bidang nilai”, sebuah kotak dialog dengan beberapa pilihan akan terbuka.

Di tab “Meringkas nilai-nilai denganAnda dapat memilih fungsi agregasi yang ingin Anda gunakan: Sum, Count, Average, Max, Min, Product, Count of Numbers, StDev, Var, dll. Excel akan secara otomatis menambahkan nama fungsi ke nama kolom dalam laporan, misalnya, "Jumlah dari Jumlah", meskipun Anda dapat mengubahnya di kotak "Nama Kustom".

Di kotak yang sama ini Anda dapat mengakses “Format angka"Untuk mengatur format semua nilai dalam bidang tersebut (mata uang, persentase, angka desimal, dll.). Ini memastikan bahwa baik tabel pivot maupun grafik pivot terkait menampilkan data dalam format yang konsisten dan mudah dibaca."

Konfigurasikan “Tampilkan nilai sebagai” untuk perhitungan lanjutan

Selain untuk meringkas, tabel pivot memungkinkan Anda untuk mengubah hasil menggunakan "Tunjukkan nilai sebagaiDari jendela Pengaturan Bidang Nilai yang sama, pada tab yang sesuai, Anda dapat menentukan agar nilai-nilai tersebut ditampilkan, misalnya, sebagai:

• persentase dari total keseluruhan
• % dari total baris atau kolom
• % dari elemen yang dipilih
• Selisih dari nilai dasar
• Perubahan persentase dari nilai dasar

Ini sangat berguna terutama ketika Anda ingin melihat, misalnya, berapa persentase setiap kategori terhadap total penjualan, bukan hanya jumlah dalam euro. Dalam kasus klasik pengeluaran rumah tangga, Anda dapat mengubah jumlah untuk setiap kategori menjadi persentase dari total untuk melihat berapa bagian yang dialokasikan untuk perumahan, transportasi, makanan, dll.

Jika Anda perlu melihat nilai absolut dan persentase secara bersamaan, Anda bisa seret kolom angka yang sama dua kali Di area Nilai: pada satu kolom, biarkan sebagai Jumlah, dan pada kolom lainnya, terapkan Tampilkan nilai sebagai “% dari total keseluruhan”. Dengan cara ini, untuk setiap item, Anda akan memiliki jumlah dan persentase yang sesuai dalam tabel pivot yang sama, dan keduanya dapat digunakan dalam grafik pivot.

Membuat grafik dinamis (PivotCharts) di Excel

Buat grafik dinamis dari tabel data.

Jika Anda belum memiliki tabel pivot, Anda dapat membuatnya. grafik dinamis langsung dari dataExcel akan secara otomatis membuat tabel pivot di balik layar dan mengaitkannya dengan grafik. Langkah-langkah dasarnya adalah:

1. Pilih sel di dalam tabel atau rentang data.
2. Buka tab menyisipkan lalu pilih opsi Bagan Dinamis (atau jenis bagan dinamis yang Anda inginkan, tergantung pada versinya).
3. Tentukan di mana Anda ingin menempatkan grafik dinamis (lembar kerja baru atau lembar kerja yang sudah ada).
4. Klik pada menerima.
5. Pilih atau seret kolom yang ingin Anda tampilkan di panel kolom bagan dinamis.

Secara paralel, Excel akan membuat sebuah tabel pivot terkaitInilah yang sebenarnya menjadi sumber data untuk grafik. Saat Anda memodifikasi tabel tersebut (kolom, filter, desain), grafik akan diperbarui secara otomatis tanpa Anda perlu menyentuh apa pun.

Buat bagan dinamis dari tabel pivot yang sudah ada.

Jika Anda sudah memiliki tabel pivot yang terkonfigurasi dengan baik, prosesnya bahkan lebih sederhana.. Anda hanya perlu:

1. Pilih sel mana pun di dalam tabel pivot.
2. Buka tab menyisipkan lalu klik “Grafik Dinamis”.
3. Pilih jenis grafik (kolom, batang, garis, lingkaran, dll.).
4. Konfirmasikan dengan menerima.

Grafik akan tetap sama terhubung secara otomatis ke tabel pivot spesifik tersebut. Setiap perubahan desain, filter, atau slicer yang Anda terapkan pada tabel akan langsung tercermin dalam grafik. Demikian pula, tombol filter dan kolom yang ditampilkan dalam grafik memungkinkan Anda untuk berinteraksi dengan data tanpa harus membuka tabel.

Tabel pivot dengan banyak tabel sumber dan relasi

Excel memungkinkan Anda membuat tabel pivot dari beberapa tabel terkaitIni sangat berguna ketika data Anda berada di tabel yang berbeda dalam basis data relasional (misalnya, SQL Server, Oracle, atau Access).

Langkah-langkah dasar Untuk bekerja dengan beberapa tabel dalam tabel pivot, Anda perlu:

Langkah 1: Impor tabel terkait
Anda mengimpor berbagai tabel dari basis data, dan Anda dapat melakukan ini sekaligus jika Anda memilih beberapa tabel. Tabel-tabel ini ditambahkan ke model data dan dapat dihubungkan satu sama lain.

Langkah 2: Tambahkan kolom ke tabel pivot
Pada daftar kolom yang akan Anda lihat sekarang semua tabel yang telah Anda impor. Anda dapat memperluas setiap data untuk melihat kolom-kolomnya dan menyeretnya ke area Baris, Kolom, Nilai, atau Filter, meskipun data tersebut berasal dari tabel yang berbeda, selama data tersebut terkait dengan benar.

Langkah 3: Buat relasi jika diperlukan
Jika Excel mendeteksi bahwa relasi antara dua tabel diperlukan untuk menyelesaikan analisis, Excel akan menampilkan pesan yang menunjukkan bahwa Anda harus membangun hubunganDalam hal ini, Anda mendefinisikan hubungan antara kolom-kolom kunci (misalnya, CustomerId dalam tabel penjualan dan CustomerId dalam tabel pelanggan) dan, dari situ, tabel pivot akan dapat menggunakan kolom dari kedua tabel tanpa masalah.

Ketika tabel pivot ini dihubungkan ke grafik dinamisAnda dapat merepresentasikan data dari beberapa tabel secara visual, seperti penjualan berdasarkan wilayah geografis dengan menggabungkan data pelanggan dan penjualan, atau ringkasan berdasarkan produk menggunakan informasi dari berbagai sumber.

Grafik dan segmentasi dinamis untuk analisis interaktif

Grafik dinamis bekerja sangat baik bila dikombinasikan dengan segmentasi (Slicers) dan skala waktuSegmentasi memungkinkan Anda untuk memfilter informasi secara visual berdasarkan bidang seperti negara, kategori produk, perwakilan penjualan, dll., menggunakan tombol. Skala waktu digunakan untuk memfilter periode tanggal (tahun, kuartal, bulan, hari) dengan cara yang sangat intuitif.

Saat menerapkan slicer ke tabel pivot, pembaruan grafik dinamis Secara instan hanya menampilkan data yang telah difilter. Hal ini sangat menyederhanakan penelusuran informasi dalam rapat, presentasi internal, atau analisis ad hoc, tanpa harus memodifikasi rumus atau membuat ulang grafik setiap kali.

Keterbatasan grafik dinamis Excel untuk presentasi

Meskipun PivotCharts sangat bagus sebagai alat untuk eksplorasi dan analisisMereka memiliki beberapa keterbatasan ketika Anda ingin menggunakannya dalam presentasi formal (misalnya di PowerPoint) atau ketika Anda membutuhkan desain grafis yang sangat rapi dan fleksibel.

Keterbatasan utama dari grafis dinamis meliputi:

• Grafik tersebut sangat kuat terhubung ke tabel pivotJika Anda ingin menghapus suatu rangkaian data hanya dari grafik, Anda juga harus menghapusnya dari tabel, yang mungkin tidak diinginkan untuk analisis.
• Tata letak grafik mengikuti Struktur baris dan kolom tabel pivotJika Anda ingin menukar seri dan kategori, Anda harus mengubah baris dan kolom tabel, yang dapat merusak tata letak lembar kerja atau bahkan mengacaukan rumus lainnya.
• La pengelompokan tanggal Apa yang bermanfaat dalam tabel (misalnya, bulan atau kuartal) mungkin tidak menghasilkan grafik yang mudah dibaca secara visual atau enak dipandang.
• Los format angka Sinkronisasi antara tabel pivot dan grafik tidak selalu sempurna, sehingga menghasilkan sedikit perbedaan pada label dan nilai.
• Grafik tersebut menunjukkan tombol bidang dan filter yang sangat berguna untuk analisis, tetapi menjengkelkan ketika Anda menginginkan grafik yang rapi untuk sebuah slide.

Ditambah lagi dengan semua ini adalah milik mereka sendiri. keterbatasan format dari grafik standar Excel dan PowerPoint (label sumbu yang tidak fleksibel, kesulitan dalam menyoroti titik-titik tertentu, dll.), yang bahkan lebih terlihat ketika data berasal dari struktur tabel pivot yang kompleks.

Tabel referensi sebagai solusi untuk keterbatasan PivotCharts

Salah satu cara yang sangat praktis untuk mengatasi keterbatasan ini adalah lepaskan tautan grafik dari tabel pivot menggunakan tabel referensi perantara. Idenya adalah Anda hanya menggunakan tabel pivot untuk menganalisis dan mempersiapkan data, lalu menyalin atau menautkan hasilnya ke tabel "datar" lain yang akan berfungsi sebagai sumber untuk grafik biasa.

Ada tiga bentuk utama untuk membuat tabel referensi ini:

• Salin dan tempel nilai dari tabel pivot: Anda menyalin hasil dari tabel pivot dan menempelkannya sebagai nilai di area lain. Ini mencerminkan kondisi analisis saat ini, ideal ketika data sudah final dan Anda tidak mengharapkan perubahan apa pun. Anda dapat terus mengerjakan tabel pivot tanpa memengaruhi tabel referensi.
• Gunakan rumus yang merujuk pada sel tabel pivot: Dengan cara ini, tabel referensi akan diperbarui ketika data dalam tabel pivot berubah (misalnya, ketika sumber data diperbarui). Risikonya adalah jika Anda mengubah struktur tabel pivot, referensi sel akan bergeser dan menjadi tidak sejajar.
• Gunakan fungsi GETPIVOTDATA: Fungsi ini memungkinkan Anda untuk merujuk data dalam tabel pivot. berdasarkan nama bidang dan elemenJadi, jika strukturnya berubah, rumusnya biasanya tetap berfungsi. Ini lebih ampuh dan tangguh, tetapi juga agak lebih kompleks untuk dikonfigurasi.

Setelah tabel referensi siap, Anda dapat membuat grafik Excel biasa Berdasarkan tabel tersebut, dengan kebebasan pemformatan sepenuhnya, tanpa tombol filter, dan tanpa kekakuan struktur tabel pivot. Disarankan untuk mendefinisikan tabel pivot dengan baik dan menyelesaikan analisis sebelum membuat tabel referensi untuk menghindari pembuatan ulang berkali-kali.

Jangan lupa tentang tabel pivot. Mereka tidak memperbarui secara otomatis Saat sumber data berubah, Anda harus memperbarui tabel pivot agar tabel referensi dan grafik yang didasarkan padanya juga diperbarui.

Hubungkan data tabel pivot dan grafik ke PowerPoint.

Saat Anda memiliki grafik yang didasarkan pada tabel referensi atau langsung pada tabel pivot dan Anda ingin membawanya ke PowerPointAnda dapat menggunakan berbagai opsi lem khusus:

Opsi utama suara:

• Objek grafik Microsoft Excel: Sisipkan bagan dengan lembar data yang disematkan ke dalam PowerPoint. Anda dapat mengedit bagan dan data langsung dari presentasi.
• Objek grafik dari Microsoft Excel melompat: Bagan tersebut mempertahankan tautan ke file Excel asli. Saat Anda memperbarui data di Excel, bagan di PowerPoint juga akan diperbarui.
• Gambar (JPG, PNG, dll.): Buat cuplikan statis dari grafik dalam formatnya saat ini, sangat cocok jika data tidak akan berubah lagi.

Setiap opsi memiliki kekurangannya masing-masing: grafik yang tidak tertaut dapat menjadi usang jika data di Excel berubah; grafik yang tertaut dapat kehilangan koneksinya jika file dipindahkan atau diganti namanya; dan gambar tidak diperbarui jika ada perubahan selanjutnya. Jika Anda menggunakan alat visualisasi khusus seperti... sel berpikirAnda dapat memanfaatkan tautan yang lebih kuat antara Excel dan PowerPoint, baik untuk grafik maupun teks, dengan selalu mengingat bahwa tabel pivot harus selalu diperbarui.

Grafik dinamis Excel adalah salah satu alat utama untuk mengubah tabel data besar menjadi grafik yang lebih mudah dipahami. laporan yang jelas, fleksibel, dan interaktifMemahami cara kerja tabel pivot, cara meringkas dan menampilkan nilai, keterbatasannya dalam presentasi, dan solusi menggunakan tabel referensi memungkinkan Anda untuk mendapatkan hasil yang jauh lebih baik dari Excel, baik untuk menganalisis informasi sehari-hari maupun untuk menyiapkan laporan berkala yang dikelola dengan sangat mudah.