Dizajniranje kalendara u Excelu: metode, trikovi i predlošci

Organiziranje zadataka, sastanaka i projekata na jednom listu je moguće i vrlo praktično kada savladate Excel. Dizajniranje kalendara u Excelu Omogućuje vam jasan pregled tjedana i mjeseci, ispis kad god vam zatreba i dijeljenje online sa svojim timom u sekundama.

U ovom vodiču pronaći ćete sve što vam treba: opcije za izradu kalendara od nule, prečace sa službenim predlošcima, formule za automatizaciju datuma i rokova, kako ispravno ispisivati ​​i dijeliti, ograničenja u usporedbi sa specijaliziranim alatima i neke alternative koje mogu nadopuniti vaš tijek rada. Cilj je da odaberete metodu koja najbolje odgovara vašem načinu rada. i primijenite ga izravno.

Čemu služi kalendar u Excelu i zašto se isplati?

Excel kalendar funkcionira kao i svaki mjesečni, tjedni ili dnevni planer, s dodatnom prednošću što je ugrađen u proračunsku tablicu. Možete evidentirati zadatke, pratiti resurse, pa čak i pripremati tromjesečne preglede. za projekte ili financije bez napuštanja Microsoftovog okruženja.

Osim toga, Excel je višeplatformski i poznat je gotovo svima, tako da podijelite to s kolegama ili klijentima jednostavno je. Ako vam je potreban kalendar za ispis ili digitalni planer koji možete otvoriti na svom prijenosnom računalu i mobiteluExcel će vas s lakoćom izvući iz problema.

Načini izrade kalendara u Excelu

Postoji nekoliko načina za postizanje ovoga, a najbolje je odabrati na temelju svog vremena i iskustva. Ovo su najčešći i učinkoviti za početak.

• Unaprijed dizajnirani predlošciBrzi put. Otvorite Excel, odaberite predložak kalendara, prilagodite ga i gotovi ste.
• Ručni dizajn od nule: : potpuna kontrola nad izgledom, strukturom i veličinom promjenom redaka, stupaca i stilova.
• VBA (Visual Basic za aplikacije)Korisno ako trebate generirati složene kalendare pomoću koda.
• Upit snage: za izradu tablica datuma i transformiranje podataka pomoću unaprijed definiranih funkcija.
• Dinamičke tablice: Ako želite sažeti događaje ili smjene i projicirati ih u kalendarski prikaz.

Ako vam ništa ne zvuči poznato ili ste u žurbi, počnite s predlošcima. Ako tražite finu prilagodbu i razumijevanje mehanike kalendara, stvorite ručni i dodajte formule malo po malo.

Izradite ručni kalendar u Excelu korak po korak

Sljedeća metoda funkcionira u programu Excel za stolna računala i programu Excel za web (2010 ili noviji). Izradit ćete mjesečnu tablicu s prostorom za zapisivanje i ponoviti ga unutar 12 mjeseci.

Korak 1: Pripremite platno

Otvorite praznu radnu knjigu i dajte datoteki naziv kako biste je jasno prepoznali. Preporučuje se postavljanje područja ispisa prije dizajniranja, na taj način izbjegavate ponovne prilagodbe na kraju.

Idite na Izgled stranice i postavite: Veličina A4, Pejzažna orijentacija i Uske margine. U postavkama stranice možete centrirati sadržaj vodoravno i okomito tako da prilikom ispisa bude uravnotežen.

Korak 2: Strukturirajte mrežu mjeseca

Odaberite sedam susjednih stupaca (npr. A:G) i postavite ugodnu širinu; zatim odaberite šest redaka ispod zaglavlja i postavite ujednačenu visinu. Konačna matrica će imati 7 stupaca (dana) i 6 redaka (do 31 dan), dovoljno za bilo koji mjesec.

U drugi redak napišite dane u tjednu (P, U, S, Če, P, S ili bilo koji drugi format koji preferirate). U gornjem retku spojite sedam ćelija i centrirajte naziv mjeseca. pomoću gumba Spoji i centriraj kako biste ga istaknuli.

Za izgled numeriranja odaberite mrežu 7×6, kliknite desnom tipkom miša, Oblikuj ćelije > Poravnanje. Postavite horizontalno poravnanje na Desno (uvlačenje), a vertikalno poravnanje na Gore tako da se broj dana nalazi u gornjem desnom kutu svake ćelije.

Korak 3: Ispravno unesite dane

Prije nego što zapišete brojeve, saznajte kojeg dana počinje mjesec. Možete ga potražiti u kalendaru sustava ili izračunati u Excelu. Brzi trik je korištenje =TODAY() za dobivanje inspiracije i lociranje trenutnog tjednaili stvorite datum pomoću =DATE(godina;mjesec;1) i pogledajte njegov dan u tjednu.

Pronađite prvu ćeliju u mjesecu (ovisno o tome na koji dan pada 1.) i upišite 1. Dopunite mjesec desno i dolje dok ne dođete do 30. ili 31., prema potrebi. Ako mjesec počinje u petak, na primjer, 1. će ići u šesti stupac.

Kada završite s prvim mjesecom, unesite mu naziv u spojenu ćeliju iznad. Pobrinite se za čitljivost većom veličinom fonta i možda nježnijom bojom za naslov mjeseca.

Korak 4: Udvostručite do kraja godine

Desnom tipkom miša kliknite karticu mjeseca i odaberite Premjesti ili Kopiraj. Odaberite Stvori kopiju i dodajte je na kraj. Promijenite naziv novog lista na sljedeći mjesec i prilagodite numeriranje da se podudaraju s njihovim stvarnim danima.

Ponovite postupak dok ne dobijete 12 tabulatora. Ako pomaže, u bilo koju ćeliju izvan mreže možete upisati =TODAY() ili =NOW() za referencu trenutnog dana i vremena. Na taj način ćete uvijek imati pri ruci sistemske podatke za usporedbu. i održavajte svoj kalendar točnim.

Dinamički kalendari s formulama: datumi, rokovi i popisi

Čarolija Excel kalendara je automatizacija ponavljajućih zadataka. Pomoću nekoliko funkcija možete generirati datume, izračunati preostale dane i kreirati popise koji se sami ažuriraju.

Ključne funkcije datuma i vremena

DANAS() Vraća trenutni datum. Koristite ga za prikaz trenutnog datuma na naslovnici ili kao osnovu za izračune. SADA() vraća datum i vrijeme, korisno ako želite vidljiv sat ili usporedbu s rokovima.

DATUM(godina;mjesec;dan) Konstruira valjani datum od tri broja. Ako godinu i mjesec pohranite u odvojene ćelije, možete generirati prvi dan pomoću DATE, a zatim dodati 1 da biste popunili mjesec. To olakšava repliciranje mjeseci i promjenu godina bez ponavljanja ičega..

Brojanje dana između dva datuma

Za upravljanje rokovima, dvije formule pojednostavljuju vam život. S DANI(početni_datum;završni_datum) Dobivate točnu razliku u kalendarskim danima. Ako želite definirati jedinicu, AKO JE DATUM(početni_datum;završni_datum;»D») Također vam daje cijele dane i podržava mjesece ("M") ili godine ("Y").

Primjer: ako A2 ima =TODAY(), a B2 ima datum isporuke, u C2 koristite =DAYS(A2;B2) da biste vidjeli preostale dane. Ako je rezultat negativan, obrnite redoslijed ili primijenite uvjetno oblikovanje. istaknuti zakašnjele rokove.

Popis uzastopnih datuma i automatizacija

Upišite datum u ćeliju, povucite ručicu za ispunjavanje prema dolje i Excel će stvoriti okomiti kalendar. Možete ga koristiti za planiranje dnevnih zadataka s desne strane uključujući odgovorne osobe, sate i bilješke.

Za pametni mjesečni kalendar, stavite vrijednost godine u jednu ćeliju, a vrijednost mjeseca u drugu; generirajte 1. dan s DATE i proširujte desno s +1. Ako ovo kombinirate s validacijom podataka za odabir mjeseca, možete se kretati između mjeseci bez kopiranja stranica.

Izrada kalendara iz Excel predložaka

Ako vam je potrebna brzina, ulošci mogu riješiti vaš raspored u sekundama. Excel uključuje galeriju s mjesečnim, godišnjim i tematskim rasporedima spremno za uređivanje.

Osnovni koraci: Otvorite Excel, idite na Novo i potražite "Kalendar". Odaberite predložak, kliknite Stvori i prilagodite. Dva popularna predloška štede vam puno posla od prve minute.

• Kalendar bilo koje godineUpišete godinu u ćeliju i cijeli kalendar se preračunava. Uključuje formule i definirane nazive kako bi se osiguralo da sve odgovara.
• 12-mjesečni kalendarIzradite stranicu za svaki mjesec s hipervezama za navigaciju. Možete promijeniti godinu i odlučiti hoće li tjedan početi u ponedjeljak ili nedjelju.

Oba predloška koriste unaprijed konfigurirane formule, tako da se morate brinuti samo o sadržaju. Kada završite, spremite je kao normalnu radnu knjigu i spremna je za korištenje ili ispis. u vašem timu.

Ispišite i podijelite svoj kalendar bez muke

Nakon što je kalendar spreman, vrijeme je za njegovu distribuciju. U Excelu za web i računala ispis je vrlo jednostavan: Pritisnite Ctrl+P za otvaranje pregleda ispisa, pregledajte dizajn i potvrdite s Ispisom.

Ako ga trebate podijeliti na mreži, Excel za web to olakšava. U gornjem desnom kutu dodirnite Dijeli, odaberite Kopiraj vezu i prilagodite dozvole. U Postavkama odlučujete tko može otvoriti poveznicu i hoće li je moći uređivati ​​ili samo pregledavati.Primijeni i veza će biti kopirana na međuspremnik zalijepiti ga u e-poruku ili chat.

Nema potrebe za ručnim spremanjem prije dijeljenja: promjene se automatski spremaju u oblak. Ovaj tijek rada sprječava dupliciranje verzija i osigurava da svi rade na istoj datoteci. s bilo kojeg uređaja.

Ograničenja Excela kao kalendara

Excel vrlo dobro funkcionira kao osnovni, fleksibilni kalendar, ali postoje područja gdje zaostaje. Nema interakcije povlačenja i ispuštanja za premještanje događaja.Restrukturiranje tjedna uključuje izrezivanje, kopiranje i lijepljenje.

Nije ni tipičan upravitelj zadataka. Ne možete dodijeliti izvorne zadatke s dodijeljenim osobama, statusima ili obavijestima. bez ručnog stvaranja struktura. A automatski podsjetnici zahtijevaju formule, uvjetno oblikovanje ili makroe.

Ako samo trebate zapisati datume i vidjeti mjesece, savršeno. Ako tražite tijekove rada s upozorenjima, ovisnostima i naprednom suradnjom, razmatra nadopunjavanje Excela specifičnim rješenjima.

Alternative i dodaci: kada vam treba nešto više

Na primjer, pomoću prikaza kalendara na platformi za upravljanje radom možete: brzo zakazivati, stvarati ponavljajuće događaje, reorganizirati ih povlačenjem i ispuštanjem, upravljati radnim opterećenjima i pregledavati više kalendara koji se preklapaju. Osim toga, obično imate dostupne predloške projekata i sadržaja. koji vam štede konfiguraciju i standardiziraju procese.

Još jedna zanimljiva opcija za kontekstualnije kalendare je korištenje proračunske tablice u stilu Smartsheeta s predloškom "Godišnji kalendar po danima". Izrađujete kopiju, ispunjavate stupce poput Aktivnost, Opis, Vremena i Komentari te umećete retke za više događaja na isti datum. Jednim klikom prelazite na prikaz Kalendara i sve što se uređuje sinkronizira natrag za stol, s prilozima i razgovorima po retku ako je potrebno.

Više korisnih resursa iz Microsoftovog ekosustava

Ako se držite Excel pristupa, Microsoftova vlastita biblioteka nudi obilje inspiracije. Istražite predloške kalendara za Excel i druge besplatne predloške za web otkriti različite dizajne.

Također možete stvoriti vlastite predloške za ponovnu upotrebu. To se preporučuje ako ste pronašli format koji volite i želite ga ponavljati iz godine u godinu. Naučite razliku između predložaka, tema i stilova Pomaže vam da izbjegnete miješanje koncepata: predlošci održavaju strukturu i sadržaj; teme kontroliraju boje i fontove; a stilovi kontroliraju oblikovanje ćelija.

Ne možete pronaći prilagođene predloške? Provjerite lokaciju za spremanje i provjerite pokazuje li Excel na tu mapu u Opcijama. A ako se zaglavite s bilo kojom formulom za datum, Excel Tech Community je odlično mjesto za početak. razriješiti nedoumice ili zatražiti prijedloge.

Trikovi formatiranja za čist kalendar spreman za ispis

Vizualni završetak čini razliku; ako želite, koristite alate za dizajn poput Canva Za izradu vizualno boljeg kalendara koristite tanke obrube za dnevne ćelije, podebljano za naslove i nježne boje za vikende. Postavite visinu i širinu ćelije za uravnoteženi omjer što ne ostavlja kalendar „zgnječenim“.

U retku za mjesec upotrijebite malo veći font i možda suptilniju boju pozadine. Inicijali dana najbolje se čitaju centrirani i velikim slovima.Izbjegavajte previše intenzivnih boja koje odvlače pažnju od informacija.

U odjeljku Izgled stranice postavite uske margine i omogućite centriranje na stranici, i vodoravno i okomito. Ako vaš kalendar ima više od jedne stranice, razmislite o njegovom smanjenju. kako bi sve stalo na jedan list bez gubitka čitljivosti.

Kada koristite formule poput TODAY ili NOW, imajte na umu da se one ponovno izračunavaju kada se datoteka otvori ili ažurira. Ako želite "zamrznuti" datum za ispis, kopirajte ga i zalijepite kao vrijednosti u kopiji datoteke kako bi se sačuvalo stanje kakvo jest.

Napredne ideje: Power Query, PivotTables i VBA

Ako upravljate podacima o događajima u drugoj tablici, Power Query vam omogućuje da ih očistite, kombinirate i filtrirate prije nego što ih prenesete u kalendar. Možete transformirati tekstove datuma, ukloniti duplikate i stvoriti pomoćne stupce bez kompliciranih formula.

Pomoću pivot tablica možete sažeti događaje po mjesecu, tjednu ili osobi zaduženoj za dodjelu zadataka i stvoriti prikaze koji podržavaju vaš vizualni kalendar. Korisno je za brojanje termina, dodijeljenih sati ili neizvršenih isporuka. po razdoblju.

U vrlo specifičnim scenarijima, VBA može automatski generirati kalendare, umetati radne listove po mjesecu i distribuirati događaje prema njihovim datumima. Moćan je, iako zahtijeva održavanje i makro dozvole, pa je najbolje rezervirati za jasne potrebe.

Predlošci i primjeri koji vam štede vrijeme

Za nesmetan početak možete se osloniti na prilagođene predloške. Mjesečni kalendari s prostorom za bilješke, prikazi "Godina na prvi pogled" ili osobni planer. Preuzmite, otvorite, prilagodite fontove i boje te preimenujte prije spremanja kako bi vaša datoteka bila spremna.

Ako vaša rutina zahtijeva i popis obaveza, kombinirajte kalendar s kratkim zapisom rokova. Kalendar i zadaci zajedno olakšavaju praćenje; dovoljna je tablica s Brojem, Zadatkom i Preostalim danima izračunatim pomoću DAYS ili DATEDIF. Dodajte uvjetno oblikovanje kako biste bili upozoreni na nadolazeće rokove i dobit ćete vidljivost bez preopterećenja lista.

A ako imate sadržaj, razmislite o dodatnom listu s uredničkim kalendarom: datum, kanal, format, cilj, tekst, resursi i status te koristite alate za zakazivanje postova. To vam omogućuje usklađivanje objava s općim kalendarom i imajte sve na oku.

Dizajniranje kalendara u Excelu nije samo crtanje grafikona - već odlučivanje o tome koje informacije trebate vidjeti i koliko često ih pregledavate. Ako dobro odaberete pristup (predložak, ručni ili kombinirani), ispisujete čisto i dijelite s ispravnim dozvolama., imat ćete pouzdan alat za svoj svakodnevni rad bez oslanjanja na vanjska rješenja ili komplicirane predloške trećih strana.