Napredni vodič za konfiguriranje dozvola i sigurnosti u SharePointu: Razine, najbolje prakse i detaljna kontrola

Danas je SharePoint postao jedan od najčešće korištenih alata u svim vrstama tvrtki i organizacija za upravljanje dokumentima i internu suradnju. Međutim, jedan od najkritičnijih aspekata – i često zbunjujući za administratore i napredne korisnike – jest kako pravilno postaviti dopuštenja i unutarnju sigurnost. Pravilno konfiguriranje tko može pristupiti, uređivati ​​ili dijeliti svaki resurs temelj je za osiguranje zaštite osjetljivih podataka i izbjegavanje svakodnevnih glavobolja.

U ovom sveobuhvatnom vodiču pronaći ćete sve što trebate znati o upravljanju dozvolama i sigurnošću u SharePointu, kao i o njegovim integracijama s Microsoft Teamsom. Od razumijevanja hijerarhije dozvola, unaprijed definiranih razina, detaljnog upravljanja popisima, bibliotekama ili određenim stavkama, do najboljih praksi, uključujući specifičnosti administracije u hibridnim okruženjima i važnost dobrog rada s grupama i servisnim računima. Pripremite se za savladavanje SharePointa i učinite ga svojim najboljim saveznikom u sigurnosti i kontroli pristupa.

Zašto su dozvole i sigurnost toliko važni u SharePointu?

Pristup informacijama je pokretačka snaga suradnje u bilo kojem digitalnom okruženju. Međutim, nekontrolirani pristup može predstavljati najveći rizik za sigurnost i povjerljivost podataka. U SharePointu, ispravna konfiguracija dozvola Omogućuje vam točno definiranje tko može pregledavati, uređivati, brisati ili dijeliti dokumente, popise, stranice ili postavke i pod kojim uvjetima.

Nemarno ili kaotično upravljanje može dovesti do curenja informacija, operativnih pogrešaka ili čak skupih sigurnosnih propusta. Stoga, savladavanje dozvola nije opcionalno: ono je neophodno.

Osnovna načela upravljanja dozvolama u SharePointu

SharePoint strukturira sigurnost na temelju tri ključna koncepta: razine dozvola, grupe i nasljeđivanje.

• Razine dopuštenja: To su skupovi pojedinačnih dozvola grupiranih radi lakšeg dodjeljivanja. Na primjer, „Puni nadzor“ ili „Samo čitanje“.
• Grupe: Omogućuju vam skupno dodjeljivanje dozvola više korisnika koji dijele zajedničku funkciju ili potrebu.
• Nasljeđivanje: Dozvole se obično dodjeljuju na višoj razini (kao što je web-mjesto ili biblioteka) i nasljeđuju se prema dolje, iako se mogu prilagoditi prekidom ovog nasljeđivanja u određenoj točki.

Ova shema olakšava upravljanje i smanjuje pogreške, ali također zahtijeva jasno razumijevanje načina na koji se pristupi šire kroz različite slojeve.

Zadane razine dozvola u SharePointu: puno više od "čitanja" i "pisanja"

Od SharePoint Onlinea do lokalnog SharePoint Servera, postoji nekoliko unaprijed definiranih razina dozvola koje pokrivaju većinu uobičajenih potreba. Međutim, razumijevanje njihovog opsega i razlika ključno je prije nego što počnete prilagođavati pristup za korisnike ili grupe.

• Ukupna kontrola: Omogućuje vam izvođenje apsolutno bilo koje radnje na web-mjestu, uključujući upravljanje dozvolama, stvaranje ili brisanje elemenata, pa čak i globalnu konfiguraciju. Ovu razinu rezervirajte za najpouzdanije administratore, jer svaka pogreška može imati nepovratne posljedice!
• dizajn: Ova razina vam omogućuje pregled, dodavanje, ažuriranje, brisanje, odobravanje i prilagođavanje elemenata ili stranica unutar web stranice. Savršeno za one koji su odgovorni za sliku i strukturu portala.
• Izdanje: Korisnici mogu stvarati, uređivati ​​i brisati stavke i popise, kao i upravljati njihovim sadržajem, ali uvijek unutar utvrđenih ograničenja.
• Suradnja/Doprinos: Ove razine (nazivi se mogu razlikovati ovisno o verziji sustava SharePoint) omogućuju vam dodavanje, uređivanje i brisanje stavki s popisa ili iz biblioteka, kao i upravljanje osobnim web-dijelovima. Vrlo korisno za radne timove koji trebaju mijenjati dokumente ili popise, ali nemaju pristup naprednim postavkama.
• Ograničeno čitanje/pregled: Omogućuju pristup samo za pregled sadržaja, bez mogućnosti izmjene, brisanja ili dodavanja bilo čega. To je osnovna razina za recenzente, revizore ili vanjske posjetitelje.
• Ograničen pristup: Njegova je funkcija omogućiti korisniku pristup samo određenom resursu (kao što je datoteka) bez odobravanja pristupa ostatku web-mjesta ili biblioteke. Vrlo korisno za dijeljenje pojedinačnih dokumenata s vanjskim suradnicima.
• Samo prikaz: Omogućuje vam pregled stranica i elemenata aplikacije, ali uz dodatna ograničenja; dizajniran za vrlo specifične kontekste, na primjer, s Excel Services.

Na web-mjestima za objavljivanje (kao što su institucionalni portali) mogu postojati dodatne razine kao što su "Ograničeno čitanje", "Odobrenje" ili "Upravljanje hijerarhijom", koje dodatno pročišćavaju kontrolu nad sadržajem i objavljivanjem stranica.

Pojedinačne dozvole: sitni tisak sigurnosti

Gore navedene razine zapravo su skup pojedinačnih dozvola koje točno određuju koje radnje svaki korisnik može izvršiti. Na primjer, korisnik s dozvolom "Upravljanje popisima" može stvarati i brisati popise, ali možda ne može odobravati stavke ili upravljati javnim prikazima.

Među najčešćim SharePoint dozvolama, ovisno o opsegu, ističu se sljedeće:

• Popis dozvola: Upravljajte popisima, pregledavajte, dodavajte, uređujte i brišite stavke, odobravajte ili objavljujte verzije, stvarajte upozorenja, odbacujte promjene i još mnogo toga.
• Dozvole web-mjesta: Upravljajte dopuštenjima, stvarajte i mijenjajte grupe, upravljajte globalnim postavkama, pregledavajte podatke o korištenju i analitiku, dodajte ili prilagodite stranice i teme i još mnogo toga.
• Osobne dozvole: Upravljajte prikazima osobnih popisa, dodajte ili uklonite web-dijelove na osobnim stranicama, ažurirajte prilagođene web-dijelove.

Detaljna kontrola nad tim dozvolama omogućuje vam stvaranje prilagođenih razina prilagođenih specifičnim potrebama organizacije ili projekta.

SharePoint grupe: Ključ za učinkovito upravljanje dozvolama

Dodjeljivanje dozvola jednoj po jednoj brzo postaje noćna mora kako broj korisnika raste. Kako bi se izbjegle pogreške i poboljšala agilnost, SharePoint uvijek predlaže korištenje sigurnosnih grupa.

• Zadane grupe: Kada stvarate web-mjesto, SharePoint generira zadane grupe kao što su "Vlasnici", "Članovi" i "Posjetitelji", svaka sa standardnom razinom dopuštenja.
• Prilagođene grupe: Možete stvoriti grupe za određene odjele, projekte ili profile (na primjer, „Revizori“ ili „Marketinški tim“) i dodijeliti im potrebna dopuštenja za jedan ili više resursa.
• Ugniježđene grupe: SharePoint omogućuje jednoj grupi da bude član druge, što olakšava hijerarhijsko upravljanje pristupom (vrlo korisno u velikim organizacijama).

Uvijek dodjeljivanje dozvola grupama, a ne pojedinačnim korisnicima, ključna je najbolja praksa za sigurnost i učinkovitost.

Razlike između dozvola na timskim web-mjestima i web-mjestima za komunikaciju

SharePoint prvenstveno razlikuje dvije vrste web-mjesta:

• Timske web-lokacije: Dizajnirano za internu suradnju, gdje su dopuštenja obično detaljnija i ograničena na članove tima ili projekta.
• Komunikacijske stranice: Usmjereno na dijeljenje institucionalnih ili javnih informacija, gdje su dopuštenja obično šira i usmjerena na masovnu vidljivost, iako i dalje postoje napredne opcije segmentacije.

Odabir prave vrste lokacije i dozvola od samog početka sprječava vam kasniju potrebu za preuređenjem objekata.

Povezani članak:

Microsoft Teams vs SharePoint: Koje odabrati?

Postavljanje dozvola za popise i biblioteke: detaljna kontrola

Jedna od prednosti SharePointa je ta što omogućuje upravljanje dozvolama na vrlo granularnoj razini, čak i na popisima, bibliotekama ili pojedinačnim stavkama. To se postiže prekidanjem nasljeđivanja dozvola, što omogućuje postavljanje specifičnih pravila za svaki resurs.

Popis dozvola

• Upravljanje popisom: Izradite ili izbrišite popise, dodajte/uklonite stupce ili javne prikaze, izmijenite strukturu.
• Dodavanje, uređivanje i brisanje stavki: Potpuna kontrola nad pohranjenim podacima.
• Odobri ili odbaci verzije: Neophodno u okruženjima gdje samo određeni korisnici mogu objavljivati ​​promjene.
• Upozorenja i obavijesti: Mogućnost kreiranja upozorenja za praćenje promjena.

Dozvole za biblioteku

• Dodaj/Ukloni dokumente: Kontrolirajte tko može prenositi ili brisati datoteke.
• Upravljanje verzijama: Omogućuje vraćanje ili brisanje starih verzija, što je ključno za okruženja sa strogom kontrolom dokumenata.
• Konfigurirajte metapodatke i prikaze: Prilagodite način organiziranja i prikaza dokumenata.

Imajte na umu da ćete prekidom nasljeđivanja dozvola morati ručno upravljati budućim promjenama. Dobro dokumentirajte ove iznimke i povremeno pregledavajte svoje konfiguracije kako biste održali sigurnost u SharePointu.

Dozvole za pojedinačne elemente: kirurška sigurnost

Ponekad vam je potreban korisnik ili grupa za pregled ili uređivanje jednog dokumenta, mape ili stavke popisa. SharePoint vam omogućuje prekid nasljeđivanja i na ovoj razini postavljanjem jednog, potpuno prilagođenog "oblačića" za pristup.

Ova je tehnika posebno korisna kada povremeno trebate dijeliti dokumente s vanjskim suradnicima ili revizorima bez otkrivanja ostatka informacija.

Povezani članak:

Kako dijeliti i surađivati ​​u OneNote bilježnicama: potpuni, praktični vodič

Modeli nasljeđivanja: Kako se dozvole šire u SharePointu

Većinom se dozvole u SharePointu dodjeljuju od vrha prema dolje. To jest, ako dodijelite dozvolu zbirci web-mjesta, svi popisi, biblioteke i stavke unutar nje automatski će naslijediti te dozvole, osim ako ne prekinete nasljeđivanje.

Kada je prikladno podijeliti nasljedstvo? Samo u vrlo opravdanim slučajevima: vrlo osjetljivi dokumenti, privremena oprema, resursi dijeljeni s vanjskim stranama itd. Zlouporaba ovog koncepta uzrokuje kaos i povećava rizik ljudske pogreške.

Povezani članak:

Microsoft 365 u odnosu na Windows 365: Koja je razlika?

Upravljanje dozvolama u hibridnim okruženjima: SharePoint Online u odnosu na SharePoint Server

Logika dozvola je slična na obje platforme, ali postoje važne razlike ovisno o tome radite li u oblaku (SharePoint Online/Microsoft 365) ili na lokalnim poslužiteljima (SharePoint Server).

• U SharePoint Onlineu: Grupe i dozvole su usko povezane s Microsoft 365 i Azure AD. Osim toga, integracija s Teamsom dodaje nove aspekte pristupa i vidljivosti.
• U SharePoint Serveru: Dostupan je širi raspon uloga podrške i pristup postavkama niske razine, uključujući dozvole datotečnog sustava i registra. Windows.

Servisni računi, uloge i tehničke dozvole u sustavu SharePoint Server

U lokalnim implementacijama (SharePoint Server), sigurnost se proteže dalje od dozvola vidljivih iz korisničkog sučelja. Tu do izražaja dolaze servisni računi, tehničke grupe i uloge u bazi podataka.

• Administrativni računi: Postoje specifični računi za administraciju farme poslužitelja, usluge mjerenja vremena, centralnu administraciju, indeksiranje sadržaja, sinkronizaciju Active Directoryja i još mnogo toga. Nikada nemojte koristiti jedan račun za sve niti dodijeliti administratorske dozvole računima aplikacija.
• Zahtjevi grupe: Postoje grupe poput WSS_ADMIN_WPG, WSS_WPG ili WSS_RESTRICTED_WPG koje dodjeljuju tehničke dozvole nad datotečnim sustavom, registrom i drugim internim resursima.
• Uloge u bazi podataka: SharePoint koristi uloge kao što su WSS_CONTENT_APPLICATION_POOLS, SPDataAccess ili SharePoint_SHELL_ACCESS za kontrolu pristupa bazama podataka i pohranjenim procedurama sustava SQL Server. Važno je slijediti službene preporuke za dodjeljivanje minimalnog broja potrebnih dozvola i izbjegavanje prekomjernih privilegija.

Napredne sistemske dozvole: lokalni resursi i registar

Za napredne administratore, posebno u SharePoint Serveru, potrebno je uzeti u obzir grupne dozvole na lokalnom datotečnom sustavu i registru sustava Windows.

• Datoteke i mape: Na vašem sustavu postoje putanje (na primjer, %ProgramFiles%\Microsoft Office Servers\16.0\Logs) koje zahtijevaju posebne dozvole za čitanje, pisanje ili potpuni nadzor kako bi SharePoint servisi ispravno funkcionirali.
• Unosi u registar: Mnogi bitni ključevi registra za SharePoint zahtijevaju tehnička dopuštenja za administraciju, dijagnostiku, pretvorbu dokumenata ili šifriranje vjerodajnica.

Povezani članak:

Što su AI agenti za Copilot i kako će promijeniti način na koji radite?

Isaac

Strastveni pisac o svijetu bajtova i tehnologije općenito. Volim dijeliti svoje znanje pisanjem, a to je ono što ću učiniti na ovom blogu, pokazati vam sve najzanimljivije stvari o gadgetima, softveru, hardveru, tehnološkim trendovima i još mnogo toga. Moj cilj je pomoći vam da se snađete u digitalnom svijetu na jednostavan i zabavan način.