Microsoft 365 vs. Google Workspace i migracija u tvrtkama

Ako ste radili s Google Workspace i razmišljate o prelasku na Microsoft 365Vjerojatno imate polovicu tima oduševljenu Gmailom, Driveom i Dokumentima... a druga polovica se kune da i bez njih riječExcel i PowerPoint ne mogu preživjeti. Ova je situacija češća nego što se čini: organizacije koje su godinama ulagale u Google, obučile su svoje korisnike, ali i dalje imaju vrlo visok postotak onih koji preferiraju Microsoftov ekosustav.

U tom kontekstu, uobičajeno pitanje je li Ostanite na Google Workspaceu, premjestite sve na Microsoft 365 ili koegzistirajte bezvoljno Nastavljamo s instaliranim Officeom na računalima i datotekama na Disku. I, naravno, postavlja se još jedno ključno pitanje: kako napraviti Uređena migracija e-pošte, datoteka, kalendara i dozvola Bez prekidanja ičega i bez držanja korisnika u neaktivnosti tjedan dana. Razložimo sve ovo smireno i vrlo praktičnim pristupom.

Microsoft 365: Moćan ekosustav za zahtjevna poslovna okruženja

Kad pričamo Microsoft 365 (prije Office 365) Mislimo na platformu koja kombinira klasične desktop aplikacije s uslugama u oblaku, naprednom sigurnošću i modernim alatima za suradnju. Drugim riječima, spaja tradicionalni Word i Excel s Teamsom. SharePointOneDrive i cijela Microsoftova administracija i sigurnosne postavke.

Među njegovim najpoznatijim komponentama su Office aplikacije za stolna računala i web-stranice (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), plus alati za suradnju kao što su Timovi, SharePoint i OneDrive, korporativne usluge kao što su Exchange Online ili Power Platform te rastući skup sigurnosnih rješenja kao što su Microsoft Defender i značajke usklađenosti.

Jedna od velikih prednosti Microsofta 365 je njegova Potpuna izvanmrežna funkcionalnostKorisnici mogu nastaviti raditi sa svim resursima Worda, Excela ili PowerPointa čak i ako izgube pristup internetu, što je ključno u tvrtkama s čestim putovanjima, gradilištima, podružnicama sa slabom internetskom vezom ili jednostavno korisnicima koji preferiraju tradicionalni model lokalne datoteke koja se kasnije sinkronizira.

Nadalje, platforma je uvelike dizajnirana za integrirati s infrastrukturom Windows i Active DirectoryStoga se posebno dobro uklapa u organizacije koje već žive u Microsoftovom okruženju, sa serverima, domenama i poslovnim aplikacijama temeljenim na internim tehnologijama.

S manje povoljne strane, Microsoft 365 nosi određenu složenost konfiguracije i administracijeAdministratorski centar je vrlo moćan, ali zahtijeva tehničko znanje kako bi se u potpunosti iskoristile njegove mogućnosti. Krivulja učenja može biti i nešto strmija za korisnike koji nisu upoznati s Microsoftovim ekosustavom, posebno za one koji dolaze iz isključivo web okruženja poput Google Workspacea.

Google Workspace: Suradnja u oblaku bez problema

Google Workspace (prije poznat kao G Suite) nastao je od prvog dana s idejom da Sve se događa u pregledniku i u stvarnom vremenuNema potrebe za instaliranjem teških softverskih paketa: Dokumenta, Tablica, Prezentacija, Gmaila, Kalendara, Meeta… svemu se pristupa s weba ili iz aplikacije Vrlo lagani mobilni telefoni dizajnirani za rad s bilo kojeg mjesta.

Srce apartmana sastoji se od Gmail, Disk, Dokumenti, Tablice, Prezentacije, Kalendar, Chat i MeetOsim toga, uključuje uslužne programe poput Forms, Sites, Keep, Jamboard i AppSheet. Drugim riječima, imate pokrivenu svoju poslovnu e-poštu, skladištenje u oblaku, osnovni uredski paketi, videopozivi i interno slanje poruka, s jakim naglaskom na jednostavnost.

Najveća snaga Google Workspacea leži u njegovom istovremena suradnja na dokumentimaViše korisnika može istovremeno uređivati ​​datoteku, vidjeti promjene u stvarnom vremenu, komentirati, predlagati i razgovarati unutar samog dokumenta bez brige o kontroli verzija ili zaključavanju datoteka. Za distribuirane timove, startupove i tvrtke s vrlo ravnom organizacijskom strukturom, ovo je čisto zlato.

Još jedna vrlo cijenjena točka je njegova čisto i minimalno sučeljeTo većini korisnika omogućuje da se snađu u samo nekoliko minuta, posebno ako su već koristili osobne Gmail ili Google Drive račune. Za organizacije s malim IT timovima, ova jednostavnost smanjuje incidente i vrijeme podrške.

Manje pozitivna strana je to što ovisnost o internetskoj vezi Razlika je prilično izražena: izvanmrežni načini rada postoje, da, ali ne dosežu razinu zrelosti Microsoftovih desktop aplikacija. Nadalje, iako se kompatibilnost s Office datotekama značajno poboljšala, složene Excel ili Word dokumente i dalje može biti problematično otvoriti ili urediti u [sustavu/aplikaciji/itd.]. Google dokumenti ili Tablice.

Ključna usporedba: korisničko iskustvo, suradnja i pohrana

Ako se usredotočimo na svakodnevne potrebe korisnika, Microsoft 365 nudi sučelja s više opcija i mogućnostis vrpcama punim izbornika, kartica i naprednih postavki. Ovo je savršeno za korisnike koji potiskuju Excel ili Word do svojih granica, ali može biti previše za osnovne korisnike.

S druge strane, Google Workspace se kladi na Čišći dizajn s kontekstualno prikazanim značajkamaTo skriva dio složenosti kako se korisnik ne bi izgubio. Ubrzava usvajanje, iako nekim naprednim korisnicima nedostaju detaljnije opcije za vrlo složene dokumente.

U suradnji se Microsoft 365 posebno oslanja na Teams, SharePoint i suautorstvo u sustavu OfficeTeams objedinjuje chat, kanale, videopozive i suradničko uređivanje dokumenata smještenih na OneDriveu ili SharePointu. Suautorstvo dobro funkcionira, iako je iskustvo ponekad manje dosljedno između desktop i online verzije.

Google Workspace, sa svoje strane, ima suradnja u stvarnom vremenu ugrađena u DNKSve je osmišljeno za brzo dijeljenje, istovremeno uređivanje i komentiranje. Integracija Meeta s Kalendarom i dokumentima nevjerojatno olakšava besprijekoran prijelaz s e-pošte ili dokumenta na videopoziv.

U pohrani i upravljanju datotekama, OneDrive i SharePoint nude visoko strukturirani model dokumentarne bibliotekes detaljnom kontrolom dozvola, tijekova odobravanja, metapodataka i pravila zadržavanja. Google Drive, s druge strane, ističe se svojom jednostavnošću (a postoje i alternative kao što su Protonski pogon): moćna pretraživanja, agilno dijeljenje i pregled gotovo svake datoteke bez potrebe za dodatnim aplikacijama.

Sigurnost, usklađenost s propisima i integracija s drugim sustavima

Kad pričamo sigurnost i usklađenostMicrosoft 365 obično ima prednost u visoko reguliranim sektorima (financije, zdravstvo, javna uprava) jer uključuje opcije poput naprednog DLP-a, upravljanja informacijama, Microsoft Defendera, vrlo fine kontrole identiteta i pristupa, uz širok katalog certifikata (GDPR, HIPAA, ISO 27001 itd.).

Ni Google Workspace ne zaostaje u ovom području: Iskoristite Googleovu globalnu infrastrukturu i sigurnosne mjeres dvofaktorskom provjerom, zaštitom od krađe identiteta i malwareTrezor za zadržavanje podataka i e-otkrivanje, kao i kontekstualne kontrole pristupa. Međutim, neke su kontrole manje granularne od Microsoftovih u vrlo složenim scenarijima.

Što se tiče integracije s drugim aplikacijama, Microsoft ima prednost kod kuće kada tvrtka već ima Windows okruženja, Azure, .NET aplikacije ili klasična poslovna rješenjaPower Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) omogućuje vam automatizaciju procesa, stvaranje aplikacija s niskim kodom i povezivanje podataka iz više izvora s visokom razinom izvorne integracije.

Google Workspace savršeno pristaje organizacije s visokim stupnjem cloud-nativnostis mnogim SaaS aplikacijama i intenzivnim korištenjem Google Cloud Platforme. Tržište dodataka i otvoreni API-ji omogućuju povezivanje usluga trećih strana, iako u nekim slučajevima može biti potrebno više se oslanjati na prilagođeni razvoj ili vanjske integracije.

U komunikaciji i videokonferencijama, Timovi i Google susret Više nego adekvatno pokrivaju potrebe većine tvrtkiTeams obično osvaja bodove u okruženjima gdje želite integrirati korporativnu telefoniju (Teams Phone) ili velike događaje uživo, dok je Meet cijenjen zbog svoje jednostavnosti i dobrog funkcioniranja unutar Googleovog ekosustava.

Koja je platforma najbolja za odabir s obzirom na vrstu i veličinu tvrtke?

Organizacijska struktura uvelike utječe na odluku. tvrtke s tradicionalnim hijerarhijama i vrlo definiranim odjelimaMicrosoft 365 obično je bolji izbor zbog svoje granularne kontrole, mogućnosti konfiguriranja vrlo preciznih pravila po područjima i jednostavne integracije sa starijim sustavima. baza podataka korporativni.

U organizacijama s ravne strukture, multifunkcionalni timovi i izrazito horizontalna kultura suradnjeGoogle Workspace je posebno praktičan: svi dijele, komentiraju i surađuju u stvarnom vremenu bez previše brige o temeljnoj "arhitekturi dokumenta".

Zbog svoje veličine, velike korporacije s tisućama zaposlenika obično se odlučuju za Planovi za Microsoft 365 ili Google Workspace Enterprise ovisno o tome daju li prioritet ekstremnoj usklađenosti s propisima i integraciji sa starijim sustavima (što je povoljnije za Microsoft) ili agilnosti i suradnji u stvarnom vremenu u velikim razmjerima (što je više usklađeno s Googleom).

U srednjim poduzećima, oboje Microsoft 365 Business Premium kao Google Workspace Business Plus Nude vrlo razumne kombinacije cijene, funkcionalnosti i sigurnosti. Odlučujući faktor obično je postojeće okruženje: ako već koristite klasični Office i Windows, vjerojatno ćete odabrati Microsoft; ako je vaše poslovanje započelo u oblaku s Gmailom i web aplikacijama, Google obično pobjeđuje.

Za mala poduzeća i startupove s manje od 50 ljudi, odluka je obično utjecana jednostavnošću korištenja i IT proračunom. Google Business Workspace Starter Omogućuje ultra brzo pokretanje, dok Microsoft 365 Business Basic ili Business Standard Vrlo su atraktivne kada želite uključiti i desktop aplikacije s licencama po korisniku za više uređaja.

Uloga uređaja: 100% Mac tvrtke i rizici s OneDriveom

Kada dođu u igru okruženja u kojima svi korisnici rade MacMeđutim, odluka ima dodatne nijanse. Mnogi administratori sustava izvještavaju da se Google Drive ponaša prilično stabilno na macOS-u, s klijentom za sinkronizaciju koji, iako nije savršen, obično je manje problematičan od nekih verzija OneDrivea u zahtjevnim scenarijima.

U malim kreativnim poduzećima ili studijima za arhitekturu, dizajn ili marketing, uobičajeno je pronaći Timovi isključivo za Mac uređaje koji posebno cijene stabilnost pohraneU tim slučajevima, predanost Microsoftu 365 kao platformi za e-poštu, uredske aplikacije i suradnju može se sukobiti s nepovjerenjem prema OneDriveu i, prije svega, intenzivnom korištenju SharePointa s Maca.

Za mali ured, na primjer osam profesionalaca koji trenutno koriste GoDaddy e-poštu i Dropbox Za dijeljenje datoteka dilema je jasna: ako vas e-pošta, sastanci i uredski zadaci guraju prema Microsoftu 365, ali pohrana u oblaku čini se robusnijom na Google disku, morate pažljivo razmotriti utjecaj potencijalnih problema sa sinkronizacijom na macOS.

U tim scenarijima preporučljivo je proučiti je li volumen datoteka, njihova veličina i potreba za radom s njima složene biblioteke i metapodaci sustava SharePoint Opravdavaju preseljenje svega na Microsoft ili bi možda imalo smisla zadržati dio operacija na Google disku ili čak kombinirati rješenja ovisno o vrsti sadržaja i njegovoj kritičnosti.

S druge strane, Microsoft je progresivno poboljšavao OneDrive klijent za Mac i integracija s FinderomTo smanjuje probleme sa sinkronizacijom koji su bili prilično česti prije nekoliko godina. Unatoč tome, za tvrtke koje su vrlo osjetljive na probleme s datotekama (poput arhitektonskog poduzeća koje rukuje nacrtima, 3D modelima i velikim količinama dokumentacije), preporučljivo je provesti pilotna testiranja prije potpunog prelaska.

Od Google Workspacea do Microsofta 365: što se može migrirati, a što ne

Ako se odlučite prebaciti s Google Workspacea na Microsoft 365, prvo što trebate razjasniti jest Koje se vrste podataka mogu migrirati i koja se ograničenja primjenjujuU standardnom projektu mogu se prenijeti sljedeći podaci postOsnovna pravila za e-poštu, kalendare i kontakte. Osim toga, datoteke možete premjestiti s Google diska na OneDrive i SharePoint, čuvajući većinu metapodataka i dozvola.

Migracija korisnika se obično vrši u serije ili lotoviTo omogućuje fazni projekt: poštanski sandučići se stvaraju u sustavu Microsoft 365, definira se tko ulazi u svaku seriju, a grupe ljudi migriraju se u kontroliranim vremenskim prozorima kako bi se smanjio utjecaj na svakodnevno poslovanje.

Bitno je već imati domenu Potvrđeno u Microsoftu 365 I trebali ste konfigurirati potrebne DNS zapise, posebno TXT i MX zapise, prije nego što poduzmete bilo što značajno. Ovaj dio se obično koordinira s vašim davateljem hostinga ili DNS-a kako bi se izbjegli prekidi e-pošte.

Ne radi sve na Googleu kako se očekuje. Postoje ograničenja koja treba uzeti u obzir, kao što su... nema migracije rezervacija soba za sastanke, gubitak boja događaja u kalendarima, djelomična migracija kontakata (s maksimalno tri adrese e-pošte po kontaktu) ili izostanak prilagođenih oznaka, URL-ova kontakata ili nekih specifičnih kategorija Gmaila.

Osim toga, postoje kvote i ograničenja u Google API-ju Ti čimbenici mogu utjecati na performanse migracija kalendara i kontakata. Stoga, iako početni postupak postavljanja traje samo nekoliko sati, potpuna migracija velikih količina podataka obično traje nekoliko dana.

Preduvjeti i metode za migraciju e-pošte i podataka

Prije početka postupka migracije s Google Workspacea na Microsoft 365, preporučljivo je provjeriti sljedeće Nadležne osobe imaju odgovarajuće uloge U oba okruženja: administratorska dopuštenja ili, barem, uloga kreatora projekta u Googleu za registraciju API-ja i konfiguriranje pristupa te administratorska dopuštenja u sustavu Microsoft 365 za stvaranje korisnika, poštanskih sandučića i konektora, kao i prethodne sigurnosne kopije.

U praksi je obično potrebno stvaranje poddomena za usmjeravanje pošte tijekom koegzistencije (na primjer, jedan za tijek prema Microsoftu 365 i drugi za preostali tijek prema Googleu) i osigurati sve korisnike u Microsoftu 365 prije nego što ih stavite u migracijsku seriju.

Dostupne metode migracije uključuju od Izvorni alati Microsofta 365 za migraciju s Googlea Mogućnosti se kreću od specijaliziranih rješenja trećih strana do skripti i ručnih alata za manje ili visoko prilagođene scenarije. Izbor metode ovisit će o broju poštanskih sandučića, količini podataka i proračunu.

Dobro isplanirani projekti se kombiniraju masovne početne migracije s diferencijalnim sinkronizacijama Blizu vremena MX migracije, kako bi vrijeme zastoja za korisnike bilo što kraće. To jest, glavni podaci migriraju se nekoliko dana prije, a neposredno prije konačne migracije vrši se završni prolaz kako bi se unijeli svi novi podaci koji su dodani.

Preporučljivo je imati jasan plan interne komunikacije: prethodne obavijesti, planirani vremenski okvir za promjene, upute za konfiguriranje Outlooka, Teamsa ili drugih aplikacija te pojačani kanal podrške u prvih nekoliko dana za rješavanje pitanja i manjih problema.

Migracija datoteka: s Google diska na OneDrive i SharePoint

Osim pošte, jedan od najdelikatnijih koraka je Migriranje datoteka s Google diska u Microsoftov oblakTu nastupa Migration Manager, alat koji Microsoft nudi za analizu, planiranje i izvršavanje prijenosa sadržaja na OneDrive i SharePoint uz očuvanje strukture, dozvola i velikog dijela metapodataka.

U standardnom tijeku rada, prva stvar je Povežite Google okruženje s projektom migracijeDa biste to učinili, morate instalirati aplikaciju za migraciju Microsoft 365 s Google Workspace Marketplacea i dodijeliti joj potrebna dopuštenja. Nakon što to učinite, možete registrirati račune ili jedinice diska koje želite skenirati.

Sljedeći korak je analizirati sadržaj Google diskaAlat skenira pogone, otkriva potencijalne probleme (datoteke s predugim nazivima ili putanjama, nepodržane vrste datoteka, pogreške u dozvolama itd.) i generira izvješća za preuzimanje koja vam omogućuju pregled što bi moglo blokirati migraciju ili što treba prethodno ispraviti.

Kada se skup pogonskih jedinica prikaže kao "spreman za migraciju", možete Dodaj na popis migracije i pregledaj odredišne ​​rute, prilagođavajući koji sadržaj ide na osobni OneDrive, a koji u SharePoint biblioteke povezane s timovima ili odjelima.

Ključni dio je Dodjeljivanje identiteta između Googlea i Microsoft 365Domene, korisnici i grupe moraju se mapirati s jedne strane na drugu tako da nakon završetka migracije dozvole za čitanje i uređivanje ostanu razumno usklađene s izvornom situacijom.

Migration Manager Lite: pojednostavljene migracije za mala i srednja poduzeća

Za mala i srednja poduzeća s manje od 100 licenci, Microsoft je stvorio Upravitelj migracija LitePojednostavljena i pojednostavljena verzija standardnog upravitelja migracija, osmišljena kako bi pomogla malim i srednjim poduzećima i partnerima da premjeste sadržaj s Google diska u Microsoft 365 bez potrebe za mukom sa svim naprednim opcijama.

Ovaj Lite način rada dolazi Omogućeno prema zadanim postavkama za SMB klijente Kada stvorite projekt migracije i pristupite mu iz administratorskog centra sustava Microsoft 365, u odjeljku postavki i migracije/uvoza odaberite Google disk ili Google Workspace kao izvor.

Da biste ga počeli koristiti, morate provjeriti imate li dovoljne dozvole u odredišnom najmoprimcu (obično uloga globalnog administratora, SharePoint ili slično) i da Google račun koji se koristi za povezivanje ima pristup za čitanje diskova i korisničkih računa koji se migriraju.

Nakon što je projekt kreiran, slijedi se vrlo jasan slijed: povezivanje s izvorom, pregled sadržaja, definiranje odredišta, dodjeljivanje identiteta i pokretanje migracije s praćenjem napretka. Za mnoga mala i srednja poduzeća to značajno smanjuje potreban tehnički napor.

Čak i s ovom pojednostavljenom metodom, i dalje je preporučljivo imati netko s prethodnim iskustvom u migracijama, barem kako bi pregledali analitička izvješća i potvrdili da topologija biblioteke u SharePointu i OneDriveu odražava stvarni način rada tvrtke, a ne samo doslovnu kopiju onoga kako su stvari bile na Disku.

Troškovi, povrat ulaganja i mitovi o cijenama između Google Workspacea i Microsofta 365

Godinama se uzimalo zdravo za gotovo da Google Workspace je bio „jeftiniji“ od Microsofta 365To je dijelom zato što su mnogi započeli s besplatnim verzijama G Suitea ili osobnim Gmail računima pretvorenim u radne alate bez očitih izravnih troškova.

Međutim, kako je Google postupno ukinuo besplatne planove za tvrtke i konsolidirane modele pretplate, to Cjenovna prednost je nestala.Danas se prava usporedba mora napraviti ne samo gledajući mjesečnu naknadu za licencu, već i ukupne troškove vlasništva: integraciju s drugim aplikacijama, vrijeme upravljanja, sigurnosne potrebe, produktivnost tima itd.

Studije poput izvješća o ukupnom ekonomskom utjecaju na Microsoftovi timovi pokazati vrlo visoki povrati ulaganja pri analizi smanjenja vremena sastanaka, uklanjanja putovanja, poboljšanja koordinacije tima i ubrzanja donošenja odluka.

Nešto slično se događa s usvajanjem Google Workspacea u organizacijama koje kreću od vrlo fragmentiranih modela: premjestite sve na kolaborativnu cloud platformu Smanjuje informacijske silose, poboljšava uključivanje novih ljudi i čini rad na daljinu održivim bez velikog uvođenja infrastrukture.

U konačnici, ključno je analizirati koliko nas stvarno košta da nastavimo ovako kako jesmo: pojedinačne Office licenceDropbox ili slična pohrana, e-pošta treće strane, usluge rezerva raspršena, dodatna sigurnosna rješenja… i usporedite to s cijenom i mogućnostima integriranog paketa poput Microsoft 365 ili Google Workspacea.

Napredna sigurnost, hibridni rad i modernizacija radnog mjesta

Proširenje hibridni i rad na daljinu Zbog toga više nije dovoljno imati samo uredski softver i e-poštu. Tvrtkama su potrebna rješenja koja štite podatke na bilo kojem uređaju, omogućuju sigurnu autentifikaciju s bilo koje lokacije i omogućuju centralizirano praćenje potencijalnih prijetnji.

Microsoft je uvelike unaprijedio ovaj aspekt alatima kao što su Microsoft 365 Defender za tvrtke, koji objedinjuje zaštitu od zlonamjernog softvera, upravljanje ranjivostima, upravljanje informacijama i automatizirani odgovor na incidente, s XDR pristupom (prošireno otkrivanje i odgovor) koji zajedno promatra krajnje točke, identitete, e-poštu i aplikacije.

Za organizacije koje zamjenjuju naslijeđena oprema, lokalni poslužitelji i stara rješenja Zahvaljujući uslugama u oblaku, ove vrste integriranih platformi uvelike pojednostavljuju život: manje različitih proizvoda za održavanje, manje prozora za kontrolu i jasniji pregled tko čemu pristupa.

Google je također pojačao svoju predanost sigurnosti: Napredne kontrole upravljanja krajnjim točkama, kontekstualna sigurnosna pravila i alati za reviziju i stalni napori u zaštiti računa od krađe identiteta (phishinga) i otmice računa. U okruženjima u kojima je većina aplikacija u oblaku i kojima se pristupa putem ažuriranih preglednika, ovaj model je izvrstan izbor.

U oba slučaja, izazov obično leži u ispravnoj početnoj konfiguraciji i u obuci korisnika da se naviknu na prakse kao što su provjera autentičnosti s više faktora (MFA)Odgovorno upravljanje lozinkama i identifikacija sumnjivih e-poruka.

Birajte između Microsoft 365 i Google Workspace te planiranje migracije s Googlea Prelazak na Microsoftov ekosustav nije trivijalna odluka, niti se rješava isključivo gledanjem cijene licence: kultura tvrtke, vrsta korištenih uređaja (Windows, Mac, mobilni uređaji), sektor u kojem posluje, važnost sigurnosti i usklađenosti s propisima, kompatibilnost sa složenim dokumentima i, prije svega, stvarni način na koji timovi svakodnevno surađuju, sve to igra ulogu; što se bolje razumiju ovi čimbenici i što je bolje osmišljen projekt migracije - e-pošta, kalendari, kontakti i datoteke s njihovim dopuštenjima - to će odabrana platforma imati više smisla i ljudima će biti lakše usvojiti je bez drame i s osjećajem da sada alati za produktivnost rade u njihovu korist, a ne protiv njih.