Mappák kezelése az Outlookban: lépések az e-mailek rendszerezéséhez

Az Outlookban az e-mail mappák megfelelő kezelése igazi életmentő lehet azok számára, akik naponta több száz üzenetet kezelnek. Nemcsak segít tisztán tartani a beérkező leveleket, hanem megkönnyíti a fontos üzenetek megtalálását, javítja a termelékenységet és elkerüli a rettegett digitális rendetlenséget. Néhány percnyi mappák rendszerezése gyökeresen megváltoztathatja az Outlookban való munkavégzést, lehetővé téve a kényelmesebb és hatékonyabb munkavégzést. A mindennapokban.

Ebben a cikkben a lehető legnagyobb részletességgel és világossággal fogjuk áttekinteni, Az Outlook által kínált összes lehetőség – legyen szó asztali, webes vagy mobil verzióról – a mappák létrehozására, rendszerezésére, módosítására és automatizálására.. Megvitatjuk, hogyan hozhat létre mappákat és almappákat, hogyan helyezhet át, nevezhet át vagy törölhet mappákat, hogyan használhat szabályokat a rendszerezés automatizálására, és néhány gyakorlati tippet adunk az e-mailek kézben tartásához. Minden egyszerű, közérthető nyelven van elmagyarázva, így az olvasás befejezése után azonnal alkalmazhatod a gyakorlatban is.

Miért érdemes mappákba rendezni az e-maileket?

A strukturálatlan e-mail-kezelés miatt előfordulhat, hogy lemaradsz a releváns üzenetekről, vagy sok időt töltesz az információk keresésével.. Az Outlook mappákból és almappákból álló rendszert biztosít, amely lehetővé teszi az üzenetek kategorizálását projekt, ügyfél, prioritás vagy bármilyen más, Ön által választott kritérium szerint. A megfelelő mapparendszer időt és fejfájást takarít meg, különösen akkor, ha naponta nagy mennyiségű levelet kapsz.

Az Outlook alapértelmezett mappái

Amikor elkezdi használni az Outlookot, számos alapértelmezett mappával fog találkozni, amelyek meghatározott funkciókat látnak el. Nem mindegyiket lehet eltávolítani vagy módosítani, de hasznos tudni, hogy mire valók:

• Beérkező levelek: Minden új üzenet ide érkezik, kivéve, ha szabályokat állít be az automatikus áthelyezésükre.
• Nem kívánt levél: Szűrd ki a gyanús spamüzeneteket, hogy ne telítsék el a postaládádat.
• Radírok: Ez a mappa azokat az üzeneteket tárolja, amelyeket éppen előkészítesz, de még nem küldtél el.
• Elküldött tételek: Őrizze meg a fiókjából küldött e-mailek másolatát.
• Törölt elemek: Összegyűjti az összes eldobott üzenetet és mappát, úgy működik, mint egy lomtár.
• Fájl: Tökéletes olyan üzenetek tárolására, amelyekre már nincs szüksége, de meg szeretné őrizni őket későbbi felhasználás céljából.

Ezek a mappák alkotják a szervezeted alapját, de az igazi irányítás akkor jön, amikor elkezded testreszabni a rendszert a saját mappáiddal és almappáiddal..

Mappák és almappák létrehozása az Outlookban

Akár az asztali alkalmazást, akár a webes verziót használod, akár mobileszközről éred el, Mappák és almappák létrehozása az Outlookban egyszerű. Lássuk, hogyan kell ezt megtenni az egyes platformokon:

Az új Windows Outlookban és az Outlook Webben

1. Lépjen a bal oldalon található mappa panelre.
2. Jobb klikk az e-mail címedre (vagy a „Mappákról”). Megjelenik egy helyi menü.
3. Válassza az „Új mappa létrehozása” lehetőséget, ha mappát szeretne hozzáadni a fő szinthez.
4. Írd be a kívánt nevet, és nyomd meg az Enter billentyűt. Az új mappa megjelenik a listában.

Almappa létrehozása, ismételje meg a folyamatot, de kattintson jobb gombbal arra a mappára, amelybe az almappát helyezni szeretné, és válassza az „Új almappa létrehozása” lehetőséget.

Az Outlook.com-on

1. A mappa oldalsávon kattintson a jobb gombbal a „Mappák” elemre.
2. Válassza az „Új mappa létrehozása” lehetőséget, és adja meg a nevet.
3. Almappákhoz, kattintson a jobb gombbal az alapmappára, és válassza az „Új almappa létrehozása” lehetőséget. Nevezd el, és nyomd meg az Enter billentyűt.

Az Outlook klasszikus verzióiban (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)

1. Kattintson a jobb gombbal a postafiók nevére a mappa panelen.
2. Válassza az „Új mappa” lehetőséget a legördülő menüből.
3. Írja be a mappa nevét, és erősítse meg az Enter billentyűvel.

Ez a logika mind a szülő-, mind az almappákra érvényes. A lényeg az, hogy a folyamat megkezdése előtt kiválasszuk, hová szeretnénk helyezni. —Annyi szintet hozhatsz létre, amennyire szükséged van a szervezeted adaptálásához.

Mappák testreszabása és kezelése

Miután létrehozta a mappáit, az Outlook számos lehetőséget kínál azok kezelésére az igények változásának megfelelően. Nézzük meg a leggyakoribb műveleteket és azok végrehajtásának módját:

Nevezzen át egy mappát

1. Navigáljon az átnevezni kívánt mappához az oldalsó panelen.
2. Kattintson rá jobb gombbal, és válassza az „Átnevezés” lehetőséget.
3. Írja be az új nevet, és erősítse meg az Enter billentyűvel.

Felhívjuk figyelmét, hogy az alapértelmezett mappák (például a Beérkezett üzenetek, Elküldött elemek, Spam) nem nevezhetők át. sem kiküszöbölhető.

Mappák áthelyezése és panel átrendezése

Az Outlook lehetővé teszi, hogy áthelyezheted a létrehozott mappákat. A mappapanelt átrendezheti úgy, hogy az egyes mappákat a kívánt helyre húzza. Mit kell szem előtt tartani?

• A szabványos mappák (például az Elküldött vagy a Törölt elemek) rögzített pozícióval rendelkeznek, és nem lehet őket átrendezni vagy áthelyezni.
• A létrehozott mappák szabadon áthelyezhetők, akár hierarchikus struktúrákat is létrehozhatnak (almappákat a szülőmappákon belül).
• A „Kedvencek” nézetben a leggyakrabban használt mappákat egyszerűen hozzáadhatja a mappára jobb gombbal kattintva, majd a „Hozzáadás a kedvencekhez” lehetőséget választva. Ezáltal felülre kerülnek a gyors hozzáférés érdekében.

Mappák rendezése betűrendben

Ha átrendezte a mappa ablaktáblát, de vissza szeretné állítani az ábécérendet, az Outlook lehetővé teszi ezt automatikusan:

• A felső menüben lépjen a „Nézet” fülre.
• Válassza a „Mappák rendezése”, majd a „Mappák rendezése A-tól Z-ig” lehetőséget.

Ez akkor lehet hasznos, amikor a mappapanel növekszik, és mindent könnyen meg szeretne találni..

Mappák és almappák törlése

1. Kattintson a jobb gombbal a törölni kívánt mappára (vagy almappára).
2. Válassza a „Mappa törlése” lehetőséget.
3. Erősítse meg a törlést. A mappa tartalma a Törölt elemek mappába is átkerül.

Ragaszkodunk hozzá: az alapértelmezett mappákat nem lehet törölni.. Ha helyet kell felszabadítania, törölje ezeknek a mappáknak a tartalmát, de magát a mappát ne.

Mit tegyek, ha nem látok egy mappát?

Előfordulhat, hogy az Outlook mappapanelje nem jeleníti meg az összes mappát, akár megjelenítési probléma, akár véletlenül engedélyezett beállítás miatt. Néhány egyszerű módszer a megoldására:

• Jelentkezzen ki az Outlook.com-ból vagy az Outlook Webből, törölje a böngésző gyorsítótárát, majd jelentkezzen be újra.
• Zárja be az összes böngészőlapot és -ablakot, hogy ne legyenek nyitott munkamenet-ütközések.
• Győződjön meg arról, hogy a mappa panel ki van bontva. Lépjen a „Nézet” > „Mappa ablaktábla” > „Normál” menüpontra, és ellenőrizze, hogy nincs-e minimalizálva.
• Magában az Outlook ablakban nyomja meg az oldalsó nyilat a mappapanel kibontásához, ha az rejtett.

Hogyan lehet e-maileket áthelyezni mappák között

A mappák rendszerezése szempontjából a létrehozása ugyanolyan fontos, mint az üzenetek helyes áthelyezése. Az Outlookban többféleképpen is áthelyezhet e-maileket a mappák között:

• Fogd és vidd: Jelölje ki az üzenetet, húzza át a kívánt mappába, és engedje el ott.
• Kontextus szerinti menü: Jelöljön ki egy vagy több e-mailt, kattintson rájuk a jobb gombbal, és válassza az „Áthelyezés mappába” lehetőséget, majd válassza ki a célmappát.
• Felső sáv parancsai: Miután kiválasztotta az üzenetet, kattintson az „Áthelyezés ide” gombra, és válassza ki a mappát, vagy keresse meg a célhelyet a beépített keresőmotor segítségével.

A folyamat pontosan ugyanaz az egyes üzenetek vagy üzenetcsoportok esetében.. Használja azt a módszert, amelyik a legkényelmesebb az Ön számára az eszköztől vagy az Outlook verziójától függően.

Mappák hozzáadása és kezelése a Kedvencek között

Ha vannak olyan mappáid, amelyeket folyamatosan használsz, vagy amelyek kulcsfontosságúak a mindennapi életedben, Ha hozzáadod őket a Kedvencekhez, sok időt takaríthatsz meg.. Ez a szakasz a mappa panel tetején jelenik meg:

• Kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a „Hozzáadás a kedvencekhez” lehetőséget.
• A Kedvencek közül való eltávolításhoz kattintson a jobb gombbal, és válassza az „Eltávolítás a kedvencek közül” lehetőséget.
• A Kedvencek mappában tetszés szerint átrendezheted a mappákat, így a legfontosabbak mindig kéznél lesznek.

Üzenetek törlése és a kuka ürítése

Amikor töröl egy üzenetet vagy mappát, az automatikusan átkerül a „Törölt elemek” mappába. Vagy manuálisan törölheti őket, vagy beállíthatja az Outlookot úgy, hogy kijelentkezéskor ürítse ki a kukát.:

1. Nyissa meg a konfigurációs beállításokat („Beállítások” > „Üzenetkezelés” > „Levelezés”).
2. Jelöld be a „Törölt elemek mappa ürítése kijelentkezéskor” jelölőnégyzetet.
3. Ne felejtsd el a „Mentés” gombra kattintani a módosítás alkalmazásához.

Vissza kell állítania bármilyen üzenetet? Az Outlook lehetőséget kínál a törölt elemek visszaállítására a Kukából, kivéve, ha véglegesen törölte őket.

Automatizálja szervezetét szabályokkal és parancsokkal

Az Outlook egyik erőssége más e-mail-kezelőkkel összehasonlítva a következő: az üzenetek automatizált osztályozásának képessége az Ön által meghatározott kritériumok szerint. Ez gyors szabályok és parancsok segítségével érhető el:

Szabályok létrehozása az üzenetek automatikus áthelyezéséhez

1. A Beérkezett üzenetek mappában válasszon ki egy üzenetet a feladótól, vagy az automatizálni kívánt jellemzőkkel rendelkezőt.
2. Kattintson a beállítások menüre (általában „…” vagy a felső parancssávon), és válassza a „Szabály létrehozása” lehetőséget.
3. Megjelenik egy párbeszédpanel, ahol megadhatja a feltételeket: feladó, tárgy, címzett stb.
4. Válassza ki azt a mappát, ahová az üzeneteket automatikusan át szeretné helyezni.
5. A „További beállítások” kiválasztásával további műveleteket konfigurálhat.
6. Mentsd el a szabályt, és az Outlook ezután elvégzi a rendezést.

Gyorsparancsok üzenetek törléséhez és áthelyezéséhez

• Tiszta: Lehetővé teszi az összes e-mail gyors törlését egy adott feladótól, csak a legújabb üzenetek megőrzését, vagy a régebbiek automatikus törlését.
• Áthelyezés ide: Segítségével a kiválasztott üzeneteket átviheted a kívánt mappába anélkül, hogy egyesével kellene áthúznod őket.

Ezek a parancsok az Outlook.com felső sávján jelennek meg, amikor kijelöl egy üzenetet.. Velük sok időt takaríthatsz meg a postafiókod tisztításával és rendszerezésével.

Tippek a hatékony mapparendszerezéshez

Az Outlook funkciói kiterjedtek, de a kulcs egy olyan rendszer megtalálása, amely valóban segít a mindennapi életben. Íme néhány gyakorlati tipp:

• A kulcsmappák tetejére helyezése a gyorsabb elérés érdekében adja hozzá őket a Kedvencekhez.
• Mappák csoportosítása téma vagy tartalomtípus szerint: projektek, ügyfelek, személyes ügyek stb. Ez megkönnyíti a gyors keresést.
• Időről időre ellenőrizze és frissítse a mappaszerkezetet. A munka és az élet változik, és az e-mailednek tükröznie kell ezt a fejlődést.
• Ne használj túl sok almappátA túl sok szint végül bonyolíthatja a menedzsmentet ahelyett, hogy egyszerűsítené.

megjegyezni, hogy A cél a tiszta látásmód és az információk időpazarlás nélküli visszaszerzése.. Ne habozz kísérletezni, amíg meg nem találod a számodra legmegfelelőbb rendszert.

Gyors megoldások gyakori problémákra

Ha valaha is ezzel találod magad Hiányoznak a mappák, nem lehet módosítani a sorrendet, vagy nem találja az üzeneteket, Íme néhány ajánlás:

• Ellenőrizze, hogy a mappapanel nincs-e minimalizálva vagy összecsukva.
• Jelentkezz ki, töröld a böngésző gyorsítótárát, majd jelentkezz be újra.
• Klasszikus Outlook esetén ellenőrizze a beállításokat a „Nézet” lapon.
• Ha egy mappa eltűnt, ellenőrizze, hogy nem került-e véletlenül egy másik mappába.

Hogyan lehet e-maileket áthelyezni mappák között

A mappák rendszerezése szempontjából a létrehozása ugyanolyan fontos, mint az üzenetek helyes áthelyezése. Az Outlookban többféleképpen is áthelyezhet e-maileket a mappák között:

• Fogd és vidd: Jelölje ki az üzenetet, húzza át a kívánt mappába, és engedje el ott.
• Kontextus szerinti menü: Jelöljön ki egy vagy több e-mailt, kattintson rájuk a jobb gombbal, és válassza az „Áthelyezés mappába” lehetőséget, majd válassza ki a célmappát.
• Felső sáv parancsai: Miután kiválasztotta az üzenetet, kattintson az „Áthelyezés ide” gombra, és válassza ki a mappát, vagy keresse meg a célhelyet a beépített keresőmotor segítségével.

A folyamat pontosan ugyanaz az egyes üzenetek vagy üzenetcsoportok esetében.. Használja azt a módszert, amelyik a legkényelmesebb az Ön számára az eszköztől vagy az Outlook verziójától függően.

Mappák hozzáadása és kezelése a Kedvencek között

Ha vannak olyan mappáid, amelyeket folyamatosan használsz, vagy amelyek kulcsfontosságúak a mindennapi életedben, Ha hozzáadod őket a Kedvencekhez, sok időt takaríthatsz meg.. Ez a szakasz a mappa panel tetején jelenik meg:

• Kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a „Hozzáadás a kedvencekhez” lehetőséget.
• A Kedvencek közül való eltávolításhoz kattintson a jobb gombbal, és válassza az „Eltávolítás a kedvencek közül” lehetőséget.
• A Kedvencek mappában tetszés szerint átrendezheted a mappákat, így a legfontosabbak mindig kéznél lesznek.

Üzenetek törlése és a kuka ürítése

Amikor töröl egy üzenetet vagy mappát, az automatikusan átkerül a „Törölt elemek” mappába. Vagy manuálisan törölheti őket, vagy beállíthatja az Outlookot úgy, hogy kijelentkezéskor ürítse ki a kukát.:

1. Nyissa meg a konfigurációs beállításokat („Beállítások” > „Üzenetkezelés” > „Levelezés”).
2. Jelöld be a „Törölt elemek mappa ürítése kijelentkezéskor” jelölőnégyzetet.
3. Ne felejtsd el a „Mentés” gombra kattintani a módosítás alkalmazásához.

Vissza kell állítania bármilyen üzenetet? Az Outlook lehetőséget kínál a törölt elemek visszaállítására a Kukából, kivéve, ha véglegesen törölte őket.

Automatizálja szervezetét szabályokkal és parancsokkal

Az Outlook egyik erőssége más e-mail-kezelőkkel összehasonlítva a következő: az üzenetek automatizált osztályozásának képessége az Ön által meghatározott kritériumok szerint. Ez gyors szabályok és parancsok segítségével érhető el:

Szabályok létrehozása az üzenetek automatikus áthelyezéséhez

1. A Beérkezett üzenetek mappában válasszon ki egy üzenetet a feladótól, vagy az automatizálni kívánt jellemzőkkel rendelkezőt.
2. Kattintson a beállítások menüre (általában „…” vagy a felső parancssávon), és válassza a „Szabály létrehozása” lehetőséget.
3. Megjelenik egy párbeszédpanel, ahol megadhatja a feltételeket: feladó, tárgy, címzett stb.
4. Válassza ki azt a mappát, ahová az üzeneteket automatikusan át szeretné helyezni.
5. A „További beállítások” kiválasztásával további műveleteket konfigurálhat.
6. Mentsd el a szabályt, és az Outlook ezután elvégzi a rendezést.

Gyorsparancsok üzenetek törléséhez és áthelyezéséhez

• Tiszta: Lehetővé teszi az összes e-mail gyors törlését egy adott feladótól, csak a legújabb üzenetek megőrzését, vagy a régebbiek automatikus törlését.
• Áthelyezés ide: Segítségével a kiválasztott üzeneteket átviheted a kívánt mappába anélkül, hogy egyesével kellene áthúznod őket.

Ezek a parancsok az Outlook.com felső sávján jelennek meg, amikor kijelöl egy üzenetet.. Velük sok időt takaríthatsz meg a postafiókod tisztításával és rendszerezésével.

Tippek a hatékony mapparendszerezéshez

Az Outlook funkciói kiterjedtek, de a kulcs egy olyan rendszer megtalálása, amely valóban segít a mindennapi életben. Íme néhány gyakorlati tipp:

• A kulcsmappák tetejére helyezése a gyorsabb elérés érdekében adja hozzá őket a Kedvencekhez.
• Mappák csoportosítása téma vagy tartalomtípus szerint: projektek, ügyfelek, személyes ügyek stb. Ez megkönnyíti a gyors keresést.
• Időről időre ellenőrizze és frissítse a mappaszerkezetet. A munka és az élet változik, és az e-mailednek tükröznie kell ezt a fejlődést.
• Ne használj túl sok almappátA túl sok szint végül bonyolíthatja a menedzsmentet ahelyett, hogy egyszerűsítené.

megjegyezni, hogy A cél a tiszta látásmód és az információk időpazarlás nélküli visszaszerzése.. Ne habozz kísérletezni, amíg meg nem találod a számodra legmegfelelőbb rendszert.