Savjeti za ispis Word dokumenata profesionalne kvalitete

Uložili ste sate Pripremate projekt u Wordu, odabrali ste lijepe slike, provjeravate ih tisuću puta i kad vidite ispisane kopije, nešto nije u redu. Ne brinite: uz nekoliko specifičnih prilagodbi, ispis može izgledati profesionalno i vjerno onome što vidite na ekranu, bez sitnih iznenađenja ili ispranih boja.

U ovom vodiču okupljamo stvarne prakse koje djeluju: odabir fontova i veličina, slike i grafike dobre rezolucije, ispravne margine i obrubi, upravljanje bojama, postavke ispisa u Wordu, pretvorba u PDF, opcije papira i završne obrade te preporuke za pristupačnost kako bi se poboljšala čitljivost. Cilj je da ispisujete kvalitetno, ne prepuštajući ništa slučaju.

Fontovi, veličine i vizualna koherentnost

Osnova dobro ispisanog dokumenta je dosljednost: naslova, titlovi i tijelo mora slijediti kriterij homogenosti. Ako je prvi odlomak veličine 12 pt, zadrži tu veličinu u drugima kako bi se izbjegle promjene vizualne gustoće koje su još uočljivije prilikom ispisa.

Za maksimalnu čitljivost, ONCE preporučuje prozirni fontovi poput Ariala ili Verdane, izbjegavajući stilove kurziv, kosi ili sažeti koji otežavaju čitanje na papiru. Ti detalji čine razliku kada se dokument ispiše i brzo pročita.

Što se tiče veličine, krećite se između 12 i 14 bodova Vrlo dobro funkcionira na većini dokumenata, normalnih ili debelih. polupodebljano za isticanje. Koristite velika slova samo za kratke riječi, oznake ili naslove, jer dugi blok velikih slova čitanje je umorno i pogoršava čitljivost.

Ako ste zabrinuti zbog gustoće teksta, prilagodite razmak između slova otprilike četvrtine visine slova i razmak između redova između 25% i 30% veličine fonta. To poboljšava izgled odlomka i izbjegavate mrlje prilikom ispisa.

Također kontrolira duljinu retka: između 70 i 90 znakova To je najpraktičnije i, na papiru, smanjuje nepotrebne skokove okom. Ako koristite stupce, provjerite da razdvajanje je jasno i nemojte umetati slike između njih kako ne biste prekinuli ritam čitanja.

Oštre slike i grafika: rezolucija, položaj i kvaliteta

Pikselizirane fotografije uništavaju svaki dizajn. Pobrinite se da vaše slike imaju dovoljna rezolucijaZa referencu, za ispis je standardno raditi na 300 ppp, i za veliki format ili posteri možeš ići gore 600 ppp ako posao to zahtijeva.

Nije samo stvar rezolucije: postavite slike na način u skladu sa sadržajem, integrirajući ih u tok teksta. Izbjegavajte njihovo nasumično lijepljenje; bolje je poravnati, prilagoditi margine i koristiti postavke prelamanja teksta kako bi cijela mogla disati.

U Wordu umetnite slike iz «umetnuti» i prilagodite ih mišem. Ako trebate dodati naslovne blokove ili napraviti vizualne oznake, upotrijebite tekstni okviri kako biste stekli kontrolu nad kompozicijom i, ako želite brze vizualne resurse, koristite Oblici i SmartArt.

Ako vam nedostaje strukture bez dizajniranja od nule, razmislite o korištenju unaprijed dizajnirani predlošci Word: Daju vam početnu točku s unaprijed definiranim fontovima, stilovima i mrežama. Zatim prilagodite kako biste dodali vlastiti pečat i osigurati dosljednost sa svojim sadržajem.

Prilikom podešavanja veličine na zaslonu, imajte na umu da je ispis neumoljiv: nekontrolirano rastegnuta slika izgleda mekano i pahuljastoPrije ispisa provjerite konačnu veličinu ispisa.

Margine, obrubi i raspored stranice

Margine su ključne za osjećaj reda. Postavite ih prema specifikacijama posla i izbjegavajte stavljanje kritične informacije blizu ruba tako da se ne izreže. Nijedan kućni pisač ne ispisuje punim obrubom: uvijek ostavlja mala margina.

U Wordu idite na "Dizajn/Izgled» i idite na «Postavljanje stranice» da biste postavili veličinu papira i margine. Poravnajte veličinu dokumenta sa stvarnom veličinom papira (A4, A5 ili A3) jer bi moglo doći do neusklađenosti iskrivljuje rezultat i može obrezati sadržaj.

Ako vaš dokument sadrži obrube ili okvire, održavajte dovoljnu unutarnju udaljenost kako se obrub ne bi natjecao s tekstom. Obrub koji je preblizu sadržaju na zaslonu izgleda "ispravno", ali u ispisu osjeća se neodoljivo.

Za duže radove koristite stilove zaglavlja i podnožja, brojeve stranica i dijelovi ako promijenite orijentaciju ili različite margine. Ova struktura pomaže u održavanju vizualna ujednačenost kroz cijeli dokument.

Boja u tisku: RGB, CMYK i očekivanja

Upravljanje bojama izbjegava iznenađenja. Na ekranima na kojima radimo RGBali komercijalni tisak koristi CMYKAko idete u profesionalnu tiskaru, provjerite jesu li im potrebne datoteke pretvorene u CMYK kako biste bili sigurni vjernost boja.

Word izvorno radi u RGB-u, a mnogi upravljački programi pretvaraju u CMYK za ispis. Ako je točnost boja ključna (brendiranje, katalog, fotografija), izvozite u Visokokvalitetni PDF i ako je moguće, pretvoriti s pripremnim tokom pripreme prikladnim za izbjegavajte obilazne puteve.

Izbjegavajte jako zasićene boje ili nemoguće neonske boje u CMYK-u. Izgledaju jarko na ekranu, ali tupo u tisku. Koristite provjerene palete i, ako ste u nedoumici, zatražite drugu. test boja prije dugih trčanja.

Ispravno konfigurirajte ispis u Wordu

Prvo spremite dokument. Koristite "uštedjeti» ili kombinacija Ctrl + S kako ne biste izgubili postavke. Čini se trivijalnim, ali vas štedi od ponavljanja promjena ako trebate ponoviti probne ispise.

Ići "Datoteka> Ispis» za otvaranje ploče za ispis. Odaberite odgovarajući pisač i potvrdite da je povezan i spremanOvdje definirate orijentaciju (portret ili pejzaž), idealno na temelju stvarnog sadržaja.

Odaberite koje stranice želite: trenutnu, određeni raspon (na primjer, stranice 2 do 4) ili cijeli dokument. Ovaj odabir je koristan za djelomični testovi i kako bi se izbjegli nepotrebni dojmovi.

Aktivirajte dvostrani tisak ako vaše računalo to podržava. Ako ne, možete to učiniti ručno: prvo ispišite neparne stranice, a zatim ubacite stranice parnih, slijedeći upute upute vašeg pisača.

U "Postavkama" prilagodite hoće li se stranice prikazivati uređeno (isprepleteno) ili odvojeno. U velikim dokumentima, ispis isprepletenih stranica pojednostavljuje stražnja montaža i štedi vas od premetanja papira.

Zadana veličina papira obično je A4, ali možete se prebaciti na A5 ili A3 ako vaš uređaj to podržava. Provjerite odgovaraju li dokument i ladica za papir jer bi moglo doći do neslaganja uzrokuje ponovno skaliranje neželjeno.

Nijedan pisač ne ispisuje do samog ruba; provjerite margine stranice i izbjegavajte dizajne koji zahtijevaju pune rubove ako niste u tijeku ispisa koji je za to dizajniran. Prilagodite "Izgled stranice» omogućuje vam precizno definiranje margina u milimetrima.

Još jedna korisna postavka je "Broj stranica po listu«: Možete ispisati 2 ili više stranica po listu kako biste uštedjeli papir na nacrtima ili dokumentima za brzo čitanje. Na izvješću od 100 stranica ova opcija može znatno smanjiti potrošnju.

Imajte na umu da, iako se može činiti čudnim, Word vam omogućuje ispis čak i prazni dokumenti Ako vam je potrebno za testiranje ispisa ili ladice; nije uobičajeno, ali je moguće.

Kopije i brojanje: izbjegavajte pogreške u količini

Ako ispisujete više kopija, provjera broja sprječava otpad i troškove. U nekim okruženjima, pogrešno otisnut broj znači desetke dodatnih primjeraka da ti ne treba.

En Windows 7 i ranije, na vrhu stranice za ispis vidjet ćete okvir "kopije» pomoću strelica za pomicanje gore ili dolje. Unesite broj ili upotrijebite strelice i potvrdite s «otisak"za pokrenuti rad.

En Windows 8 i 10, odaberite koliko kopija želite pomoću polja s brojem ili gumba «+»Y«-»I pritisnite«otisak«. Odvojite trenutak da to pregledate: vrijeme je za izbjeći greške budale.

Ako uslugu unajmite od pružatelja usluga, provjerite broj kopija na platformi. Uobičajeno je da se napravi greška i na kraju se preplati ili ostane bez novca. nedostatak kopija.

Pretvori u PDF radi očuvanja izgleda

Pretvaranje dokumenta u PDF prije ispisa pomaže vam zamrzni dizajn: sprječava premještanje teksta ili slika prilikom otvaranja na drugom računalu zbog razlika u fontovima ili verzijama Worda.

Izvoz s profilom od visoke kvalitete ako vaše slike to zahtijevaju i provjerite jesu li izvori ugrađenNa ovaj način, dokument će izgledati isto na bilo kojem računalu i u bilo kojoj usluzi ispisa.

Ako radite s tiskarima, uobičajeno je da oni traže PDF-ove s oznakama i narezima. Iako Word nije napredni alat za pripremu tiska, možete simulirati sigurnosne margine i pobrinite se da ništa kritično ne ostane previše otvoreno.

Odaberite vrstu ispisa, papir i završnu obradu

Definirajte želite li ispis odjednom ili dvostran, uvez i vrsta papira. Ove odluke mijenjaju konačni izgled i kvalitetna percepcija od tvog posla.

Izbor papira vođen je gramaže (g/m²). Kao smjernica: 130 g je vrlo dobro za brošure s visokokvalitetnim slikama; 170 g je uobičajeno u katalozi i posteri220 g osigurava čvrstoću za natpise ili naljepnice.

Što se tiče vrste opreme, laserski pisači Obično daju čišće i oštrije rezultate, posebno za tekst i grafiku. Inkjet pisači imaju prednosti na određenim foto papirima, ali za dokumente mješovite namjene laser je sigurna oklada.

Ako tražite maksimalnu razlučivost, postavite razlučivost računala na barem 300 ppp; za velike formate ili zahtjevne poslove možete ići do 600 pppProvjerite je li ova postavka dostupna na vašem upravljački program pisača.

U narudžbama za vanjsku uslugu, jasno navedite gotov (mat, saten), uvez, korice i stražnje korice te sve zahtjeve za rukovanje. To su detalji koji, kada se pravilno ispune, podići rezultat.

Pristupačnost i čitljivost: smjernice koje se zbrajaju

Pristupačnost nije bonus: ona poboljšava svačije iskustvo. Fontovi poput Arial ili Verdana olakšati čitanje, s veličinama između 12 i 14 pt i normalnom ili polupodebljanom debljinom za istaknuti naglasak nezasićen.

Mudro koristite velika slova: u naslovima ili kratkim riječima, da; u dugim blokovima, ne. Budite oprezni. razmaknut (slovo i redak), preporučena duljina retka i izbjegavajte poravnanje ako to generira rijeke bijelacaLijevo poravnanje je u mnogim slučajevima stabilnije.

U stupcima definirajte jasne razdjele i izbjegavajte ispreplitanje fotografija između njih; po mogućnosti ih postavite desno od teksta ako želite zadržati fokus čitatelja. Naslove uvijek postavite u isto područje kako biste dati konzistentnost.

Za kontrast, papir bijela ili žuta Vrlo dobro funkcionira s crnom tintom. Pišite kratke odlomke, s konciznim pojmovima i odvajajte blokove linijom ili dovoljno prostora da zadavati tempo.

Kreativni tijek rada u Wordu

Word nije samo za "pisanje". Započnite postavljanjem dokumenta: veličina stranice, margine, stilovi i, ako je prikladno, dno kako bi se izbjegle praznje mase. Ovo čizma Mnogo je važno postići pažljiva estetika.

Zatim kombinirajte tekstni okviri, oblike i slike. Povucite, poravnajte, koristite vodilice i kontrole za prelamanje teksta kako biste precizno prilagodili elemente. Na taj način postižete uravnotežene kompozicije. tekst-slika brzo.

Predlošci vam daju početnu strukturu sa stilovima odlomaka, paletama i mrežama. Prilagodite ih kako biste izbjegli generički izgled i prilagodili naslove, titlovi i popisi vašem glasu. Uštedite vrijeme bez odricanja od svog identiteta.

Ako vam je potreban vizualni identitet, možete dizajnirati zaglavlje s logotipom i ponovno ga upotrijebiti u sljedećim dokumentima. Word vam omogućuje pomicanje objekata kao po platnu, što ubrzava recenzije i isporuke.

Nakon što ste zadovoljni rezultatom, izvezite ga u PDF kako ne biste ništa izgubili i osigurajte da je rad ispisan s iste margine, fontovi i stilove koje ste definirali. Ovo je najsigurniji način za sačuvati dizajn.

Logistika tiska: narudžbe, rokovi i provjere

Ako ispisujete putem interneta, odmah navedite želite li dvostran, uvez, težina papira i broj primjeraka. Ovi detalji utječu na cijenu i izbjegavaju nepotrebne prerade.

Prije slanja provjerite adresu za dostavu, kontakt podatke i rokoviMnoge usluge dostavljaju unutar 24 sata ako naručite prije određenog vremena, ali dobro je to potvrditi. ne ići samo.

Napravite konačno čitanje PDF-a kako biste otkrili čudni prijelomi redaka, rezanje slika ili pogrešno konfigurirane poveznice. Završni dvominutni pregled štedi mnogo glavobolja.

Održavanje opreme i ispis bez problema

Dobro održavan pisač ispisuje bolje i traje dulje. Prijavite se Preventivni remont: čišćenje valjaka, provjera potrošnog materijala i ažuriranje upravljačkih programa. Izbjeći ćete trake, mrlje i prometne gužve.

U poslovnom okruženju, ako radite s timovima u režim leasinga, održavanje je obično uključeno. Osim toga, možete obnoviti model kada se pojavi učinkovitija ili kvalitetnija oprema.

Nemojte čekati da nešto pođe po zlu da biste reagirali. Ako primijetite pad kvalitete, provjerite potrošni materijal, glave za ispis ili toner i napravite testove s njima. kalibracijski uzorciPravovremena intervencija održava konzistentnost boje i oštrina.

Ako slijedite ove smjernice - tipografsku dosljednost, slike od 300 dpi, ispravne margine, fino podešavanje u "Ispisu", visokokvalitetni PDF, odabir papira i pažnju posvećenu pristupačnosti - vaši Word dokumenti bit će izgledat će oštro, uravnoteženo i profesionalnoUz uredan proces i pravovremene preglede, dobar tisak prestaje biti lutrija i postaje predvidljiv ishod da možete ponavljati projekt za projektom.