Hogyan tömörítsünk egy Word vagy PowerPoint fájlt lépésről lépésre

Amikor meg kell osztania egy dokumentumot, és a szokásos figyelmeztetést kapja, hogy a fájl túl nagy, az valódi kellemetlenséggé válhat. Ismerje meg, hogyan tömöríthet Word- vagy PowerPoint-fájlokat Ez jelenti a különbséget aközött, hogy másodpercek alatt elküldöd a munkádat, vagy küzdesz az e-mailekkel (vagy megtanulod...). Nagy fájlok küldése az Outlookban), a felhő vagy a vállalat üzenetküldése.

Továbbá nem csak a csatolás lehetőségéről van szó: csökkentse a dokumentumok méretét Ezáltal kevesebb helyet foglalnak el a merevlemezen a következő szolgáltatásokban: tárolás a felhőben és gyorsabban nyílnak meg, ami elengedhetetlen, ha csapatban dolgozol, vagy naponta sok fájlt kezelsz. Szerencsére a Word és a PowerPoint hatékony lehetőségeket kínál a dokumentumok méretének csökkentésére a minőség romlása nélkül, és vannak még külső eszközök ami még többet segíthet neked.

Miért olyan nagyok egyes Word- és PowerPoint-fájlok?

Mielőtt őrült tempóban elkezdenél edzeni, jó ötlet megérteni, honnan származik ez a sok plusz súly. Egy Word vagy PowerPoint fájl mérete Ez nagyban függ a tartalomtól: a hosszú szövegek, a nagyméretű képek, a grafikák, a táblázatok, a videók vagy a hanganyagok összeadódnak, és az egekbe szöknek a megabájtokban.

A Word dokumentumokban a fájlméretet leggyakrabban a következő dolgok növelik: nagy felbontású beágyazott képekKülönösen akkor, ha közvetlenül a telefonról vagy fényképezőgépről másoltad be őket anélkül, hogy módosítottad volna őket. A PowerPointban a képek mellett a beágyazott hang- és videoklipek Ők a szokásos bűnösök a túl nehézkes prezentációk mögött.

A kevésbé látható korrekcióknak is van hatásuk, például betűtípus beágyazása (a fájlban tárolt betűtípusok), amelyek garantálják, hogy a dokumentum bármely számítógépen ugyanúgy nézzen ki, de a méret jelentős növekedésének árán.

Egy másik kevéssé ismert tényező az a plusz információ, amelyet a képek az Office-on belüli szerkesztés során mentenek. Amikor képet vág vagy módosít A Wordben vagy a PowerPointban a program képes megőrizni az eredeti adatokat, így később visszaállíthatók, ami gyakran felesleges kilobájtokkal növeli a memóriát.

Végül meg kell jegyezni, hogy bizonyos képformátumok (például a sokszínű PNG vagy a tömörítetlen TIFF) Nem helytakarékosságra tervezték őketÉs ha optimalizálás nélkül használják őket az Office dokumentumokon belül, a végső súly az egekbe szökik, még akkor is, ha a tartalom nem tűnik annyira összetettnek.

Hogyan lehet megtudni, hogy mennyi a súlya egy Word- vagy PowerPoint-dokumentumnak?

Mielőtt elkezdenéd a beállítások finomhangolását, érdemes egy gyors ellenőrzést végezni. Mekkora a Word vagy PowerPoint fájlod mérete? és hogyan változik az egyes tömörítési módszerek alkalmazása után. Így láthatod, hogy valóban érdemes-e folytatni a beállítást.

A legközvetlenebb út magából a programból vezet. Nyisd meg a Word-dokumentumot vagy a PowerPoint-bemutatódat. és menj a felső lapra, ahol a főmenü jelenik meg.

Ezután kattintson a gombra "Archívum", amely a bal felső sarokban található. Ebben a menüben válassza ki a részt "Információ" amelyet a bal oldali oszlopban láthat. Ez a panel a fájllal kapcsolatos különféle részleteket jelenít meg.

A dokumentum általános információs részében megtekintheti a pontos fájlméret és egyéb tulajdonságokpéldául az oldalak vagy diák számát, a szavak számát vagy a módosítás dátumát. Ez egy nagyon gyors módja annak, hogy megállapítsuk, hogy a fájlunk túl bonyolult-e, és vágni kell-e.

Ha egyszer megszokja ennek a résznek a nézését, nagyon praktikussá válik a folyamatos ellenőrzés. hogyan változik a súly minden módosítás után, ahelyett, hogy vakon válaszolnál. Sokkal kényelmesebb, mint találgatni, hogy miért nem engedi az e-mail csatolni.

Csökkentse a Word- vagy PowerPoint-dokumentum méretét a betűtípus-beágyazás letiltásával.

Az egyik Trükkök hatékonyabb, és amiről sokan nem tudnak, az a dokumentumokba beágyazott betűtípusok kezelése. Microsoft Office Lehetővé teszi a használt betűtípusok mentését magában a fájlban, így a szöveg ugyanúgy néz ki, még akkor is, ha a fogadó számítógépen nincsenek telepítve ezek a betűtípusok.

Ez a funkció a dizájn szempontjából nagyon hasznos, de ára van: A beágyazott betűtípusok jelentősen növelhetik a fájlméretetKülönösen akkor, ha nehéz betűtípusokat vagy sokféle változatot használsz (félkövér, dőlt stb.). Ezért érdemes ezt a beállítást bejelölni, ha a fájl mérete túl nagyra nő.

A beállítás módosításához Wordben vagy PowerPointban nyissa meg a dokumentumot, és kattintson a felső menüre. "Archívum"Ezután a bal oldali oszlopban válassza a "Lehetőségek", ami megnyitja a programbeállítások ablakát.

Az ablakon belül lépjen a kategóriába "Megment"A „Hűség megőrzése a dokumentum mentésekor” című szakaszban látni fogja a következő mezőt: "Betűtípusok beágyazása a fájlba"Ha a lehető legkönnyebbé szeretnéd tenni, a legegyszerűbb, ha üresen hagyod, így nem lesznek betűtípusok a dokumentumban.

Ha bármilyen okból betűtípusokat kell beágyaznia, a fájlméretet továbbra is jelentősen csökkentheti két lehetőség aktiválásával: "Csak a dokumentumban használt karaktereket illessze be (a méret csökkentése érdekében ajánlott)" y "Ne ágyazzon be gyakori rendszerbetűtípusokat"Így csak a ténylegesen használt karakterek kerülnek mentésre, elkerülve a szinte minden számítógépben már meglévő szabványos betűtípusokat.

Ezzel a beállítással gyakran elérheti nagyon észrevehető méretcsökkenésekEz különösen igaz a bonyolult dizájnnal rendelkező prezentációkra vagy a szokatlan betűtípusú dokumentumokra. Ha azonban teljesen letiltja a beágyazást, a szöveg megjelenése kissé megváltozhat azokon a számítógépeken, amelyeken nincs ilyen betűtípus.

Tömörítse a képeket Wordben és PowerPointban a fájlméret csökkentése érdekében

A legtöbb dokumentumban a képeken van a legnagyobb fejlesztési lehetőség. A nagy felbontású fotók sok helyet foglalnak És ritkán van rájuk szükség ahhoz, hogy maximális minőségben dolgozzanak egy irodai jelentés vagy egy órai prezentáció készítésénél.

A Word és a PowerPoint beépített eszközöket tartalmaz a dokumentumban található összes kép tömörítéséhez anélkül, hogy egyenként kellene tömöríteni. Egy gyors módszer a „Mentés másként” billentyűparancs használata. Nyissa meg a fájlt, és nyomja meg az F12 billentyűt a speciális mentési ablak közvetlen megnyitásához.

Ebben az ablakban, közvetlenül a mentés gomb mellett, látni fogsz egy gombot, melynek neve "Eszközök"Kattints oda, és válaszd ki a lehetőséget "Képek tömörítése"Megnyílik egy ablak, amelyen különféle beállítások találhatók, amelyek a fájlban található összes képet érintik.

A tömörítési beállításokon belül különböző előre beállított felbontásokat láthat. Az e-mailben elküldendő vagy online megosztandó dokumentumok esetében a megfelelő felbontás kiválasztása általában több mint elegendő. „E-mail (96 dpi): minimalizálja a megosztáshoz használt dokumentumok méretét”Ez a beállítás csökkenti az összes kép felbontását, hogy azok minimális helyet foglaljanak el, miközben megőrzik az elfogadható képernyőminőséget.

Miután kiválasztotta az e-mail opciót vagy a megfelelő felbontást, erősítse meg, és térjen vissza a fő mentési ablakba. Most már csak a következőket kell tennie: Válassza ki a .docx formátumot Wordben vagy a .pptx formátumot PowerPointban és kattintson a „Mentés” gombra. Javasoljuk, hogy más néven mentse el a fájlt, hogy összehasonlíthassa az eredeti és a tömörített fájlokat.

Ezen a globális eszközön kívül az Office speciális képbeállításait is megtekintheti. Fájl > Beállítások > SpeciálisA „Képméret és minőség” részben bejelölheted a négyzetet "Szerkesztési adatok elvetése" hogy a program eltávolítsa a képek eredeti állapotukba való visszaállításához szükséges információkat a szerkesztés után.

Ugyanebben a blokkban győződjön meg arról, hogy "Ne tömörítse a képeket a fájlban" Nincs bejelölve, mert ha be van jelölve, akkor letiltja az automatikus tömörítést. Közvetlenül alatta, az „Alapértelmezett felbontás” részben kiválaszthatja a következő értéket: 150 dpi vagy alacsonyabb, több mint elég a legtöbb olyan dokumentumhoz, amelyeket csak a képernyőn lehet megtekinteni.

Hogyan csökkenthető egy Word dokumentum mérete lépésről lépésre

Ha a Wordre szeretnél koncentrálni, több beállítást is kombinálhatsz könnyebbé teheti a dokumentumait fontos tartalom feláldozása nélkül. Ideális esetben logikus sorrendet kell követni, hogy ne felejtsünk el semmit.

Kezdje a dokumentumban található képek áttekintésével. Kerüld az óriási fotók közvetlen beillesztését. mobiltelefonjáról vagy fényképezőgépéről; ehelyett előtte kicsinyítse le őket, vagy hagyja, hogy a Word a fent említett lépésekkel tömörítse őket (F12 > Eszközök > Képek tömörítése).

Ezután lépjen be Fájl > Beállítások > Speciális A „Képméret és minőség” részben jelölje be a „Szerkesztési adatok elvetése” jelölőnégyzetet, és állítson be alapértelmezett felbontást 150 dpi-re vagy kevesebbre. Ez biztosítja, hogy a Word ne mentse el a felesleges képinformációkat „csak a biztonság kedvéért”.

Akkor menj ide Fájl> Opciók> Mentés És ellenőrizd a betűtípus-beágyazási beállításokat. Kapcsold ki a „Betűtípusok beágyazása fájlba” opciót, ha nem kell garantálnod a betűtípus-használat 100%-os konzisztenciáját minden eszközön. Ha mégis muszáj, legalább engedélyezd a megfelelő beállításokat. Csak a használt karaktereket illessze be, és ne ágyazza be a gyakori betűtípusokat..

Azt is tanácsos elkerülni, hogy túl nehéz tárgyakat használjunk, mint például nagyon összetett grafikák vagy más programokból beillesztett grafikák tömörítetlen formátumokban. Amikor csak lehetséges, használja a Word natív grafikáit vagy a már optimalizált képeket a fájlméretre gyakorolt ​​hatás csökkentése érdekében.

Ha mindennel végeztél, mentsd el a fájlt .docx formátumban (ha még .doc, akkor a régi formátumban), és nézd meg a dokumentuminformációs részben, hogyan működik. A fájlméret csökkentveSok esetben a változás radikális, különösen akkor, ha az eredeti dokumentumot évekig szerkesztették optimalizálás nélkül.

Hogyan tömörítsünk egy PowerPoint bemutatót Windows rendszerből

A PowerPoint-bemutatókban a program beépített eszközei mellett a következőket is használhatja... Windows fájltömörítés A küldött tartalom méretének csökkentése érdekében. Ez nem csökkenti a prezentáció belső súlyát, de egy kezelhetőbb fájlba csomagolja azt.

Ehhez nyissa meg a Fájlkezelő (vagy Windows Intéző)Elérheted a Start menüből, vagy a következő segítségével: billentyűparancsoka Windows verziójától függően (például Windows 8-ban és újabb verziókban a Windows billentyűvel).

Miután megnyitottad a böngészőt, menj abba a mappába, ahová a megosztani kívánt prezentációt mentetted. Kattintson jobb gombbal a .ppt vagy .pptx fájlra a különböző opciókat tartalmazó helyi menü megnyitásához.

A menüben vigye az egérmutatót a kívánt opció fölé "Címzett" és a megnyíló almenüben válassza a "Tömörített mappa (zip)"A Windows létrehoz egy új .zip fájlt ugyanabban a könyvtárban, ugyanazzal a névvel, mint a prezentáció, de tömörítve.

Ez a tömörített fájl általában sokkal kisebb, mint az eredeti prezentáció, és Postázásra tökéletes. vagy ha nagy marad, oszd részekreA címzettnek csak duplán kell kattintania a zip fájlra, majd kicsomagolnia, hogy a prezentációt pontosan eredeti állapotában állítsa vissza.

Videók és hangfájlok méretének csökkentése a PowerPointban

A PowerPoint másik kulcsfontosságú eleme a multimédiás tartalom. Beágyazott videók és hangfájlok Készíthetnek egy elsőre egyszerűnek tűnő prezentációt, amely akár több tíz vagy akár több száz megabájt súlyú is lehet.

A PowerPoint tartalmaz egy speciális funkciót a tömörítse a multimédiás fájlokat a prezentáción belülBár a pontos elérési út verziónként kissé eltérhet, általában a médiabeállítások vagy a fájleszközök között találod meg.

A médiatömörítés engedélyezésével a program hatékonyabb formátumba kódolja újra a videókat és a hangot, és csökkenti a bitrátát, ami általában azt jelenti, hogy a teljes fájlméret nagyon észrevehető csökkenése anélkül, hogy ez egy normál prezentáció során túlságosan feltűnő lenne a minőségben.

Az eszköz használata mellett jó gyakorlat a beszúrás a legelejétől már optimalizált videók (például rövidített időtartammal és elfogadható felbontásban, például 720p-ben) ahelyett, hogy hatalmas 4K fájlokat tennénk közzé, amelyek semmit sem adnak hozzá, ha egy alapvető projektoron vagy kis képernyőn játsszák le.

Ha a prezentációd még mindig túl hosszú, akkor érdemes lehet bizonyos online videókra mutató linkeket is elhelyezned (például olyan szolgáltatásokból, mint a folyó) beágyazás helyett. Ily módon, A PowerPoint fájl sokkal kisebb lesz.Az előadás alatt azonban internetkapcsolatra lesz szükséged.