Način rada Ne uznemiravaj u Google kalendaru: kako isključiti zvuk, odbiti sastanke i ostati organiziran

 

Kada vam je raspored pretrpan i upozorenja se stalno pojavljuju, ono što vam treba je smanjiti buku bez gubitka kontrole nad svojim obvezama. Google kalendar nudi nekoliko načina za "ne uznemiravaj", od blokiranja vremena za fokusiranje do automatskog odbijanja sastanaka. Trik je u tome da se svaka funkcija dobro kombinira. ovisno o tome što želite postići: tišinu u Chatu, upozorenja kolegama ili zaustavljanje novih pozivnica.

Ovaj članak na jednom mjestu objedinjuje sve što trebate znati o vremenu fokusiranja, radnom vremenu, oznaci Zauzet i statusu Izvan ureda, plus postavke obavijesti i neke primjere iz stvarnog svijeta (poput cjelodnevnih događaja ili stresa vikendom). Naći ćete konkretne korake, poznata ograničenja i praktična rješenja. kako vas nitko ne bi prekidao kada nije prikladno, a da pritom ne izgubite važne informacije.

Što danas znači "ne uznemiravaj" u Google kalendaru?

Google kalendar nema niti jedan prekidač "ne uznemiravaj" koji podjednako utječe na sve, ali ima nekoliko opcija koje, kada se kombiniraju, postižu taj učinak. Ključni elementi su: vrijeme koncentracije, izvan ureda, radno vrijeme i status zauzetostiSvaki od njih rješava problem iz drugačijeg kuta: isključivanjem obavijesti o chatu, odbijanjem sastanaka ili obavještavanjem o dostupnim terminima.

El Vrijeme koncentracije Stvorite vremenski ograničene blokove tijekom kojih možete isključiti zvuk chata svoje organizacije i automatski odbiti sastanke. Savršeno je za zahtjevan rad tijekom radnog dana. Tijekom te blokade, Kalendar štiti vaše vrijeme. I, ako želite, izbjegavajte pritisak na nove sastanke.

Država Izvan ureda Idealno je za odmore ili izostanke. Kada je aktivirano, kalendar automatski odbija pozivnice na te datume i prikazuje da niste dostupni. Može se programirati s računala ili mobilnog uređaja. i omogućuje ponavljanje za povremene izostanke.

Las Radno vrijeme Oni pokazuju drugima u koje doba dana ste obično dostupni. Svatko tko vas pokuša pozvati izvan tog vremena vidjet će upozorenje da to nije dobro vrijeme. Ova je značajka namijenjena Google Workspace računima i pomaže u postavljanju zdravih granica između poslovnog i privatnog vremena.

Konačno, dostupnost Slobodno/Zauzeto Za događaje i zadatke označite blokiraju li vam raspored. Kalendar je nedavno dodao mogućnost dodjeljivanja oznaka. "Zauzet" zadacima (ne samo za događaje), pa vam također onemogućuju zakazivanje sastanaka uz njih, a sustav može automatski odbiti pozivnice. To je vrsta "Ne uznemiravaj" primijenjene na zadatke. koji je prvo stvoren u Google Workspaceu, a kasnije je šire primijenjen.

Tko može koristiti svaku funkciju i zahtjeve

Postoje važne nijanse ovisno o vrsti vašeg računa. Za zakazivanje vremena za fokus potreban vam je poslovni ili školski račun. (Google Workspace). Slično tome, radno vrijeme je usmjereno prema organizacijskim okruženjima i prikazuje se u postavkama radnog prostora. Ako koristite besplatni Google računVidjet ćete manje naprednih opcija.

Nadalje, ušutkati Obavijesti Google Chata tijekom vremena za fokusiranje Vaša organizacija mora imati omogućen Chat, a blokada fokusa mora trajati kraće od 24 sata. Ako ne ispunjavate ove uvjete, isključivanje zvuka u chatu neće biti dostupno. na tom konkretnom događaju.

Kako zakazati vrijeme za fokus u Google kalendaru

Vrijeme Vrijeme koncentracije stvara se s vremenom početka i završetka, i to samo iz dnevnog ili tjednog prikaza u web sučelju. Ovako ga konfigurirati korak po korak s računala:

1. Otvorite Google kalendar u pregledniku i idite na Dnevni ili tjedni prikaz.
2. Kliknite na termin koji želite rezervirati tvoja koncentracija.
3. Na vrhu uređivača odaberite Vrijeme koncentracije.
4. Prilagodite vrijeme početka i završetka bloka.
5. Postavite svoje postavke:
   • Ako želite primati obavijesti putem Chata, poništite opciju "Ne uznemiravaj" za Čavrljanje.
   • Ako želite oklopiti blok, Aktivirajte "Automatsko odbijanje sastanaka".
6. Kliknite na uštedjeti.

Imajte na umu dva detalja koja mijenjaju zadano ponašanje. Ako poništite odabir opcije Ne uznemiravaj za chat Prilikom stvaranja bloka, ta će se preferencija koristiti kao zadana u budućim razdobljima koncentracije. I, izvorno, Ovi blokovi ne prihvaćaju nove ili zakazane sastankeAko želite, tu postavku možete promijeniti tako da se odbijaju samo nove pozivnice.

Uređivanje, brisanje ili ponavljanje bloka fokusa

Za izmjenu postojećeg bloka, otvorite ga na računalu iz kalendara. Događaji fokusa označeni su ikonom slušalica.Dakle, lako ih je pronaći. Kliknite na događaj, pritisnite Uredi, unesite promjene i spremite ih.

Ako ga trebate izbrisati, idite na sam događaj i odaberite Izbriši događajKalendar će vas pitati želite li ukloniti samo tu instancu ili i cijeli niz ako se radilo o ponovljenom bloku. To je brz način za uklanjanje praznina. kada se vaši planovi promijene.

Želite li da se vaša koncentracija ponavlja? Otvorite događaj, idite na Uredi i otvorite izbornik pored "Ne ponavlja se". Možete odabrati frekvenciju dnevno, tjedno, mjesečno, godišnje ili nešto prilagođeno i uštedite.

Privatnost, boja i vidljivost vremena fokusiranja

U uređivaču događaja vidjet ćete, ispod naziva kalendara, opciju Zadana vidljivostProširite i odaberite hoće li taj blok biti Javni ili Privatni. U radnim okruženjima Vidljivost pomaže drugima da shvate vašu dostupnost bez otkrivanja osjetljivih detalja.

Također je moguće dodijeliti specifična boja na vaše blokove fokusa. Idite na Uredi, dodirnite Boja, odaberite jednu i spremite. Kalendar će zapamtiti tu boju za vaše buduće skupove ako želite održati dosljednu estetiku.

Tišina u Google Chatu tijekom koncentracije: uvjeti

Prilikom prvog korištenja Vremena fokusiranja, opcija "Ne uznemiravaj" za Chat Omogućeno je prema zadanim postavkama. To znači da su tijekom blokade obavijesti o porukama utišane, pod uvjetom da vaša organizacija ima omogućen Chat i da blokada traje manje od 24 sata. Ako želite, možete ga onemogućiti prilikom stvaranja ili uređivanja događaja da biste nastavili primati obavijesti iz Chata.

Oznaka „Zauzet“ na zadacima i događajima: zbogom lažnom sastanku

Jedna nova značajka koja je promijenila način na koji mnogi ljudi organiziraju svoje živote je mogućnost označavanja kao Također zauzet zadacimane samo događaje. Time Kalendar blokira taj vremenski interval i može automatski odbiti zahtjeve za sastanak koji padaju na vas. U praksi je to način rada "ne uznemiravaj" koji se primjenjuje na vaše svakodnevne zadatke.

Isprobavanje je jednostavno: stvorite zadatak (ili otvorite postojeći), dajte mu naslov i idite na opcije kalendara povezane s tim zadatkom. Tamo gdje vidite "Dostupno" možete to promijeniti u "Zauzeto"Ova mogućnost je prvo stigla u Google Workspace, a kasnije je proširena na više korisnika. To predstavlja jasno poboljšanje za one koji koriste zadatke kao plan rada..

Konfigurirajte radno vrijeme i lokaciju

Radno vrijeme obavještava vaše kolege kada ste dostupni. Na računalu otvorite Kalendar, kliknite ikonu zupčanika i idite na Postavke. U lijevoj ploči, pod Općenito, pronaći ćete Radno vrijeme (ili „Radno vrijeme i lokacija“ ako je administrator omogućio zadanu lokaciju). Aktiviraj radno vrijeme i označava dane i vremenske intervale.

Dan možete podijeliti na nekoliko segmenata prema svojoj dostupnosti, pomoću gumba za dodati (+) i Ukloniti (−) za upravljanje razdobljima. Ova granularnost je korisna ako radite na daljinu., ako radite u podijeljenim smjenama ili ako naizmjenično radite u uredu i kod kuće.

Vaša lokacija rada pomaže vašem timu da zna gdje ćete biti. U Postavkama idite na "Radni raspored i lokacija", odaberite dane i sate te dodijelite lokaciju za svaki dan. Navođenje dana kada ćete biti u uredu olakšava zakazivanje sastanaka uživo. i poštujte vremenske zone.

Dijeljenje ovih vremena ima implikacije za privatnost, stoga je dobra ideja prilagoditi tko vidi vaše podatke. U vašoj istoj domeni radnog prostoraVaši će kolege vidjeti vaš raspored kada prilikom izrade događaja koriste odjeljke poput "Sastanak s" ili karticu "Pronađi vrijeme". Termini izvan radnog vremena prikazani su sivom bojom.

Status "Izvan ureda" s računala i mobitela

Za označavanje godišnjih odmora ili odsutnosti, stvorite događaj i odaberite vrstu Izvan uredaOdaberite datume (i vremena ako je primjenjivo) i pustite da Kalendar obavi posao. automatski odbij pozivniceMožete zakazati ponavljanje ako imate redovite izostanke i personalizirajte poruku o odbijanju.

S mobitela (Android o iPhone), dodirnite gumb Stvoriti (+) u Google kalendaru i odaberite "Izvan ureda". Definirajte interval, konfigurirajte ponavljanje ako je potrebno, prilagodite ponašanje odbijanja i spremite. To je najizravniji način da izbjegnete sastanke kada zapravo niste dostupni..

Obavijesti Google kalendara: vrste i postavke

Kalendar vas može obavijestiti putem e-mail, kroz obavijesti na radnoj površini (izvan preglednika, s otvorenim Kalendarom) ili s upozorenja unutar prozora iz samog Kalendara. Ispravnim postavljanjem ovih podsjetnika sprječavate da propustite događaj ili da vas se prekine u nezgodno vrijeme.

Za promjenu globalnih postavki otvorite Kalendar u pregledniku i idite na konfiguracijaU odjeljku Općenito idite na "Postavke obavijesti" i odaberite kako ih želite primati. Ako omogućite obavijesti na radnoj površini, možete prikazati opciju za odgoditi obavijesti i odaberite koliko dugo će ostati odgođeni. Postoji i postavka da vas obavijesti samo ako ste odgovorili. „Da“ ili „Možda“ događaj.

Napomena: Odgođene obavijesti prikazuju se samo u Google ChromeA ako postoji više upozorenja za isti događaj, gumb Odgodi pojavljuje se samo na posljednjem. Ako vidite poruku „Vaš preglednik ne podržava obavijesti“Morate ažurirati svoj preglednik da bi ponovno ispravno radili.

Za određeni događaj otvorite događaj i pritisnite UrediU Obavijestima odlučite želite li upozorenja ili e-poruke, izmijenite prethodnu obavijest, dodajte još obavijesti ili izbrišite one koje nisu potrebne. Promjene ne utječu na ostale goste; je vaša osobna postavka za taj događaj.

Također možete prilagoditi obavijesti za određeni kalendar koji vam pripada: Postavke > "Postavke mog kalendara" > odaberite svoj kalendar > "Obavijesti o događajima" i "Cijeli dan". Tamo definirate koje obavijesti želite prema zadanim postavkama za taj kalendarDodajete nove ili uklanjate one koje više nisu korisne.

Pogledajte i razumite radno vrijeme drugih

Ako ste u istoj domeni i imate dopuštenje, možete provjeriti dostupnost kolege pomoću odjeljka "Sastati se s" S lijeve ploče Kalendara: upišite njihovo ime ili e-poštu i vidjet ćete njihov raspored rada ako ga imaju aktivan. Druga opcija je kartica "Pronađi vrijeme" prilikom stvaranja događaja (trenutno nije dostupno na mobilnim uređajima).

Ako ne pratite vlastito radno vrijeme, najvjerojatnije koristite besplatni Google računšto ne uključuje ovu funkciju. U profesionalnim okruženjima, obično se njime upravlja Googleov radni prostor i možda će biti potrebna konfiguracija od strane administratora.

Slučajevi iz stvarnog života i praktična rješenja

„Automatski utišavam telefon tijekom događaja, ali moram isključiti Ne uznemiravaj kada napuštam sastanak.“ Ovaj je scenarij uobičajen kada miješamo pravila Telefon s funkcijom Ne uznemiravaj s kalendarom. Unutar Kalendara, tišina se prvenstveno upravlja putem Chata. Tijekom vremena za fokusiranje. Ako je vaš problem postavka Ne uznemiravaj na telefonu, rješenje uključuje pregled vlastitih pravila telefona ili njihovo ručno prekidanje kada završite, jer Kalendar Ne kontrolira DND uređaja..

„Cjelodnevni događaji također aktiviraju moj način rada Ne uznemiravaj, a to ne želim.“ Korisna je ideja kategorizirati te događaje kao 'Dostupno' umjesto 'Zauzet/a' ako su samo podsjetnici ili ih premjestite u drugi kalendar s konkretne obavijestiS opcijom dostupnosti, Izbjegavate blokiranje radnog dana i smanjujete utjecaj na automatska pravila koja prate status vašeg rasporeda.

„Vikendom dobivam podsjetnike za posao i to me izvlači iz mog načina opuštanja. Mogu li imati postavku Ne uznemiravaj samo za svoj poslovni kalendar subotom i nedjeljom?“ Kalendar to omogućuje. Konfiguriranje obavijesti kalendaraDakle, jedan od pristupa je smanjiti ili onemogućiti obavijesti poslovnog kalendara, a zatim ih ponovno omogućiti kada ih želite. Ne postoji ugrađena postavka za isključivanje zvuka obavijesti po danu u tjednu, ali možete stvoriti Ponavljajući događaj: Izvan ureda vikendom blokirati pozivnice i koristiti opciju "Obavijesti me samo ako sam odgovorio/la s Da ili Možda" minimizirati prekide.

Ako ste pod stresom zbog obavijesti koje stižu previše unaprijed (tjedan dana prije, dva dana prije itd.), osmislite blažu strategiju: pošaljite jednu e-poštu. Petak poslijepodne za ponedjeljak i jednosatno upozorenje istog dana. Ta kombinacija je obično dovoljna bez narušavanja vašeg subotnjeg i nedjeljnog odmora.

Uobičajene greške i kako se izvući iz problema

Ako vam Kalendar kaže „Preglednik ne podržava obavijesti."Ažurirajte svoj preglednik. Ova pogreška sprječava prikaz obavijesti o događajima." S najnovijom verzijom problem obično nestaje.Također provjerite dopušta li vaš preglednik obavijesti s calendar.google.com.

Može li se Kalendar koristiti za prijavu i odjavu? Alternative

Google kalendar je osmišljen za upravljajte događajima i sastancimaNe za praćenje vremena. Ako naplaćujete po satu ili vam je potreban formalni zapis, morat ćete koristiti druge alate. Neke popularne opcije su: clockify ili ClickUp snimač vremena projektaKalendar možete koristiti kao vodič za rekonstrukciju onoga što ste učinili, ali službeni broj trebao bi se čuvati u aplikaciji za vrijeme.

Što se tiče produktivnosti, ako provodite mnogo sati na video sastancima, automatska transkripcija i sažimanje mogu vam uštedjeti posao bilježenja. Integracije sa Google susret Omogućuju vam da snimite ono što je važno, nadoknadite propušteno bez pregledavanja cijele snimke i ostatak dana posvetite svojim glavnim zadacima.

Ključ da se ne uznemiravamo kada nije prikladno jest dobro kombinirati ove funkcije: Vrijeme koncentracije izolirati se i, ako je potrebno, isključiti zvuk Chata; Zauzet u zadacima i događajima za popunjavanje praznina; Izvan ureda za jasne izostanke; Radno vrijeme educirati ljude oko sebe; i Obavijesti Rasporedi temeljeni na kalendaru i događajima prilagođeni vašim potrebama. S ovom kombinacijom, vaš kalendar radi za vas, a ne obrnuto.