Copilot za administraciju: cjeloviti vodič za maksimalno iskorištavanje Microsofta 365

Kopilot za administraciju postao je ključna komponenta Za IT timove koji upravljaju Microsoft 365, Copilotom i njihovim agentima, ovo ne samo da štedi vrijeme na svakodnevnim zadacima, već i omogućuje administratorima da se usredotoče na strateške odluke, upravljanje podacima i sigurnost, umjesto da se gube u beskrajnim klikovima u administratorskim centrima.

Zahvaljujući generativni AI i prirodnom jezikuCopilot za administratore djeluje kao centralizirani asistent sposoban za provjeru statusa usluge, generiranje izvješća, pomoć s licencama, pretraživanje korisnika i grupa te dijagnosticiranje problema u Teamsu - sve iz jednog, objedinjenog iskustva. Također se integrira s Platforma agenta Microsoft 365SharePoint Premium i Copilot Studio, koji vam omogućuju da automatizaciju i upravljanje podignete na višu razinu.

Što je Copilot za administratore i kako funkcionira u sustavu Microsoft 365?

Copilot za administratore je iskustvo pokretano umjetnom inteligencijom Nalazi se unutar administratorskih centara za Microsoft 365 i usluge Microsoft 365 Copilot Chat. Cilj mu je pojednostaviti upravljanje okruženjem: od izvješćivanja o stanju i korištenju usluge do rješavanja incidenata i administracije pravila.

Ključno je da se sve kontrolira prirodnim jezikom.Umjesto navigacije kroz više izbornika, administrator upisuje ili diktira što mu je potrebno (na primjer, "prikaži mi korisnike bez Copilot licence" ili "analiziraj kvalitetu Teams sastanaka u posljednjih 30 dana"), a Copilot vraća poznate administratorske prikaze, prijedloge i, u nekim slučajevima, spremne za izvršavanje radnje nakon potvrde.

Ovo iskustvo je usko povezano S modelom sigurnosti, usklađenosti i dozvola sustava Microsoft 365, Copilot poštuje administratorske uloge i pristup temeljen na ulogama (RBAC), pa prikazuje samo informacije i opcije koje korisnik već može vidjeti ili ručno izvršiti iz alata za administraciju.

Preduvjeti i licence potrebne za korištenje Copilota za administratore

Bilo koji račun s administratorskom ulogom U najmoprimcu možete koristiti Copilot za administratore u administratorskim centrima, pod uvjetom da organizacija ima barem jednu plaćenu Copilot licencu. To se odnosi i na administratorski centar za Microsoft 365 i na namjenske administratorske centre za Teams, SharePoint, Exchange itd.

Za korištenje unutar Microsoft 365 Copilot ChataPotreban je dodatni zahtjev: administratorski korisnik, osim što ima administratorsku ulogu, mora imati dodijeljenu Copilot licencu ili biti obuhvaćen modelom plaćanja po korištenju (PayGo). To osigurava da su generativne funkcionalnosti temeljene na umjetnoj inteligenciji ispravno licencirane.

U vezi s ispunjavanjem uvjeta za Copilot Chat (Profesionalno i obrazovno iskustvo chata) uključeno je bez dodatnih troškova za korisnike s licencama kao što su Microsoft 365 A1/A3/A5, Enterprise Basic/Standard/Premium, E3/E5, F1/F3, određeni planovi za Teams i ekvivalentni planovi za Office 365. Pokrivene su i trenutne varijante "ne-Teams" i "EEA (ne-Teams)".

Za obrazovno područje, Copilot Chat dostupan je od 13. godine.ali zahtijeva od EDU administratora da prilagode klasifikaciju korisnika, obično tako da powershell skripte i specifične alate koje je Microsoft objavio za Copilot u obrazovnim okruženjima.

Kako započeti korištenje Copilota za administratore u sustavu Microsoft 365

Pristup iz administrativnih centara je vrlo izravanZa početak, jednostavno slijedite ovaj jednostavan slijed:

• Prijavite se u administratorski centar za Microsoft 365 ili u specijaliziranom centru (Teams, SharePoint, Exchange itd.).
• Pritisnite gumb Copilot nalazi se u gornjem desnom dijelu sučelja za otvaranje Copilot ploče unutar samog administratorskog centra.

Ako radije radite iz Microsoft 365 Copilot ChataMožete koristiti agenta za upravljanje za Microsoft 365:

• Uđite u Microsoft 365 Copilot Chat i odaberite agenta Administracija sustava Microsoft 365 u lijevom navigacijskom oknu.
• Ako se ne pojavi, upotrijebite prikaz Svi agentipotraži ga i odaberi dodati popraviti to u navigaciji.
• Isti agens se može koristiti u aplikacijama poput riječExcel, PowerPoint ili drugi, integrirajući administraciju u kontekst svakodnevnog rada.

Od tog trenutka nadalje, svaka administrativna istraga Osiguravanje usklađenosti s dopuštenjima uloga može se uokviriti kao razgovor, izbjegavajući potrebu za pamćenjem točnih putanja do administratorskog portala.

Glavne značajke Copilota za administratore u Microsoftu 365

Copilot za administratore objedinjuje širok skup mogućnosti To se kreće od općeg pregleda okruženja do vrlo specifičnih zadataka u Teamsu, licenciranja ili povezivosti. Svi se temelje na prirodnom jeziku i vraćaju prikaze i radnje poznate administratoru.

Sažetak uprave i pregled najmoprimaca

Funkcionalnost sažetka za upravljanje pruža sažeti pregled iz statusa najmoprimca. Copilot generira prilagođeni sažetak s trendovima i ključnim točkama iz područja kao što su status usluge, važne poruke Centra za poruke, aktivnost grupe i drugi relevantni pokazatelji.

Umjesto zasebnog pregleda svakog odjeljkaAdministrator može zatražiti nešto poput "sažetak najvažnijih aspekata administratorskog centra" i dobiti čitljivo izvješće s istaknutim stavkama koje treba pratiti ili preporučenim radnjama.

Pomoć i podrška za administrativne zadatke

Kopilot djeluje kao prva linija podrške Za ponavljajuća administrativna pitanja: od "kako pregledati korištenje Copilota u cijeloj organizaciji" do "kako vratiti izbrisanog korisnika" ili "kako postaviti višefaktorsku autentifikaciju".

Umjesto traženja dokumentacije ili navigacije kroz više izbornikaAdministrator postavlja pitanje, a Copilot vraća vođene upute, izravne poveznice na odgovarajuće odjeljke portala ili, kada su dostupne, spremne za izvršenje radnje s potvrdom.

Centar za poruke i status usluge

Modul posvećen statusu usluge i Centru za poruke Omogućuje vam da na prvi pogled provjerite postoje li problemi s uslugama poput Teamsa, Exchangea ili SharePointa te da saznate više o planiranim zadacima održavanja ili nedavnim preporukama za najbolju praksu.

Uobičajeno je postavljati takva pitanja. „Prikaži mi status Teamsa“ ili „Trenutno postoje problemi s uslugom“ i dobit ćete strukturirani sažetak s trenutnim statusom, utjecajima i, gdje je to primjereno, vezama na tehničke detalje na nadzornoj ploči za stanje usluge.

Napredno pretraživanje korisnika i grupa

Jedna od najmoćnijih značajki je pretraga korisnika i grupa. Na temelju prirodnog jezika, Copilot može filtrirati prema državi, licencama, aktivnosti, članstvu u grupi i drugim kriterijima bez potrebe da administrator izrađuje složene filtere.

Primjeri tipičnih upita To uključuje: „prikaži mi korisnike u Australiji s dodijeljenom Teams licencom“, „popis svih grupa s barem jednim vlasnikom“ ili „prikaži mi tko nije koristio Copilot u posljednjih 30 dana“. Rezultati se mogu pregledati u popisima korisnika ili grupa i izvesti u CSV za daljnju analizu.

Informacije o licenciranju i dodjeli (trenutne i buduće)

Copilot također pomaže u razumijevanju statusa licenci: koliko ih je dodijeljeno, koliko ih je dostupno, koji su zahtjevi na čekanju i koji korisnici nemaju određene proizvode poput Copilota.

Plan puta uključuje kapacitet Za dodjeljivanje licenci izravno iz Copilota za administratore, uvijek uz izričit zahtjev za potvrdu prije izvršavanja bilo kakvih promjena u ime administratora. U međuvremenu, izvješća poput "prikaži mi korisnike bez Copilot licenci" ili "koliko je Copilot licenci dostupno" već se mogu zatražiti.

Pretraživanje i analiziranje informacija u Teamsu

Unutar Teamsa, Copilot olakšava pronalaženje složenih podatakakorisnici s određenim pravilima, direktivama za razmjenu poruka, postavkama snimanja sastanaka ili nedodijeljenim planovima poziva.

Administrator može postavljati pitanja kao što su „Pronađi korisnike s tarifnim planom, ali bez telefonskog broja“, „Prikaži mi pravila za koja je snimanje sastanaka onemogućeno“ ili „Popiši korisnike bez prilagođenih pravila za sastanke“. Rezultati se prikazuju u standardnim prikazima (popis pravila, aktivni korisnici itd.) i mogu se izvesti.

Upravljanje i rješavanje problema s pravilima Teamsa

Kada se pojave problemi vezani uz direktive (na primjer, korisnici koji ne mogu snimati sastanke, blokirane značajke ili problemi s vanjskom suradnjom), Copilot pomaže u dijagnosticiranju koja je politika uzrok takvog ponašanja.

Kroz pitanja poput „Zašto se vanjski korisnik ne može pridružiti sastanku koji organizira X?“ ili „Zašto korisnik Y ne može registrirati svoje sastanke?“ Copilot pregledava primijenjene politike i predlaže potencijalne sukobe ili promjene konfiguracije za pregled, a također nudi Rješenja kada Copilot ne radi.

Kvaliteta sastanaka i poziva u Teamsu

Copilot može analizirati telemetriju sa sastanaka i poziva za otkrivanje problema s kvalitetom: latencija mreže, neispravni uređaji, nedovoljna propusnost ili područja organizacije s više incidenata.

Moguće je zatražiti detaljne analize s određenog sastanka (koristeći identifikator sastanka), zatražiti popis najčešćih problema u posljednjih 30 dana ili identificirati koji su korisnici pretrpjeli najviše incidenata, a sve kako bi se ubrzao odgovor tehničke podrške.

Nadolazeće funkcije: upravljanje agentima i raspoređivanje zadataka

Mapa proizvoda uključuje dodatne mogućnosti što će dodatno poboljšati Copilot za administratore:

• Upravljanje agentima Copilota: pregledajte katalog dostupnih agenata, provjerite njihove sigurnosne postavke i postavke usklađenosti te ih dodijelite korisničkim grupama u organizaciji.
• programiranje čestih zahtjevaAutomatizirajte ponavljajuće upite, kao što su tjedna izvješća o korištenju, pregled licenci na čekanju ili otkrivanje neaktivnih korisnika, tako da Copilot periodično pokreće upozorenja i obavještava vas kada postoje novi podaci.

Osim toga, razmatraju se i sposobnosti rješavanja problema u politici. Općenito govoreći, to obuhvaća scenarije kao što su pristup sastancima, preskakanje čekaonica, funkcionalnost chata, webinari ili prezentacije unutar Teamsa.

Postavljanje i pristup usluzi Microsoft 365 Copilot Chat

Microsoft 365 Copilot Chat može se činiti postavljenim prema zadanim postavkama. u navigaciji aplikacija sustava Microsoft 365 za većinu korisnika koji ispunjavaju uvjete. Postavka "prikvačivanja" kontrolira se iz administratorskog centra sustava Microsoft 365.

Za najmoprimce čija je primarna lokacija u EGP-u ili ŠvicarskojOd srpnja 2025. opcija "prikvačivanja Microsoft 365 Copilot chata" više se neće primjenjivati ​​na samu aplikaciju Copilot, iako će i dalje utjecati na način njezina prikaza unutar drugih Microsoft 365 aplikacija. Chat će ostati vidljiv u navigaciji određene Microsoft 365 Copilot aplikacije.

Ako je postavka konfigurirana za prikvačivanje Copilot Chata na aplikacijeRazgovor se prikazuje u aplikaciji Microsoft 365 Copilot, u Outlooku i Teamsu te je dostupan putem gumba Copilot na vrpci u Wordu, Excelu, PowerPointu i OneNoteu.

U okruženjima u oblaku američke vlade.Kontrola sidrenja utječe samo na Word, Excel, PowerPoint i OneNote. Za aplikaciju Microsoft 365 Copilot, Outlook i Teams koriste se drugi mehanizmi koji su opisani u posebnoj dokumentaciji o uklanjanju pristupa Copilot Chatu.

Upravljanje web pretraživanjem u Copilot Chatu i razmatranja privatnosti

Kako bi se poboljšala kvaliteta i svježina odgovoraCopilot Chat može izvršavati web pretrage putem Binga i kombinirati te informacije s internim podacima zakupnika.

Ponašanje ovih upita se prati putem direktive Omogući web pretraživanje u Copilotu, dostupno u usluzi pravila u oblaku Microsoft 365, a također i na stranici postavki upravljačkog sustava Copilot u administratorskom centru.

Ova se politika može primijeniti na razini najmoprimca Uz veliku fleksibilnost prilagodbe ponašanja za određene grupe ili korisnike, uključujući one s licencom za Microsoft 365 Copilot. Osim ako nije izričito konfigurirano, web pretraživanje bit će omogućeno prema zadanim postavkama, osim ako nisu onemogućena dodatna povezana iskustva u pravilima sustava Office.

Onemogućite sva opcionalna povezana iskustva To ozbiljno ograničava Microsoft 365 Copilot Chat i druga iskustva umjetne inteligencije, stoga je preporučljivo procijeniti utjecaj prije globalne primjene ove politike.

Mrežni zahtjevi i preporuke za povezivanje

Microsoft ne preporučuje upravljanje Copilot Chatom na razini mreže. blokiranjem domena, URL-ova ili IP raspona, budući da je Copilot duboko integriran u Microsoft 365 aplikacije.

Ograničite Copilot Chat putem vatrozida ili filtriranja prometa Može uzrokovati neočekivane kvarove, funkcionalne prekide ili probleme s pristupom čak i u drugim dijelovima sustava Microsoft 365, što komplicira korisničko iskustvo i podršku.

Preporučeni pristup je korištenje kontrola usluga iz administratorskog centra za Microsoft 365 i raznih aplikacija za konfiguriranje pristupa, dostupnosti i ponašanja Copilot Chata.

Za pregled svih potrebnih krajnjih točaka (uključujući one koje koriste Copilot i Copilot Chat), bitno je konzultirati službeni popis „URL-ova i IP raspona za Microsoft 365“ i provjeriti jesu li dopušteni prema Microsoftovim mrežnim smjernicama.

Izvješća o korištenju Copilot Chata i praćenje usvajanja

Nadzorna ploča za korištenje Microsoft 365 Copilot chata Omogućuje administratorima da razumiju kako se alat usvaja u organizaciji i kakav utjecaj ima.

Metrike se mogu vidjeti na ovoj ploči kao što su ukupan broj aktivnih korisnika, prosječan broj dnevno aktivnih korisnika, ukupan broj poslanih poruka, prosječan broj zahtjeva po korisniku i raspodjela korištenja po aplikaciji (npr. u Teamsu, Outlooku, Wordu itd.).

S ovim podacima, administratori mogu identificirati područja gdje je prihvaćanje nisko i ciljati obuku, kao i identificirati timove ili odjele koji imaju najviše koristi od Copilota za repliciranje najboljih praksi.

Dokumentacija za izvještavanje o sustavu Microsoft 365 Detaljno je opisano korak po korak kako pristupiti ovoj ploči iz Administracijskog centra i kako interpretirati svaku metriku za donošenje odluka.

Osiguravanje pravilnog pristupa Copilot Chatu: poslovna vs. osobna upotreba

Od 2025. godine, iskustvo Copilota za posao i obrazovanje Značajno se razlikuje od osobnog iskustva korištenja, kako po nazivu tako i po ulaznim točkama.

Za posao i obrazovanje, korisnici koriste Microsoft 365 Copilot Chat (web-bazirano) i aplikacija Microsoft 365 Copilot, koje kombiniraju poslovne i web podatke. Pristup je moguć putem aplikacije (web, stolno računalo, mobilni uređaj) i korporativnog URL-a. copilot.cloud.microsoft i integracije u Edgeu, Wordu, Excelu, PowerPointu, Outlooku, OneNoteu i Teamsu s Microsoftovim računom. Prijavite se.

Za osobnu upotrebu, referenca je Microsoftov kopilot, dostupno putem osobnog računa (MSA) putem odgovarajuće aplikacije, copilot.microsoft.com, bing.com/chat, copilot.com ili copilot.ai.

Ako želite osigurati da korisnici pristupaju ispravnom CopilotuVažno ih je uputiti da se prijave sa svojim korporativnim ili obrazovnim računom u aplikaciji Microsoft 365 Copilot ili na webu, a ne sa svojim osobnim računom u aplikacijama za produktivnost.

Osim toga, administratori mogu kontrolirati Ako aplikacije sustava Microsoft 365 prihvaćaju prijavu s osobnim MSA računima, upotrijebite Ograničenja za najmoprimce V2 za pooštravanje ili ublažavanje mješovite upotrebe prema pravilima organizacije.

Upravljanje chatom Copilot u pregledniku Microsoft Edge i ključ Copilot

Korisnici mogu otvoriti Copilot Chat putem ikone Copilot u bočnoj traci od Microsoft Edge kada se prijave sa svojim Entra računom. Ovaj pristup može prilagoditi svaki korisnik pojedinačno ili centralno od strane administratora.

Na individualnoj razini, korisnik može otići u Postavke > Microsoft Edge > Copilot i omogućite ili onemogućite opcije za prikaz Copilota u alatnoj traci i omogućite pristup sadržaju stranice za kontekst u odgovorima.

Za administratore postoji nekoliko ključnih grupnih pravila:

• EdgeEntraCopilotPageContext: kontrolira može li Copilot Chat koristiti sadržaj stranice i PDF u profilu tvrtke.
• Omogućena bočna traka čvorišta: potpuno onemogućuje bočnu traku (i s njom Copilot Chat) u Edgeu.
• Kontekst stranice Copilota: upravlja korištenjem konteksta kada korisnik koristi osobni MSA račun u Edge radnom profilu.

Paralelno s tim, Microsoft je predstavio fizički Copilot ključ. na nekim tipkovnicama. U početku je bila namjera pozivati ​​Copilot u WindowsNo nakon što je to iskustvo povučeno za korporativne račune, preporuka je prenamijeniti ključ za otvaranje aplikacije Microsoft 365 Copilot.

Za organizacije s korisnicima koji se autentificiraju putem EntrePreporučuje se konfiguriranje ove preraspodjele tako da ključ vodi izravno do Copilot iskustva za posao ili obrazovanje umjesto pokretanja osobne verzije koja ne vrijedi za korporativne račune.

Administracija Copilot Chata na webu, Microsoft 365 Copilot, Outlook i Teams

Aplikacija Copilot je integrirana aplikacija koji omogućuje chat i u samoj aplikaciji Microsoft 365 Copilot (web, stolno računalo, mobilni uređaj) i u Outlooku i web iskustvu.

Administratori mogu implementirati ili ograničiti ovu aplikaciju Iz odjeljka Integrirane aplikacije u administratorskom centru za Microsoft 365, kontrolira se koji korisnici ili grupe mogu instalirati ili koristiti aplikaciju.

Za manipuliranje dostupnošćuOdabrana je aplikacija Copilot, a vi birate hoće li biti dostupna cijeloj organizaciji ili samo određenim korisnicima/grupama. Na primjer, može se ponuditi samo onima s licencom za Microsoft 365 Copilot.

U slučaju Teamsa, pristup Copilot Chatu Upravlja se kao i svakom drugom aplikacijom Teamsa iz administratorskog centra Teamsa: autorizirate ili odbijate aplikaciju Copilot i kontrolirate je li prikvačena na bočnu traku za određene korisničke grupe.

Kako ukloniti ili ograničiti pristup usluzi Microsoft 365 Copilot Chat

Ako organizacija odluči ograničiti ili ukloniti Copilot Chat Za neke korisnike proces se provodi na nekoliko koordiniranih fronti, uvijek iz administracije aplikacije, a ne iz mreže.

Prvo, možete odvojiti Copilot Chat Promjena postavki na stranici kontrolnog sustava Copilot: opcija „ne prikvači Copilot Chat na aplikacije Microsoft 365“ uklanja ga iz navigacije u aplikaciji Microsoft 365 Copilot, Outlooku i Teamsu, kao i Wordu, Excelu, PowerPointu i OneNoteu.

Međutim, čak i ako nije usidren, chat i dalje može biti dostupan. putem weba na određenim URL-ovima. Stoga je drugi korak upravljanje aplikacijom Copilot iz Integriranih aplikacija: nemojte je implementirati nelicenciranim korisnicima i ograničite korisnike koji je mogu instalirati.

U Teamsu se preporučuje dopuštanje aplikacije samo za korisnike s licencom za Microsoft 365 Copilot i izbjegavajte prikvačivanje za druge korisnike putem pravila konfiguracije aplikacije.

Konačno, za Edgea, direktiva EdgeMicrosoft365CopilotChatIconOmogućeno Omogućuje vam kontrolu nad time koje se aplikacije na bočnoj traci, uključujući Copilot Chat, prikazuju ili blokiraju, a aplikacija za pretraživanje i dalje ostaje dostupna ako želite.

Sigurnost, Zero Trust i preporučene zaštite za Copilot Chat

Uvođenje Copilot Chata u korporativnom okruženju Ovo je izvrsna prilika za jačanje sigurnosne strategije temeljene na principu nultog povjerenja: kontinuirana provjera identiteta, uređaja i podataka prije odobravanja pristupa.

Microsoft preporučuje fokusiranje na tri frontaZaštita identiteta (korisničkih računa i privilegija), zaštita uređaja i zaštita podataka aplikacije ključni su principi. Copilot se temelji na tim temeljima, što rezultira dobro upravljanim okruženjem koje pruža bolje odgovore i smanjuje rizike.

Zahtjevi povezani s webom Zahtijevaju posebnu pozornost u vezi s kontrolom pristupa, vidljivošću i zadržavanjem podataka. Microsoft pruža posebnu dokumentaciju o tome kako primijeniti Zero Trust na Copilot Chat, uključujući smjernice za segmentaciju, dubinsku obranu i pregled osjetljivih dozvola.

Nadalje, kombinacija sa sigurnosnim alatima temeljenim na umjetnoj inteligenciji (kao što su sigurnosna rješenja Copilota) olakšava održavanje načela najmanjih privilegija, otkrivanje anomalija i kontinuirano prilagođavanje politika kako bi se odgovorilo na nove prijetnje.

Pripremite SharePoint i sadržaj kako bi Copilot bolje reagirao

Da bi Copilot pružio točne i relevantne odgovoreKvaliteta temeljnih informacija je ključna. SharePoint i OneDrive su primarni izvori podataka, pa će njihovo upravljanje napraviti veliku razliku.

Kao administrator SharePointa, postoje tri osnovna stupa. o kojima se morate pobrinuti: kontrola širenja sadržaja, izbjegavanje pretjeranog dijeljenja i pravilno upravljanje životnim ciklusom web-mjesta i dokumenata.

Microsoft SharePoint Premium: Napredna administracija SharePointa Upravo komplement pruža potrebne alate za rješavanje tih točaka, pomažući u smanjenju površine izloženosti, poboljšanju relevantnosti odgovora i održavanju sigurnosti na poslovno kritičnim lokacijama.

Cilj je da Copilot odobri pristup samo tamo gdje je to prikladno. i temelji se na trenutnom, dobro organiziranom sadržaju s razinama dozvola koje odgovaraju osjetljivosti podataka.

Korak 1: Minimiziranje slučajnog dijeljenja u SharePointu

Prvi korak je pregled postavki dijeljenja na organizacijskoj razini i na svakoj web-lokaciji. Zadane vrijednosti za dijeljenje poveznica trebaju biti usmjerene na određene osobe, izbjegavajući preširoke opcije poput „svatko s poveznicom“.

Unutar organizacije preporučljivo je sakriti informacije od krajnjih korisnika. Vrlo široke opcije poput "Svi osim vanjskih korisnika" u odabiru primatelja, smanjujući ljudske pogreške prilikom dijeljenja osjetljivog sadržaja.

Na razini lokacije važno je obučiti vlasnike kako bi koristili dostupne kontrole i na odgovarajući način ograničili dijeljenje, osiguravajući da zahtjevi za pristup stignu do ispravnih vlasnika.

Korak 2: Provjerite imaju li sve web-lokacije valjane vlasnike

Vlasnici web-mjesta ključna su karika u upravljanjuPotrebna su vam barem dva vlasnika po lokaciji kako biste osigurali kontinuitet i jasnu odgovornost.

Pravila o svojstvima web-mjesta za naprednu administraciju sustava SharePoint Omogućuje vam otkrivanje web-mjesta bez valjanih vlasnika: prvo u načinu simulacije za identifikaciju slučajeva, a zatim u aktivnom načinu rada za obavještavanje kandidata i dodjeljivanje vlasništva.

Samo s čvrstom mrežom vlasnika web-mjesta Ima smisla pokrenuti masovne akcije čišćenja, preglede pristupa ili primjenu restriktivnih politika.

Korak 3: Čišćenje neaktivnih web-mjesta i sadržaja

Neaktivne web stranice često sadrže zastarjeli sadržaj što može zbuniti Copilota i smanjiti kvalitetu odgovora. Smanjenje ove "šuma" je ključno.

Direktiva Neaktivna web-lokacija omogućuje vam prepoznavanje web-lokacija Stranica ostaje neaktivna tijekom konfiguriranog razdoblja. U načinu simulacije primate početno izvješće; zatim, kada prijeđete u aktivni način rada, vlasnici se obavještavaju kako bi potvrdili je li stranica još uvijek potrebna.

Stranice koje više nisu potrebne Mogu se postaviti na način rada samo za čitanje i nakon određenog razdoblja (3, 6, 9 ili 12 mjeseci) premjestiti u arhivu sustava Microsoft 365. Na taj način sadržaj ostaje sačuvan, ali ne ometa svakodnevno iskustvo korištenja sustava Copilot ili funkcionalnost pretraživanja.

Osim toga, možete koristiti opciju Dobij uvide u umjetnu inteligenciju u izvješćima o neaktivnim web-lokacijama, pružajući prijedloge i obrasce za pojednostavljenje procesa odlučivanja o tome koje web-lokacije arhivirati ili detaljnije pregledati.

Korak 4: Otkrivanje web-mjesta s potencijalno prekomjerno dijeljenim sadržajem

Umjesto ispitivanja stranice po straniceNajbolje je osloniti se na centralizirana izvješća. Napredna administracija sustava SharePoint nudi dva komplementarna pristupa.

Stranica dopušta izvješće za organizaciju Uspostavlja osnovnu liniju: prikazuje sva web-mjesta i broj korisnika s dozvolama, sadržaj dijeljen s cijelom organizacijom, sa "Svima osim vanjskih korisnika", s gostima itd. Može se generirati iz administratorskog centra sustava SharePoint ili putem PowerShell.

S druge strane, izvješća temeljena na aktivnostima Oni prate tekuće dijeljenje, posebno s opcijama poput "Svi osim vanjskih korisnika", "Osobe u vašoj organizaciji" ili "Svi". U tim slučajevima veća je vjerojatnost prekomjernog dijeljenja.

Izvješća se mogu sortirati i filtrirati, a također omogućuju korištenje gumba za umjetnu inteligenciju s informacijama za otkrivanje obrazaca i brzu identifikaciju mjesta s većim rizikom od izloženosti informacija Copilotu.

Korak 5: Kontrolirajte pristup sadržaju i njegovu vidljivost za Copilot

Copilot dobiva rezultate iz Microsoft GraphaPoštivanje dopuštenja svakog korisnika na web-mjestima i dokumentima. Međutim, ako se web-mjesto previše dijeli, vjerojatno će se pojaviti u previše odgovora.

Kako bi se to ublažilo, pregled pristupa web-mjestu od strane vlasnika Ovo je ključno. Vlasnici primaju obavijesti i na stranici Pregledi web-mjesta mogu pregledavati SharePoint grupe, pojedinačne korisnike i veze za dijeljenje kako bi prilagodili dozvole.

Ako se otkrije visok rizik Dok se pregled provodi, politika ograničene kontrole pristupa omogućuje vam privremeno ograničavanje pristupa određenoj skupini korisnika. Samo će ta skupina vidjeti sadržaj, čak i u Copilotu.

Pravila o otkrivanju ograničenog sadržaja Ima još jedan pristup: ostavlja dozvole kakve jesu, ali blokira prikazivanje sadržaja web-mjesta u Microsoft 365 Copilotu i globalnim pretragama. To je korisno u scenarijima u kojima želite sačuvati operativni pristup, ali izbjeći izloženost putem umjetne inteligencije.

Korak 6: Zaštitite kritične lokacije tvrtke

Web-lokacije koje sadrže vrlo osjetljive podatke (financije, ljudski resursi, strategija, intelektualno vlasništvo) zahtijevaju dodatne mjere kako bi se izbjeglo razotkrivanje tijekom konzultacija s Copilotom.

Za ove stranice Microsoft preporučuje Proaktivno primijenite ograničenu kontrolu pristupa (RAC) od samog procesa pružanja usluga, tako da se oni rode s minimalnim i kontroliranim pristupom.

Također se preporučuje omogućiti otkrivanje ograničenog sadržaja kako bi se spriječilo pojavljivanje dokumenata u Copilotu ili globalnim pretragama, čak i ako je stranica interno dobro dijeljena za svoju legitimnu publiku.

Ove mjere mogu se nadopuniti direktivama o blokiranju preuzimanja.Na primjer, za snimke i transkripte sastanaka Teamsa ili s radnjama šifriranja temeljenim na Microsoftovoj zaštiti informacija, tako da su određeni kritični dokumenti dostupni samo u vrlo specifičnim scenarijima.

Napredniji alati za upravljanje SharePointom za jačanje zaštite podataka

Uz gore navedene korake, Napredna administracija SharePointa Pruža dodatne alate za stabilizaciju upravljanja u pripremi za Copilot.

Jedan od ključnih koraka je periodično provjeravanje vlasništva nad web-mjestom.identificiranje onih bez jasnih vlasnika i dodjeljivanje odgovornosti. Ista politika vlasništva pomaže automatizirati ovaj proces, usklađujući ga s politikama organizacije.

Još jedna važna preporuka je pregled i arhiviranje neaktivnih web-mjesta Često korištenjem pravila o neaktivnoj web-lokaciji. Obavještavanje vlasnika i traženje od njih da donesu odluke osigurava da se Copilot ne oslanja na zastarjele ili pogrešne informacije.

Funkcija semantičko podudaranje s umjetnom inteligencijom Posebno je koristan kada otkrijete stranicu sa slabo zaštićenim osjetljivim podacima: s te stranice alat traži druge sa sličnim sadržajem i omogućuje vam primjenu istih sigurnosnih politika na cijeli skup.

Kombiniranjem ovih mogućnosti S robusnom strategijom uloga, licenci, politika web pretraživanja, kontrola sidrenja i Zero Trust sigurnosti, moguće je implementirati Copilot za administraciju i Copilot Chat na način koji povećava produktivnost bez žrtvovanja kontrole ili zaštite podataka.

S dobro upravljanim okruženjem Microsoft 365Copilot za administratore postaje svakodnevni saveznik koji smanjuje birokraciju, pojašnjava stanje stanara, automatizira izvješća, olakšava podršku i pomaže u izvlačenju maksimalne vrijednosti iz generativne umjetne inteligencije, uz održavanje usklađenosti sigurnosti, usklađenosti i korisničkog iskustva.