- A gyors lépések lehetővé teszik, hogy több műveletet láncba kapcsoljon az Outlookban, és egyetlen kattintással vagy parancsikonnal végrehajtsa azokat.
- Létrehozhatók és módosíthatók az új Outlookban a következőhöz: Windows mint a webes Outlookban.
- Gyorslépések kombinálása billentyűparancsok Felgyorsítja az e-mailek és a naptár kezelését.
- A gyorsműveletek és a levelezési szabályok segítenek automatizálni a speciális munkafolyamatokat, például a gépelt válaszokat és az archiválást.
Ha a napod nagy részét e-mailezéssel töltöd, az Outlook lehet a legjobb barátod vagy a legnagyobb ellenséged. Minden attól függ, hogyan van beállítva. Amikor minden üzenet arra kényszerít, hogy újra és újra ugyanazt tedd – áthelyezd egy másik mappába, megjelöld, továbbítsd, archiváld –, gyorsan úgy érzed, hogy veszítesz. El TiempoOtt van a Gyors lépések, egy olyan funkció, amelyet kifejezetten arra terveztek, hogy megakadályozza a feladatok robotként történő ismétlődését.
a Az Outlook gyors lépései lehetővé teszik több művelet láncba kapcsolását és egyetlen kattintással történő elindítását. vagy akár billentyűparancsokkal. E-mailek áthelyezése egy adott mappába, megjelölése olvasottként, továbbítása a főnöknek vagy a csapatnak, válaszadás sablonnal… mindez teljesen automatizálható. Nézzük meg lépésről lépésre, Hogyan automatizálható az Outlook a gyors lépésekkel, hogyan kombinálhatók billentyűparancsokkal, és milyen további lehetőségek állnak rendelkezésre hogy megsokszorozd a termelékenységedet.
Mik azok az Outlook gyors lépések, és miért érdemes használni őket?
Az Outlookban a A gyors lépések olyan kis automatizálások, amelyek egymás után több műveletet alkalmaznak egy e-mailre.Egyszerű makrókhoz hasonlóan működnek: kiválaszthatod, hogy mit szeretnél végrehajtani a futtatásukkor, és az Outlook automatikusan elvégzi azt anélkül, hogy minden egyes gombot külön kellene megnyomnod.
Képzeld el, hogy naponta tucatnyi e-mailt kapsz ugyanazzal a projekttel kapcsolatban, és mindig ugyanazt csinálod: Megjelölés olvasottként, áthelyezés adott mappába és az üzenet rögzítése Az elvesztésének elkerülése érdekében. Ahelyett, hogy manuálisan megismételné ezt a három lépést, létrehozhat egy gyorslépést, amely mindent egyszerre elvégez. Kijelöli az e-mailt, rákattint a gyorslépésre, vagy használja a hozzá tartozó billentyűparancsot, és kész is.
Egy másik fontos előny a Gyorslépések Nem csak e-maileket mozgatnakMegjelölhetik az üzeneteket olvasatlanként, megváltoztathatják a kategóriájukat, létrehozhatnak feladatot az e-mailből, automatikusan továbbíthatják egy adott személynek vagy csoportnak, válaszolhatnak egy előre definiált szöveggel, archiválhatják… és ezeknek a műveleteknek szinte bármilyen kombinációját.
Ez a funkció a mindennapi életben fellépő súrlódás csökkentésére szolgál: Minél többször ismételgeted ugyanazt az e-mail-kezelési mintát, annál logikusabb egy gyorslépést létrehozni.Különösen hasznos, ha ügyfélszolgálatot vagy sok kommunikációval járó projekteket kezel. e-mailek Vagy csapatban dolgozol, és nagyon világos munkafolyamatai vannak.
Hol található és hogyan működik a Gyorslépések szakasz
Az Outlook modern verzióiban a Gyors lépések szakasz a A Levelezés nézet Kezdőlap lapjaOtt egy „Gyors lépések” nevű csoportot fog látni, amely számos előre konfigurált gombbal és egy legördülő menüvel kezelheti őket.
A Microsoft számos előre elkészített gyorsműveletet tartalmaz, amelyek a leggyakoribb felhasználási módokat hivatottak lefedni. A leggyakoribbak között olyan lehetőségeket talál, mint például „Áthelyezés ide” (olvasottként megjelöli és áthelyezi egy mappába), „A vezetőnek”, „E-mailben a csapatnak” vagy „Kész”Mindegyik módosítható, hogy megfeleljen a munkamódszerednek.
Amikor az egérmutatót egy gyors lépés fölé viszi, az Outlook egy kis felugró ablakban jeleníti meg a leírást. Ez a leírás testreszabható: Szerkesztheti a kurzor fölé helyezett egér esetén megjelenő szöveget.így könnyen megjegyezheted, hogy mit csinálnak az egyes automatizálások anélkül, hogy meg kellene nyitnod a beállításokat.
Ezenkívül lehetősége van a Rendezze át a gyors lépéseket úgy, hogy a leggyakrabban használtak mindig láthatóak legyenek. a menüszalagon. Ez különösen hasznos, ha kis képernyőkkel dolgozik, vagy ha sok különböző lépést használ, és nem szeretné folyamatosan menüket nyitogatni.
Gyorslépés létrehozása az új Windows Outlookban
Az új Outlook for Windows kissé eltérő felülettel rendelkezik, de a gyors lépések mögötti logika ugyanaz marad. Az automatizálás megkezdéséhez: Először is létre kell hoznia a saját gyorslépését a Kezdőlap lapon..
Ebben a megújult környezetben a folyamat a következőképpen alakul: Győződjön meg róla, hogy a navigációs panelen a Levelezés nézetben van. (bal oldalon), majd lépjen a felső menüszalagra. A Kezdőlap lapon keresse meg a Gyors lépések gombot, nyissa meg a legördülő menüjét, és válassza ki a kezelésükhöz szükséges lehetőséget.
Amikor megnyílik a beállítások ablaka, látni fog egy speciális részt, az úgynevezett „Gyors lépések” a már létezők listájávalInnen a „+ Új gyors lépés” gombra kattintva teljesen újat kezdhet. Ezen a ponton az Outlook kéri a név megadását az azonosításhoz.
Aztán jön a legfontosabb rész: válassza ki a gyorslépés által végrehajtandó fő műveletetA „Művelet kiválasztása” mezőben válassza ki az alapműveletet: áthelyezés mappába, megjelölés olvasottként, továbbítás, válasz, feladat létrehozása stb. Ha egy művelet nem elég, a „További művelet hozzáadása” gombra kattintva további lépéseket láncolhat össze az ideális munkafolyamat létrehozásához.
Végül, opcionális lehetőségei vannak a részletek módosítására: Adjon hozzá egyéni leírást, válasszon egy billentyűparancsot, és mentse el.Ebben az új verzióban a Ctrl+Shift+5-től a Ctrl+Shift+9-ig terjedő billentyűkombinációk érhetők el, így ezek egyikét hozzárendelheti a gyors lépéshez, hogy az egér érintése nélkül indítsa el.
Meglévő gyors lépések szerkesztése és átrendezése az új Outlookban
Egy gyors lépés létrehozása nem végleges; Ha úgy találod, hogy hiányos vagy módosítanod kell, bármikor megteheted.A módosítás folyamata ugyanúgy kezdődik, mint a létrehozás: a Levelezésből lépjen a Kezdőlap fülre, nyissa meg a Gyors lépések legördülő menüt, és válassza a „Gyors lépések kezelése” lehetőséget.
A beállítások panelen az Outlook megjeleníti az összes lépés listáját. Keresse meg a módosítani kívánt lépést, és kattintson az ikonra. „Gyors szerkesztés” a részletes beállítások megnyitásáhozInnen módosíthatja a végrehajtott műveleteket, újakat adhat hozzá, vagy eltávolíthatja azokat, amelyek már nem szolgálják Önt.
A műveletek módosítása mellett lehetőséged van arra is, hogy Nevezze át a lépést, módosítsa vagy rendeljen hozzá egy új billentyűparancsot, és frissítse a felugró ablak leírását amely akkor jelenik meg, ha fölé viszi az egérmutatót. Ez akkor hasznos, ha a munkafolyamata fejlődik, és azt szeretné, hogy a név jobban tükrözze, hogy mit is csinál valójában.
Egy másik érdekes szempont a sorrend. Ugyanebben az adminisztrációs ablakban fel és le nyilakat láthat a következőkhöz: átrendezheti az egyes Quick Step-ek pozícióját a futópadonA pozíciójuk megváltoztatásával biztosíthatod, hogy a legfontosabbak mindig láthatóak legyenek, így megakadályozhatod, hogy eltakaródjanak a „További gyors lépések” legördülő menüben.
Az összes módosítás alkalmazása után egyszerűen kattintson a Mentés gombra. Az Outlook azonnal frissíti a szakasz tartalmát. Az új sorrendet és az új neveket közvetlenül a Kezdőlap lapon láthatod., készen áll a kiválasztott üzeneten való használatra.
Gyorslépések létrehozása és módosítása a webes Outlookban és az Outlook.com-on
Nem kell csak az asztali alkalmazást használnia ahhoz, hogy kihasználja a Gyorslépések előnyeit. Az Outlook a weben és az Outlook.com is támogatja a gyors lépéseketígy automatizálhatod a feladatokat a böngésződből, bármi telepítése nélkül.
Új fiók létrehozásához a webről az első lépés a szolgáltatás elérése, és annak ellenőrzése, hogy a következő részben vagy: E-mail küldése az oldalsó navigációs panelen keresztülHa odaértél, a tetején láthatod a Kezdőlap fület, amelynek beállításai nagyon hasonlóak az asztali kliensben találhatóakhoz.
Ezen a lapon keresse meg a „Gyors lépések” gombot, és válassza ki a lehetőséget. „Gyors lépések kezelése” a beállítások panel megnyitásáhozCsakúgy, mint az új Windows Outlookban, itt is megjelenik a meglévő lépések listája, valamint egy „+ Új gyors lépés” gomb, amellyel teljesen új lépést kezdhet.
A létrehozási mezőben nevet adhatsz a gyorslépésnek, majd a „Művelet kiválasztása” részben kiválaszthatod a Milyen fő műveletet szeretne alkalmazni az üzenetekre?Itt is több műveletet láncba foglalhat a „További művelet hozzáadása” gombbal, például az áthelyezést, a megjelölést, a kategorizálást vagy a továbbítást egyetlen folyamatba kombinálva.
Ha később bármelyiket szerkeszteni szeretnéd, a folyamat ugyanilyen egyszerű: térj vissza a Levelezéshez, nyisd meg a Gyors lépések legördülő menüt, válaszd a „Gyors lépések kezelése” lehetőséget, keresd meg a módosítani kívánt lépést, és kattints a szerkesztés ikonra. Így a következőket teheted: Műveletek módosítása, leírások frissítése, vagy billentyűparancsok hozzárendelése a Ctrl+Shift+5-től a Ctrl+Shift+9-ig a webes verzióban isígy megőrizve az asztali számítógéppel való összhangot.
Gyors válaszok és sablonok a Gyorslépések használatával
A gyors lépések egyik nagyon hatékony felhasználási módja az, hogy Automatizálja az ismétlődő válaszokat e-mail sablonokkalHa gyakran válaszolsz sok embernek ugyanazzal az üzenettel – például számlakivonat-értesítésekkel, nyugták visszaigazolásával vagy szabványos utasításokkal –, beállíthatsz egy gyorslépést, amely automatikusan generálja a választ.
Az olyan verziókban, mint az Outlook 2013 (és az újabb, hasonló beállításokkal rendelkező környezetekben is), a tipikus folyamat a következő: A fő e-mail ablakban lépjen a Gyors lépések területre, és kattintson az „Új létrehozása” vagy az „Új létrehozása” gombra.Ezután írjon egy rövid, leíró nevet, például „Számlakivonat válasz”, hogy első pillantásra felismerje.
Ezután a „Válasszon egy műveletet” legördülő menüben válassza ki a kívánt műveletet. „Válasz” vagy „Válaszadó” a gyors lépés alapjakéntA művelet kiválasztásával az Outlook lehetővé teszi a speciálisabb beállítások megjelenítését a „Beállítások megjelenítése” gombbal, és itt rejlik az igazi trükk.
Ezen opciók kibontásával egy szövegmező jelenik meg, ahol a következőket teheti: Írd be a tartalmat, amelyet meg szeretnél jeleníteni az automatikus válaszban.Ez alapvetően egy sablon: a felhasználónak csak kisebb módosításokat kell végeznie (ha szükséges) a küldés előtt. A legjobb, ha a tárgy mezőt az alapértelmezett értékkel hagyja, ha azt szeretné, hogy a téma megtartsa az eredeti üzenettel megegyező címet.
Miután mentette a gyors lépést, legközelebb, amikor ezzel az előre definiált szöveggel szeretne válaszolni, csak annyit kell tennie: Jelöld ki az e-mailt, és nyomd meg az imént létrehozott gyorslépés-gombotAz Outlook a kitöltött és küldésre kész szöveggel nyitja meg a választ, így nem kell újra és újra ugyanazt begépelnie.
Kombinálja a gyors lépéseket billentyűparancsokkal a sebesség növelése érdekében
A gyors lépések akkor ragyognak igazán, ha kombinálod őket jól megválasztott billentyűparancsokMinden gyorslépéshez hozzárendelhető egy kombináció, például a Ctrl+Shift+5, Ctrl+Shift+6 és így tovább, egészen 9-ig. Ez azt jelenti, hogy egyetlen megnyomással meglehetősen összetett automatizálásokat futtathat.
Az Outlook egér nélküli navigálásához olyan billentyűparancsokat használhat, mint például Ugrás az e-mailhez (Ctrl+1), Ugrás a naptárhoz (Ctrl+2), Ugrás a névjegyekhez (Ctrl+3) vagy Ugrás a feladatokhoz (Ctrl+4)Így navigálhat a szakaszok között, majd szinte folyamatosan használhatja a gyors lépéseket a kiválasztott e-maileken.
A beérkezett üzenetek kezelésében a gyorsbillentyűk még fontosabbak: Új üzenet (Ctrl+N), Válasz (Ctrl+R), Válasz mindenkinek (Ctrl+Shift+R), Továbbítás (Ctrl+F) és Küldés (Ctrl+Enter) Lehetővé teszik a beszélgetések gyors végigvitelét. A gyors lépésekkel kombinálva, amelyek automatizálják az archiválást vagy a megjelölést, a munkafolyamat nagyon egyszerűvé válik.
A tálca rendben tartásához használhatsz olyan gyorsbillentyűket, mint például Megjelölés olvasottként (Ctrl+Q), Megjelölés olvasatlanként (Ctrl+U), Megjelölés spamként Mac (⌘+Shift+J) vagy Archívum (például ^+E egyes Mac verziókban)Mindez a Gyorslépésekkel kombinálva lehetővé teszi, hogy percek alatt több tucat e-mailt dolgozzon fel.
Formázási parancsikonok, naptár és speciális funkciók az Outlookban
Az üzenetkezelés mellett az Outlook magában foglalja a következőket is: Gyorsbillentyűk az e-mailek formázásához anélkül, hogy levenned a kezed a billentyűzetrőlAlkalmazhatsz félkövér (Ctrl+B), dőlt (Ctrl+I), aláhúzott (Ctrl+U) betűtípust, és beszúrhatsz hivatkozásokat (Ctrl+K), vagy speciális karakterek bevitele nagyon gyorsan.
A betűméretet a következővel is beállíthatod: Ctrl+Shift+> a növeléshez és Ctrl+Shift+< a csökkentéshezEz segít vizuálisan rendszerezni a fontos üzeneteket anélkül, hogy ikonokat kellene keresgélned a menüszalagon.
A naptárnak megvannak a saját gyorsbillentyűi: Napi nézet (Ctrl+Alt+1), heti nézet (Ctrl+Alt+3), havi nézet (Ctrl+Alt+4), ugrás a mai dátumra vagy új találkozó létrehozása hasonló kombinációkkal A platform szerint tökéletesek ahhoz, hogy egy másodperc alatt átugorj a beérkező levelek mappádból a naptáradba.
Azoknak a felhasználóknak, akik egy lépéssel tovább szeretnének menni, olyan fejlett funkciók állnak rendelkezésre, mint például új mappák létrehozása, áthelyezés mappába, speciális keresés megnyitása, vagy olvasatlan és mellékletszűrők alkalmazása billentyűkombinációkkal (különösen Macen, olyan gyorsbillentyűkkel, mint a ⌘+Shift+N, ⌘+Shift+M, ⌘+⌥+F stb.).
Akár a „Prioritás”/„Egyéb” postafiókot is kezelheted, fontos e-maileket rögzíthetsz, vagy elemek megjelölése befejezettként (például a Beszúrás paranccsal Windowsban vagy bizonyos kombinációkkal Macen)Bár az Outlook nem teszi lehetővé az összes billentyűparancs szabad testreszabását, a kívánt billentyűséma kiválasztásával a kisegítő lehetőségek között módosíthatja bizonyos viselkedéseket.
A billentyűparancs-stílus aktiválása, megtekintése és kiválasztása az Outlookban
Sok fiókban a billentyűparancsok alapértelmezés szerint engedélyezve vannak, de ha bármikor letiltották őket, könnyen újra engedélyezhetők. Ehhez: Nyissa meg az Outlookot, lépjen a beállításokra, és keresse meg az Általános részt.Ezen a szakaszon belül egy Akadálymentesítés almenüt fog látni.
Ezen a területen talál egy olyan opciót, amely lehetővé teszi Billentyűparancsok aktiválása vagy inaktiválása, valamint a stílus kiválasztása amelyik a legjobban megfelel Önnek: választhat olyan sémák közül, mint az Outlook.com, a Yahoo! Mail, a klasszikus Outlook vagy akár a Gmail.
A stílus kiválasztására szolgáló menü általában egy áttekinthető listát jelenít meg; ha már megszoktad a Más szolgáltatásokból, például a Gmailből származó parancsikonok konfigurálhatók úgy, hogy utánozzák ezeket. és elkerülni, hogy mindent újra kelljen tanulni a nulláról. Ha viszont újrakezded, célszerű a szokásos Outlook stílust használni.
Ha valaha is összekevered a kombinációkat, vagy nem emlékszel egy adottra, két lehetőséged van: mentse el a billentyűparancsok összefoglaló lapját, vagy tekintse meg az Outlook beépített súgójátSok verzióban egyszerűen a „?” billentyű megnyomásával vagy a kisegítő lehetőségek részben található hivatkozásra kattintva megtekintheti az elérhető billentyűparancsok teljes listáját.
Így biztosíthatja, hogy az adott billentyűparancsokhoz kötött gyorslépések a várt módon működjenek, furcsa ütközések vagy a kiválasztott billentyűstílustól függő eltérő viselkedések nélkül.
Mik azok a gyors műveletek, és miben különböznek a sima billentyűparancsoktól?
Bár az Outlook nem teszi lehetővé az összes billentyűparancs szabad módosítását, tartalmaz egy hatékony rendszert a következőkhöz: láncműveletek, és egyetlen kattintással vagy gyorsbillentyűvel indíthatók el: Gyorsműveletek, más néven GyorslépésekLényegében ezek az automatizálási réteg a hagyományos gyorsbillentyűk felett.
Míg egy klasszikus billentyűkombináció, mint például a Ctrl+R, csak arra szolgál, hogy végrehajt egy adott műveletet (válasz, továbbítás stb.)Egy gyorsművelet több feladatot csoportosíthat: megjelölés olvasottként, áthelyezés, kategória hozzárendelése, továbbítás, feladat létrehozása... mindezt egyetlen parancsba csomagolva.
Outlook hozza Hat előre konfigurált gyorsművelet, amelyek nagyon hasznosak a mindennapi életbenPéldául az „Áthelyezés ide” (ami olvasottként jelöli meg, és áthelyezi az e-mailt egy mappába), a „Vezetőnek” (ami továbbítja az üzenetet a főnöknek), az „E-mail küldése a csapatnak” (az e-mail továbbítása egy kollégák csoportjának) vagy a „Kész” (olvasottként jelöli, befejezi és áthelyezi az üzenetet).
Ezek az alapértelmezett műveletek nincsenek kőbe vésve: Szerkesztheti őket, így megváltoztathatja a célmappákat, a továbbított címzettet, a kategóriákat, vagy akár a menüszalagon megjelenő ikont is.Így a Microsoft általános sablonjait az Ön igényeire szabott munkafolyamatokká alakíthatja.
Így a két világ legjavát ötvözöd: a klasszikus Outlook billentyűparancsok a következőhöz: parancsok Egyszerű műveletek és gyors műveletek összetettebb automatizálásokhozÉs mindenekelőtt billentyűparancsokat rendelhet a gyors lépésekhez, hogy azonnal elindíthassa azokat a billentyűzetről.
Speciális példa: e-mailek átirányítása kulcsszó szerint és archiválásuk
A vállalatoknál meglehetősen gyakori forgatókönyv, hogy E-mailek automatikus átirányítása kulcsszavak alapjánPéldául, ha egy üzenet egy adott kifejezést tartalmaz (projekt neve, fájlszám, incidens típusa), akkor azt szeretné, hogy egy adott személynek küldjék el, és feldolgozás után archiválják a dokumentumkezelő rendszerükben, például a Filesite-ben.
Az Outlook segítségével ezt a viselkedést a következő kombinációkkal közelítheti meg: levelezési szabályok és gyors lépésekA szabályok a tárgy vagy a törzsszöveg alapján érzékelik a bejövő üzeneteket, és átirányítják vagy áthelyezik azokat. Ezután egy gyors lépéssel további műveleteket alkalmazhat, amikor manuálisan beavatkozik.
Például létrehozhatsz egy szabályt, amely Kulcsszóészlelés és az e-mail automatikus továbbítása a megfelelő személynekEzután, amikor ellenőrzi az e-mailt a megosztott beérkezett üzenetek mappájában, használhat egy gyorslépést, amely megjelöli befejezettként, archiválja a megfelelő mappába, és elvégzi a szükséges műveletet a Filesite-tal való integrálásához (például áthelyezi egy szinkronizált mappába vagy megjelöli archiválásra).
Az Outlook önmagában nem tud közvetlenül „kiváltani” egy gyorslépést egy szöveges feltételre válaszul, de Igen, a munkafolyamat nagy részét automatizálhatja szabályokkal, és a manuális lépéseket egyetlen kattintásra vagy parancsikonra csökkentheti.Kifinomultabb környezetekben további bővítményekre vagy külső szkriptekre is támaszkodhat a ciklus befejezéséhez olyan archiváló eszközökkel, mint a Filesite.
A lényeg az, hogy megértsd, hogy a Gyorslépések tökéletesek ehhez. olyan folyamatok végrehajtásához, amelyek nem fedik le teljes mértékben az Outlook alapvető szabályaitEgy kis tervezéssel egy unalmas munkafolyamatot szinte automatikussá alakíthatsz.
Az Outlook gyors lépéseinek és billentyűparancsainak elsajátítása közvetlen hatással van a napjára: Minden automatizált művelet egy és öt másodperc közötti időt takarít meg, ami a nap folyamán több percet is jelent.Ha sablonalapú válaszokat, tömeges mappaáthelyezéseket, intelligens üzenetcímkézést és billentyűzetnavigációt adsz hozzá, a beérkező levelek mappád nem lesz többé szűk keresztmetszet, hanem egy olyan eszközzé válik, amely valóban segít kevesebb erőfeszítéssel elvégezni a munkát.
Szenvedélyes író a bájtok és általában a technológia világáról. Szeretem megosztani tudásomat írásban, és ezt fogom tenni ebben a blogban, megmutatom a legérdekesebb dolgokat a kütyükről, szoftverekről, hardverekről, technológiai trendekről stb. Célom, hogy egyszerű és szórakoztató módon segítsek eligazodni a digitális világban.