Sinkronizacija bilješki između Google Keepa i OneNotea

Ako koristite Google Zadržite ga za bilježenje brzih ideja, a OneNote za organiziranje ozbiljnijih projekata, sasvim je prirodno da želite da oboje govore istim jezikom. Stvarnost je takva da izravna sinkronizacija između Google Keepa i Microsoft OneNotea ne postoji izvorno, pa ćete se morati osloniti na značajke svake aplikacije i neke prečace kako biste osigurali da vaše bilješke besprijekorno putuju između platformi.

U ovom vodiču pronaći ćete jasno objašnjenje što svaka aplikacija nudi, njezine prednosti i nedostatke, kako dijeliti i sinkronizirati OneNote s OneDriveom/SharePointom, kako pregledavati ljepljive bilješke na svim uređajima i nekoliko realističnih načina za premještanje sadržaja iz Keepa u OneNote. Osim toga, uključujemo stvarne recenzije korisnika, iskrenu usporedbu i moćan način kombiniranja bilješki i zadataka na jednom mjestu.

Što biste trebali znati prije nego što pokušate sinkronizirati Google Keep i OneNote

Ne postoji službena dvosmjerna sinkronizacija između Google Keepa i OneNotea. Google Keep je lagana aplikacija usmjerena na brze bilješke, popise i podsjetnike; OneNote je vrlo vizualna i moćna digitalna bilježnica koja se nalazi unutar Microsoftovog ekosustava. Svaka se savršeno sinkronizira sa svojim oblakom (Google i Microsoft), ali se ne sinkroniziraju međusobno prema zadanim postavkama.

Dobitna strategija je kombiniranje funkcija: izvoz ili kopiranje iz Keepa i snimanje ili organiziranje u OneNoteu. Imate nekoliko načina: kopirajte bilješke iz Keepa u Google dokumenti i koristite OneNote Web Clipper; šaljite bilješke e-poštom i iskoristite značajku Pošalji e-poštom u OneNote; ili prenesite prateći sadržaj na dijeljene diskove i odatle ga integrirajte u svoju bilježnicu.

Napomena o izvorima: Dio sadržaja koji se rangira dolazi od službene Microsoftove podrške (vrlo pouzdane), usporednih blog članaka i foruma poput Reddita, koji često prikazuju obavijesti o privatnosti prije pregledavanja sadržaja. To vam daje naslutiti: ima mjesta za praktičan, dobro strukturiran vodič usmjeren upravo na "sinhronizaciju" ili, bolje rečeno, "međusobno povezivanje" oba svijeta.

Google Keep: Kakav je, u čemu se ističe i zašto je toliko popularan

Google Keep dolazi s bilo kojim Google računom i radi u oblaku, s pristupom iz Android, iOS (iOS 12 ili noviji) i web. Njegova filozofija je neposrednost: otvori, zapiši i nastavi sa svojim životom; uz to, sadržaj je sinkroniziran na svim uređajima.

Podržane vrste bilješki: Običan tekst za pisanje; popisi s potvrdnim okvirima; crteži za crtanje ili skiciranje ideja (možete koristiti rešetku, točkaste, linijske ili pune pozadine, pa čak i crtati preko slika); i bilješke o slikama gdje dodajete naslov i opis za "arhiviranje" vizualnog elementa.

Ugrađeni pametni podsjetnici: Podsjetnike možete postaviti prema lokaciji (na primjer, da vam se popis za kupovinu prikaže kada stignete u supermarket) ili prema datumu i vremenu, s mogućnošću ponavljanja; ograničenje je što Keep dopušta samo jedan podsjetnik po bilješci.

Dijeljenje i suradnja su jednostavni uz Keep: Možete pozvati druge da vam pregledaju i uređuju bilješke u stvarnom vremenu – idealno za obiteljske popise ili brze sesije brainstorminga s vašim timom – uz dodatnu prednost besprijekornog odvajanja osobnih i poslovnih bilješki.

Organizacija bez problema: oznake, boje i prikvačivanje važnih bilješki na vrh; Keep vam također omogućuje pretraživanje po ključnoj riječi, oznaci, boji ili slici te oporavak izbrisanih ili arhiviranih bilješki ako smeće još nije ispražnjeno.

Cijena i skladištenje: Keep nema vlastiti Premium plan; besplatan je i koristi pohranu vašeg Google računa. Ako pohranjujete puno informacija, možda biste trebali proširiti prostor za pohranu ili premjestiti duge bilješke u Google dokumente.

OneNote: Moćna, visoko vizualna digitalna bilježnica prepuna trikova

• Microsoft OneNote funkcionira poput spomenara ili kreativne bilježnice u kojoj možete pisati, crtati, bilježiti olovkom, umetati zvuk, slike ili videozapise te ih strukturirati u odjeljke i stranice označene bojama. Posebno je praktično na aplikaciji za stolna računala ili na tabletima sa stylusom, iako je dostupno i na mobilnim uređajima i webu.
• Organizacija i oznake: Uključuje unaprijed definirane oznake poput "Važno" ili "Obavezno", omogućuje vam stvaranje prilagođenih oznaka i omogućuje vam jasno kretanje kroz bilježnice, odjeljke i stranice; njegov pristup "stranicama" sličan je osobnom dnevniku ili wikiju.
• Suradnja u stvarnom vremenu: Dijeljenje bilježnica s kolegama ili obitelji je jednostavno i omogućuje zajedničko uređivanje. Osim toga, OneNote je baziran na oblaku i podržava izvanmrežni način rada, sinkronizirajući promjene kada se ponovno povežete s internetom.
• OneNote rukopis i OCR: Rukom pisane bilješke sjaje uz olovku na uređajima Windows, a optičko prepoznavanje znakova pretvara rukom pisani tekst u tekst koji se može pretraživati; također se može koristiti za isticanje teksta ili slika olovkom.
• Web Clipper i integracije: Web clipper sprema snimke zaslona, slike i isječke u vašu bilježnicu bez povlačenja šuma stranice; i, kao dio Microsoftovog ekosustava, integrira se s Outlookom (izdvajanje snimaka). e-mail), Excel (ugrađivanje tablica), kao i usluge poput Email to OneNote, Feedly i IFTTT za proširenje automatizacije.
• Model određivanja cijene: OneNote je besplatan, ali neke napredne značajke su poboljšane Microsoft 365Poslovne opcije uključuju Business Basic (~6 USD/mjesečno po korisniku), Business Standard (~12,50 USD/mjesečno), Business Premium (~22 USD/mjesečno) i Aplikacije za tvrtke (~8,25 USD/mjesečno), naplaćuje se godišnje.

Brza usporedba: Keep vs. OneNote za vaš svakodnevni život

• Složenost i prilagodba: Keep se fokusira na jednostavnost i "Post-it" prikaz; OneNote omogućuje bogate formate i predloške s ogromnim mogućnostima prilagodbe. Odabir jednog ili drugog ovisi o vašim navikama: Kep pobjeđuje jednostavnošću, OneNote naprednim opcijama.
• Zapiši bilješke: Keep je dobar za brze bilješke, ali ako su vam potrebne opsežne bilješke sa sastanaka, kod ili složeni dijagrami, OneNote se čini ugodnijim i fleksibilnijim, posebno ako već radite u Microsoftovom paketu.
• Podsjetnici: Keep nudi jednostavno postavljanje podsjetnika temeljenih na vremenu i lokaciji; u OneNoteu se podsjetnici mogu koristiti s Outlook zadacima, ali postavljanje je manje jednostavno.
• Cijena: Keep je besplatan bez posebnog premium plana; OneNote je također besplatan, iako njegova najbolja integracija često zablista kada već imate Microsoft 365 za ostale alate.
• Iskustva korisnika: Neki opisuju OneNote kao „digitalnu ploču s ljepljivim bilješkama“, dok drugi ističu da je Keep „izvrstan“ za dijeljene popise na iOS-u/Androidu. Postoji i mnogo slučajeva gdje se Keep koristi za podsjetnike i kratkoročne stvari, dok je OneNote rezerviran za detaljnu dokumentaciju, financije, projekte i opsežne bilješke kao osobni wiki.
• Kako dijeliti i sinkronizirati OneNote s OneDriveom i SharePoint

OneNote za Windows koristi OneDrive i SharePoint za automatsko pohranjivanje i sinkronizaciju vaših bilježnica u oblaku, dostupnih s bilo kojeg mjesta. Kada izgubite vezu (na primjer, tijekom leta), možete prisilno pokrenuti ručnu sinkronizaciju kada se mreža ponovno poveže.

• Dijeljenje jedne stranice iz OneNotea (Windows 8/10/11 pomoću gesti ili naredbe ekvivalenti): Idite na stranicu i odaberite je na bočnoj ploči; upotrijebite opciju Dijeli u sustavu, odaberite odredište (npr. Pošta), unesite primatelje i predmet te pošaljite.
• Dijeljenje cijele bilježnice pohranjene na OneDriveu: Idite na OneDrive, odaberite mapu bilježnice (pazite da slučajno ne podijelite cijele "Dokumente"), kliknite Dijeli, odaberite Preuzmi vezu i odlučite želite li dati dopuštenje za "pregled" ili "pregled i uređivanje"; kopirajte vezu i pošaljite je e-poštom.
• Dijeljenje cijele bilježnice na SharePointu: S popisa bilježnica u programu OneNote odaberite bilježnicu, upotrijebite Kopiraj vezu u bilježnicu i zalijepite vezu u e-poštu; osoba koja primi vezu trebat će dozvole na tom web-mjestu SharePoint.
• Automatska i ručna sinkronizacija: OneNote se sinkronizira kontinuirano; da biste to učinili ručno, otvorite bilo koju stranicu u bilježnici, idite na prikaz Bilježnice i odaberite Sinkronizacija. Potražite ikone: zelene strelice koje se okreću (sinkronizacija), crveni krug s X (pogreška, dodirnite za detalje) i žuti trokut s uskličnikom (izvan mreže, nastavit će se kada se mreža vrati u prvobitno stanje).
• Postavke sinkronizacije: U Postavke > Opcije možete odlučiti hoće li se sinkronizacija automatski ili ne. Ako se odlučite za ručnu sinkronizaciju, ne zaboravite je prisilno pokrenuti nakon svih značajnih promjena.
• Odjeljci na netočnoj lokaciji: Ako OneNote ne može pronaći datoteku sekcije tijekom sinkronizacije, vidjet ćete indikator "sekcije na pogrešnoj lokaciji"; tu sekciju možete povući u drugu bilježnicu da biste sačuvali informacije ili je izbrisati ako vam više nije potrebna.

Ljepljive bilješke: Vaše brze bilješke na svim vašim uređajima

Ljepljive bilješke sinkroniziraju se s vašim Microsoft računom i možete ih pregledavati u sustavu Windows 10/11, iPhone, iPad i web, kao i mogućnost njihove integracije s Outlookom. U sustavu Windows potražite "Ljepljive bilješke" na početnom zaslonu; na iPhoneu otvorite OneNote i dodirnite "Ljepljive bilješke"; na iPadu se ikona Ljepljive bilješke pojavljuje na kartici Početna; na webu idite na onenote.com/stickynotes i prijavite se.

• Za pronalaženje određene bilješke: Na glavnoj stranici dodirnite Traži, upišite riječ ili frazu i filtrirajte prema kartici "Ljepljive bilješke". Zatvorite pretraživanje pomoću X da biste se vratili na cijeli popis. Ako ih planirate pregledavati u Outlooku, ne zaboravite dodati račun i odabrati zadanu lokaciju za spremanje.
• Više korisnog sadržaja vezanog uz ljepljive bilješke i OneNote: Započnite s ljepljivim bilješkama, stvarajte ih i dijelite, izbrišite one koje vam ne trebaju i pogledajte vodič za rješavanje problema kada se nešto ne sinkronizira kako bi trebalo.

Organizirajte materijale na Googleu: Dijeljeni diskovi i Disk

Iako su Keep i Drive različiti alati, organiziranje datoteka na dijeljenim diskovima Google Drivea pomaže u održavanju vaših bilješki u kontekstu i lako dostupnima. Možete stvoriti mape unutar dijeljenog diska i tamo spremiti dokumente, slike ili prezentacije na koje se kasnije možete pozivati u bilješkama.

• Stvaranje mapa na dijeljenom disku: U lijevoj ploči unesite dijeljeni disk, dodirnite Novo > Mapa, unesite naziv i potvrdite. Imajte na umu da vam je za neke radnje potrebna barem uloga Suradnik.
• Dodajte datoteke na dijeljeni disk: Povucite datoteke s računala ili iz Mojeg diska; ili dodirnite Novo i odaberite stvaranje Google dokumenta ili prijenos datoteke. Prenesene stavke postaju vlasništvo tima i neće nestati ako netko napusti disk.
• Uredi i pristupi: Dvostrukim klikom otvorite datoteke da biste ih uredili. Ako niste vlasnik, ali imate dopuštenje za uređivanje i administrator to dopušta, možete ih premjestiti na dijeljeni disk. Razmislite o korištenju Diska za računala ako im trebate pristupiti s računala.

Premještanje sadržaja iz Keepa u OneNote: Metode koje funkcioniraju u praksi

• Kopiraj u dokumente i izreži pomoću OneNote Web Clippera: U Keepu upotrijebite "Kopiraj u Google dokumente" za bilješke koje želite migrirati; otvorite taj dokument u pregledniku i upotrijebite OneNote Web Clipper da biste ga spremili u željenu bilježnicu i odjeljak, bez "buke" cijele stranice.
• Pošalji e-poštom OneNoteu: Podijelite bilješku iz Keepa putem e-pošte na svoju adresu i proslijedite je na adresu "Pošalji e-poštom u OneNote" povezanu s vašim računom; OneNote će je spremiti u vašu zadanu bilježnicu/odjeljak gdje je možete organizirati i poboljšati.
• Snimka zaslona + tinta: Ako vaša Keep bilješka sadrži crteže ili oznake, brzo snimanje i slanje u OneNote omogućuje vam dodavanje bilješki preko nje pomoću Ink i održavanje vizualnog konteksta; jednostavno je, a iznenađujuće učinkovito za skice ili wireframeove.
• Struktura i oznake na odredištu: Jednom kada ste u OneNoteu, označite važne stavke (npr. "Obavezno" ili "Važno") i smjestite svaku stranicu u odgovarajući odjeljak. Ako imate puno posla, izrada prilagođenih oznaka ubrzava pretraživanje i pregled.

Savjeti za unakrsnu upotrebu i tijek rada

• Zadržite za neposredno, OneNote za dubinsko: Koristite Keep za brojeve, obaveze, geolocirane podsjetnike ili dijeljene dnevne popise; OneNote rezervirajte za zapisnike, dokumentaciju, planove, financije ili dugoročni materijal, s bogatijim i strukturiranijim stranicama.
• Podsjetnici u odnosu na zadatke: Održite pobjede u podsjetnicima temeljenim na lokaciji i vremenu; OneNote se oslanja na Outlook za zadatke, gdje čak možete označavati statuse ili prioritete i konzultirati ih iz drugih aplikacija u ekosustavu (Dokumenti, Gmail, Kalendar, Tablice i Slajdovi, ovisno o tijeku rada s kojim radite).
• Crtanje i multimedija: Oba vam omogućuju dodavanje slika i crteža, ali OneNote se čini prirodnijim s olovkom i tabletom; njegov OCR omogućuje pretraživanje, što čini razliku nakon nekoliko mjeseci nakupljenih bilješki.
• Integracije i automatizacija: OneNote postiže bodove s opcijama Email to OneNote, Feedly ili IFTTT; Keep je minimalistički i oslanja se na Googleov ekosustav. Ako puno radite na webu, OneNote Clipper vam štedi sate digitalnog pregledavanja weba.

Alternativa koja objedinjuje bilješke i upravljanje zadacima: ClickUp

Ako vam je potrebno mjesto za bilježenje, suradnju u stvarnom vremenu i pretvaranje ideja u djela bez preskakanja između aplikacija, ClickUp bi mogao biti savršen izbor za vas. Njihovi su dokumenti pojednostavljeni, prilagodljivi, omogućuju ugrađene komentare i poveznice te su vezani uz zadatke tako da se ništa ne gubi u limbu.

• ClickUp bilježnica: Uredite obogaćenim tekstom, dodajte kontrolne liste i pretvorite bilješku u zadatak jednim klikom. Imati bilješke i projekte pod jednim krovom smanjuje trenje kada ste u pokretu.
• ClickUp umjetna inteligencija: Generira sažetke dugih tema, predlaže akcijske točke, formatira sadržaj i tablice, pa čak vam može pomoći i s izradom materijala; zadaci od 30 minuta postaju 30 sekundi nakon što ih savladate.
• Isprobajte besplatno: Možete početi bez kartice i vidjeti odgovara li vam kao alternativa Keepu/OneNoteu kada želite koncentrirati svoje bilješke, zadatke i tim u jednom toku.

Prije završetka, ključna je stvar da ne postoji univerzalni pobjednik između Keepa i OneNotea; ključno je mudro ih kombinirati, iskoristiti njihove snage i, kada je vrijeme za sinkronizaciju, koristiti neizravne putove poput kopiranja u Dokumente i izrezivanja pomoću OneNotea ili slanja e-poštom u bilježnicu. Na taj ćete način imati čvrst most između dva alata bez previše kompliciranih problema.