Kako korak po korak stvoriti anketu u Outlooku

Želite li znati Kako stvoriti anketu u Outlooku i izvući maksimum iz anketa putem e-pošte? Ovaj se postupak može činiti jednostavnim, ali Outlook nudi nekoliko načina anketiranja vaših kontakata, unutar i izvan vaše organizacije, s opcijama koje se razlikuju ovisno o platformi (Windows, Mac, web ili čak integracija Microsoft Formsa).

U ovom članku otkrit ćete sve što trebate znati kako biste organizirali anketu u Outlooku, odabrali najbolji način za svoje potrebe, prilagodili iskustvo i upravljali rezultatima kao profesionalac. Osim toga, naučit ćete kako: Trikovi i savjete kako bi vaše ankete bile učinkovite, brze i prilagodljive, čak i za korisnike kojima su potrebne opcije pristupačnosti.

Zašto koristiti ankete u Outlooku?

Ankete u Outlooku omogućuju vam prikupljanje povratnih informacija, odabir datuma sastanaka ili zajedničko donošenje odluka, štedeći vrijeme i izbjegavajući beskrajne e-poruke kojima se pokušava uskladiti rasporedi. Osim toga, integracija s alatima poput Microsoft Formsa i mogućnost izravnog glasanja iz e-pošte čine Outlook vrlo atraktivnom opcijom za one koji traže brzo, organizirano rješenje s trenutno vidljivim rezultatima.

Različiti načini stvaranja anketa u Outlooku

Outlook vam nudi nekoliko alata ovisno o tome koristite li verziju za stolna računala (Windows ili Mac), Outlook na webu ili radije koristite Microsoft Forms za izradu složenijih upitnika. Svaka metoda ima zanimljive specifičnosti. Pogledajmo svaku od njih pobliže:

Izrada ankete iz Outlooka u sustavu Windows

U verziji za Windows, Outlook nudi mogućnost stvaranja ankete izravno iz prozora za pisanje nove e-pošte. Postupak je praktičan i vrlo koristan za koordinaciju sastanaka ili odabir između nekoliko opcija. Evo istaknutih koraka:

1. Zakažite svoj sastanakPrilikom pisanja nove e-pošte idite na 'Umetni' i odaberite 'Anketa'. Moći ćete pregledavati i upravljati anketama koje ste izradili, odabrati vremensku zonu i trajanje te ograničiti vremenske opcije na svoj radni raspored.
2. Odaberite datume i vremena: Dodajte što više opcija. Pomoću alata za odabir datuma možete se kretati između dana i vidjeti dostupnost sudionika (zelena, crvena, ljubičasta i siva boja označavaju jesu li slobodni, zauzeti, izvan ureda ili im je status nepoznat).
3. Kliknite 'Dalje': Ovdje možete ukloniti opcije, dodati lokaciju, uključiti ili isključiti opcije online sastanka i upravljati raznim naprednim postavkama.
4. Konfiguriraj napredne opcijeMožete dopustiti automatsko zakazivanje sastanka kada svi glasaju za određenu opciju, blokirati predložene termine u kalendaru, primati obavijesti za svaki glas ili zahtijevati autentifikaciju za glasanje.
5. Izradi i pošalji anketuNakon dovršetka, Outlook ubacuje anketu u vašu e-poštu i uključuje poveznice za glasanje i pristup svim vašim kreiranim anketama. Jednostavno odaberite primatelje i pošaljite.

Ova metoda se ističe svojom brzinom i olakšava pronalaženje najboljeg vremena za sastanak između više osoba.

Izrada ankete u programu Outlook za Mac

Mac verzija zadržava slično iskustvo s nekim specifičnim značajkama prilagođenim operativnom sustavu.

1. Napiši novi email i idite na karticu 'Poruka' i odaberite 'Anketa'.
2. Unesite svoje mogućnosti pitanja i odgovoraMožete dodati onoliko opcija koliko želite. Ako želite dopustiti više odgovora, uključite prekidač 'Više odgovora'.
3. Umetnite anketu u tijelu e-pošte i vidjet ćete poveznicu za glasanje primatelja, zajedno s vašom CC adresom. Sve što preostaje je personalizirati poruku i poslati je.

Na Macu će primatelji vidjeti anketu izravno u tijelu e-pošte ili, ako to nije moguće, imat će poveznicu za glasanje u pregledniku. Rezultate s glasačke kartice možete provjeriti u svojoj e-pošti ili pristupom Microsoft Formsu za više detalja.

Izrada ankete u Outlook Webu (Outlook Online)

Ako koristite Outlook u pregledniku, mogućnost dodavanja ankete nalazi se u opcijama u prozoru za pisanje nove e-pošte. Osim toga, ova verzija je kompatibilna s većinom čitača zaslona, ​​što olakšava sudjelovanje osobama s posebnim potrebama. Tijek bi bio sljedeći:

1. Napišite e-poruku i krećite se dok ne pronađete gumb 'Više radnji pisanja', a zatim odaberite opciju 'Anketa'.
2. Unesite pitanje i odgovoreMožete dodati onoliko opcija koliko želite i odlučiti hoćete li dopustiti više odgovora.
3. Kliknite "Dodaj u e-poštu" da biste umetnuli anketu u svoju poruku.
4. Ispunite e-poruku s primateljima i svim dodatnim bilješkamaKad budu spremni, samo ih pošaljite.

Outlook na webu olakšava upravljanje rezultatima anketa iz primljene poruke, s mogućnošću vizualnog pregleda glasova i statistike.

Provodite ankete i ankete pomoću Microsoft Formsa

Za one kojima je potrebno više mogućnosti, Microsoft Forms i njegova integracija s Outlookom omogućuju vam izradu složenijih anketa, s više pitanja, logikom preskakanja i različitim vrstama odgovora. Postupak bi bio sljedeći:

1. Pristupite Microsoft Formsu na forms.office.com i prijavite se sa svojim Office 365 ili Microsoft računom.
2. Izradite novi obrazac ili upitnikDajte mu naslov, dodajte opis ako želite i odaberite između različitih vrsta pitanja: jedan ili višestruki izbor, kratki ili dugi tekst, ocjene, datumi, Likertova skala, prijenos datoteka (ograničeno na korisnike u vašoj organizaciji) itd.
3. Iskoristite prednosti naprednih opcija kao što su označavanje obaveznih pitanja, dodavanje grana (tako da se nova pitanja prikazuju ili ne ovisno o odgovoru), postavljanje rokova za prijavu ili primanje obavijesti e-poštom za svaki primljeni odgovor.
4. Kliknite na "Prikupi odgovore"Primit ćete poveznicu koju možete kopirati i zalijepiti u svoju Outlook e-poštu, na društvene mreže ili gdje god vam je potrebno.

Odgovori se mogu pregledati na kartici 'Odgovori' u Obrascima, s automatskim grafikonima, postocima i mogućnošću izvoza u Excel za daljnju analizu. Ova je opcija najfleksibilnija za duge obrasce ili za one koji žele napredne prilagodbe i potpunu kontrolu nad prikupljenim podacima.

Ključne značajke i razlike između metoda

• Pop ankete u Outlooku (za računalo ili web) idealne su za pitanja zatvorenog tipa (da/ne, odabir datuma itd.). Njihova izrada i slanje traje manje od minute, a svatko tko ima vezu može glasati. Ne dopuštaju naknadno uređivanje, ali integriraju glasanje u e-poštu.
• Microsoft Forms omogućuje izradu složenih obrazaca ili upitnika s više pitanja, logikom, različitim vrstama odgovora, izvozom i prilagodbom. Ove ankete mogu ograničiti sudjelovanje na korisnike unutar vaše organizacije i omogućiti vam uređivanje postavki i sadržaja u bilo kojem trenutku.
• U oba slučaja, primatelji izvan organizacije primaju poveznicu na Obrasce za odgovor, dok interni primatelji mogu glasati izravno iz e-pošte (poruka s kojom se može poduzeti radnja).

Napredne opcije konfiguracije i prilagodbe

Ako želite podići upravljanje anketama na višu razinu, Outlook nudi nekoliko mogućnosti:

• Zakažite automatski sastanak kada postoji konsenzusOutlook može automatski zakazati događaj u kalendaru ako svi sudionici odaberu istu opciju.
• Rezervirajte datume u kalendaru privremenoSva predložena vremena mogu se blokirati kao privremeni događaji i bit će objavljena čim se odluči posljednji dan ili se anketa otkaže.
• Push obavijestiZa svaki novi glas možete primiti e-poruku s ažuriranim statusom ankete.
• zahtijevaju autentifikaciju: Zahtijeva od birača da se identificiraju kako bi se spriječilo anonimno glasanje.
• Dodajte lokaciju i aktivirajte/deaktivirajte online sastanakPrilagodite anketu na temelju toga hoće li sastanak biti uživo ili virtualno, odabirom zadanog pružatelja usluga konferencije (Teams, Zoom itd.).

Pristupačnost: Izradite ankete koje su kompatibilne sa svima

Microsoftov tim je ugradio podršku za osobe s invaliditetom kako bi mogle stvarati i odgovarati na ankete pomoću čitača zaslona kao što su Windows Narrator, JAWS ili NVDA. Okno za anketiranje u Outlook Webu u potpunosti je navigacijsko pomoću tipkovnice, a postupak je sljedeći:

1. Za kretanje kroz različite opcije koristite tipku TAB.
2. Slušajte upute čitača zaslona kako biste saznali gdje upisati pitanje, unijeti mogućnosti odgovora ili dodati nove mogućnosti.
3. Konfigurirajte želite li dopustiti više odgovora ili ne.
4. Umetnite anketu u svoju e-poštu, dodajte primatelje, dodatnu poruku i pošaljite.
5. Provjerite rezultate tako da otvorite primljenu e-poštu i pomaknete se do odjeljka s rezultatima.

Osim toga, postoji posebna tehnička podrška za osobe s invaliditetom, sa specijaliziranom skrbi i dostupnim resursima za pristupačnost.

Upravljajte i konzultirajte rezultate ankete

Prikaz rezultata ankete neznatno se razlikuje ovisno o korištenoj metodi. Ako koristite Outlookov sustav brzih anketa, glasovi se ažuriraju u stvarnom vremenu unutar izvorne e-pošte, a za autentificirane korisnike možete vidjeti tko je glasao i što su odabrali.

U Microsoft Formsu imate karticu 'Odgovori' s vrlo vizualnim grafikonima i statistikama. Možete detaljno pregledati podatke po korisniku, filtrirati ih i ispisati sažetak u PDF ili preuzmite podatke u Excel kako biste segmentirali rezultate kako želite.

Korisne značajke za maksimalno iskorištavanje Obrasca i Outlooka

• Izbornik s tri točke u Obrascima omogućuje vam postavljanje obavijesti, ograničavanje tko može odgovoriti, postavljanje datuma zatvaranja i dobivanje poveznica za dijeljenje obrasca.
• Opcije grananja omogućuju vam stvaranje prilagođenih putanja unutar ankete, prikazujući nova pitanja na temelju prethodnog odgovora.
• U Outlooku možete upravljati svim svojim kreiranim anketama i pristupati statistikama s namjenskog panela.

Povezani članak:

Što je Microsoft Edge. Upotreba, značajke, mišljenja, cijene

Isaac

Strastveni pisac o svijetu bajtova i tehnologije općenito. Volim dijeliti svoje znanje pisanjem, a to je ono što ću učiniti na ovom blogu, pokazati vam sve najzanimljivije stvari o gadgetima, softveru, hardveru, tehnološkim trendovima i još mnogo toga. Moj cilj je pomoći vam da se snađete u digitalnom svijetu na jednostavan i zabavan način.