Apa itu kontrol konten Word dan cara menggunakannya

Jika Anda bekerja dengan dokumen Word setiap hari, cepat atau lambat Anda akan menghadapi kontrol konten Dan jika tidak ada yang menjelaskannya kepada Anda, fitur-fitur ini mungkin tampak aneh atau bahkan menjengkelkan. Namun, jika digunakan dengan benar, fitur-fitur ini merupakan salah satu fitur Word yang paling ampuh untuk membuat formulir, templat perusahaan, laporan berulang, atau dokumen hukum yang tidak dapat diubah begitu saja.

Pada baris berikut kita akan melihat Apa sebenarnya kontrol konten Word, apa kegunaannya, apa saja jenisnya, dan bagaimana cara memaksimalkan manfaatnya?baik dari antarmuka pengguna dan dari sudut pandang yang lebih teknis dan pemrograman (VBA dan XML). Idenya adalah, setelah selesai membaca, Anda tidak hanya akan memahami cara menyisipkannya, tetapi juga bagaimana mereka berperilaku "secara internal" dan mengapa mereka muncul dalam begitu banyak skenario profesional.

Apa itu kontrol konten di Word dan apa kegunaannya?

Kontrol konten adalah area khusus dalam dokumen yang berfungsi sebagai wadah informasiSetiap kontrol dapat dikonfigurasi untuk hanya menerima jenis konten tertentu (teks, tanggal, gambar, daftar, dll.), untuk mencegah penghapusan, memiliki judul pengenal, atau untuk dihubungkan ke data XML eksternal.

Dalam praktiknya, kontrol ini memungkinkan mendefinisikan wilayah terstruktur dalam Templat kataSetiap wilayah memiliki pengenal internalnya sendiri, sehingga memudahkan plugin atau makro untuk membaca dan menulis data secara otomatis ke lokasi spesifik tersebut. Pendekatan ini jauh melampaui kolom formulir tradisional: pendekatan ini tidak hanya meminta data kepada pengguna, tetapi juga mengubah dokumen menjadi sesuatu yang mirip dengan aplikasi penangkap data.

Berkat mereka Anda bisa, misalnya, blokir paragraf dengan klausul hukum Untuk mencegah modifikasi, letakkan kotak di mana pengguna hanya perlu menulis nama dan tanggal, atau tentukan tabel penagihan di mana setiap sel diisi dengan data dari file XML yang dilampirkan ke dokumen.

Keuntungan utama lainnya adalah kontrol konten memungkinkan penawaran petunjuk visual kepada penggunaTeks pengganti, judul yang menjelaskan apa yang harus ditulis, daftar drop-down yang membatasi pilihan yang valid, kalender untuk memilih tanggal tanpa kesalahan format, dll. Semua ini mengurangi kesalahan dan memberikan dokumen perusahaan tampilan yang konsisten.

Word menempatkan semua kontrol ini pada tab Programmer (atau Pengembang)yang biasanya tersembunyi. Untuk melihatnya, Anda harus pergi ke File > Opsi > Kustomisasi Pita y centang kotaknya ProgrammerSetelah Anda melakukannya, Anda akan menemukan grup tersebut di tab itu. Kontrol, dari mana propertinya dimasukkan dan dikonfigurasi.

Skenario umum di mana kontrol konten digunakan

Di lingkungan profesional, kontrol konten digunakan untuk Pastikan dokumen diisi dan dimodifikasi hanya jika diperlukanBeberapa contoh jelas yang sering diulang:

Sebuah firma hukum dapat membuat templat kontrak di mana bagian-bagian tertentu (klausul) dibiarkan dilindungi oleh kontrol grup atau teks yang diblokirSementara data variabel (nama orang, tanggal, jumlah) ditangani dengan kontrol teks atau daftar drop-down. Dengan demikian, aspek hukum tidak akan berubah secara tidak sengaja, tetapi dokumen dapat dikustomisasi dengan aman.

Di perusahaan yang menyiapkan proposal komersial, halaman sampul setiap penawaran dapat berasal dari templat yang hanya mengizinkan Edit judul proyek, penulis, dan tanggalSisa desain sampul (logo, teks standar, struktur) tetap utuh berkat kontrol konten yang dilindungi.

Di departemen penagihan atau administrasi, biasanya menghasilkan faktur dan catatan pengiriman dengan zona yang telah ditentukan sebelumnya untuk data pelanggan, jumlah, dan tanggal. Data ini dapat dihubungkan ke penyimpanan XML internal oa data unggulsehingga add-in memperbarui kontrol dengan informasi dari database tanpa harus menulis ulang dokumen setiap waktu.

Mereka juga sering digunakan dalam konteks pendidikan dan administrasi untuk formulir yang dapat diunduh yang dapat diisi di layar atau dicetakPengguna melihat dengan jelas bidang mana yang harus diisi, dan perancang formulir dapat memutuskan bagian mana yang tidak dapat disentuh dan mana yang dapat dimodifikasi.

Cara melihat dan menggunakan tab Pengembang untuk menyisipkan kontrol

Sebelum Anda mulai memasukkan kontrol konten, penting untuk Tampilkan tab Programmer/Pengembang di pitaJika Anda masih tidak dapat melihatnya, berikut langkah-langkah dasarnya:

Masuk ke menu File > Opsi dan pergi ke bagian itu Kustomisasi PitaDalam daftar tab utama, centang kotak dan konfirmasi dengan menerimaSejak saat itu, tab baru akan terlihat di pita.

Di dalam tab itu Anda akan menemukan grup Kontrol, dengan ikon untuk berbagai jenis kontrol: teks kaya, teks biasa, kotak kombo, daftar drop-down, Sisipkan gambar di Word, kotak centang, pemilih tanggal, blok pembuatan, grup, dll. Untuk masukkan satuAnda hanya perlu meletakkan kursor pada titik yang diinginkan dalam dokumen dan mengklik tombol yang sesuai.

Jika kontrol sudah dimasukkan dan Anda ingin mengubah pengaturannya, pilih kontrol tersebut dan tekan [nama tombol]. Properti dalam kelompok yang sama. Dari sana Anda dapat Tentukan judul, teks pengganti, apakah dapat dihapus, dan jenis konten yang diizinkan. dan pilihan spesifik lainnya tergantung pada jenis kontrol.

Antarmuka pengguna adalah cara tercepat untuk bekerja dengan kontrol konten, tetapi seluruh sistem ini didukung oleh model objek yang kuat (ContentControl, ContentControls, dll.) yang memungkinkan Anda memanipulasinya dengan makro di Word, dan untuk Penyimpanan data XML yang memungkinkan untuk menghubungkan konten ke node XML tertentu.

Jenis kontrol konten dan apa yang diizinkan oleh masing-masing kontrol

Word menggabungkan beberapa jenis kontrol konten, masing-masing dirancang untuk format dan perilaku tertentuSecara internal, mereka dibedakan berdasarkan enumerasi. TipeKontrolKonten WdSecara ringkas, berikut adalah yang utama:

kontrol dari teks yang kaya Mereka memungkinkan pengguna memasukkan konten yang diformat (tebal, miring, daftar, dll.). Mereka sempurna ketika orang yang mengisi dokumen membutuhkan format teks minimal, misalnya, dalam deskripsi atau paragraf panjang.

kontrol dari teks biasa Mereka digunakan ketika Anda hanya ingin menyimpan teks biasa, tanpa gaya. Properti mereka mencakup opsi yang sangat menarik: Izinkan pengembalian keranjangJika diaktifkan, pengguna dapat membuat beberapa paragraf dalam kontrol; jika dinonaktifkan, semua konten disimpan dalam satu baris, yang berguna untuk data seperti nama, kode, atau referensi.

Kontrol dari gambar Fitur ini menyediakan area bagi pengguna untuk menyisipkan foto atau grafik dengan mengkliknya. Hal ini sangat praktis dalam templat yang mengharuskan logo, foto produk, atau gambar karyawan disisipkan tanpa mengganggu desain dokumen secara keseluruhan.

kontrol dari kotak kombo y daftar drop-down Mereka menyajikan serangkaian opsi tertutup kepada pengguna. Perbedaannya adalah kotak kombo memungkinkan juga tulis nilai Anda sendiri (selain memilih dari daftar), sementara daftar drop-down memaksa pemilihan salah satu item yang tersedia. Item dikelola dari Properti dari panel kontrol, tempat Anda dapat menambahkannya, memodifikasinya, menghapusnya, dan mengubah urutannya.

El pemilih tanggal Ini membuka kalender sehingga pengguna dapat memilih tanggal tertentu. Propertinya memungkinkan Anda untuk menyesuaikan format tampilan (misalnya, 01/05/2025, 1 Mei 2025, dst.) dan bagaimana tanggal tersebut disimpan secara internal. Hal ini mencegah kesalahan umum saat memasukkan tanggal dalam format yang berbeda.

Kontrol dari kotak centang Menampilkan kotak centang yang dapat dicentang atau tidak dicentang. Ideal untuk formulir dengan pertanyaan ya/tidak, penerimaan kondisi, atau pilihan opsi tambahan. Dalam model objek, kotak centang dapat diubah. simbol menandai dan menghapus tanda untuk menyesuaikannya dengan gaya dokumen.

Kontrol dari blok bangunan Fitur ini memungkinkan pengguna memilih dari serangkaian blok konten yang telah ditentukan sebelumnya (misalnya, berbagai templat halaman sampul, paragraf standar, tanda tangan, dll.). Fitur ini memanfaatkan galeri blok penyusun Word dan sangat berguna untuk templat yang mencakup beberapa variasi dari bagian yang sama.

kontrol dari kelompok Mereka digunakan untuk menentukan seluruh wilayah (yang dapat mencakup teks, tabel, gambar, dan kontrol lainnya) yang diperlakukan sebagai blok yang dilindungi. Mereka digunakan, misalnya, untuk mencegah pengguna mengubah seluruh bagian dari suatu dokumen, seperti tajuk perusahaan atau klausul kontrak lengkap.

Dalam versi yang lebih baru, seperti Word 2013 dan yang lebih baru, selain tipe-tipe di atas, berikut ini disertakan: kontrol konten bagian yang berulangdirancang untuk mengulang blok konten sebanyak yang diperlukan, mempertahankan struktur dan, opsional, tautan XML.

Peningkatan kontrol konten di Word 2013: tampilan, warna, dan pengulangan

Dengan Word 2013, Microsoft mengambil langkah besar di area ini, memperkenalkan beberapa perbaikan yang membuat kontrol lebih fleksibel dan dapat dikonfigurasi secara visualTiga aspek menonjol dari lainnya: mode tampilan, kemampuan untuk menetapkan warna ke setiap kontrol, dan kontrol bagian pengulangan yang baru.

Sebagai penampilanKontrol konten dapat ditampilkan dalam tiga cara berbeda. Yang pertama adalah klasik seleksi persegi panjangInilah yang sudah terlihat di Word 2007 dan 2010: semacam kotak di sekitar konten. Saat kontrol tidak fokus, hampir tidak terlihat, tetapi saat Anda mengarahkan kursor tetikus ke atasnya, kontrol tersebut akan tampak berbayang, dan saat Anda memilihnya, bingkai dengan judul akan muncul (jika ada).

Mode kedua adalah tag awal dan akhirAlih-alih kotak penuh, kontrol diidentifikasi oleh label kecil yang selalu terlihat, terlepas dari apakah kontrol tersebut dipilih atau tidak. Judul kontrol tidak ditampilkan dalam mode ini, meskipun tombol kontekstual (seperti tombol daftar drop-down) akan muncul saat Anda mengarahkan kursor ke atasnya.

Modus ketiga adalah tak satupunDalam konfigurasi ini, kontrol tidak menunjukkan indikasi visual keberadaannya di luar konten itu sendiri. Ini merupakan opsi yang berguna ketika Anda ingin memanfaatkan struktur data yang ditawarkan oleh kontrol konten (misalnya, untuk pengikatan XML), tetapi tanpa memberi pengguna kesan sedang bekerja dengan formulir.

Peningkatan lainnya adalah kemungkinan tetapkan warna pada setiap kontrol individuDari kotak dialog properti kontrol konten, Anda dapat memilih warna tertentu, yang membantu membedakan, misalnya, bidang yang diperlukan, bidang hanya-baca, atau data yang akan diisi secara otomatis dari penyimpanan XML.

Tampilan dan pilihan warna yang sama ini dapat dimanipulasi dengan kode menggunakan model objek Word, menggunakan properti seperti Penampilan (berdasarkan enumerasi WdContentControlAppearance) dan Warna (WdColor). Ini memungkinkan Anda membuat makro yang menyesuaikan tampilan semua kontrol dalam dokumen secara seragam.

Terobosan besar ketiga adalah kontrol konten bagian yang berulangKontrol ini mencakup seluruh paragraf atau baris tabel dan memungkinkan Anda menduplikasi bagian tersebut sebanyak yang diperlukan. Setiap kali pengguna mengklik tombol "+" atau menggunakan menu konteks, elemen bagian baru akan dibuat, dengan semua kontrol internal siap diisi.

Selain itu, setiap bagian dapat diberi tugas judul tertentu Melalui properti kontrol konten, Anda dapat menentukan apakah pengguna memiliki izin untuk menambah dan menghapus bagian. Dalam skenario seperti daftar produk, buku, peserta, atau item faktur, jenis kontrol ini sangat menyederhanakan desain dokumen yang berulang.

Menghubungkan kontrol konten dengan data XML

Salah satu fitur kontrol konten yang paling kuat adalah kemampuannya untuk menghubungkan kontennya ke node penyimpanan XML kustom dalam dokumenHal ini membuat berkas Word menjadi seperti "cangkang visual" dari sekumpulan data terstruktur.

Dalam versi modern, termasuk Word 2013, Anda dapat menetapkan Pemetaan XML Hal ini berlaku untuk kontrol teks biasa dan kontrol teks kaya, serta blok penyusun. Tautan biasanya dibuat menggunakan metode Pemetaan XML.SetPemetaan, yang menunjukkan jalur XPath yang menunjuk ke simpul data terkait dalam XML kustom yang tertanam dalam dokumen.

Saat kontrol dipetakan, konten yang ditampilkannya didasarkan pada nilai node XML. Jika plugin atau makro memperbarui XML, Word secara otomatis menyegarkan apa yang dilihat penggunaHal ini sangat berguna saat membuat dokumen dari aplikasi bisnis yang menyimpan data dalam format XML atau saat laporan yang disinkronkan dengan sumber data pusat diperlukan.

Dalam kasus kontrol bagian yang berulang, penautan XML menjadi lebih menarik. Setiap elemen yang berulang dapat berkorespondensi dengan sebuah node dalam kumpulan node XML, dan Word secara internal mengelola hubungan "absolut" atau "relatif" berdasarkan jalur XPath. Dengan demikian, saat mereplikasi suatu bagian, kontrol internal akan dipindahkan ke node XML yang sesuai.

Namun perlu dicatat bahwa Jika kontrol bagian berulang yang dipetakan dimasukkan dan kemudian bagian yang tidak ditautkan ke XML dieditPerubahan ini mungkin hilang ketika dokumen dibuka kembali, karena Word menyusun ulang bagian-bagian berdasarkan penyimpanan data. Untuk menghindari hal ini, rekomendasinya adalah mengunci kontrol bagian berulang dan hanya mengizinkan pengguna untuk mengedit kontrol internal yang dipetakan.

Terakhir, jika Anda ingin menghubungkan bagian yang berulang ke tabel, disarankan pertama buat tabel dan kemudian masukkan kontrol bagian berulang di sekitar barisJika dilakukan sebaliknya, akan sulit untuk memilih hanya tabel untuk merangkumnya dengan benar.

Model objek kata untuk kontrol konten

Di balik semua yang kita lihat di antarmuka adalah serangkaian objek VBA yang memungkinkan Buat, cari, dan ubah kontrol konten secara terprogramTujuan utama adalah Kontrol Konten, yang mewakili kontrol individual dalam dokumen.

Semua kontrol dikelompokkan ke dalam koleksi Kontrol Kontendapat diakses dari objek seperti Dokumen, Jarak o SeleksiSelain melintasi koleksi, metode seperti PilihKontrolKontenBerdasarkanJudul o PilihKontrolKontenBerdasarkanTag untuk memperoleh hanya kontrol yang mempunyai judul atau label yang sama, yang sangat praktis saat mengotomatiskan templat.

Untuk kontrol daftar (kotak kombo dan daftar drop-down), model memperkenalkan objek EntriDaftarKontrolKonten y EntriDaftarKontrolKontenYang pertama adalah kumpulan semua item dalam daftar kontrol; yang kedua mewakili satu item individual. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan opsi, mengubah teksnya, nilai terkaitnya, atau menghapusnya secara terprogram.

Tidak semua anggota objek ContentControl berlaku untuk semua tipe kontrol. Misalnya, properti seperti DateDisplayFormat, DateDisplayLocale atau DateStorageFormat Mereka hanya masuk akal dalam kontrol tanggal; EntriDaftarTurun Ini khusus untuk daftar dan kotak kombo; MultiGaris Ini digunakan dalam teks biasa; dan metode seperti Ungroup Mereka hanya cocok untuk kontrol grup. Mencoba menggunakannya pada jenis kontrol lain akan mengakibatkan kesalahan.

Word 2013 menambahkan properti baru seperti Penampilan y Warna untuk mengelola tampilan, dan properti yang terhubung ke bagian yang berulang, seperti Izinkan Sisipkan Hapus Bagian y JudulItemBagianBerulangObjek baru juga diperkenalkan, seperti ItemBagianBerulang (elemen berulang tertentu) dan MengulangiBagianItemKoll (kumpulan elemen), dengan metode untuk menyisipkan dan menghapus elemen dari bagian pengulangan dari kode.

Selain properti dan metode, model objek memaparkan peristiwa yang terkait dengan siklus hidup kontrol kontenPeristiwa ini, yang dipicu pada tingkat objek Dokumen, memungkinkan Anda untuk, misalnya, memvalidasi apa yang diketik pengguna, mencegah kontrol tertentu dihapus, atau bereaksi saat kontrol baru dibuat.

Membuat dan mengonfigurasi kontrol konten dari VBA

Jika Anda tertarik untuk mengotomatiskan pembuatan template atau formulir, VBA menawarkan semua yang Anda butuhkan Masukkan kontrol konten dan konfigurasikan propertinya tanpa harus melakukannya satu per satu dengan tangan. Pola dasarnya terdiri dari penggunaan metode Add dari koleksi ContentControls.

Misalnya, untuk menambahkan pemilih tanggal ke dokumen aktif, Anda dapat membuat ContentControl dengan tipe TanggalKontrolKonten wd dan atur teks awalnya ke tanggal saat ini. Demikian pula, Anda dapat membuat kontrol teks biasa dan memberinya judul deskriptif yang akan dilihat pengguna saat dipilih, misalnya "Masukkan nama Anda".

Operasi umum lainnya adalah mendefinisikan teks penggantiHal ini memungkinkan Anda untuk menampilkan teks panduan kepada pengguna ("Pilih hewan favorit Anda," "Klik untuk menyisipkan gambar," dll.) yang akan hilang ketika pengguna mulai mengetik. Dalam VBA, hal ini ditangani dengan metode seperti SetPlaceholderTextyang berfungsi sama untuk kontrol teks dan daftar.

Dalam kontrol daftar, item dapat ditambahkan secara terprogram menggunakan koleksi EntriDaftarTurunTelepon saja Add untuk setiap opsi yang ingin Anda sertakan. Ini sangat berguna jika opsi berasal dari sumber data lain atau jika Anda ingin membuat daftar yang berbeda tergantung pada jenis dokumen.

Akhirnya, dengan kemampuan baru Word 2013 dan yang lebih baru, Anda juga dapat Buat kontrol bagian berulang dari kode, menghubungkannya ke node XML tertentu, menentukan judul bagian, dan bahkan menyisipkan bagian baru sebelum atau setelah bagian yang sudah ada menggunakan metode seperti SisipkanItemBagianBerulangSebelumnya o SisipkanItemBagianBerulangSetelahSemua ini membuka pintu bagi dokumen yang sangat dinamis yang disesuaikan dengan setiap konteks.

Memahami cara kerja kontrol konten, berbagai jenis yang tersedia, opsi tampilannya, hubungannya dengan XML, dan model objek yang mendukungnya akan jauh lebih mudah. putuskan kapan waktu yang tepat untuk menggunakannya dan cara mengonfigurasinya sehingga pengguna lain hanya perlu mengisi kolom yang benar tanpa memecah struktur dokumenKombinasi bagian yang dilindungi, bidang yang dapat diisi, dan bagian yang dapat diulang ini menjadikan Word alat yang jauh lebih hebat daripada yang terlihat pada pandangan pertama saat kita hanya menggunakannya sebagai pengolah kata tradisional.