Kako zakazati sastanke u Teamsu s bilo kojeg uređaja

Organiziranje učinkovitih sastanaka ključno je za upravljanje timom i projektima, posebno u hibridnim ili udaljenim okruženjima. Microsoftovi timovi Postao je jedan od omiljenih alata za zakazivanje virtualnih sastanaka, zahvaljujući integraciji s drugim uslugama, jednostavnosti korištenja i naprednim opcijama koje se prilagođavaju i profesionalnim i individualnim korisnicima.

Ako ste stigli dovde tražeći najopsežniji i najnoviji vodič o tome kako zakazivati sastanke u Teamsu, kako u klasičnoj verziji tako i u besplatnoj verziji Teamsa, došli ste na pravo mjesto. U nastavku ćete otkriti sve korake, Trikovi i preporuke za uspjeh vaših sastanaka, od stvaranja jednokratnih događaja do upravljanja ponavljajućim sastancima, korištenja pomoćnika za zakazivanje ili povezivanja Teamsa s Outlookom i Google kalendarom.

Zašto zakazivati sastanke u Teamsu? Prednosti i prednosti

Microsoft Teams vam omogućuje jednostavno i fluidno okupljanje tima, kolega ili obitelji, olakšavajući suradnju u stvarnom vremenu zahvaljujući integraciji s drugim aplikacijama i kalendarima. Zakazivanje sastanka ne samo da vam pomaže da ostanete organizirani i postavite jasne ciljeve, ali također osigurava da svi sudionici imaju pristup poveznici, relevantnim detaljima te da mogu potvrditi svoju prisutnost ili promijeniti svoju dostupnost.

Među prednostima Teamsa su:

• Automatska sinkronizacija s Outlook kalendarom, olakšavajući vidljivost i upravljanje događajima.
• Veliki kapacitet sudionika: do 1000 aktivnih gostiju i 10.000 XNUMX u načinu rada samo za čitanje za velike prezentacije.
• Napredni alati za programiranje, kao što je Asistent kako bi pronašao najbolji vremenski termin za sve.
• Razne opcije za dijeljenje poveznica za sastanke, dodavanje brojeva za biranje ili označavanje događaja bojama.
• Kompatibilnost na webu, računalu i mobilnim aplikacijama, što vam omogućuje upravljanje sastancima s bilo kojeg mjesta.

Kako korak po korak stvoriti sastanak u Microsoft Teamsu

Zakazivanje sastanka u Teamsu je vrlo jednostavno, a to možete učiniti s nekoliko platformi: aplikacije za stolna računala, web verzije, mobilne aplikacije, Outlooka ili čak Google kalendara putem službenog dodatka. Pregledajmo najčešće metode i nekoliko dodatnih savjeta za svaki scenarij.

Iz aplikacije Teams ili weba

1. Otvorite Microsoft Teams i pristupite kalendaru, koji se nalazi na lijevoj bočnoj traci.
2. Kliknite na "Novi sastanak" za stvaranje novog događaja.
3. Ispunite osnovne podatke sastanka:
   • Naslov sastanka (opisno kako bi ga svatko mogao prepoznati).
   • Datum i vrijeme početka i završetka, plus opcija "Cijeli dan" ako vam je potrebna.
   • Dodajte sudionike napisati svoja imena, e-mail adrese ili, ako su vanjski, punu e-mail adresu (na primjer: juan@example.com).
   • Lokacija neobavezna) i detalje ili dnevni red sastanka.
4. Kategorije boja možete dodijeliti s gornje trake obrasca., što će vam pomoći da imate vizualno organiziran kalendar.
5. Odaberite "Pošalji" da biste spremili sastanak i obavijestili sudionike.Svi će dobiti pozivnicu s poveznicom za pridruživanje.

Svi događaji zakazani u Teamsu prikazat će se i u Outlooku i obrnuto. ako imate sinkronizirane račune, nikada nećete izgubiti sastanak iz vida.

Kako pozvati sudionike i upravljati njihovim sudjelovanjem

Osim dodavanja obveznih sudionika, Neke možete označiti kao opcionalne (korisno za besplatne goste) ili jednostavno pozovite ljude izvan vaše organizacije unosom njihove pune adrese e-pošte.

Teams omogućuje do 1000 aktivnih sudionika i do 10.000 XNUMX u načinu rada samo za čitanje., što je idealno za webinare, sesije obuke ili velike događaje. Nakon što kliknu na "Pošalji", gosti će putem e-pošte dobiti izravnu poveznicu za pridruživanje.

Pomoćnik za zakazivanje: Pronađite najbolje vrijeme za sve

Jedna od najcjenjenijih funkcija je Asistent za programiranje, dostupno na vrhu obrasca za stvaranje sastanka.

Ovaj alat vam u tablici prikazuje dostupnost svih gostiju, njihove vremenske zone i imaju li druge događaje u istom vremenskom terminu. Na ovaj način možete na prvi pogled provjeriti kada su slobodni i izbjeći preklapanja.Zasjenjena područja označavaju da su sudionici zauzeti; svijetla područja označavaju njihovu dostupnost.

Kada vidite uobičajeni termin, postavite vrijeme i pritisnite "Pošalji" za potvrdu termina.

Dijeljenje poveznice za sastanak i dodatne mogućnosti

Ako samo trebate podijeliti poveznicu za sastanak bez pojedinačnog dodavanja sudionika, Teams i to olakšava.

1. Stvorite sastanak ili mu pristupite iz kalendara u Teamsu.
2. Veza se prikazuje kao URL, koji možete kopirati pomoću gumba "Kopiraj" i poslati ga e-poštom. Whats App ili rutu koju preferirate.

Ovo je vrlo korisno za otvorene događaje, izložbe ili sastanke gdje nemate adrese e-pošte svih sudionika.

Dodajte brojeve za uključivanje i konferencije

Povremeno, neki gosti preferiraju ili se mogu pridružiti sastanku samo telefonom.Teams vam omogućuje da u pozivnicu uključite lokalni broj za uključivanje i ID konferencije, a ako sastanak zakažete iz Outlooka, ti se podaci automatski dodaju.

Ovo je posebno korisno za tvrtke s međunarodnim lokacijama ili sudionike koji su u pokretu i nemaju podatkovnu vezu ili Wi-Fi.

Kako kategorizirati i organizirati sastanke u kalendaru

Sastancima možete primijeniti kategorije boja kako biste ih brzo prepoznali prema vrsti, prioritetu ili odjelu.Na ovaj način, vaš kalendar će biti vizualno puno jasniji.

1. Desnom tipkom miša kliknite događaj u kalendaru Teamsa.
2. Odaberite "Kategoriziraj" i odaberite boju ili kategoriju.
3. Sastanak možete kategorizirati i prilikom zakazivanja klikom na "Kategorija" pri vrhu obrasca.

Ova je opcija vrlo korisna ako upravljate mnogim tjednim sastancima, jer na prvi pogled možete razlikovati interne sastanke, sastanke s klijentima, sesije obuke itd.

Premještanje termina sastanaka i ažuriranje događaja iz Teamsa

Ako se dogodi nešto neočekivano i trebate promijeniti vrijeme sastanka, Teams to uvelike olakšava.

Iz kalendara možete povući događaj u novi vremenski termin ili otvoriti detalje, odabrati drugo vrijeme i kliknuti "Pošalji ažuriranje". Sudionici će odmah primiti obavijest, a sastanak će biti ažuriran u svim povezanim kalendarima.

Prije promjene vremena, Teams vas obavještava o dostupnosti vaših gostiju, izbjegavajući preklapanja ili neočekivane izostanke.

Upravljanje statusom "Prikaži kao" i pomoć

Organizator ima mogućnost promjene statusa "Prikaži kao" (npr. Zauzet, Izvan ureda, Slobodan itd.) kako bi sudionici znali kako će se sastanak prikazivati u njihovim kalendarima.

1. Idite na detalje sastanka i odaberite "Prikaži kao".
2. Odaberite odgovarajuću državu na temelju važnosti ili preferencija.

Sudionici mogu prilagoditi vlastiti status klikom desne tipke miša na sastanak u kalendaru i odabirom druge opcije ako žele. Prema zadanim postavkama, svi sastanci prikazuju se kao "Zauzet".

Uređivanje i pregled detalja sastanka u mobilnoj aplikaciji

Mobilna aplikacija Teams omogućuje vam pregled, uređivanje i upravljanje sastancima u bilo kojem trenutku.. Samo trebate slijediti ove korake:

1. Otvorite Teams na telefonu i pristupite svom kalendaru.
2. Kliknite na sastanak koji želite izmijeniti.
3. Ako ste organizator, dodirnite "Uredi", unesite potrebne promjene i odaberite "Gotovo" za slanje ažuriranja.

Vrlo praktična značajka za korisnike koji putuju ili trebaju brzo mijenjati podatke u hodu.

Kako koristiti Microsoft Teams Free za zakazivanje sastanaka

Ako nemate profesionalnu verziju, Teams Free vam također omogućuje jednostavno organiziranje videopoziva, predavanja, studijskih grupa ili obiteljskih sastanaka.Evo glavnih koraka:

1. Na kartici "Sastanak" odaberite "Zakaži sastanak".
2. Dodijelite naslov i dodajte sudionike unosom njihovog imena, e-pošte ili telefonskog broja..
3. Postavite datum, vrijeme, trajanje, ponavljanja ako je potrebno, privatnost, tko može preskočiti čekaonicu i tko može prezentirati.
4. Kliknite "Spremi" za dovršetak programiranja.Svi gosti primit će pozivnicu s poveznicom, detaljima i opcijama za prethodni razgovor.

U besplatnoj verziji Teamsa, sudionici mogu prihvatiti pozivnicu i pridružiti se izravno bez čekanja u čekaonici, ovisno o vašim postavkama.Ako događaj dodate u svoj osobni kalendar u Outlooku, detalji će biti dostupni svim sudionicima.

Besplatno kreirajte instant sastanke u Teamsu

Za sastanke u zadnji čas ili brze razgovore možete koristiti opciju Trenutni sastanak s kartice Sastanak. Samo unesite naslov i podijelite poveznicu pod Veze za sastanke.

Redoviti ili ponavljajući sastanci u Teamsu

Ponavljajući sastanci najbolji su način za redovito održavanje veze između timova, razreda ili grupa.Teams vam omogućuje postavljanje sastanaka koji se ponavljaju svakodnevno, tjedno ili mjesečno, s istom vezom i detaljima svaki put.

1. U novom obrascu za sastanak aktivirajte opciju "Ponavljajući sastanak".
2. Odaberite učestalost (na primjer, svakog ponedjeljka i srijede u 10:00) i postavite datum završetka ili ponavljanja.
3. Kliknite "Spremi" i dodajte sudionike baš kao što biste to učinili na bilo kojem sastanku.

Ponavljajući sastanci zadržavaju istu vezu, što im olakšava pristup, a mogu se postaviti i za automatsko snimanje ako je potrebno.Idealni su za naknadna ažuriranja, nastavu ili sastanke o projektima.

Zakazivanje sastanaka Teamsa iz Google kalendara

Teams ima dodatak za Google Workspace koji vam omogućuje zakazivanje, pregled i uređivanje sastanaka izravno iz Google kalendara.Ovo je posebno korisno ako vaša tvrtka ili objekt koristi Google usluge.

1. Instalirajte dodatak Teams za Google kalendar i pristupite svom uobičajenom kalendaru.
2. Odaberite vremenski termin i odaberite "Dodaj konferenciju > Sastanak Teamsa".
3. Dodajte goste, lokaciju, opis i prilagodite obavijesti ako je potrebno..
4. Pritisnite «Spremi», a događaj će se pojaviti u vašem Google kalendaru s vezom na sastanak Teamsa.

Ako želite osigurati da svi članovi organizacije imaju pristup, IT administratori mogu autorizirati dodatak za sve korisnike., upravljanje dopuštenjima izravno iz konzole Google Workspacea.